INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 7 DE 2004 

(Febrero 24)

Asunto: Inscripción de las copias electrónicas de las escrituras públicas en el registro mercantil y de entidades sin ánimo de lucro.

La Superintendencia de Notariado y Registro y la Cámara de Comercio de Bogotá han celebrado el Convenio Interinstitucional de Cooperación 4 de 2003, en virtud del cual se comprometieron a adelantar de manera conjunta un proyecto que permita a los ciudadanos enviar al registro mercantil y de entidades sin ánimo de lucro, por medio de internet, copias electrónicas de las escrituras públicas que deban registrarse en las cámaras de comercio.

El plan estratégico de la superintendencia para el período 2003-2006 tiene entre sus objetivos estratégicos la integración de los procesos comunes de la función notarial y del registro público. El convenio firmado con la Cámara de Comercio de Bogotá es uno de los primeros pasos para la integración de estos procesos, en este caso con una entidad que por mandato legal debe administrar registros públicos.

En desarrollo de este convenio, la Superintendencia de Notariado y Registro expidió la Resolución 643 de 2004, por medio de la cual se establecieron las reglas y criterios generales que observarán los notarios para la prestación de este servicio.

Para asegurar el éxito del proyecto de integración de los procesos comunes, es necesario detallar los pasos que seguirán los notarios para la inscripción de las copias electrónicas de las escrituras públicas en el registro mercantil o en el de entidades sin ánimo de lucro.

Procedimiento.

1. Recepción de documentos.

El usuario podrá adelantar en la notaría la inscripción de las siguientes escrituras públicas en el registro mercantil o en el de entidades sin ánimo de lucro:

· Escrituras públicas de constitución de sociedades, empresas unipersonales o empresas asociativas de trabajo.

· Escrituras públicas de reformas de estatutos de sociedades, empresas unipersonales o empresas asociativas de trabajo.

· Escrituras públicas por las cuales se delegue la administración de las sociedades colectivas y en comandita, así como aquellas en las cuales se reasuma la administración.

· Escrituras públicas de disolución y liquidación de sociedades.

· Escrituras públicas de establecimiento de sucursales de sociedades extranjeras.

· Escrituras públicas de capitulaciones matrimoniales, patrimoniales y liquidación de sociedades conyugales o patrimoniales, siempre que alguno de los cónyuges sea comerciante.

· Escritura pública por la cual se disuelva y se liquide la sociedad conyugal o se protocolice la sentencia que apruebe la liquidación de la misma, siempre que alguno de los cónyuges sea comerciante y cuando se adjudiquen establecimientos de comercio, cuotas sociales, cuotas comanditarias o partes de interés social de propiedad de alguno de los cónyuges.

· Escritura pública que contenga la liquidación de herencia o en la que se protocolice la sentencia que aprueba el trabajo de partición cuando las mismas incluyan la adjudicación de establecimientos de comercio, cuotas sociales, cuotas comanditarias o partes de interés social de propiedad de la persona fallecida.

· Escrituras públicas de constitución de cooperativas financieras o con sección de ahorro y crédito o de otras entidades sin ánimo de lucro.

· Escrituras públicas de reformas de estatutos de cooperativas financieras o con sección de ahorro y crédito o de otras entidades sin ánimo de lucro.

· Poderes otorgados por escritura pública en virtud de lo establecido en el ordinal 5º del artículo 28 del Código de Comercio.

Se tendrá en cuenta que las empresas unipersonales y las empresas asociativas de trabajo, así como las entidades sin ánimo de lucro (con excepción de las cooperativas financieras o con sección de ahorro y crédito), pueden constituirse y reformar sus estatutos mediante documento privado. En este caso todo el trámite se realiza directamente en la cámara de comercio.

La escritura pública por medio de la cual una sociedad colombiana crea una sucursal en una ciudad distinta a la de su domicilio también está sujeta a inscripción en el registro mercantil. Sin embargo, la inscripción no se podrá solicitar desde las notarías que no posean scanner o herramientas de digitalización de textos, por cuanto se requiere que el usuario envíe a la cámara de comercio copia de todos los actos de la sociedad inscritos anteriormente en el registro mercantil. Lo mismo ocurre con el establecimiento de sucursales de sociedades extranjeras en Colombia, en donde el control que hace la cámara de comercio hace indispensable revisar los documentos incorporados a la escritura con el fin de certificar los actos en ellos contenidos.

