INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 7 DE 2006 

(Enero 26)

(Nota: Modificada parcialmente por la Instrucción Administrativa 9 de 2007 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

Asunto: Régimen de permisos.

Me valgo de esta oportunidad para comunicarle que he observado con preocupación el reiterado incumplimiento del contenido de las instrucciones administrativas relacionadas con el tema de permisos por parte de algunos notarios en aspectos tales como: no enviar las solicitudes con anterioridad, no dejar a una misma persona encargada durante el tiempo que solicitan el permiso o licencia, pedir permisos por horas y no por días, desistir reiteradamente de los permisos que han solicitado sin causa debidamente justificada, situación que ocasiona un desgaste administrativo para la entidad y para los funcionarios que elaboran las correspondientes providencias dado que se deben elaborar dos y tres proyectos de resoluciones para un mismo permiso.

Por lo anterior, se hace necesario un nuevo pronunciamiento de esta superintendencia sobre el tema buscando que los notarios tomen conciencia que la función que cumplen es fundamental en la sociedad, su ministerio de consejero civil y su labor rogada y carente de conflictos tiene la altísima responsabilidad que demanda su tiempo, dedicación y cuidado al escoger la persona que lo ha de reemplazar en el permiso que solicite como titular.

Licencias y permisos

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 188 del Decreto-Ley 960 de 1970, los notarios tienen derecho a separarse del ejercicio del cargo mediante licencia ordinaria hasta por noventa (90) días hábiles en cada año calendario y, a solicitar licencia por enfermedad hasta por ciento ochenta (180) días. De igual manera tiene derecho a permiso hasta por tres días debidamente motivado.

NotarioLicenciasPermisos
1ª categoría.a) Ordinaria o especial: se solicitan por escrito ante la Superintendencia (grupo de actividades notariales que pertenece a la dirección de gestión notarial).
Cuando la licencia no exceda de 15 días y el notario sea de fuera de Bogotá puede solicitarla ante el alcalde del lugar. En tal caso debe remitir el acto administrativo correspondiente a la superintendencia con la respectiva acta de posesión del encargado.
Término para solicitarla (15 días) de antelación indicando la clase de licencia.
El notario solo puede desistir del permiso o licencia que ha pedido por causa justificada y avisando con anterioridad al día solicitado. La superintendencia estudiará los motivos que dieron origen a la interrupción y mantendrá la discrecionalidad de aceptarlo o no;
b) Por maternidad, enfermedad o incapacidad física temporal, se conceden a partir de la fecha que indique el certificado de incapacidad médica expedido por la EPS a la que esté afiliado el notario(a).
a) General: Se solicitan ante la superintendencia grupo de actividades notariales hasta por tres (3) días.
La solicitud debe ser por justa causa motivada y contener el tiempo por el cual se solicita.
El término es de ocho (8) días para los de Bogotá y diez (10) días para los notarios de otros círculos, con anterioridad;
b) Especial: En este evento se puede solicitar a la primera autoridad de lugar, quien está legalmente facultado para concederlo, salvo los de Bogotá que deben hacerlo ante la superintendencia indicando el motivo de urgencia, académico o reuniones extraordinarias del gremio.
Solo se concederán permisos de medio día, es decir, toda la mañana o toda la tarde en casos de urgencia por motivo de salud o fuerza mayor.
No se concederán permisos por horas.
Notarios de 1ª, 2ª y 3ª categoría.Cuando la incapacidad sea expedida por un médico particular debe convalidarse tal certificado ante la EPS al cual el notario se encuentra afiliado.
Mientras se expide la certificación correspondiente el notario puede solicitar licencia ordinaria y una vez convalidada la remitirá a la superintendencia (al grupo de actividades notariales) o, a la entidad nominadora según el caso, para que se modifique la resolución que concedió la licencia ordinaria.
 
2ª y 3ª categoríaa) Ordinaria o Especial: Resolicita ante el respectivo gobernador, debiendo remitir el acto administrativo que la concede a la mayor brevedad posible al grupo de actividades notariales para que repose en la respectiva hoja de vida;
b) Por maternidad, enfermedad o incapacidad física temporal;
c) En toda licencia sea ordinaria o especial una vez posesionado el reemplazo se debe remitir copia del acta de posesión al grupo de actividades notariales para que repose en la hoja de vida del notario.
a) General: El permiso se solicita ante la respectiva autoridad política del municipio hasta por tres (3) días, por escrito, indicando el motivo y la persona que va a quedar encargada bajo su responsabilidad, quien debe reunir los requisitos exigidos en la ley.

De lo expuesto considero pertinente destacar los siguientes aspectos:

• El lapso mínimo para los permisos, señalado en el decreto reglamentario es un (1) día, y el máximo de (3) tres días. Solo se concederán permisos de medio día por enfermedad del notario o por caso fortuito o fuerza mayor debidamente probado. Esta superintendencia no concederá permisos o licencias por horas.

• La Superintendencia de Notariado y Registro recibirá las solicitudes de permisos hasta por el término de tres (3) días.

• Los notarios de ciudad diferente a Bogotá deben enviar las solicitudes de permisos por correo, fax o correo electrónico con antelación tal como se ha explicado. Solo se aceptarán solicitudes por fuera de este término cuando se presenten casos que se consideren como urgentes.

• Con el fin de que las solicitudes de permisos lleguen a la superintendencia de manera oportuna los notarios pueden utilizar el fax pero deben verificar que este haya llegado a su destino. Lo anterior no exime al notario de la responsabilidad de enviarlo por correo para ser archivado en su hoja de vida debido a que el fax con el transcurrir del tiempo se borra y desaparece la información contenida en el mismo.

• En el caso de Bogotá las solicitudes de los permisos o licencias deberán radicarse directamente en la superintendencia.

• Solo se aceptará un encargado durante el tiempo que esté ausente el notario. La persona que ejercerá el encargo debe reunir los requisitos exigidos en el artículo 60 numeral 2º literal a) del Decreto 2148 de 1983. En el evento de que el notario encargado presente problemas de salud debidamente certificada por el organismo de seguridad al cual esté afiliado se aceptará otro encargado para el respectivo permiso o licencia.

Certificación del ejercicio del cargo del notario

El Decreto 302 de 2004 en su artículo 18 numeral 18.11 asignó como función de la dirección de gestión notarial certificar con su firma el ejercicio del cargo del notario. Ello hace necesario que los notarios que soliciten permisos ante el alcalde envíen la copia del acto administrativo con el cual se concedió el permiso o licencia al igual que el acta de posesión de la persona que lo reemplaza la firma y sello que va a utilizar, al grupo de actividades notariales. Esta información se utilizará como fuente de consulta para certificar si el documento que se presenta ante la superintendencia fue autorizado por el notario que aparece firmando en tal fecha.

Estimo pertinente informarle que con las disposiciones aquí contenidas se pretende coordinar las actividades notariales de manera eficaz y oportuna de suerte tal que redunde en beneficio de la sociedad, los notarios y la superintendencia.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a señores notarios.

(Nota: Modificada parcialmente por la Instrucción Administrativa 9 de 2007 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

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