Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 07 DE 2016 

(Junio 3)

Asunto: Medidas de Seguridad Sistema de Identificación y autenticación biométrica

Señores Notarios:

La Superintendencia de Notariado y Registro a fin de ejercer de manera adecuada la inspección, vigilancia y control sobre el servicio público notarial en los términos establecidos en las normas vigentes y en especial de orientar la prestación del servicio de autenticación e identificación biométrica, dentro de un esquema de confiabilidad, para combatir el flagelo de suplantaciones o fraudes en los trámites notariales, en que es aplicado, considera necesario unificar criterios en materia de seguridad para asegurar la prestación de tal servicio, así:

Conforme con lo dispuesto en el artículo 18 del Decreto-Ley 019 de 2012 en los trámites y actuaciones notariales en los que se exija la obtención de la huella dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, deberá tenerse en cuenta, para cotejar la identidad del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, que:

a) En el soporte de la diligencia del cotejo, que hará parte del documento autorizado por el notario, se deberá identificar con claridad la fecha y hora en que se efectuó el cotejo, acompañado de la identificación de quien adelanta la diligencia;

b) El soporte deberá contar con un código único (QR) a partir del cual pueda identificarse la trazabilidad del trámite y la indicación del lugar, página o link en la cual el usuario pueda verificar la veracidad de la información;

c) Adoptar medidas de orden interno que aseguren que el acceso al aplicativo de autorización y firma de documentos sea de uso exclusivo del notario, para tal efecto se deberá disponer en cada despacho notarial, de un procedimiento a seguir que garantice el cumplimiento de tal medida;

d) Contar con sistemas de trazabilidad central que faciliten la consulta;

e) Disponer de un usuario de consulta para la Delegada para el Notariado, a efectos de adelantar el seguimiento y control de la prestación del servicio.

Lo anterior, con el fin último de asegurar la adecuada prestación del servicio de identificación biométrica, sin perjuicio de las condiciones de seguridad técnica dispuestas por la Registraduría Nacional del Estado Civil, en las Resoluciones 6167 de 3 de agosto de 2011 y 3341 de 2013, y respecto de las cuales esta última ejerce la respectiva supervisión.

Sin otro particular,

El Superintendente de Notariado y Registro, Medidas de Seguridad Sistema de Identificación y autenticación biométrica.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a los notarios del país.