INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 5 DE 2006 

(Enero 13)

Asunto: Reforma Instrucción Administrativa 08 del 21 de junio de 2005. Escritura pública para la disolución y liquidación de sociedades. ¿Un solo instrumento?

En desarrollo del poder de instrucción asignado por el ordinal 3.3, artículo 3º, del Decreto 302 de 2004 se expidió la Instrucción Administrativa 08 del 21 de junio de 2005 sobre la exigencia de dos actuaciones escriturarias notariales para la disolución y para la liquidación de sociedades.

Sin embargo, en atención a la amable sugerencia de la doctora Ana Mary Martínez Aponte, Superintendente Delegada para Inspección, Vigilancia y Control de la Superintendencia de Sociedades, en el sentido de aclarar el instructivo mencionado, en cuanto se refiere a la exigencia de escritura pública para la disolución de sociedades de acuerdo con la causal que la origina, este despacho considera perentorio reformar la Instrucción 08 en el siguiente sentido:

Las causales de disolución de una sociedad comercial, previstas en el artículo 218 del Código de Comercio, son:

1. Por vencimiento del término previsto para su duración en el contrato, si no fuere prorrogado válidamente antes de su expiración.

2. Por la imposibilidad de desarrollar la empresa social, por la terminación de la misma o por la extinción de la cosa o cosas cuya explotación constituye su objeto.

3. Por reducción del número de asociados a menos del requerido en la ley para su formación o funcionamiento, o por aumento que exceda del límite máximo fijado en la misma ley.

4. Por la declaración de quiebra de la sociedad.

5. Por las causales que expresa y claramente se estipulen en el contrato.

6. Por decisión de los asociados, adoptada conforme a las leyes y al contrato social.

7. Por decisión de autoridad competente en los casos expresamente previstos en las leyes, y

8. Por las demás causales establecidas en las leyes, en relación con todas o algunas de las formas de sociedad que regula este código.

A su vez el artículo 219 del Código de Comercio establece: “En el caso previsto en el ordinal primero del artículo anterior, la disolución de la sociedad se producirá, entre los asociados y respecto de terceros, a partir de la fecha de expiración del término de su duración, sin necesidad de formalidades especiales.

Y que la disolución proveniente de decisión de los asociados se sujetará a las reglas previstas para la reforma del contrato social.

Cuando la disolución provenga de la declaración de quiebra o de la decisión de autoridad competente, se registrará copia de la correspondiente providencia, en la forma y con los efectos previstos para las reformas del contrato social. La disolución se producirá entre los asociados a partir de la fecha que se indique en dicha providencia, pero no producirá efectos respecto de terceros sino a partir de la fecha de registro”.

Y el artículo 220 ibídem establece que cuando la disolución provenga de causales distintas de las indicadas en el artículo anterior, los asociados deberán declarar disuelta la sociedad por ocurrencia de la causal respectiva y darán cumplimiento a las formalidades exigidas para las reformas del control social.

Luego, se requiere escritura pública para la disolución de la sociedad comercial cuando esta se disuelve por las causales 2ª, 3ª, 5ª, 6ª y 8ª, previstas en el artículo 218 del Código de Comercio, y se sujetará a las reglas previstas para la reforma del contrato social. Es decir, a las previsiones del artículo 158 del mismo código que determina:

“Toda reforma del contrato de sociedad comercial deberá reducirse a escritura pública que se registrará como se dispone para la escritura de constitución de la sociedad, en la cámara de comercio correspondiente al domicilio social al tiempo de la reforma.

Sin los requisitos anteriores la reforma no producirá efecto alguno respecto de terceros. Las reformas tendrán efectos entre los asociados desde cuando se acuerden o pacten conforme a los estatutos”.

En desarrollo de este proceso el artículo 222 ibídem dice: “Disuelta la sociedad se procederá de inmediato a su liquidación (...)”.

Para tal efecto el artículo 232 del Código de Comercio dispone:

“Las personas que entren a actuar como liquidadores deberán informar a los acreedores sociales del estado de liquidación en que se encuentra la sociedad, una vez disuelta, mediante aviso que se publicará en un periódico que circule regularmente en el lugar de domicilio social y que se fijará en lugar visible de las oficinas y establecimientos de comercio de la sociedad”.

Una vez pagado el pasivo externo de la sociedad, el artículo 247 del Código de Comercio y su parágrafo prevén que se distribuirá el remanente de los activos sociales entre los asociados, conforme a lo estipulado en el contrato o a lo que ellos acuerden.

Dicha norma también dispone: La distribución se hará constar en acta en que se exprese el nombre de los asociados, el valor de su correspondiente interés social y la suma de dinero o los bienes que reciba cada uno a título de liquidación.

