INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 8 DE 2003 

(Marzo 7)

Asunto: Régimen de reparto.

Con la presente me permito hacerle llegar la resolución mediante la cual se reglamenta el reparto de minutas de las escrituras públicas correspondientes a los actos en los cuales intervengan todos los organismos administrativos del sector central, descentralizado territorial y por servicios, para los efectos contemplados en el literal g) del artículo 38 de la Ley 489 de 1998, cuando en el círculo de que se trate exista más de una notaría, acorde con lo ordenado por el artículo 62 ordinal 2º de la Ley 734 de 2002.

Como sabemos, esta figura jurídica, creada por la Ley 29 de 1973, tiene como objeto primordial preservar y desarrollar un principio de equidad en aquellos actos que celebrados por escritura pública otorgan la Nación, los departamentos y municipios y en general “todos los organismos administrativos del sector central y del sector descentralizado territorial y por servicios para los efectos contemplados en el literal g) del artículo 38 de la Ley 489 de 1998”.

Así mismo, le hago conocer el concepto de la Procuraduría General de la Nación, suscrito por el jefe de la oficina jurídica, sobre la aplicación de la norma disciplinaria arriba indicada: “...cualquier norma que sea contraria a lo establecido en el actual Código Disciplinario Único, queda derogada...”, por lo tanto es deber de los notarios, someter a reparto las minutas de las escrituras públicas a que se refiere el artículo 62 del Código Disciplinario Único”. Luego, no se puede realizar excepción alguna al reparto en mención.

No desconozco el traumatismo que causará a los ciudadanos esta disposición, pero la forma como la norma quedó expresa no habilita una interpretación que deje a salvo excepciones valiosas en la prestación del servicio notarial. Los esfuerzos de esta superintendencia y de la propia procuraduría no dieron margen para ello.

Quiero demandar de usted una participación atenta y crítica en el desarrollo de este procedimiento legal. Él debe constituir un ejemplo de aplicación eficiente, con transparencia y arrojar un saldo de confianza ciudadana en los notarios.

Le adjunto la información relativa al reparto durante el período de mi administración.

En cuanto a los señores registradores de instrumentos públicos, es oportuno recordarle la obligación que tienen de publicar los resultados de los repartos realizados en sus oficinas y de implementar los mecanismos necesarios para que los profesionales calificadores informen sobre las irregularidades y omisiones que puedan observar en los repartos de los actos señalados.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a notarios y registradores de instrumentos públicos.

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