El contrato de compraventa de un establecimiento de comercio se puede celebrar por un documento privado o por escritura pública. En este último caso el envío de la copia de la escritura pública se sujetará a lo establecido en esta instrucción.

2. Copias, formularios y anexos.

Cuando la escritura tenga por objeto la constitución de una sociedad o empresa unipersonal o una empresa asociativa de trabajo, o la constitución de una entidad sin ánimo de lucro, es necesario que la nueva persona jurídica se matricule o inscriba en el respectivo registro. Para el efecto, se diligenciarán los siguientes formularios:

· Las sociedades o empresas unipersonales o empresas asociativas de trabajo que se constituyan mediante escritura pública diligenciarán el formulario “registro único empresarial”, en sus dos componentes, que son la “carátula única” y el “anexo matrícula mercantil o renovación”.

· Las entidades sin ánimo de lucro que se constituyan mediante escritura pública deben diligenciar el formulario “registro único empresarial” únicamente en su componente de “carátula única”. Sin embargo, si la entidad sin ánimo de lucro que se constituye declara en la escritura pública tener un patrimonio (como generalmente sucede con las fundaciones), deberá diligenciar también el “anexo matrícula mercantil o renovación”.

· Los formularios podrán ser obtenidos por el usuario en las sedes de las cámaras de comercio o en la notaría. Para tal fin, las cámaras de comercio entregarán a las notarías, sin costo alguno, un inventario de formularios de “registro único empresarial”, “formularios adicionales de registro con otras entidades” y de “formatos de localización de usuarios y remisión de documentos”. El número de formularios que se entregarán a cada notario será determinado por las cámaras de comercio conforme a la información estadística que estas posean. En las notarías se llevará un inventario actualizado de los formularios, y se solicitará a las cámaras de comercio la entrega de formularios adicionales cuando se considere necesario.

En caso de que los formularios en papel sean reemplazados por formularios en medios electrónicos, ópticos, magnéticos o similares, las notarías restituirán a las cámaras de comercio los formularios que tengan sin utilizar. Tanto las sociedades comerciales, empresas unipersonales, empresas asociativas de trabajo, como las entidades sin ánimo de lucro, deben diligenciar el “formulario adicional de registro con otras entidades”, para la asignación del número de identificación tributaria, NIT, y la inscripción en el registro único tributario, RUT, y en el registro de información tributaria, RIT. Hay que tener en cuenta que la inscripción en el RIT únicamente se requiere para aquellas personas responsables de impuestos ante el distrito capital. Este formulario también podrá ser obtenido por el usuario en las sedes de la Cámara de Comercio de Bogotá o en la notaría.

Cuando la escritura pública tenga por objeto la reforma de estatutos o cualquier otro acto cuyo fundamento sea una decisión que conste en un acta, es necesario que el usuario presente una copia del acta en la que conste la decisión del órgano que aprobó la reforma o el respectivo acto. Si el usuario está interesado en que la inscripción de la copia de la escritura se haga por internet desde la notaría, deberá presentar también una copia del acta en un archivo en medio magnético (diskette) u óptico (CD) en formato compatible con el procesador de texto que se utilice en la notaría, a menos que esta cuente con equipos que hagan posible la digitalización de la información contenida en papel (scanner).

Si se trata de una constitución o reforma de estatutos de una sociedad, empresa unipersonal, empresa asociativa de trabajo o entidad sin ánimo de lucro en la que conste el nombramiento de empleos (miembro de junta directiva, representante legal, revisor fiscal, etc.), el usuario presentará una carta de aceptación de cada una de las personas designadas. Ella deberá estar firmada y contener el número de identificación de la persona designada. No es necesario el envío de la carta, cuando en el documento se haya dejado constancia de la aceptación del empleo.

