INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 01-48 DE 2001 

(Octubre 22)

1. Expedición de certificados para procesos de pertenencia.

2. Anulación de anotaciones.

3. Mayores valores que se generan por turnos de corrección.

4. Expedición de certificados de tradición de folios bloqueados o en custodia para entidades exentas.

5. Anulación de turnos de radicación por solicitud de consultas.

6. Obligación de consignar en los recibos de caja el nombre del solicitante, requisito indispensable para la devolución de dineros.

En ejercicio de las funciones asignadas por los numerales 2º del artículo 2º y 3º y 16 del artículo 9º del Decreto 2158 de 1992, comedidamente solicito a ustedes dar cumplimiento a las disposiciones que aquí se contienen, con el propósito de hacer más eficiente la prestación del servicio público de registro de instrumentos públicos:

1. Expedición de certificados para procesos de pertenencia.

Es propósito de esta superintendencia, unificar la diversidad de criterios existentes en las oficinas de registro respecto del procedimiento que cada una adelanta para atender las peticiones de los usuarios del servicio, referidas a la expedición por parte del registrador de instrumentos públicos del certificado que debe acompañarse a la demanda instaurada para obtener la declaración de pertenencia exigida por el numeral 5º del artículo 407 del Código de Procedimiento Civil (*) .

(*) “5. A la demanda deberá acompañarse un certificado del registrador de instrumentos públicos en donde consten las personas que figuren como titulares de derechos reales sujetos a registro, o que no aparece ninguna como tal. Siempre que en el certificado figure determinada persona como titular de un derecho real principal sobre el bien, la demanda deberá dirigirse contra ella“.

De la norma en cita se infiere que el registrador deberá expedir una certificación en la que se establezca —una vez sean revisadas las tarjetas índices de propietarios o de inmuebles, junto con los demás elementos de juicio que reposen en el archivo de la oficina de registro y/o que le haya aportado el interesado—, cuál es el (los) nombre(s) de la(s) persona(s) que figura(n) como poseedor(es) o titular(es) de derechos reales sobre un determinado inmueble, o que no aparece ninguno con dicha calidad. Obviamente, el registrador procederá a la expedición de dicho documento apoyado en los datos suministrados por el interesado.

Si de la verificación efectuada a los archivos —tanto del antiguo como del nuevo sistema de registro—, se determina que el predio que se pretende usucapir tiene una identidad registral, o que éste forma parte de otro de mayor extensión, así se hará constar en la certificación que se expida, a la cual se glosará el correspondiente certificado de tradición como aval de la atestación del registrador respecto de la situación jurídica del inmueble de que se trate. Si sólo se encuentran anotaciones en los libros del antiguo sistema de registro, a aquella se acompañará fotocopia de la última inscripción que aparezca en libros. En ningún caso se generará costo adicional para el usuario.

De obtenerse resultados negativos, así se certificará dejando constancia que lo afirmado corresponde a la consulta hecha sobre los índices de propietarios o de inmuebles, de manera tal que de verificarse inspección judicial sobre dichos archivos el resultado será siempre igual al contenido de la certificación.

Es importante advertir que la búsqueda debe comprender un período mínimo de veinte (20) años con el fin de atender lo previsto por los artículos 1º de la Ley 50 de 1936; 82 y 83 del Decreto-Ley 1250 de 1970.

Para que la certificación del registrador sea congruente con la información que se encuentre en los archivos de cada dependencia, es importante que el peticionario en su solicitud consigne la siguiente información:

• Identificación por su área y linderos del inmueble que se pretende prescribir; cuando fuere el caso, con indicación de si forma parte de otro de mayor extensión.

• Antecedentes registrales y/o catastrales, si se conocen.

• Nombre e identificación del presunto(s) titular(es) del derecho de dominio o de cualquier otro derecho real, en su defecto de quien sea poseedor del inmueble.

De la radicación y los derechos de registro. A la expedición de todo certificado para procesos de pertenencia, deberá precederle petición escrita del interesado, la cual se radicará como solicitud de “antiguo sistema”, independientemente que en el memorial petitorio se consigne un número de matrícula inmobiliaria, el cual se anotará en el campo destinado para “datos del antiguo sistema” (oficinas donde esté instalada la aplicación de radicación y liquidación por derechos de registro); en el caso de las oficinas no sistematizadas dicha información se consignará en los recibos definidos para la radicación de solicitud de certificados.

La tarifa aplicable será la establecida en el inciso segundo del artículo 11 del Decreto 1428 de julio 26 de 2000, esto es, la suma de $ 15.000 m/cte, tarifa única que incluye el del certificado de tradición del folio de matrícula con base en el cual el registrador da testimonio de la situación jurídica del bien a prescribir, en los casos en que sea necesaria su expedición.

De la certificación. Toda certificación con destino a procesos de pertenencia deberá elaborarse en papel común y deberá ser autorizado por el registrador principal o seccional, según se trate.

2. Anulación de anotaciones.

Como es de su conocimiento cuando se creó la aplicación de folio de matrícula inmobiliaria, con ocasión del traslado de anotaciones del folio de cartulina al magnético, se vio la necesidad de encontrar un mecanismo que permitiera justificar algunas de las correcciones contenidas en los folios manuales, concretamente aquellas que en su momento histórico se ordenaron excluir que aparecían subrayadas con su respectiva salvedad en la que se consignaba “lo subrayado no vale”.

