INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 7 DE 2009 

(Mayo 19)

Tema: Salida al aire de los servicios de la fase básica VUR

La Superintendencia de Notariado y Registro viene liderando la implementación del proyecto de inversión para simplificación del trámite de compra venta simple de inmuebles denominado “ventanilla única de registro, VUR”. Esta iniciativa se ha adelantado en cooperación con el Distrito Capital y el departamento de Cundinamarca desde inicios del año 2008. Pues bien, como es de conocimiento de ustedes, gracias al trabajo conjunto que se ha venido efectuando desde el mes de enero por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro con las mesas técnicas notariales e interinstitucionales, a partir del 30 de abril se encuentran habilitados los servicios de la fase básica VUR a través del portal www.registratupropiedad.com

Este portal dispondrá de los módulos de acceso notarial respectivos, a fin de que las notarías a su cargo puedan realizar, para fines de información, asesoría y otorgamiento de escrituras públicas, las consultas relativas al estado de cuenta en que se encuentran los inmuebles por concepto de impuesto predial y contribución de valorización. También, dispondrán de la información del avalúo catastral para los fines de verificación y liquidación y de la herramienta informática que les permite solicitar el registro provisional de la transacción .a la oficina de registro de instrumentos públicos de Bogotá competente de la calificación. Así mismo dispondrán de las consultas que les permitan verificar la información registral del caso (estado jurídico del inmueble y datos básicos del certificado de tradición y libertad) y de consultas ciudadanas de las cuales ustedes también serán beneficiarios, tales como jurisdicción del inmueble, datos básicos del inmueble y sistema al que pertenece el predio —nuevo o antiguo sistema—.

En este sentido, la presente tiene como fin instruir sobre los aspectos básicos que en adelante deben cumplir las oficinas de registro de instrumentos públicos y las áreas informáticas y de asistencia técnica tanto de la Superintendencia de Notariado y Registro como las de las oficinas de registro de instrumentos públicos, para efectos de implementar los servicios de la ventanilla única de registro, VUR, en su fase básica e informar sobre los cambios que sufrió el sistema folio magnético para habilitar la operación del proyecto, a saber:

Cambios efectuados en el sistema folio magnético para aplicación del registro provisional

Tabla Descripción Ajuste realizado
DocumentosAlmacena un registro con datos básicos suministrados por el clienteSe adicionaron los campos:
ORIGEN VARCHAR2(1)
E_MAIL VARCHAR2(60)
NODO_VUR VARCHAR2(1))
Origen: Origen del radicado, VUR, registro. E_mail: almacena el e-mail del cliente que solicita el registro para notificaciones.
Nodo_ Vur: Registra el suceso de que ya se notificó al nodo central último movimiento del radicado
MatridocAlmacena un registro con datos de matrícula, radicado y fecha.Campo adicionado:
ORIGEN VARCHAR2(1) Origen del radicado, VUR,
REGISTRO.
EstadocAlmacena un registro para seguimiento de estados del radicado.Campo adicionado:
ORIGEN VARCHAR2(1)
Origen del radicado, VUR,
REGISTRO.
EstadosTabla base para los diferentes estados del radicado.Se adicionaron los estados:
80. REGISTRO PROVISIONAL
81. EN TRÁMITE DE REGISTRO
83. FINALIZADO SIN REGISTRAR
84. FINALIZADO REGISTRADO
85. CADUCADO
Se adicionó a la tabla el campo ESTADO_ VUR, para clasificar y homologar los estados de registro con los estados Consolidados de ventanilla única de registro.
UsuariosAlmacena información de los usuarios de la base de datos.Se adicionó el usuario OPS$VUR, como responsable del registro provisional
Estados_VURTabla nueva, almacena los estados consolidados de un radicado a consultar por parte del cliente.Nuevos estados:
1. RADICADO POR EL CLIENTE
2. EN TRÁMITE DE REGISTRO
3. TRÁMITE SUSPENDIDO, ACÉRQUESE A LA OFICINA 4. DISPONIBLE PARA ENTREGA
5. ENTREGADO AL CLIENTE

Implementación de la fase básica VUR en las oficinas de registro de instrumentos públicos de la ciudad de Bogotá

1. A partir del 30 de abril de 2009 las notarías de Bogotá están habilitadas para efectuar consultas de estado de cuenta por concepto de impuesto predial, por concepto de valorización y certificado catastral, a través de la plataforma de intercambio de datos del portal www.registratupropiedad.com.

2. El notario consultará e imprimirá directamente de la base de datos fuente de la plataforma de intercambio de datos, los comprobantes fiscales sobre estado de cuenta por concepto de contribución de valorización y de impuesto predial.

