Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 7 DE 2011 

(Mayo 11)

Tema: Masificación del modelo de servicio de Botón de Pago de la Gobernación de Cundinamarca para notarías y constructoras de Bogotá y contribuyentes en general.

Teniendo en cuenta que la Superintendencia de Notariado y Registro y la Gobernación de Cundinamarca se encuentran en la implementación de los servicios para fase óptima de la ventanilla única de registro VUR, y dados los buenos resultados obtenidos con la entrada en operación del modelo Botón de pago de la Gobernación de Cundinamarca desde noviembre de 2010 para los trámites tipo series (más de tres escrituras), con lo cual se ha descongestionado el tráfico de público en las oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá y se ha dado una notable mejora en la atención de entidades y ciudadanos, se ha considerado masificar el servicio del modelo Botón de pago de la Gobernación de Cundinamarca.

De acuerdo con el protocolo definido junto con la Gobernación de Cundinamarca, me permito impartir las siguientes instrucciones con el fin de que sean tenidas en cuenta y cumplidas en las oficinas de registro a su cargo:

1. Alcance del proceso de masificación mediante el aplicativo Botón de pago.

El proceso tendrá un alcance aplicable a todos los actos sujetos a registro, gravados con el impuesto de registro, provenientes de notarías, constructoras o ciudadanos en general.

2. Requerimientos.

Para la masificación del modelo de servicio de Botón de pago de la Gobernación de Cundinamarca integrado al proceso VUR, los registradores, el centro de cómputo de la Superintendencia de Notariado y Registro y el equipo de proyecto VUR, serán responsables de asegurar los siguientes requerimientos mínimos con el fin de asegurar el éxito de dicha fase:

a. El centro de cómputo de la superintendencia de notariado de manera conjunta con las oficinas de registro deberá tener habilitados y garantizar la conectividad para todos los puntos de trabajo de los funcionarios de liquidación de derechos de registro y calificación el ingreso a las aplicaciones que se requieren para la validación del pago.

b. El registrador deberá suministrar el nombre, cargo y número de identificación de los funcionarios que desempeñan las operaciones de liquidación y de calificación, a fin de realizar la solicitud de asignación de usuario para acceso al aplicativo de consulta del pago del impuesto de registro efectuado a la Gobernación de Cundinamarca por medio del aplicativo a más tardar el viernes 13 de mayo, lo cual se deberá informar a la superintendencia delegada para el registro para que se suministre la información a los funcionarios de la Gobernación de Cundinamarca.

c. Los funcionarios del área de liquidación y radicación deberán, específicamente para los trámites provenientes de notarias, constructoras o ciudadanos en general que han hecho uso del aplicativo Botón de pago y que llegan con el turno respectivo:

— Verificar la fecha del instrumento y el término que tiene el ciudadano de dos meses para solicitar la inscripción del mismo. En caso de presentarse una extemporaneidad en la solicitud de registro, se deberá direccionar al área de liquidación con transferencia de turno, para que se realice la liquidación y pago de los intereses de mora.

— Solicitar al ciudadano el comprobante impreso de haber realizado el pago a través del aplicativo de “Botón de pagos” habilitado por la Gobernación de Cundinamarca. Una vez se efectúe la verificación de los datos consignados en este documento a través de la consulta dispuesta por gobernación, tendrá igual validez que la hoy denominada boleta fiscal sellada por el banco.

— Para efectuar la verificación del pago efectuado por el Botón de pagos, se debe ingresar con el usuario y contraseña asignados a la aplicación de la Gobernación de Cundinamarca y efectuar la consulta a partir de los datos impresos en el comprobante entregado por el ciudadano o entidad: número de liquidación, fecha de pago.

— Verificar que los datos impresos: fecha de pago, actos liquidados, intervinientes y total correspondan con los que se visualiza en pantalla.

— De encontrar alguna inconsistencia entre la información del pago y la transacción solicitada, o número de actos sobre los cuales se ha realizado efectivamente el pago, o total cancelado deberá reportar de inmediato al coordinador de la oficina de recaudo de la Gobernación de Cundinamarca, realizando una transferencia de turno.

