INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 01-41 DE 2001 

(Junio 8)

Algunos aspectos relacionados con el trámite sucesoral

Notarios del país

1. Cuando hay menores o incapaces.

Desde el año 1991, mediante el Decreto 2651 del 25 de noviembre, el Gobierno Nacional los facultó para conocer de la liquidación de sucesiones y sociedades conyugales, donde cualquiera de los herederos, legatarios o cónyuge supérstite sea menor o incapaz.

Para su conocimiento y aplicación, se transcribe la parte pertinente del decreto arriba citado, que dispone:

“ART. 33.—Además de las sucesiones y liquidaciones que se vienen tramitando ante notario de conformidad con las normas vigentes, este funcionario podrá, dando aplicación a los Decretos 902 de 1988 y 1729 de 1989 y normas concordantes, liquidar sucesiones y sociedades conyugales donde cualquiera de los herederos, legatarios o cónyuge supérstite sean menores o incapaces, si se cumple los siguientes requisitos.

“1. Que por lo menos algunos de los interesados sea mayor de edad.

“2. Que los interesados que sean menores o incapaces estén representados legalmente por quien corresponda.

“3. Que exista común acuerdo entre todos los intervinientes que sean plenamente capaces y los representantes legales de los menores o incapaces.

“En la partición y adjudicación, se dará prelación a los menores o incapaces en la adjudicación de inmuebles”.

El notario dará fe de que en la sucesión o el la liquidación de sociedad conyugal se han garantizado todos los derechos sustanciales del menor o del incapaz.

“ART. 34.—Si después de presentada la solicitud de que trata el artículo 1º del Decreto 902 de 1988 y antes de que se suscriba la escritura de que trata el numeral tercero del artículo 3º del mismo decreto, falleciere un heredero, legatario o el cónyuge sobreviviente, el trámite de la liquidación continuará con su apoderado aunque sus sucesores no sean plenamente capaces.

“ART. 35.—La responsabilidad que el Decreto 902 de 1988 establece para los intervinientes queda en cabeza del representante legal del incapaz en cuyo nombre actúa.

“ART. 36.—Para los casos previstos en este capítulo el representante legal del incapaz no requiere de licencia judicial.

“ART. 37.—Los interesados en los procesos de sucesión o liquidación de sociedad conyugal en curso, aunque entre ellos hubiere algún menor o incapaz podrán optar por el trámite notarial. La solicitud dirigida al notario, deberá ser suscrita por todos los interesados y presentada personalmente mediante apoderado. A ellas se deberán anexar los documentos referidos en el Decreto 902 de 1988 y copia auténtica de la petición dirigida al juez que conoce del correspondiente proceso para que suspenda la actuación judicial.

“Concluido el trámite notarial, el notario comunicará tal hecho al juez respectivo quien dará por terminado el proceso y dispondrá su archivo”.

Como consecuencia de la importancia y responsabilidad que estas disposiciones entrañan para el notario, se les recuerdan algunos aspectos que deben tener en cuenta respecto de esta función:

Capacidad y representación: Se suprime provisionalmente uno de los presupuestos requeridos por el artículo 1º del Decreto 902 de 1988 y 1º del Decreto 1729 de 1989, para iniciar notarialmente el trámite de liquidación de herencias y sociedades conyugales ante notario como es la plena capacidad en los herederos, legatarios y cónyuge sobreviviente, conservándose el mutuo acuerdo entre todos los intervinientes en dicho trámite, correspondiéndole a los representantes legales de los menores expresar por aquéllos su consentimiento.

La representación legal de los menores de edad, en los términos del artículo 62 del Código Civil, modificado por el artículo 1º del Decreto 2820 de 1974 la ejercen los padres conjuntamente; si falta uno la ejercerá el otro.

Los menores de edad no sometidos a patria potestad, los dementes, disipadores y sordomudos que no puedan darse a entender por escrito estarán representados por el tutor o curador que ejerza su guarda.

Es requisito fundamental para iniciar el trámite notarial que por lo menos uno de los interesados sea mayor de edad.