Tal acta se protocolizará en una notaría del lugar del domicilio social, junto con las diligencias de inventario de los bienes sociales y con la actuación judicial en su caso.

Cuando se hagan adjudicaciones de bienes para cuya enajenación se exijan formalidades especiales en la ley, deberán cumplirse estas por los liquidadores. Si la formalidad consiste en el otorgamiento de escritura pública, bastará que se eleve a escritura la parte pertinente del acta indicada.

Las normas antes citadas permiten inferir que la liquidación es un momento posterior al acto de disolución que implica diversas actuaciones escriturarias notariales. Entre ellas la distribución del remanente de los activos sociales que se hace constar en acta, y esa acta debe protocolizarse. O la necesidad de la escritura pública que surge cuando en la adjudicación de bienes estos requieren para su enajenación la formalidad de la escritura pública.

Así se muestra que son momentos de hecho y de derecho distintos, y que la razón para no poder otorgarlos en una misma escritura pública se debe a que la plenitud de efectos del primero, la disolución, supone la autorización de la escritura pública correspondiente y su registro. De no ser así no se producen efectos para los terceros.

Con las anteriores reflexiones la Superintendencia de Notariado y Registro no tiene ningún reproche al concepto de la Superintendencia de Sociedades, que es el ente competente en los temas societarios, y que dice:

“Me refiero a su escrito radicado en esta entidad bajo el número 2003-01-133591 el pasado 5 de agosto, mediante el cual solicita el concurso de la Superintendencia de Sociedades con el fin de dirimir el conflicto suscitado entre la sociedad por usted representada y la Cámara de Comercio de Tunja, en atención a que mientras que usted pretende disolver y liquidar la compañía en un solo acto, la entidad que tiene a su cargo el registro público de comercio discrepa de esa forma de llevar a cabo tales procedimientos.

Como primera medida, conviene precisar que las cámaras de comercio del país ejercen la función de llevar el registro público de los comerciantes, que para ello tienen autonomía frente a esta entidad, y que por tanto, sus decisiones no pueden ser revisadas por la Superintendencia de Sociedades sino por la de Industria y Comercio, quien es su superior jerárquico.

Ahora bien, la liquidación de una compañía, tiene como objeto la realización de sus activos para la debida atención de las obligaciones de la misma y el procedimiento contemplado por la ley para llevarla a cabo tiene como principal finalidad la protección de los derechos de los acreedores, de manera que todos y cada uno de ellos pueda y tenga la oportunidad de participar en la liquidación y de ver satisfechas todas y cada una de sus acreencias.

Por la anterior razón, es indispensable cumplir con todos y cada uno de los pasos contemplados en la ley para la liquidación del patrimonio social, y porque la pretermisión de uno cualquiera de ellos, podría abocar a los acreedores externos a ver burlada su acreencia, puesto que si no tienen la oportunidad de conocer que la compañía está disuelta y en proceso de liquidación, no van a tener la posibilidad de hacer valer sus acreencias o de discutirlas si es que están siendo cuestionadas por la propia sociedad.

Así las cosas, en criterio de esta superintendencia no es posible disolver y liquidar una compañía en un único momento, máxime si se toma en consideración que si bien la disolución se cumple en un solo acto, la liquidación comprende un proceso compuesto por varios actos, que buscan, como toda norma de procedimiento, la garantía de los derechos de las personas que se encuentren involucradas en el mismo, haciendo, por tanto, imposible que el acto de la disolución y el procedimiento para la liquidación de las sociedades se cumplan a través de una única escritura pública, como en efecto lo pretende.

Con el fin de ahondar en términos prácticos en este tema, considero pertinente enunciar tan solo una de las normas que componen el proceso liquidatorio de una compañía, cual es el artículo 232 del Código de Comercio, que de manera imperativa prescribe que el liquidador deberá informar a los acreedores sociales del estado de liquidación en que se encuentra la sociedad, una vez disuelta, mediante aviso que se publicará en un periódico que circule regularmente en el lugar del domicilio social y que se fijará en lugar visible de las oficinas y establecimientos de comercio de la sociedad.

Tal prescripción propende por la debida y completa información a los acreedores sociales, acerca de la decisión de los asociados de terminar con la vida social, con la finalidad de que una vez terminada su existencia, no haya ningún acreedor que no hubiera podido obtener el pago de su acreencia o que por lo menos haya tenido la oportunidad de intentar su cobro; es así que el momento oportuno para hacer la referida publicación es posteriormente a la solemnización de la decisión de disolver la compañía pero con anterioridad a su liquidación definitiva, con el fin de que pueda cumplir su cometido, y ello solo se logra si los dos eventos ocurren en diferentes momentos”.

N. del D.: Esta instrucción va dirigida a los señores notarios.

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