INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 4 DE 2007 

(Mayo 16)

Diligenciamiento de los campos de información en los folios de matrícula inmobiliaria

Esta superintendencia ha tenido conocimiento de que en ciertas oficinas de registro de instrumentos públicos en la etapa de calificación, más concretamente, al momento de digitar los datos del título a inscribir, se está omitiendo la trascripción del número del documento de identidad de los otorgantes y de las cédulas catastrales, a pesar de que estos se encuentran señalados en la escritura pública o documento objeto de calificación.

Documento de identificación

Se ha establecido que en algunas de las oficinas de registro de instrumentos públicos sistematizadas, el funcionario calificador recurre a cargar el campo correspondiente a la identificación de los otorgantes, con la opción de consecutivos que arroja el aplicativo “secuencia”, en lugar de digitar el número de identificación señalado en el documento a registrar.

Este uso inadecuado de “la secuencia” en las oficinas de registro sistematizadas, ha convertido la consulta de los índices de propietarios con base en el documento de identificación del titular del derecho, en una búsqueda completamente nugatoria.

Además de lo anterior, es claro el incumplimiento a los deberes y obligaciones que impone el artículo 16 del Decreto 1250 de 1970.

El artículo 24 del Decreto-Ley 960 de 1970 señala: “La identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes dejando testimonio de cuáles son estos”.

Por lo anterior, me permito instruirlos y recordarles que al momento de efectuar la calificación de los diferentes documentos, donde conste el número de identificación de los intervinientes, se debe proceder a su trascripción en el campo correspondiente del folio de matrícula, ya sea este manual o sistematizado; no sobra advertir que en el evento que el número de identificación señalado en la escritura se encuentre errado, el procedimiento a seguir es solicitarle al usuario la aclaración del mismo, mediante documento público.

Cédulas catastrales

La cédula o ficha catastral del inmueble es otro de los datos indispensables que debe digitarse en los folios de matrícula inmobiliaria, pero en algunos casos se está omitiendo diligenciar la casilla correspondiente, tal y como lo estableció la Contraloría General de la República en el informe de auditoría que practicó a algunas oficinas de registro de instrumentos públicos y que consignó como inconsistencia en el Hallazgo 319, así:

“Se está diligenciando de manera parcial la información que debe contener el folio de matrícula inmobiliaria debido a que no se encuentra anotado el número predial o cédula catastral”.

Al respecto, la Dirección de Registro profirió la Circular 11 de fecha 1º de febrero de 2007, en donde se establece que al momento de efectuar la calificación, se debe incluir el número de la cédula catastral teniendo como fundamento el paz y salvo que se anexa a las escrituras públicas y cuyo contenido se encuentra transcrito en las mismas.

Comoquiera que algunos registradores de instrumentos públicos han interpretado erróneamente la citada circular y están devolviendo sin inscribir las escrituras de englobe, división material y demás casos similares, que impliquen apertura de nuevas matrículas inmobiliarias, porque no se cita el número de la cédula catastral que individualiza los predios nacientes, lo cual es completamente ajeno a la literalidad del instructivo, es necesario hacer las siguientes precisiones:

La obligación que tienen las oficinas de registro de instrumentos públicos de diligenciar las diferentes casillas de los folios de matrícula inmobiliaria, indiscutiblemente van de la mano de los datos que se aportan en los documentos a inscribir. En las escrituras que contienen actos de división material, englobe y en general aquellos que constituyen la formación de nuevos predios, es obvio que el paz y salvo que se aporta en la escritura pública corresponde al predio de mayor extensión, y no contiene las cédulas catastrales que particularicen los bienes raíces segregados o englobados; pues para que ello ocurra, se requiere que una vez inscrito el documento, que identifica registralmente los inmuebles nacientes, la oficina de Catastro proceda a asignarles la correspondiente identificación catastral.

Es decir, que en estos casos sólo podrá incluirse en el folio de matrícula inmobiliaria la cédula catastral en el momento en que se inscriban documentos que impliquen transferencia, constitución, modificación, aclaración, adjudicación, limitación, gravamen de dominio u otro derecho real conforme a lo establecido en el artículo 2º del Decreto-Ley 1250 de 1970.

Así las cosas, en aras a cumplir con los mandatos constitucionales y legales que se le ha impuesto al servicio público de registro, les requiero para que den estricto cumplimiento a esta directriz.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a los registradores de instrumentos públicos.

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