3. Así mismo, imprimirá directamente de la base de datos del catastro de Bogotá, el respectivo certificado catastral que contiene el avalúo respectivo.

4. Dichas impresiones, de conformidad con lo dispuesto y autorizado por la Ley 527 de 1999 artículos 2º literales a) e) y f), 5º, 6º, 8º, 10 y 12 sustituyen la exigencia de tales documentos al ciudadano.

5. Los registradores de instrumentos públicos deberán instruir a los abogados calificadores sobre la validez de los documentos impresos directamente de la plataforma de intercambio de datos VUR, a fin de que viabilicen los actos sujetos a registros que provengan de las notarías y que cuenten con las consultas impresas y protocolizadas con la respectiva escritura pública.

6. En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 33 del Decreto 1250 de 1970, la plataforma de intercambio de datos provee un módulo notarial para efectuar el registro provisional del título contenido en la escritura pública.

7. Este registro provisional debe ser efectuado por el notario inmediatamente después de otorgada la escritura pública, de manera que el sistema de las oficinas de registro de instrumentos públicos recibirá en forma automática la solicitud de registro provisional, efectuará la radicación virtual retornando un imprimible con el número de radicado asignado, los datos de identificación de la notaría, los de la escritura pública, los de los intervinientes, el tipo de acto o actos y el folio de matrícula inmobiliaria (requisitos enunciados en el artículo 33 del Decreto 1250 de 1970).

8. Una vez radicada la solicitud de registro provisional, el notario deberá entregar la impresión de radicación al ciudadano e instruirlo para que en el lapso máximo de un mes allegue los documentos físicos a la oficina de registro de instrumentos públicos que le corresponda previo pago del impuesto y derecho de registro, con la advertencia de que vencido dicho plazo sin que se radiquen los documentos de soporte, el registro provisional caducará.

9. Cuando el ciudadano no allegue los documentos de soporte en el plazo del mes siguiente a la radicación del registro provisional en la oficina de registro de instrumentos públicos, el sistema señalará de manera automática la caducidad del registro provisional, circunstancia que deberá ser informada al ciudadano al momento de la radicación en la respectiva oficina.

10. En el sistema de cada una de las oficinas se reportará el radicado de los registros provisionales en la tabla de documentos, la cual no es visible para los usuarios cajeros que cumplen con la función de radicación. Solo hasta el momento en el que el usuario se presenta en las oficinas es que dicha radicación se activa, por lo tanto, previa la labor de liquidación y radicación, los funcionarios deben siempre indagar a los ciudadanos si el origen del trámite es la ventanilla única de registro VUR, el trámite será VUR cuando el ciudadano allegue el desprendible impreso directamente por la notaría de la plataforma de intercambio de datos VUR).

11. Cuando se identifique un origen de radicación VUR se ingresa la letra V en el aplicativo, posteriormente se prosigue con la liquidación de la solicitud como opera actualmente.

12. Existe un campo adicional que va a pedir el radicado anterior, en él debe ingresar el radicado que aparece en el desprendible entregado al usuario por la notaría. El sistema valida la no caducidad del registro provisional y la existencia de la radicación.

13. Una vez culminada la operación de liquidación, el sistema reconoce la radicación del registro provisional y la mantiene a efectos de iniciar las actividades subsiguientes del proceso. Los documentos ingresan a las oficinas de registro y se les da el trámite ordinario para los procesos de confrontación, reparto, calificación y desanotación.

14. El funcionario encargado de radicación en las oficinas de registro de instrumentos públicos deberá ser instruido para que reciba el imprimible expedido por la notaría junto con los documentos de soporte físicos que allega el ciudadano, previa verificación de que se encuentren completos. Bajo estas circunstancias, por ninguna razón podrá asignarse un turno nuevo a tales documentos.

15. Solo procederá la asignación de un turno nuevo de radicación en la ventanilla a los documentos de soporte cuando el registro provisional esté caducado y sin radicación de documentos de soporte para calificación.

16. También deberá instruirse a los abogados calificadores para que una vez calificada en forma positiva la solicitud de registro, previa grabación en el sistema folio magnético, verifiquen que la radicación corresponde a la asignada a la solicitud de registro provisional.

17. Siempre que exista registro provisional vigente y la calificación sea positiva, deberá grabarse la anotación con la fecha de radicación de la solicitud de registro provisional.

18. Cuando haya caducado el registro provisional, la grabación en el sistema deberá efectuarse con el radicado asignado en la ventanilla de radicación de la oficina de registro respectiva.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a registradores de instrumentos públicos de Bogotá, oficina informática y grupo de asistencia técnica de la Superintendencia de Notariado y Registro.

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