Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 7 DE 2014

(Abril 9)

Tema: Pago electrónico de derechos de registro en notarías y radicación presencial ante oficinas de registro de instrumentos públicos.

La Ley 1579 del 2012, en el artículo 15, parágrafo 1º del estatuto de registro de instrumentos públicos, consagra el pago de derechos de registro a través de medios virtuales o electrónicos, bajo condiciones de seguridad y confiabilidad debidamente integrados al proceso de registro; para el efecto, la Superintendencia de Notariado y Registro implementó un medio tecnológico para la prestación del servicio de liquidación de derechos de registro.

Teniendo en cuenta que la operación de este servicio requiere la participación de las oficinas de registro de instrumentos públicos y de las notarías donde esté operando, a continuación se fijan los lineamientos procedimentales de la liquidación y pago de derechos de registro, los cuales se complementarán con los manuales de usuario adjuntos, a esta instrucción administrativa:

Notarías

• Los notarios propenderán porque su certificado de firma digital se encuentre vigente y activo.

• Los notarios informarán a la Superintendencia de Notariado y Registro, a través del equipo de la ventanilla única de registro (VUR) la habilitación y/o cambios de los usuarios y roles requeridos para el uso de la plataforma tecnológica.

• Las notarías deberán ofrecer a los usuarios en general el servicio de liquidación y pago de derechos de registro por medios electrónicos.

• Para el caso en que los pagos se realicen a través de la cuenta única notarial las notarías procurarán radicar las escrituras el mismo día en el que se realice el pago, en el evento en el que el ciudadano sea el que efectúe el pago directamente en la entidad bancaria, se le informará sobre la importancia de realizar el trámite de registro en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos.

• Teniendo en cuenta que este servicio requiere la disponibilidad y acceso permanentes de la firma digital y de la cuenta única notarial, cada notario deberá establecer los mecanismos de su manejo, bajo condiciones que garanticen la seguridad del procedimiento.

• La implementación de esta herramienta tecnológica traerá como consecuencia el desmonte gradual de las extensiones de caja que actualmente se encuentran en las oficinas de registro de instrumentos públicos para el pago de los derechos de registro; en ese evento, el servicio de liquidación y pago de los derechos de registro solo se podrá efectuar desde la notaría.

Oficinas de registro de instrumentos públicos

• La Oficina de Registro de Instrumentos Públicos debe disponer de un funcionario del área de radicación para la atención de las solicitudes virtuales; si bien no se prevé la exclusividad para este tipo de transacciones, es importante que se garantice la disponibilidad de este personal.

• La Oficina de Registro de Instrumentos Públicos deberá informar a la Superintendencia de Notariado y Registro, a través del equipo de la ventanilla única de registro (VUR), la habilitación de los roles y/o cambios de los usuarios requeridos para el uso de la plataforma tecnológica.

• Se debe garantizar que, en el puesto de trabajo del liquidador, tenga habilitado acceso a Internet.

• La Oficina de Registro de Instrumentos Públicos deberá establecer los mecanismos necesarios que permitan garantizar la correcta prestación de servicio, en un tiempo no mayor a dos (2) horas.

• Todos los documentos pagados electrónicamente que ingresen para radicación física en la ORIP deberán ser objeto de la validación del PIN de pago impreso en el recibo de los derechos de registro, con el fin de garantizar la veracidad del pago y el control del recaudo.

• Una vez realizada la validación del PIN de pago impreso en el recibo de los derechos de registro, y se haya adelantado el proceso de radicación en el sistema SIR, el funcionario debe ingresar en la plataforma de liquidación el PIN y asociar el número de radicado generado para el documento en el sistema.

• En el evento de presentarse errores en la liquidación, el operador de radicación debe dar la entrada al documento, asignar el turno de radicación y en el proceso de calificación se generaría una nota por mayor valor; una vez subsanada, deberá continuar con el flujo normal del proceso. En los casos que deban efectuarse devoluciones de dinero, el registrador de instrumentos públicos adelantará el procedimiento definido por la Superintendencia de Notariado y Registro para el efecto.

Control y seguimiento del proceso

Permanentemente, la Superintendencia de Notariado y Registro, a través del equipo de la ventanilla única de registro (VUR) y la dirección financiera, realizará sesiones de seguimiento, para conocer la evolución del servicio y las sugerencias para su mejora.

El soporte para el uso de la aplicación tecnológica se dará a través de los canales dispuestos por el equipo de la ventanilla única de registro (VUR), por medio del correo electrónico mesadeayudavur@supernotariado.gov.co.

Los dineros recaudados por este servicio ingresarán a una cuenta centralizada, la cual será administrada y controlada por la dirección financiera; en caso de requerir apoyo, se deberá solicitar al correo pagoselectronicosdr@supernotariado.gov.co.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a registradores de instrumentos públicos y notarios de Santa Marta y Valledupar.