INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 6 DE 2006 

(Enero 24)

Asunto: Aplicación convención de la apostilla.

En virtud de la comunicación de la dirección general de asuntos consulares y comunidades colombianas en el exterior (oficio número CCN/RC. 67863 del 5 de diciembre de 2005), mediante la cual insta a esta superintendencia a instruir a los notarios acerca de la aplicación de la Ley 455 de 1998, que aprueba la “Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros”, suscrita en la Haya el 5 de octubre de 1961, me dirijo a usted para recordarle la vigencia de la mencionada ley y su obligación de cumplir sus mandatos.

Procedo a ello primero mostrando la situación fáctica que me dejó conocer la dirección general de asuntos consulares y comunidades colombianas en el exterior. Ella es la siguiente:

“Lamentablemente muchos de los connacionales que eligen apostillar sus documentos para presentarlos en Colombia se encuentran con que los notarios, especialmente los de provincia, les rechazan los documentos apostillados porque desconocen la convención y les exigen legalizarlos en el consulado de Colombia”.

Ya verá usted, señor notario, que con la exigencia citada sin duda se desconoce la Ley 455 de 1998 que dice:

“Los Estados signatarios de la presente convención, deseando abolir el requisito de legalización diplomática o consular para documentos públicos extranjeros.

Han resuelto celebrar una convención a este respecto y han convenido las disposiciones siguientes:

ART. 1º—La presente convención se aplicará a documentos públicos que han sido ejecutados en el territorio de un Estado contratante y que deben ser exhibidos en el territorio de otro Estado contratante”.

Siendo así las cosas, y para expresarle, en ejercicio del poder de instrucción, la atención a la norma citada, no creo necesario recordarle la obligación de Colombia como Estado suscriptor del cumplimiento a los convenios del derecho público internacional, pero sí recordarle algunos conceptos básicos acerca del apostillamiento y la abolición del requisito de legalización diplomática o consular para documentos públicos extranjeros.

Apostillar se refiere al mecanismo de derecho internacional mediante el cual se confiere validez, entre las naciones que lo tienen convenido, a un documento determinado. De tal manera que cuando se quiera hacer valer “documentos públicos emanados de autoridad colombiana que van a surtir efectos en alguno de los Estados parte de la convención deben ser apostillados y no requieren el trámite en el consulado del país donde serán presentados.

En el mismo sentido, un documento público expedido en alguno de los Estados parte de la convención debe apostillarse en el país en el cual fue expedido, como único requisito para ser presentado en Colombia; por ende, no requiere la autenticación en el consulado de Colombia, ni legalización en el Ministerio de Relaciones Exteriores en Bogotá D.C” (1) .

En definitiva la no necesidad de autenticación, ni legalización alguna, es aplicable como un proceso en doble sentido, de ida y de vuelta, en el que los notarios no tienen porqué solicitar el requisito de legalización diplomática o consular para documentos públicos extranjeros, así como tampoco se pide esto para los documentos nacionales que se acreditan en el exterior.

Respecto a esto la Corte Constitucional en Sentencia C-164 de 1999 consideró que: “suprimir ese trámite (2) , sin duda permite la realización de principios esenciales para la buena marcha de las relaciones entre los países y los particulares, y en general para la eficacia de los proyectos de cooperación entre los países contratantes y los particulares oriundos de los mismos, a tiempo que viabiliza la eficacia, economía y celeridad que el mundo moderno exige en las relaciones económicas, políticas, financieras y comerciales, principios que nuestro ordenamiento superior consagra como rectores de la administración pública”.

En conclusión, le solicito señor notario tener en cuenta la Ley 455 de 1998 para no realizar exigencias que han sido abolidas mediante convenciones internacionales, legalmente incorporadas a nuestro ordenamiento interno.

(1) Del texto de la dirección general de asuntos consulares y comunidades colombianas en el exterior.

(2) Se refiere al requisito de legalización diplomática o consular para la documentos públicos extranjeros.

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