INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 5 DE 2007 

(Mayo 16)

Ley 975 de 2005-Decreto Reglamentario 3391 de 2006

Ley de Justicia y Paz

El conflicto armado existente en nuestro país, sin lugar a dudas ha afectado a la población civil, la cual ha pagado un alto precio patrimonial, por el despojo de las tierras a las que se han visto sometidos un inmenso número de ciudadanos.

Consciente de ello el Gobierno Nacional ha abanderado el proceso de reinserción y desmovilización, donde uno de sus ejes principales, es la entrega de los bienes rurales y urbanos producto de la actividad ilegal, que los miembros de los grupos armados al margen de la ley hacen al Estado, para la reparación a las víctimas.

La Ley 975 de 2005 señala en el artículo 17 que, los miembros del grupo armado organizado al margen de la ley, rendirán versión libre ante el fiscal delegado asignado y manifestarán las circunstancias de tiempo, modo y lugar, en que hayan participado en los hechos delictivos cometidos con ocasión de su pertenencia a estos grupos, que sean anteriores a su desmovilización y por los cuales se acogen a la presente ley. En la misma diligencia indicarán los bienes que se entregan para la reparación a las víctimas, si los tuvieren.

La versión rendida por el desmovilizado y las demás actuaciones adelantadas en el proceso de desmovilización, se pondrán en forma inmediata a disposición de la Unidad Nacional de Fiscalías de Justicia y Paz, con el fin de que el fiscal delegado y la Policía Judicial inicien la investigación, comprueben la veracidad de la información suministrada y esclarezcan esos hechos, y todos aquellos de los cuales tenga conocimiento dentro del ámbito de su competencia.

Comoquiera que en la versión libre se relacionan los inmuebles que se entregan y el fiscal en esa etapa debe identificarlos e individualizarlos, por sus particularidades físicas y jurídicas, es preciso que para ello, recurra a la información que reposa en los archivos de las oficinas de registro de instrumentos públicos, de las notarías, del Instituto Geográfico Agustín Codazzi y del Instituto Colombiano de Desarrollo Rural, entre otras entidades.

El Decreto 3391 de fecha 5 de octubre de 2006, en el artículo 4º estableció:

“Mecanismos para información sobre bienes. Con el fin de propender por la restitución a las víctimas, de conformidad con lo dispuesto para el efecto por la Ley 975 de 2005, las entidades estatales competentes deberán adoptar las medidas necesarias para disponer de la información sobre los bienes inmuebles rurales y urbanos que han sido objeto del despojo realizado por miembros de los grupos armados organizados al margen de la ley. Para tal fin, la Superintendencia de Notariado y Registro deberá coordinar e implementar un sistema que permita la interrelación de notariado, catastro y registro, y cuente con la información pertinente del IGAC, del Incoder y demás instituciones relacionadas. Las inscripciones en los registros de instrumentos públicos derivadas de la declaratoria de inminencia de riesgo de desplazamiento o de desplazamiento forzado en concordancia con las normas legales que rigen el tema, formarán parte de este sistema de información”.

En cumplimiento de las funciones atribuidas por el legislador, es preciso que los archivos de las oficinas de registro de instrumentos públicos se encuentren actualizados y perfectamente organizados, por lo que les recomiendo especial cuidado en el archivo de los títulos y documentos que hayan servido como soporte para la inscripción. En este orden de ideas, las carpetas de antecedentes deben estar perfectamente identificadas con el número de la matrícula y tener insertados en orden cronológico las copias de los documentos que se han radicado, anexándole a los mismos, copia del formulario de calificación.

Igualmente, les solicito la máxima diligencia en lo relacionado con los índices de inmuebles y titulares de que tratan los artículos 15 y 16 del Decreto-Ley 1250 de 1970.

En las oficinas de registro de instrumentos públicos, cuyo sistema es manual, deben ser actualizados inmediatamente se efectúe el asiento registral, en la forma como lo establecen las normas señaladas. En las oficinas de registro sistematizadas se debe prestar mucho cuidado al digitar los datos correspondientes en el folio de matrícula (dirección o nombre del predio, municipio y vereda; este último dato, en los casos que se trate de un inmueble rural, cédula catastral, documentos de identidad, etc.).

Para organizar correctamente el flujo de información que requieren los fiscales de la Unidad de Justicia y Paz, se ha considerado que la Superintendencia de Notariado y Registro centralizará las solicitudes remitidas por estos funcionarios, bien sea que se radiquen ante la superintendencia o ante las oficinas de registro de instrumentos públicos.

En caso de que la fiscalía presente el requerimiento de la información ante la Superintendencia de Notariado y Registro, la Dirección de Registro, las enviará a cada una de las oficinas de registro, correspondientes al lugar de ubicación de los inmuebles objeto de la solicitud, para que los registradores adelanten la búsqueda.

Una vez efectuada la consulta, la cual se deberá hacer con la prioridad y celeridad que amerita el caso, se deben remitir los resultados de la misma, y copia simple del folio de matrícula inmobiliaria, con el fin de remitir la información y documentos a la fiscalía delegada correspondiente.

En el evento en que verificados los archivos, no se encuentre resultado positivo, deberán expedir con destino a la Dirección de Registro, la correspondiente certificación, en tal sentido.

En caso de que la solicitud se presente ante la oficina de registro, el registrador de instrumentos públicos, procederá en forma inmediata a la búsqueda de la información y a remitirla a la Dirección de Registro conforme a las instrucciones anteriores.

De igual manera, y comoquiera que el Decreto 3391 de 2006, contempla que las inscripciones en los registros de instrumentos públicos derivadas de la declaratoria de inminencia de riesgo de desplazamiento o de desplazamiento forzado en concordancia con las normas legales que rigen el tema, formarán parte de este sistema de información, les recuerdo que deben dar estricto cumplimiento a la Instrucción Administrativa 24 del 8 de diciembre de 2004 y a la Circular 185 del 15 de diciembre de 2006, expedidas por la entidad.

Ahora bien, en los casos de inscripción de sentencias de extinción de dominio del inmueble(s) declarados dentro del mismo proceso una vez se proceda a la inscripción de la sentencia en los correspondientes folios de matrícula, ustedes deberán informar de tal situación a la Dirección de Registro, indicando:

Folio de matrícula inmobiliariaNombres y apellidos del propietarioDocumento de identidadFecha de la sentencia de extinción de dominioTribunal de origenTurno y fecha de inscripciónUbicación del predio (municipio, vereda, nombre o dirección)

Por último, debido a la importancia que reviste este tema y a las implicaciones patrimoniales que tiene para las víctimas del conflicto armado, les recomiendo mantener sus archivos perfectamente organizados y actualizados, de tal manera que la información que soliciten los fiscales delegados, fluya en forma ágil, eficaz, oportuna y precisa.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a los registradores de instrumentos públicos.

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