Cuando la sociedad, la empresa unipersonal, empresa asociativa de trabajo o la entidad sin ánimo de lucro haya decidido abrir un establecimiento de comercio, diligenciará el “anexo registro mercantil o renovación” del formulario “registro único empresarial” para incluir la información que corresponda al establecimiento de comercio. Les recuerdo que la matrícula de un establecimiento de comercio es un acto independiente de la matrícula o registro de su propietario (sociedad, empresa unipersonal, empresa asociativa de trabajo o entidad sin ánimo de lucro).

Los usuarios también deberán diligenciar, en la parte que les corresponde, el “formato de localización de usuarios y registro de documentos”. Este recoge información necesaria para mantener una comunicación adecuada con los usuarios y para llevar control de los documentos cuya inscripción se solicita. En la notaría se llenará la parte del formato correspondiente.

3. Consulta de nombre.

Una vez elaborada la minuta de la escritura y recibidos los documentos anexos, el usuario podrá ingresar en la notaría, por medio de internet, al sistema de registro en línea de la respectiva cámara de comercio para verificar si el nombre indicado en la escritura pública ya está inscrito en el registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro, según corresponda. Para esta verificación se tendrá en cuenta que solo existe homonimia cuando el nombre propuesto es idéntico a uno que ya esté inscrito, es decir, que coincidan las mismas palabras y letras ortográficamente, de conformidad con lo establecido en el artículo 9º del Decreto 898 de 2003.

En el procedimiento de consulta de nombre se tendrá en cuenta lo dispuesto en el artículo 3º del Decreto 1997 de 1988, el cual establece que no se podrán registrar personas jurídicas que empleen en su nombre distintivos propios de las instituciones financieras o que indiquen genérica o específicamente el nombre de una entidad financiera.

Si el nombre no está inscrito o no es de aquellos propios de entidades financieras, se continuará con el procedimiento. Si el nombre aparece inscrito o contiene distintivos propios de una institución financiera, se comunicará esta circunstancia al usuario y se le aconsejará modificar el nombre propuesto.

Si el usuario insiste en usar el nombre, se autorizará la escritura dejando constancia de la advertencia hecha por el notario, y se remitirá a la respectiva cámara de comercio, la cual realizará el control de homonimia y decidirá sobre la inscripción del documento.

4. Liquidación de derechos e impuestos.

Desde la notaría, por medio de internet, se podrá ingresar al sistema de registro público en línea de la cámara de comercio y acceder a la opción de liquidación derechos e impuestos. Allí se podrá liquidar el valor de los derechos e impuestos que el usuario debe pagar para obtener la inscripción de la escritura pública. Debe tenerse en cuenta que la ley establece a favor de las cámaras de comercio ciertos derechos por la inscripción de documentos. En el caso de las escrituras públicas, los derechos a cuyo cobro puede haber lugar son los siguientes:

· Valor del formulario “registro único empresarial”. Este es un valor fijo señalado por el Gobierno Nacional y que se incluirá en la liquidación cuando el formulario deba ser diligenciado. No hay lugar al cobro de valor alguno por la entrega y uso del “formulario adicional de registro con otras entidades” ni del “formato de localización de usuarios y remisión de documentos”.

· Tarifa por la matrícula de sociedades, empresas unipersonales y/o empresas asociativas de trabajo. Este derecho es un valor variable que depende del monto de los activos sin ajustes por inflación que haya declarado el usuario en el formulario “registro único empresarial”.

· Tarifa de inscripción de documentos. Este derecho es un valor fijo determinado por el Gobierno Nacional y que se cobra por la inscripción de constitución de sociedades, empresas unipersonales, empresas asociativas de trabajo, entidades sin ánimo de lucro, reformas estatutarias o cualquier otro acto que se haya otorgado mediante escritura pública y deba inscribirse en el registro mercantil o en el registro de entidades sin ánimo de lucro.

· Tarifa de matrícula de establecimientos de comercio. Este derecho es un valor variable que depende del monto de los activos que se declaren vinculados al establecimiento de comercio.

· Tarifa de cancelación de matrícula. Este derecho es un valor fijo, determinado por el Gobierno Nacional, y que se cobrará cuando en el documento conste la liquidación de la sociedad, empresa unipersonal o empresa asociativa de trabajo o cuando una de estas personas jurídicas trasladen su domicilio a un lugar que no corresponda a la jurisdicción de la respectiva cámara de comercio o cuando la sociedad se disuelva sin liquidarse en virtud de una fusión o escisión.

