INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 01-47 DE 2001 

(Agosto 1º)

Formato de Registro

Decreto 2150 de 1995, artículo 94

Notarios del país.

Es sabido por todos que desde la vigencia del artículo 94 del Decreto 2150 de 1995, los notarios del país deben diligenciar un formato de registro en el cual consten los elementos básicos del negocio jurídico contenido en cada una de las escrituras públicas que sean objeto de autorización y que deban inscribirse ante la oficina de registro de instrumentos públicos, obligación que se reitera con el presente instructivo.

El mencionado formato, se anexará a la copia de la escritura destinada al registro de instrumentos públicos. Su no inclusión constituye falta disciplinaria del notario, mas no es motivo de devolución por parte de las oficinas de registro y no sustituye la función calificadora que éstas cumplen.

El formulario será diligenciado de la siguiente forma:

1. Matrícula número. Escriba en el recuadro el número de matrícula inmobiliaria de cada uno de los inmuebles objeto del acto o negocio.

2. Código catastral. Escriba en el recuadro el código o cédula catastral de cada uno de los inmuebles objeto del acto o negocio jurídico.

3. Ubicación del predio. Escriba el departamento, municipio y vereda si es del caso. Marque con una X si el predio es urbano o rural, y anote el nombre o la dirección.

4. Datos de la escritura pública. Escriba en números arábigos, el número y fecha de la escritura pública así como la notaría en la cual se autoriza y ciudad o municipio.

5. Naturaleza jurídica del acto. Indique la clase de negocio o negocios celebrados a través de la escritura pública y el valor del acto.

6. Personas que intervienen en el acto. Deberá determinarse por nombres y apellidos completos y el número de la cédula de ciudadanía a las personas que intervienen en cada acto o contrato.

7. Firma. El notario deberá firmar el formulario.

De igual modo, para prevenir futuras dificultades relacionadas con el diligenciamiento del formato de calificación, esta entidad ha considerado procedente hacer las siguientes precisiones:

1. Por cada bien inmueble objeto del acto o contrato, se deberá diligenciar íntegramente formato independiente, es decir, colocando todos los datos requeridos en él.

PAR.—En el evento en que el instrumento contenga un negocio jurídico que afecte más de una matrícula inmobiliaria, por ejemplo la modificación a un reglamento de propiedad horizontal, podrá el notario diligenciar un solo formato de registro, pero deberá indicar en él, con toda claridad las matrículas inmobiliarias afectadas. En caso de que éstas sigan una serie consecutiva, podrá así mismo, indicar solamente la primera y la última de ellas, de tal manera que se entiendan relacionadas las comprendidas entre las dos. En caso contrario deberá consignarlas una a una en el mismo formato.

2. El formato debe contener la totalidad de actos incluidos en la escritura pública, determinando el valor de cada uno, cuando sea del caso.

En el evento de que el instrumento contenga varios actos o contratos, no bastará que en la casilla que a ellos corresponda se escriba el primero y la palabra “otros”, sino que éstos deberán individualizarse, anotando en la casilla respectiva el valor del acto, la cifra que a cada uno corresponda si la tiene.

3. Para efectos de identificar los actos y contratos materia de registro por sus respectivos códigos, los notarios deberán aplicar estrictamente lo dispuesto en la Resolución 1695 de 2001, anotándolo en la casilla distinguida como “naturaleza jurídica del acto”, al inicio, antes de relacionar el negocio jurídico de que se trate. Es decir, que a cada negocio jurídico se le debe asignar el código con el cual se identifican los actos en las oficinas de registro de instrumentos públicos del país.

Ejemplo:

0125 - Compraventa

0317 - Constitución de propiedad horizontal

En aquellos casos en que el acto carezca de código para su identificación, únicamente se anotará en esta casilla el mismo por su denominación jurídica.

4. El formato aludido podrá transcribirse en el texto mismo de la escritura, atendiendo los aspectos citados.

Deróganse las instrucciones administrativas números 013 del 21 de marzo de 1996 y la 01-10 del 7 de mayo de 2001.

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