INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 8 DE 1994 

(Marzo 10)

Con el propósito de facilitar la inscripción del nacimiento en el registro civil y de ofrecer igualdad de oportunidades para las personas nacidas en Colombia, cuyo nacimiento no estuviere registrado, residentes en el exterior o en lugares apartados del territorio nacional respecto del sitio en donde deba efectuarse aquélla, el Presidente de la República expidió el Decreto 158 del 19 de enero de 1994, en virtud del cual se subrogan unos artículos del Decreto 1379 de 1972.

En el presente instructivo se consignan las orientaciones retomadas del texto de la nueva disposición. Como deben recordarlo ustedes, con anterioridad a la expedición del mencionado Decreto 158, a la solicitud de inscripción de nacimiento por correo podían acogerse únicamente las personas nacidas con anterioridad al 12 de octubre de 1971, que no tuvieren registro civil, restricción que con criterio de equidad y claro acierto se eliminó en el nuevo decreto.

Además, según la nueva normatividad, los funcionarios a quienes compete calificar previamente la solicitud y el documento acompañado como antecedente son el notario o el registrador municipal del estado civil, dentro del territorio nacional, y en el exterior, el cónsul colombiano todos de la vecindad del interesado.

La solicitud de inscripción del nacimiento por correo ha de formularse por uno de los representantes legales, por los parientes mayores más próximos, por las personas mayores de edad que hubieren presenciado el nacimiento o tenido noticia directa y fidedigna de él, o por el propio interesado mayor de edad, a condición de que quien actúe como denunciante se identifique y consigne en la solicitud el número y lugar de expedición del documento legal pertinente, así como los prenombres y apellidos que le correspondan al inscrito, de acuerdo con lo previsto en el artículo 53 del Decreto-Ley 1260 de 1970, modificado por el artículo 1º de la Ley 54 de 1989. El formato de la solicitud de inscripción de nacimiento por correo debe diligenciarse preferentemente a máquina y excepcionalmente a manuscrito, sin tachaduras, interlineados, borrones ni enmendaduras.

A la solicitud de inscripción, para acreditar el hecho debe acompañarse como antecedente uno de los documentos señalados en el artículo 50 del Decreto-Ley 1260 de 1970, modificado por el artículo 1º del Decreto-Ley 999 de 1988.

En relación con la solicitud de inscripción del nacimiento por correo de hijos extramatrimoniales reconocidos, debe observarse lo dispuesto en los artículos 1º de la Ley 54 de 1989 y 1º de la Ley 75 de 1968, para que el inscrito pueda llevar el primer apellido del padre seguido del primer apellido de la madre, anexando por el interesado el documento idóneo con el cual acredite el reconocimiento.

El nuevo formato de solicitud de inscripción de nacimiento por correo debe diligenciarse en original y copia, y luego deben presentarse a la notaría, registraduría municipal del estado civil o al consulado de Colombia en el exterior, de su domicilio, según el caso, el denunciante para que reconozca el contenido y firma de la solicitud y la persona cuyo nacimiento se solicita inscribir, para que a esta última se le tomen las huellas dactilares, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 2º del Decreto 1873 de 1971, salvo cuando fuere inconveniente su comparecencia. Dichas huellas deben imprimirse al dorso de la solicitud de inscripción, tanto en el original como en la copia, procurando que su impresión se efectúe en la forma más correcta y técnica posible, dado que las huellas mal tomadas no sirven como medio de identificación cuando a ellas haya necesidad de recurrir por el funcionario o autoridad competente.

Si al calificar el contenido de la solicitud y del documento antecedente por el funcionario competente (notario, registrador municipal del estado civil o el cónsul respectivo), según el caso, los encuentra correctos, éste procederá luego a extender la diligencia de reconocimiento del contenido y firma y a la toma de huellas.

Al dorso de la solicitud de inscripción por correo existe un espacio en blanco destinado para estampar el sello comprensivo de la diligencia de reconocimiento de firma y contenido, debiendo firmarse autógrafamente por quien reconoce, todo lo cual terminará con la antefirma, firma y sello del funcionario calificador.

