INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 01-42 DE 2001 

(Junio 8)

Simplificación de trámites y racionalización de procedimientos administrativos y sanción por desconocimiento del Decreto 2150 de 1995

Notarios y registradores de instrumentos públicos

La Ley 190 del 6 de junio de 1995, revistió de facultades al Gobierno Nacional para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios, existentes en la administración pública, como quiera que ellos se han convertido en uno de los principales factores de corrupción.

El Gobierno Nacional, el 5 de diciembre de 1995 expidió el Decreto 2150 de 1995, por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la administración pública. Por consiguiente, en cumplimiento de las funciones asignadas a la Superintendencia de Notariado y Registro por el artículo 2º numeral 2º del Decreto 2158 de 1992, a través de la presente instrucción me permito impartir a ustedes las siguientes orientaciones.

El Decreto 2150 de 1995, tiene por objeto, fundamentalmente, desarrollar el principio de la buena fe consagrado en el artículo 83 de la Constitución Política de Colombia, así como combatir la corrupción y permitir el ejercicio de las libertades ciudadanas, entorpecido por tantas exigencias absurdas y tantas formalidades innecesarias, que sólo han contribuido a opacar la imagen de la administración pública ante los ojos de los particulares.

El Decreto 2150 de 1995 en su artículo 1º, estableció: “supresión de autenticaciones y reconocimientos. A las entidades que integran la administración pública les está prohibido exigir documentos originales autenticados o reconocidos notarial o judicialmente”.

El mismo decreto en su artículo 5º al referirse al pago de obligaciones de entidades de previsión, señaló en sus incisos 2º y 4º “los pagos que se remitan mediante correo, se harán a través de cheques cuyo beneficiario será el titular de la prestación, con cláusula restrictiva de negación y para el abono en cuenta abierta a nombre exclusivamente de aquél. En tal caso no será procedente exigir prueba de la supervivencia.

“(...). En todo caso, si el beneficiario opta por reclamar personalmente ante la administración el pago de su prestación, no se le podrá exigir prueba de supervivencia. En tal evento, ésta se requerirá cuando se obre por apoderado”.

Sobre la salida de menores del país, en el artículo 9º ibídem dispuso que “todo menor puede obtener pasaporte y salir del país en compañía de sus dos padres, sin acreditar ningún otro documento. En caso de que lo haga con el cónyuge supérstite, además del pasaporte, basará acreditar el registro de defunción del padre faltante. Cuando el menor salga del país acompañado de uno solo de los padres, bastará con acreditar mediante documento reconocido la autorización del otro padre, si la patria potestad se ejerce conjuntamente, la autorización de salida del país podrá otorgarse con carácter general por escritura pública con la constancia sobre su vigencia. El Ministerio de Relaciones Exteriores incluirá en los pasaportes de los menores, los nombres y los documentos de identidad de los padres”.

El artículo 10 del Decreto 2150 de 1995, sobre el tema de las declaraciones “suprimió en las actuaciones administrativas como requisito las declaraciones extrajuicio para el reconocimiento de un derecho particular y concreto, para estos efectos, bastará la afirmación que haga el particular ante la entidad pública, la cual tendrá los mismos efectos y consecuencias de la declaración extrajuicio”.

En el desarrollo de las actuaciones de la administración pública, intervengan o no los particulares, el artículo 11 del Decreto 2150 de 1995 prohibió el uso de sellos, cualquiera que se la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los títulos valores. La firma y la denominación del cargo es información suficiente para la expedición del documento respectivo. Así mismo, prohibió a los funcionarios públicos el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso por la administración pública.

En el artículo 25 ibídem, dispuso que “las entidades de la administración pública deben facilitar la recepción y envío de documentos o solicitudes y sus respectivas respuestas por medio de correo certificado. En ningún caso pueden inadmitir las solicitudes o informes enviados por personas naturales o jurídicas que se hayan recepcionado por correo certificado a través de la Administración Postal Nacional, salvo que los códigos exijan su presentación personal.

Para efectos de vencimientos de términos, se entiende que el peticionario presentó la solicitud y dio respuesta al requerimiento de la entidad pública en la fecha en que la empresa de correo certificado expidió con fecha y hora el respectivo recibo de envío.

