INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 7 DE 2003 

(Marzo 10)

Asunto: Cuadro reporte ingresos unificado.

Una de las dificultades graves para la construcción de políticas públicas y la unificación de procedimientos es la falta de informaciones periódicas útiles, oportunas y con un alto grado de certeza.

Este obstáculo ha tenido también repercusión negativa en el desarrollo de una vigilancia racional y con saldo de confianza social.

Después de una reflexión sobre este aspecto, quiero pedirle su colaboración y empeño en la utilización y envío, dentro del plazo fijado, del cuadro adjunto.

Con dicho cuadro, pretendo obtener que la información requerida llegue a esta superintendencia de forma ordenada y en término. Usted sabe que ella es fundamental para rendir los estados de ingresos y gastos al Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Le ruego, además, diligenciar la totalidad de casillas del cuadro. Hoy por hoy la información de que dispone la superintendencia es insuficiente, demorada y sin unificación de procedimiento.

Oficina receptora

El cuadro adjunto, de diligenciamiento mensual, deberá ser enviado al grupo de tesorería de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Oportunidad y término

El cuadro de información debidamente diligenciado se enviará en los primeros tres (3) días calendario de cada mes.

Consultas

Cualquier información adicional al respecto, se atenderá en el teléfono 3282121 extensiones 164 y 167 con los funcionarios Armando López y Martha Isabel Navarrete del grupo de tesorería, o vía internet correo electrónico snr_tesoreria@.com.

Reglas de presentación del cuadro

Para facilitar la comprensión del cuadro de información, le anexo el manual correspondiente. Usted deberá hacerlo llegar a cada una de las oficinas seccionales de registro de instrumentos públicos pertenecientes a su círculo registral, e igualmente tendrá que consolidar la información recibida de las mencionadas oficinas con el fin de remitirla a esta superintendencia.

Derogatoria

Esta instrucción administrativa, deroga aquellas disposiciones que le sean contrarias, de su mismo rango o rango inferior.

Divulgación

Esta instrucción será publicada en el Diario Oficial y en la página web de la superintendencia.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a señores registradores principales de instrumentos públicos.

Cuadro reporte ingresos unificado

Manual para el diligenciamiento

Este informe debe ser presentado dentro de los primeros tres (3) días calendario de cada mes. Reitero que todas las casillas deben ser diligenciadas y el informe firmado por el registrador y el responsable de la división administrativa. De no cumplirse así no se incorporará el reporte de ingresos a nuestras bases de datos, quedando bajo la responsabilidad fiscal y disciplinaria de cada funcionario.

Casilla 1: Valor recaudado por concepto de derechos registrales.

Casilla 2: Valor recaudado por concepto de mayores valores, concernientes al pago de derechos registrales.

Casilla 3: Valores correspondientes a las devoluciones generadas por diferentes conceptos del registro de documentos.

Casilla 4: Corresponde a la sumatoria de las casillas 1 + 2 y a su resultado se le resta la casilla 3.

Casilla 5: Valores recaudados por concepto de expedición de certificados de tradición.

Casilla 6: Valores recaudados por concepto de expedición de certificados de pertenencia.

Casilla 7: Se registrarán los valores correspondientes a las devoluciones que efectúa directamente la oficina por concepto de los certificados de tradición.

Casilla 8: Recoge la suma de las casillas 5 + 6 y le resta la 7.

Casilla 9: Valor de los certificados de tradición efectivamente entregados a superdocumento (informativa).

Esta casilla debe ser diligenciada por aquellas oficinas, en donde se efectúe la prestación del servicio de los certificados de tradición a domicilio. Ello por el Convenio 2 de 2002, entre la Superintendencia de Notariado y Registro y la firma unión temporal superdocumento. De lo contrario debe abstenerse de diligenciarla.

Casilla 10: Suma de las casillas 8 + 9.

Casilla 11: Valor correspondiente a copias adicionales del registro de documentos.

Casilla 12: Valor correspondiente a las consultas.

Casilla 13: Valores sobrantes en caja por diferentes conceptos.

Casilla 14: Valores diferentes al registro de documentos que no corresponden al servicio público registral. (esto surge por error atribuible al usuario).

Casilla 15: Suma de las casillas 11 + 12 + 13 + 14.

Casilla 16: Valor total de los ingresos percibidos por la oficina, suma de las casillas 4+10+15.

Casilla 17: Consignaciones realizadas por la oficina o directamente por el banco.

Casilla 18: Transferencia realizada a la cuenta de la superintendencia.

Casilla 19: Valor correspondiente a los faltantes en caja, el cual debe contabilizarse como responsabilidades.

Casilla 20: Valor en caja del último día hábil del mes anterior.

Casilla 21: Valor del saldo que pasa, para el mes siguiente.

Casilla 22: Número total de matrículas abiertas durante el mes.

Casilla 23: Número total de documentos registrados durante el mes.

Casilla 24: Número total de certificados de tradición expedidos durante el mes. (pagos).

Casilla 25: Número total de certificados de tradición exentos.

Casilla 26: Total de consultas efectuadas en el mes.

NOTA: El cuadro anexo a esta instrucción administrativa “Informe estadístico notarial” puede ser consultado en el Diario Oficial 45.126.

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