En la notaría se informará al usuario que para efectos de la cancelación de la matrícula como consecuencia de alguno de los actos descritos en el párrafo anterior, es necesario encontrarse al día en su renovación, conforme a lo establecido en el artículo 8º del Decreto 898 de 2002. Este último establece que la matrícula mercantil se cancelará definitivamente a solicitud de quien la haya adquirido una vez se paguen los derechos correspondientes a los años no renovados, pago que se realizará en la respectiva cámara de comercio.

5. Impuesto de registro.

Algunas cámaras de comercio han asumido la función de liquidar y recaudar el impuesto de registro que se genera por la inscripción de documentos en el registro mercantil o en el de entidades sin ánimo de lucro. Como el pago del impuesto de registro es un requisito previo para la inscripción de documentos en un registro público, en la notaría se determinará en cada caso si la escritura pública está sujeta a impuesto de registro, para liquidar su valor y recaudar el pago que haga el usuario. Para el efecto, se tendrá en cuenta que dicho impuesto grava aquellos actos, contratos o documentos que deban inscribirse en un registro público.

No generan impuesto de registro los siguientes actos:

· La inscripción y cancelación de actos o providencias judiciales y administrativas que por mandato legal deban ser remitidas a las cámaras de comercio para su inscripción, siempre que no incorporen un derecho apreciable en dinero en favor de una o varias personas.

· La inscripción de actos, contratos o negocios jurídicos que se celebren entre entidades públicas.

· Cuando en un acto concurran entidades públicas y particulares, no está sujeto al impuesto de registro el valor incorporado en el documento que corresponda al aporte de las entidades públicas.

Los actos sujetos al impuesto de registro pueden o no tener cuantía. La cuantía del acto generalmente coincide con el valor de las obligaciones dinerarias a que da origen el mismo, por ejemplo, en el caso de la constitución de sociedades, la cuantía será el valor del capital. En el caso de las reformas estatutarias de aumento de capital social en las sociedades limitadas, en comandita simple, colectiva y/o empresa unipersonal, o de capital suscrito en las sociedades anónimas o en comandita por acciones, la cuantía del acto será la diferencia entre el valor anterior del capital y el valor del capital aumentado.

Son actos sin cuantía, aquellos que no incorporan un derecho económico a favor de un particular. Entre ellos se encuentran los nombramientos, la disolución de la sociedad, empresa unipersonal, empresa asociativa de trabajo o entidad sin ánimo de lucro, el aumento de capital autorizado, el traslado de domicilio, las modificaciones al objeto social y a las facultades del representante legal, etc.

Dependiendo de si el acto sujeto a registro tiene o no cuantía, se procederá así:

· Si el acto tiene cuantía, el impuesto se liquidará a una tasa del 0.7% sobre el valor incorporado en el documento.

· Si el acto no tiene cuantía, el impuesto se liquidará a un valor fijo de cuatro (4) salarios mínimos legales diarios.

Cuando la escritura pública contenga un acto que afecte un derecho real constituido sobre un bien inmueble, debe inscribirse previamente en la oficina de registro de instrumentos públicos. En este caso, corresponde de manera exclusiva a dicha oficina la liquidación y el recaudo del impuesto de registro. Si el usuario aún está interesado en que el envío de la copia electrónica de la escritura pública para su inscripción en el registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro se haga en la notaría, deberá hacer previamente la inscripción del documento en la oficina de registro de instrumentos públicos y presentar copia del recibo en el que conste el pago del impuesto.

La liquidación del valor del impuesto de registro la hará automáticamente el sistema de registro público en línea de la respectiva cámara de comercio. El sistema imprimirá una liquidación del valor de los derechos de inscripción en el registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro, según se trate, y del impuesto de registro que sea aplicable. En este documento, que se entregará al usuario, se podrá incluir el valor de los derechos notariales que se causen por el otorgamiento de la escritura pública y de los demás cobros e impuestos que sean aplicables conforme a la legislación vigente.