Los peticionarios también pueden solicitar el envío por correo de sus documentos o información requerida por la entidad pública, siempre y cuando la dirección del despacho público esté correcta y claramente diligenciada.

Se entiende válido el envío por correo certificado, siempre y cuando la dirección del despacho público esté correcta y claramente diligenciada.

Esta norma tiene aplicación frente al ejercicio del derecho de petición vinculado con la inscripción de nacimientos por correo prevista en el artículo 3º del Decreto 158 de 1994, en cuanto se refiere exclusivamente al reconocimiento del contenido del documento y la firma de la solicitud por parte del denunciante. Para ejercer un control eficiente, es conveniente que en las inscripciones por correo, el notario conserve copia en el archivo de las solicitudes que en este sentido haya tramitado en la notaría con destino a otros funcionarios del registro civil.

Conforme al artículo 94 del Decreto 2150 de 1995, a partir del 1º abril de 1996 los notarios, quienes se haya otorgado la escritura pública, deben diligenciar debidamente el formato de registro elaborado por la Superintendencia de Notariado y Registro, donde consten los elementos básicos del negocio jurídico relevantes para su inscripción, formato que fue elaborado por esta entidad a través de instrucción administrativa, remitida a cada uno de los notarios del país.

Considera este despacho que al tenor de lo dispuesto en los artículos 2º y 3º de la Ley 153 de 1887, fue abolida la exigencia de presentar libreta militar para el otorgamiento de instrumentos públicos y privados ante notarios prevista en el artículo 36, literal a) de la Ley 48 de 1993, toda vez que, esta disposición fue modificada en su integridad por el artículo 111 del Decreto 2150 de 1995, siendo de cargo de las entidades públicas o privadas verificar el cumplimiento de esta obligación únicamente para los siguientes efectos:

a) En la celebración de contratos con cualquier entidad pública;

b) Ingresar a la carrera administrativa;

c) Tomar posesión de cargos públicos, y

d) Obtener grado profesional en cualquier centro docente de educación superior.

En su artículo 31 ibídem, suprimió la firma del secretario general de la entidad en la expedición del los actos administrativos cuya competencia esté atribuida a ministro, director, superintendente, presidente, gerente, subdirectores de áreas técnicas y en general a algún funcionario del nivel directivo o ejecutivo. Y tal como lo establece el artículo 252 del Código de Procedimiento Civil, dispuso que todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos.

Establece que bajo su responsabilidad los jefes de las entidades que integran la administración pública, pueden hacer uso de firmas que procedan de algún medio mecánico, entratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, debe informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico (ib., art. 12).

En cuanto a los horarios extendidos de atención al público, previsto en el artículo 2º del Decreto 2150 de 1995, hace referencia a jornadas adicionales a la habitual de atención al público, para facilitar a la ciudadanía el cumplimento de sus obligaciones y el desarrollo de sus gestiones ante las entidades públicas. Su aplicación está relacionada con las necesidades de cada región, por consiguiente, sobre el particular esta superintendencia espera escuchar comentarios de los registradores de instrumentos públicos, los cuales debe dirigirse a la superintendencia delgada para el registro de instrumentos públicos, de conformidad con lo establecido en el artículo 18 del Decreto 2158 de 1992.

Conforme a los artículos 3º y 4º del Decreto 2150 de 1995, para el pago y cancelación de obligaciones oficiales y a favor del Estado, éste dispone de los mecanismos necesarios para pagar las obligaciones a su cargo mediante el abono en cuentas corrientes o de ahorro, y la cancelación de obligaciones dinerarias a favor de las entidades de la administración pública, puede realizarse a través de cualquier medio de pago, incluyendo las transferencias electrónicas de fondos, abono en cuenta y sistemas de crédito mediante la utilización de tarjetas. Para tal efecto, las entidades públicas deben difundir amplia y profusamente, las tablas y las tarifas que permitan a los particulares efectuar la liquidación y pago de tales obligaciones.