— Cuando la información del pago sea consistente proceder a realizar la liquidación de los derechos de registro del caso y a radicar el documento, junto con comprobante de pago.

d. El (los) funcionario (s) que desempeñe (n) funciones en el área de reparto deberá (n):

— Cuando se trata de solicitudes cuyo pago de impuesto se efectúo a través del Botón de pago, escanear e indexar al turno correspondiente la imagen del comprobante de pago del impuesto que haya sido suministrado por el usuario en el momento de radicar la solicitud.

— Los funcionarios con el rol de digitalización, darán validez al documento de comprobante de pago aportado por el interesado, sin exigencia de formalidad alguna.

e. El (los) funcionario (s) que desempeñe (n) funciones de calificador deberá:

— Durante el proceso de calificación se deberá verificar que el comprobante de pago del impuesto haya sido escaneado e indexado a la imagen del documento que será objeto de calificación.

—ingresar con el usuario y contraseña asignados a la aplicación de la Gobernación de Cundinamarca, para verificar que todos los actos gravados con impuesto de registro, han realizado el pago del caso y el valor impreso cancelado corresponde con el que se visualiza en la consulta.

— En caso de presentar alguna inconsistencia, surte el trámite de emisión de nota devolutiva con el detalle del caso.

— En caso de ser consistente, procederá a la inscripción bajo los procedimientos establecidos en la ORIP actualmente.

f. El equipo de proyecto VUR debe coordinar con los funcionarios de la gobernación que se realicen las capacitaciones a todos los funcionarios de las oficinas de registro que tengan intervención en el nuevo proceso, asegurando el cumplimiento del presente protocolo de Botón de pago, de tal forma que se realicen las verificaciones de los pagos que se realicen tanto por Botón de pago, como los efectuados por ventanilla por parte de cada liquidador, procedimiento que se considera imprescindible para eliminar los riesgos de fraude.

g. Así mismo, el equipo de proyecto VUR debe coordinar con la Gobernación de Cundinamarca y la oficina de informática de la Superintendencia de Notariado y Registro, la existencia de una mesa de ayuda para el manejo de posibles problemas en la operación del servicio tales como:

— Protocolos a seguir para la inconsistencia de información.

— Caída del servicio.

— Administración y problemas de acceso a los usuarios.

Problemas de acceso a la Internet.

4(Sic). Balance del proceso de masificación del servicio “Botón de pago” de la Gobernación de Cundinamarca.

Sobre el desempeño y recomendaciones derivadas del proceso de masificación del servicio “Botón de pagos de la Gobernación de Cundinamarca, cada registrador preparará un informe el cual se presentará en una mesa técnica conjunta que debe ser coordinada por el equipo de proyecto VUR a más tardar el 31 de mayo de 2011.

Este informe deberá contar como mínimo con la siguiente información, de acuerdo con el modelo adjunto:

— Funcionarios: nombre y rol desempeñado.

— Total de transacciones realizadas en el periodo.

— Total de transacciones exitosas.

— Total de transacciones no exitosas.

— Inconvenientes presentados (en turno, en liquidación, digitalización y en calificación).

— Conclusiones del proceso.

— Recomendaciones para ajustes y mejoras.

— Requerimientos adicionales sugeridos.

5. Obligatoriedad.

Las áreas responsables de la SNR, el equipo VUR y la Gobernación de Cundinamarca, trazarán un plan de ajuste al modelo con base en las recomendaciones documentadas por los registradores y que hayan sido consideradas como viables, de manera tal que garantice la operatividad del modelo en las tres oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá, bajo los procedimientos establecidos en la presente instrucción.

6. Seguimiento.

Una vez al mes los registradores junto con la Gobernación de Cundinamarca y el equipo VUR, realizarán ante el despacho, la presentación de un informe sobre el comportamiento, resultados y estadísticas del servicio.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a las oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de Bogotá.