Licencia judicial: Los representantes legales de los incapaces para efectos del trámite sucesoral no requieren de licencia judicial.

Suspensión del trámite: El fallecimiento de un heredero legatario o del cónyuge sobreviviente no suspende el trámite sucesoral, aunque sus sucesores no sean plenamente capaces, el cual continuará con su apoderado.

Responsabilidad de los representantes: Los representantes legales de los incapaces responderán de todas y cada una de la actuaciones que realicen a nombre de aquellos, especialmente en lo establecido por el inciso 1º del artículo 2º del Decreto Ley 902 de 1988, modificado por los incisos 2º y 3º del artículo 2º del Decreto 1729 de 1989.

Traslado del proceso judicial al trámite notarial: Iniciada judicialmente la liquidación de sucesión, aun existiendo menores, los interesados podrán optar por el trámite notarial, en cuyo caso lo solicitarán mediante escrito firmado por todos los intervinientes y dirigido al respectivo notario, anexando los documentos que exige el Decreto Ley 902 de 1988 y una copia auténtica de la petición de suspensión dirigida al juez que está conociendo el proceso.

Dicha solicitud será presentada personalmente mediante apoderado.

Obligación del notario: Culminado el trámite notarial, es obligación del notario comunicar por escrito tal hecho al juez que conocía del proceso, a fin de que dicho funcionario lo dé por terminado y ordene su archivo.

El Decreto 2651 de 1991 entró a regir el 10 de enero de 1992 y tenía vigencia de 42 meses.

Las normas anteriormente transcritas fueron declaradas legislación permanente a través de lo previsto en la Ley 446 del 7 de julio de 1998, cuando en su artículo 162 dispuso:

“Adóptase como legislación permanente los artículos 9º, 12 a 15, 19, 20, 21 salvo sus numerales 4º y 5º, 23, 24, 33 a 37, 41, 46 a 48, 50, 51, 56 y 58 del Decreto 2651 de 1991”.

La precitada ley fue publicada en el Diario Oficial 43.335 del 8 de julio de 1998, fecha en la cual entró a regir por disponerlo así el artículo 163 ibídem.

En consecuencia, los notarios tienen competencia para conocer y tramitar las liquidaciones de herencia y sociedades conyugales en que intervengan menores e incapaces, siempre que se den u observen las exigencias establecidas en el Decreto Ley 2651 de 1991, cuyos artículos como quedó dicho, se adoptaron como legislación permanente mediante la Ley 446 de 1998.

2. Intervención de la DIAN en sucesiones.

El aviso o comunicación que por parte de los notarios se debe suministrar a la DIAN para su intervención en el trámite notarial de sucesión, es el previsto en el artículo 3º de numeral 2º, inciso segundo del Decreto Ley 902 de 1988, modificado por el artículo 3º del Decreto 1729 de 1989, que establece: ... “Así mismo dará inmediatamente a la oficina de cobranzas o a la administración de impuestos nacionales que corresponda, el aviso que exigen las disposiciones legales sobre el particular y comunicará a la Superintendencia de Notariado y Registro, la iniciación del trámite, informando el nombre del causante y el número de su cédula de ciudadanía, o la tarjeta de identidad, o el NIT, según el caso”.

A su vez, el artículo 844 del estatuto tributario señala: “En los procesos de sucesión. Los funcionarios ante quienes se adelanten o tramiten sucesiones, cuando la cuantía de lo bienes sea superior a $10.300.000 (valor año 2001, cuantía ajustada por el Decreto 2661 del 22 de diciembre de 2000) deberán informar previamente a la partición el nombre del causante y el avaluó o valor de los bienes. Esta información deberá ser enviada a la oficina de cobranzas de la administración de impuestos nacionales que corresponda, con el fin de que ésta se haga parte en el trámite y obtenga el recaudo de las deudas de plazo vencido y de las que surjan hasta el momento en que se liquide la sucesión.

Si dentro de los veinte (20) días siguientes a la comunicación, la administración de impuestos no se ha hecho parte, el funcionario podrá continuar con los trámites correspondientes”.