Para la época del sistema folio magnético como tal, no era viable la transcripción textual de la anotación del folio manual con el subrayado que reflejaba la exclusión de la inscripción, la cual se encontraba soportada con su correspondiente salvedad, motivo por el cual se definió la letra "A" para justificar la corrección que en tal sentido contenía el folio, de manera que al consultar en medio magnético se informa sobre el estado de la anotación como anulada, expresión que reiteradamente se ha venido utilizado, cuando su verdadero alcance jurídico no corresponde a las facultades del registrador, perteneciendo al ámbito de la justicia ordinaria una vez se ha dictado sentencia en firme, circunstancia que a su vez, origina errónea interpretación jurídica de cada inmueble.

Por estas razones, en lo sucesivo aun cuando el caracter "A" se mantiene en la aplicación del folio magnético, para los eventos en que por disposición administrativa se ordene la exclusión de una o varias anotaciones, al efectuar la salvedad correspondiente se prescindirá de la expresión anulada y en su lugar se consignará el siguiente texto inscripción carece de efectos jurídicos, siguiendo los parámetros previstos en el artículo 35 del Decreto-Ley 1250 de 1970 y demás normas concordantes.

En las oficinas que aun conservan el sistema de folio en cartulina, las salvedades seguirán el procedimiento previsto en la disposición citada.

3. Mayores valores que se generan por turnos de corrección.

Con preocupación esta superintendencia ha detectado a través del seguimiento a los distintos procesos que se surten en las oficinas de registro efectuadas por la oficina asesora de auditoría interna de esta entidad, que a las solicitudes de corrección que demandan o generan el cobro de un mayor valor se aplica su recaudo a través del turno de radicación con el cual se solicitó la inscripción del documento, cuando éste ya culminó su trámite de registro.

Por ello, cuando con ocasión de una corrección se cause un mayor valor por recaudar, la cuantía correspondiente se aplicará al turno asignado a la solicitud de corrección y se seguirá el trámite definido en el artículo 5º de la Resolución 5123 del 9 de noviembre de 2000 que fijó un procedimiento especial para dichos casos.

4. Expedición de certificados de tradición de folios bloqueados o en custodia para entidades exentas.

Cuando por circunstancias de orden legal, judicial o administrativa, se encuentra bloqueado o en custodia un folio de matrícula inmobiliaria y por parte de entidades exentas del pago de derechos se solicite un certificado de tradición, el registrador atenderá la petición expidiendo copia fotostática o impresión de folio(s) definitivo(s) correspondiente(s), para que sirva únicamente como medio de consulta a la autoridad interesada.

En la fotocopia del folio o en el oficio remisorio, según sea el caso, se informará al funcionario solicitante acerca de la situación de bloqueo o custodia de los folios de matrícula cuyos certificados requiere y las razones de orden legal, judicial o administrativo que imposibilitan la expedición del certificado de tradición previsto para entidades exentas en el artículo 11 de la Resolución 5123 de 9 de noviembre de 2000.

5. Anulación de turnos de radicación por solicitud de consultas.

Cuando por fallas técnicas del sistema deba "anularse" un turno de radicación de consulta, el funcionario encargado informará de inmediato al jefe de la división operativa o quien haga sus veces, quién deberá justificarla y aprobarla dejando constancia de la generación del turno y el no recaudo de los valores correspondientes en el libro o relación de consultas diarias, según sea el caso.

Al finalizar la atención al público del correspondiente día, se remitirá al jefe de la división administrativa o quien haga sus veces, copia de la relación o constancia en libro, referenciando dichas novedades a efectos de que por ese despacho se ordene anular el turno", adjuntando este soporte al boletín diario de ingresos por consultas.

6. Obligación de consignar en los recibos de caja el nombre del solicitante, requisito indispensable para la devolución de dineros.

En garantía de la defensa de los intereses del Estado y de los intervinientes del instrumento público sometido a registro, las oficinas de registro a través de sus liquidadores y/o cajeros están en la obligación de velar por que el recibo que comprueba el pago de los derechos se expida a favor del otorgante del documento o de quien solicite la expedición del certificado; excepcionalmente, se consignará el nombre de la persona, distinta de aquellos, por vía de ejemplo cuando en razón de la antigüedad del documento que se registra quien cancela los derechos es un tercero interesado que desconoce el paradero de los otorgantes, o es un heredero, etc.

Se entiende por la expresión "...quien legalmente acredite el pago...", contenido en el literal a) del artículo 8º de la Resolución 5123 del 9 de noviembre de 2000, la persona natural en cuyo favor se ha expedido el recibo de caja distinta de los intervinientes en el instrumento público sometido a registro, que demuestra ante la respectiva oficina que realizó el pago con la presentación de los comprobantes oficiales existentes para el efecto y cumpla el trámite señalado en la resolución precitada.

Las disposiciones precedentes no contravienen los establecido en la Resolución 5123 de 2000, cuando quien reclama es una persona jurídica, caso en el cual deberá hacerlo a través de su representante legal debidamente acreditado, y como situación especial, el que, en tratándose de la escritura pública contentiva de hipoteca sea ésta como contrato principal o accesorio, la solicitud de devolución de dineros deberá en todos los casos presentarse conjuntamente por el acreedor y el deudor.

Este instructivo deberá hacerse conocer a todos los funcionarios de su oficina y será de inmediato acatamiento por parte de las oficinas de registro no sistematizadas; en las demás, en la medida que se instalen las nuevas versiones de las aplicaciones de folio de matrícula inmobiliaria, radicación y liquidación por derechos de registro y ruta de documentos y certificados por parte del grupo de ingeniería de la oficina asesora de planeación e informática de esta superintendencia.

Se deroga la Circular 37 de julio 9 de 1985.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a los registradores de instrumentos públicos.

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