Con el objeto de poder hacer efectivo el pago de las obligaciones de los particulares para con las entidades de la administración pública, éstas abrirán cuentas únicas nacionales en los establecimientos financieros autorizados por la Superintendencia Bancaria.

Los particulares pueden consignar el importe de sus obligaciones en cualquier sucursal del país. En tal caso, el pago se entenderá efectuado en la fecha en que se realice la consignación respectiva. (ib., art. 7º).

El artículo 14 del Decreto 2150 de 1995, prohíbe la exigencia del cumplimiento de un requisito cuando éste se acreditó por mandato legal o reglamentario, en un trámite o actuación anterior que ya se surtió, en tal caso, el servidor público tendrá por cumplido, para todos los efectos legales, el requisito que debió servir de fundamento a una actuación concluida.

Igualmente, según el artículo 16 ibídem, cuando las entidad de la administración pública requieran comprobar la existencia de alguna circunstancia necesaria para la solución de un procedimiento o petición ciudadana que obre en otra entidad pública, procederán a solicitar oficialmente a esa entidad el envío de dicha información.

Las entidades de la administración pública a las que se les solicite información darán prioridad a la atención de dichas peticiones, debiendo resolverlas en un término no mayor de diez (10) días, estableciendo sistemas telemáticos compatibles que permitan integrar y compartir información.

El mandato del artículo 14 ibídem, extiende una prohibición cuya aplicación condiciona a la concurrencia de un supuesto o hipótesis; y su observancia en el ejercicio de la función a ustedes encomendada, concretada en el proceso de la escritura pública y en relación con el tema de la representación y los comprobantes fiscales, amerita las siguientes reflexiones:

“Los efectos de la autonomía privada, de connotaciones económicos sociales, se encuentran sujetos a unos presupuestos específicos de cuyo cumplimiento depende la expresión de voluntad; y la adopción de ésta requiere de la presencia del notario como destinatario de la manifestación correspondiente, lo cual amerita la escritura pública como forma externa del negocio jurídico pretendido.

Esta forma instrumental somete la actuación del notario al rigorismo de la legalidad representativo de una garantía social que comporta seguridad frente a la constitución, extinción y modificación de los derechos surgidos de las diferentes relaciones jurídicas, implica el control a cargo de ustedes, tendiente a preservar el acto de cualquier viso de invalidez, sea relativa a absoluta. Estos elementos, el de la nulidad del acto como intercambio cierto del consentimiento y el de la matricidad como necesidad de conservación de los elementos integrantes de la existencia formal de los instrumentos, permite concluir lo siguiente:

La representación, regulada por el artículo 36 del Decreto Ley 2163 de 1970, modificatorio del artículo 28 del estatuto notarial, exige el presentar para su protocolización los documentos que la acreditan; y, obviamente, que entre éstos se encuentra el poder que en su modalidad de especial supone unidad o determinación de objeto o encargo, en los términos de los artículos 65 del Código de Procedimiento Civil y 15 del Decreto Reglamentario 2148 de 1983, éste modificado por el artículo 1º del Decreto 231 de 1985. De suerte que la autonomía que el encargo objeto de un mandato comporta para la persona del otorgante, la exigencia legal de presentación personal del poder que materializa el mandato y la identificación del inmueble motivo de la gestión, no permiten la aplicación en esta materia del postulado legal que se comenta en el ámbito de la competencia adscrita a la actividad notarial. Ahora bien, la cuestión frente a los comprobantes fiscales es diferente porque el artículo 44 del Decreto Ley 960 de 1970 permite la protocolización de fotocopia autenticada de esos documentos, siempre y cuando sus originales estén protocolizados y se indique en la copia la escritura con la cual lo está. Desde luego que habrá de tenerse en cuenta su vigencia”.

El denominado “paz y salvo interno” fue abolido al prohibirse expresamente su exigencia por el artículo 15 ibídem.

De igual manera, cuando las entidades de la administración pública requieran la presentación de los antecedentes judiciales o de policía, disciplinarios o profesionales acerca de un ciudadano en particular, debe previa autorización escrita del mismo, solicitarlos directamente a la entidad correspondiente. Para este efecto, el interesado debe cancelar los derechos pertinentes si es el caso (ib., art. 17).