6. Autorización de la escritura pública y expedición de la copia electrónica para registro.

Una vez el notario haya autorizado con su firma manuscrita la escritura pública, se expedirá una copia electrónica de la misma para su inscripción en el registro mercantil o de entidades sin ánimo de lucro. Para la expedición de la copia se tendrá en cuenta que esta debe estar en un archivo compatible con Microsoft Word. En este archivo se dejará constancia de los documentos que hayan sido incorporados junto con la escritura pública original. Para fines de referencia, a continuación se indican los documentos que se incorporan a la escritura pública dependiendo del tipo de acto.

6.1. Inscripción en el registro mercantil.

Constitución de una sociedad cuyo objeto sea ejercer actividades de una bolsa nacional agropecuaria: se incorpora la autorización para la constitución y las posesiones de los representantes legales, miembros de junta directiva y revisores fiscales expedidas por la Superintendencia de Valores.

Constitución de una sociedad cuyo objeto social incluya actividades de medicina prepagada: se incorpora el certificado de funcionamiento expedido por la Superintendencia Nacional de Salud.

Constitución de una sociedad cuyo objeto sea desarrollar actividades de vigilancia y seguridad privada: se incorpora la autorización de constitución expedida por la Superintendencia de Vigilancia Privada.

Constitución de una casa de cambio o constitución de una sociedad sometida al estatuto orgánico del sistema financiero: se incorpora la autorización de constitución expedida por la Superintendencia Bancaria.

Reforma estatutaria de una sociedad en concordato o en acuerdo de reestructuración, o reforma estatutaria de una sociedad para la disminución de capital que implique un efectivo reembolso de aportes: se incorpora la autorización para la reforma expedida por la Superintendencia de Sociedades.

Reforma estatutaria de una sociedad sometida al control de alguna superintendencia: se incorpora la resolución de la superintendencia respectiva debidamente ejecutoriada.

Reforma estatutaria de cesión de cuotas: se incorpora la constancia del pago de la retención en la fuente en la que se exprese el valor cancelado.

Venta de establecimiento de comercio por escritura pública: se incorpora la constancia del pago de la retención en la fuente en la que se exprese el valor pagado.

6.2. Inscripción en el registro de entidades sin ánimo de lucro.

Constitución de cooperativas financieras o con sección de ahorro y crédito: se incorpora la autorización para la constitución y para el ejercicio del cargo de administrador o revisor fiscal expedida por la Superintendencia de Economía Solidaria. Para reformas estatutarias se incorpora la autorización para la reforma expedida por la Superintendencia de Economía Solidaria.

6.3. Reformas.

Cuando la escritura pública tenga por objeto la reforma de estatutos de una sociedad, empresa unipersonal, empresa asociativa de trabajo o de una entidad sin ánimo de lucro o cualquier otro acto que tenga por fundamento una decisión que conste en un acta, en la notaría se verificará que la copia del acta que haya suministrado el usuario en un archivo en medio óptico o magnético sea idéntica a la copia física del acta que se protocolice junto con la escritura pública. Este procedimiento podrá obviarse en los casos en los que la notaría cuente con scanner y realice directamente la digitalización del documento físico.

Una vez surtida esta verificación, el archivo electrónico que contenga la copia del acta se copiará en el archivo electrónico que contenga la copia de la escritura pública. El archivo que contenga la copia del acta será incluido en la página siguiente a la última página de la escritura pública. El notario firmará digitalmente el archivo para conferir autenticidad a las copias de la escritura y del acta.

Cuando se trate de una escritura de constitución o de reforma estatutaria de una sociedad, empresa unipersonal, empresa asociativa de trabajo o entidad sin ánimo de lucro mediante la cual se hagan nombramientos (miembros de juntas directivas, representante legal, revisor fiscal, etc.), se incorporan las respectivas cartas de aceptación y se dejará constancia de ello en el archivo electrónico que contenga la copia de la escritura. No será necesario el anexo de la carta cuando la aceptación del empleo conste dentro del respectivo documento.