Esta cuantía se incrementa anualmente, según las expresas disposiciones legales emitidas por el Gobierno Nacional.

Personería del funcionario de cobranzas. Para la intervención de la administración de impuestos, en el caso señalado, será suficiente con que el funcionario acredite su personería mediante la exhibición del auto comisorio proferido por el superior respectivo (E.T., art. 848).

3. Intervención de abogado en sucesiones.

De conformidad con el artículo 3º del Decreto 522 del 23 de marzo de 1988, la cuantía de los bienes en trámites sucesorales se aumentará en un 40% desde el 1º de enero de 1990 y se seguirá ajustando automáticamente cada 2 años, en el mismo porcentaje y en la misma fecha. Los resultados de estos ajustes se aproximarán a la decena de miles inmediatamente superior.

Posteriormente se expidió el Decreto Ley 902 del 10 de mayo de 1988, sobre “Liquidación de herencias y sociedades conyugales vinculadas a ella ante notario” y, el artículo 1º inciso 3º de esta disposición reguló que no era necesaria la intervención de apoderado si el valor de los bienes relictos fuera menor de $100.000. En sentido contrario, es decir si este valor era superior a la suma señalada, sí se requería para el caso, de profesional en derecho para representar a los interesados en el trámite notarial de sucesión.

La Ley 572 del 3 de febrero de 2000, “por la cual se modifica el artículo 19 del Código de Procedimiento Civil” dispuso:

ART 1º—El artículo 19 del Código de Procedimiento Civil quedará así:

“ART. 19.—De las cuantías. Cuando la competencia o el trámite se determine por la cuantía de la pretensión los procesos son de mayor, de menor y de mínima cuantía. Son de mínima cuantía los que versen sobre pretensiones patrimoniales inferiores al equivalente a quince (15) salarios mínimos legales mensuales; son de menor cuantía los que versen sobre pretensiones patrimoniales comprendidas desde los quince (15) salarios mínimos legales mensuales, inclusive, hasta el equivalente a noventa (90) salarios mínimos legales mensuales; son de mayor cuantía los que versen sobre pretensiones patrimoniales superiores a noventa (90) salarios mínimos legales mensuales.

El valor del salario mínimo mensual al cual se refiere el presente artículo, será el que rija al momento de la presentación de la demanda”.

El artículo 3º de la ley derogó todas las demás disposiciones que le sean contrarias.

A su vez, el Decreto 2579 del 13 de diciembre de 2000, “por el cual se señala el salario mínimo legal”, en su artículo 1º dispuso: “A partir del primero (1º) de enero del año dos mil uno (2001), regirá como salario mínimo legal diario para los trabajadores de los sectores urbano y rural la suma de nueve mil quinientos treinta y tres pesos ($ 9.533) moneda corriente”.

En consecuencia, el salario mínimo mensual será de doscientos ochenta y seis mil pesos ($ 286.000) y se establece con relación a las cuantías para el año 2001 lo siguiente:

Mínima: Inferior a $ 4.290.000

Menor: Entre $ 4.290.000 y $ 25.740.000

Mayor: Superior a $ 25.740.000

En lo sucesivo, para los demás años, se deberá aplicar el valor del salario mínimo legal mensual que resulte de la reglamentación expedida por la Comisión Permanente de Concertación de Políticas Salariales y Laborales, creada por el artículo 56 de la Constitución Política y desarrollado por la Ley 278 de 1996, y en su defecto por el decreto que dicte el Presidente de la República, facultado por esta última ley.

En consecuencia, la intervención de apoderado para los trámites sucesorales ante notario está condicionada a la menor y mayor cuantía, que como ya se señaló, para el año 2001 es de $ 4.290.000, en adelante.

De manera que cuando el valor de los bienes relictos sea inferior a la suma antes señalada, es viable que los interesados soliciten el trámite ante notario por sí mismos, sin intervención de apoderado, aun cuando pueden hacerlo por intermedio de abogado titulado e inscrito si así lo desean.

La presente instrucción administrativa deroga las anteriores que sobre los mismos temas se hubiesen expedido por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro y tendrá vigencia a partir de su publicación.

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