Posteriormente entregará al solicitante tanto el original como la copia de la solicitud de inscripción junto con el documento antecedente, documentos estos que deben remitirse por el interesado al funcionario encargado de llevar el registro civil del lugar de ocurrencia del nacimiento, sufragando el valor de las copias del registro que solicite y el del correspondiente porte del correo, de acuerdo con los valores establecidos en las tarifas notariales vigentes.

Tan pronto como el funcionario competente reciba los documentos requeridos para efectuar la inscripción del nacimiento, debe proceder a extender el respectivo serial y a autorizarlo con su firma y sello, conservando y legajando como antecedente el original de la solicitud y el documento allegado para acreditar el nacimiento. Con relación a las solicitudes provenientes de los consulados colombianos les solicito darles trámite prioritario.

Al servicio nacional de inscripción de la Registraduría Nacional del Estado Civil y en su debida oportunidad el funcionario deberá remitir tanto el duplicado del registro civil como la copia de la solicitud de inscripción por correo; además, debe despachar a la dirección y sitio que haya señalado el interesado las copias que del registro civil hubiere solicitado junto con el desprendible o comprobante de inscripción.

El artículo 4º del Decreto 158 de 1994 reglamenta el trámite y procedimiento para la inscripción del nacimiento de los expósitos y de los hijos de padres desconocidos, disponiendo que el funcionario del registro civil a quien le competa efectuar la inscripción conservará los nombres y apellidos con los cuales se les conozca a esas personas y les asignará como fecha de nacimiento el 1º del mes y año que corresponda a la edad consignada en el dictamen médico legal practicado, teniendo como marco de referencia la fecha de expedición de dicha valoración.

Cuando la persona cuyo nacimiento va a inscribirse no tuviere nombres y apellidos conocidos, el funcionario solicitante puede asignarle unos comunes en la región, debiendo aportarse por éste el dictamen médico legal en el cual conste la presunta edad del examinado y la certificación o constancia acerca de la oriundez de dicha persona.

La solicitud puede hacerse por el juez o el defensor de familia en todo caso; por la Superintendencia de Notariado y Registro si no se trata de un expósito, es decir, que no se refiera a un niño recién nacido no mayor de un mes que haya sido abandonado, o por el propio interesado mayor de edad, debidamente identificado (subrayo).

Cuando la inscripción del nacimiento se solicite por la Superintendencia de Notariado y Registro o por el propio interesado mayor de edad, además del certificado médico legal sobre la presunta edad, se allegarán dos declaraciones extraproceso rendidas por personas mayores de edad, quienes declararán acerca del conocimiento que tienen de la persona cuyo nacimiento pretende inscribirse y del presunto lugar de oriundez o nacimiento. Las declaraciones extraprocesos pueden suplirse por una certificación o constancia del alcalde, el personero, el juez, el defensor de familia o el cura párroco, del municipio que sea domicilio de la persona cuyo nacimiento se va a registrar.

Si la persona cuyo nacimiento se va a inscribir es mayor de edad e hija de padres desconocidos y posee cédula de ciudadanía, el funcionario encargado del registro civil al efectuar la inscripción debe conservar el nombre, lugar y fecha de nacimiento que aparezca en dicho documento de identidad.

La solicitud del registro por la Superintendencia Notariado y Registro debe hacerse mediante acto administrativo.

Considero que la concepción que se tuvo en cuenta para la expedición del Decreto 158 de 1994 redundará en favor del usuario, dada su cobertura, muy superior a la prevista en el decreto anterior y a lo expedito de su trámite, en procura de ofrecer un servicio eficiente, eficaz y oportuno para el usuario.

En su oportunidad enviaremos a los notarios y cónsules colombianos una libreta de cincuenta (50) juegos del nuevo formulario de solicitud de inscripción de nacimiento por correo. Desde luego que atendidos los altos costos de impresión de esta papelería, les solicito comedidamente que su uso se restrinja únicamente a aquellos casos que así lo ameriten, obrando siempre con sentido de sensatez y austeridad. El control lo mantendremos con los reportes que solicitemos al respecto al servicio nacional de inscripción.

En el artículo 3º del Decreto 158 de 1994 debe leerse a la notaría, registraduría municipal del estado civil o al consulado de Colombia en el exterior.

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