7. Pago de los derechos e impuestos y registro del pago.

Antes de que la copia de la escritura pública sea enviada a la cámara de comercio para su inscripción, el usuario deberá pagar los derechos de inscripción y el impuesto de registro, conforme a la liquidación que haya arrojado el sistema de registro público de la cámara de comercio. Para el efecto se tendrá en cuenta lo siguiente:

· El pago del impuesto de registro se realizará en la notaría.

· En la notaría se imprimirá y entregará al usuario un recibo que acredite el pago del impuesto y que será generado por el sistema de registro público de la respectiva cámara de comercio. En este recibo aparece el código que identifica la operación y que podrá ser empleado por el usuario para averiguar por el estado del trámite.

· En la notaría se registrará el pago en el sistema de registro público en línea de la respectiva cámara, mediante la opción accesible en internet especialmente creada para el efecto.

8. Remisión de la copia electrónica de la escritura pública a la cámara de comercio.

Una vez recibido el pago, desde la notaría se remitirá la copia electrónica de la escritura pública a la cámara de comercio que sea competente para hacer la inscripción. Para el efecto, se observarán las siguientes reglas:

· La copia electrónica de la escritura pública, en la cual deberán constar todos los anexos incorporados a ella y la copia del acta que sirva de fundamento al acto que contenga (de ser el caso) se firmará digitalmente por el notario. Para el efecto, el notario contará con un certificado de firma digital debidamente expedido por una entidad de certificación digital autorizada por el Gobierno Nacional. La firma del notario hará auténtica esta copia electrónica de la escritura pública y dará fe sobre los anexos incorporados a la escritura.

· La copia electrónica de la escritura pública se remitirá a la respectiva cámara de comercio por medio del sistema de registro público en línea al que se podrá acceder desde la notaría. La expedición de esta copia causa los derechos correspondientes a los de una copia auténtica.

9. Remisión de formularios y otros anexos.

Desde la notaría se enviará a la respectiva cámara de comercio, por medio de telefax o internet, copia del formulario “registro único empresarial” y “formulario de registro con otras entidades”, cuando se trate de la constitución de una sociedad, empresa unipersonal, empresas asociativa de trabajo o entidad sin ánimo de lucro. Igualmente, se enviará una copia del recibo de pago del impuesto de registro en la oficina de registro de instrumentos públicos, cuando el recaudo de dicho impuesto le corresponda a esta.

10. Inscripción en la cámara de comercio.

Las copias de las escrituras públicas que sean remitidas vía internet a las cámaras de comercio serán estudiadas por estas para decidir su inscripción. Si la inscripción procede, el usuario podrá solicitar el correspondiente certificado en cualquiera de las sedes de la respectiva cámara de comercio. Si la inscripción resulta improcedente, la cámara de comercio expedirá una carta de devolución al interesado en la que se dejará constancia de las razones para abstenerse del registro. Una copia de esta carta podrá ser solicitada por el usuario en cualquiera de las sedes de la cámara de comercio.

11. Traslado de recaudos a la cámara de comercio.

Los recaudos recibidos en las notarías para la cámara de comercio se consignan en la cuenta única notarial y dentro del período establecido se transferirán a la cuenta bancaria convenida con la cámara de comercio. El procedimiento a seguir es:

· Al finalizar el día cada notario realizará el proceso de cierre de caja de los ingresos recibidos a nombre de la cámara de comercio en el sistema de registro público, al cual tendrá acceso a través de internet.

· Realizado el cierre de caja, se imprimirá un informe del recaudo del día, en el cual se reportarán los datos de año, mes, día, notaría y el total de ingresos. En el informe aparecerá un número de referencia, con el cual se realizará el traslado de fondos a la cuenta del banco que la respectiva cámara de comercio determine para tal fin. Esta consignación o traslado de fondos se hará de acuerdo con la Resolución 643 de 2004 y teniendo en cuenta lo establecido por la Ley 29 de 1973 y el Decreto 2148 de 1983 en lo relativo a los depósitos en dinero que se constituyan en poder del notario para el pago de impuestos y contribuciones.

12. Tiempos de respuesta.

Los pagos de los notarios a las cámaras de comercio se realizarán dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a los días 15 y 30 de cada mes, respecto de lo que se recaudó efectivamente en la quincena anterior por parte de la notaría.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a los notarios del Círculo de Bogotá, D.C.

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