El artículo 19 del Decreto 2150 de 1995, para el pago de las obligaciones contractuales contraídas por las entidades públicas, suprime la presentación de cuentas de cobro para el prestatario del servicio, la orden de trabajo, el contrato o el documento en el cual conste la obligación, acompañado, si es del caso, de la manifestación de recibo o cumplimiento o satisfacción suscrita por el funcionario competente de la entidad contratante, serán requisitos suficientes para el pago de la obligación contraída.

Las ordenes de compra de elementos o las de prestación de servicios que se encuentren acompañados de la oferta o cotización presentada por el oferente y aceptada por el funcionario competente, no requerirán la firma de aceptación del proponente.

El Decreto 2150 de 1995 en su artículo 18, establece que ninguna autoridad de la administración pública puede retener la tarjeta de identidad, la cédula de ciudadanía, la cédula de extranjería o el pasaporte. Si se exige la identificación de una persona, ella cumplirá la obligación mediante la exhibición del citado documento. Igualmente, prohíbe retenerlos para ingresar a cualquier dependencia pública o privada.

Los avalúos de bienes inmuebles que deban realizar las entidad públicas o que realicen en actuaciones administrativas, pueden ser adelantados por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, o por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado, que se encuentre registrada y autorizada por la lonja de propiedad raíz del lugar donde esté ubicado el bien para adelantar dichos avalúos. Si la entidad pública escoge la opción privada, corresponderá a la lonja determinar, en cada caso, la persona natural o jurídica que adelante el avalúo de bienes inmuebles. (ib., art. 27).

Los despachos públicos deben disponer de oficinas o ventanillas únicas para la recepción de documentos, solicitudes y atender requerimientos, en donde se realice la totalidad de la actuación administrativa que implique la presencia del peticionario. (D. 2150/2000, art. 32).

Se pueden conceder vacaciones colectivas con la autorización de los ministros, directores de departamentos administrativos, superintendentes, directores de establecimientos públicos, gerentes de empresas industriales y comerciales y los jefes de unidades administrativas especiales (D. 2150/2000, art. 36).

El Decreto 2150 de 1995 en su artículo 38, fija los valores de la menor cuantía en la contratación pública, determinados en función de los presupuestos anuales de las entidades públicas, expresados en salarios mínimos legales mensuales.

Se suprime el reconocimiento de personerías jurídicas de las organizaciones civiles, las corporaciones, las fundaciones, las juntas de acción comunal y las demás entidad privadas sin ánimo de lucro. Para la obtención de su personalidad, dichas entidades se constituirán por escritura pública o documento privado reconocido en el cual se expresará cuando menos los datos señalados en los numerales 1 al 10 del artículo 40 del Decreto 2150 de 1995. Las entidades referidas formarán una persona distinta de sus miembros o fundadores individualmente considerados a partir de su registro ante la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio principal de la persona jurídica que se constituye.

Se crea la institución del curador urbano que, como particular se encargará de estudiar, tramitar y expedir las licencias de urbanismo o de construcción en municipios y distritos con población superior a cien mil (100.000) habitantes, facultades que en los restantes municipios estará en cabeza de los alcaldes y secretarios de planeación.

Es importante señalar que el Decreto 2150 de 1995, no modifica los procedimientos, trámites y regulaciones establecidas en códigos, leyes orgánicas o leyes estatutarias.

Según el artículo 151 ibídem, el desconocimiento de las obligaciones impuestas a los servidores públicos en dicho decreto, será considerado falta gravísima sancionable con terminación del contrato de trabajo, destitución, desvinculación, remoción o pérdida de investidura, conforme a lo dispuesto en el inciso 3º del artículo 32 de la Ley 200 de 1995.

Esta instrucción deroga los números 35 del 11 de diciembre de 1995, 38 del 22 de diciembre de 1992, 12 del 20 de marzo de 1996, 34 del 22 de agosto de 1996 y todas aquellas que le sean contrarias. Su incumplimiento dará lugar a que esta entidad inicie las acciones disciplinarias respectivas”.

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