INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 8 DE 2006 

(Enero 31)

Asunto: Copias, certificados o cualquier forma de reproducción del registro del estado civil de las personas.

Con motivo de la decisión de la Corte Constitucional (Sent. C-1171/2005), mediante la cual declaró inexequible la facultad de la Registraduría Nacional del Estado Civil para fijar el valor de los servicios que esta presta, entre los cuales por disposición constitucional ejerce la dirección y organización del registro del estado civil de las personas, me vi precisado a atender una serie de circunstancias.

Las principales de ellas tenían que ver con el hecho de que los notarios, por decisión de la Registraduría Nacional del Estado Civil, están encargados, de manera compartida, de prestar el servicio ya mencionado. Y el es un servicio de particular relevancia social y significativa sensibilidad entre los sectores más desprotegidos de la población.

Los notarios, en lo que tiene que ver con las tarifas del registro del estado civil de las personas, se venían rigiendo por la que fue fijada mediante las resoluciones 66 de 2004 y 3 de 2005 de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Estos actos al ser declarada la inexequibilidad de la norma que los fundamentaba, perdieron su fuerza ejecutoria. Así en la actualidad no existe tarifa legal por la prestación del servicio descrito.

La Superintendencia de Notariado y Registro realizó en unión del Ministerio del Interior y de Justicia, de la secretaría jurídica de la Presidencia de la República, de la Registraduría Nacional del Estado Civil y de la Procuraduría General de la Nación, una serie de consultas cuya finalidad principal era evitar la afectación en la prestación del servicio dada la peculiar y autónoma estructura jurídica de uno de los elementos de su prestación que son los notarios.

En día reciente (comunicado de prensa número 9, ene. 31/2006) me comprometí con usted a ofrecer un procedimiento dentro del más estricto acatamiento de la sentencia de la Corte Constitucional y a los criterios jurídicos imperantes. Hoy, de acuerdo con el señor Procurador General de la Nación, tengo el gusto de anunciárselo.

El alto representante del Ministerio Público ha considerado su deber solicitarme a mí, como Superintendente de Notariado y Registro, que el Gobierno Nacional se abstenga de expedir cualquier regulación en relación con el cobro por concepto de certificados y copias del registro del estado civil de las personas. Ello, como es de suponer, mientras el Congreso de la República expida una ley que fije el sistema y el método para definir los costos por la prestación del servicio del registro del estado civil de las personas.

Sin embargo, dice el señor Procurador General de la Nación, y con ello estoy en absoluto acuerdo, que la anterior instrucción no es óbice para que se cobre, por parte de los encargados del registro del estado civil de las personas, el costo de la reproducción del registro correspondiente. Así queda claro que el costo no implica el cobro del servicio notarial, en lo relativo a este aspecto, y recomienda que ese costo debe obedecer a un factor de racionalidad que solo puede cubrir el gasto de reproducción.

Para satisfacer la exigencia de un valor que corresponda a un criterio de racionalidad la Superintendencia de Notariado y Registro ha consultado con las principales empresas de cubrimiento nacional que atienden el suministro de esta clase de equipos e insumos. De tal indagación del mercado, y en ejercicio del poder de orientación que me otorga el artículo 2º, ordinal 2.1, del Decreto 302 de 2004, y atendiendo a la función de instrucción de carácter general que me asigna el artículo 3º, ordinal 3.3, ibídem, recomiendo que el precio de los costos de la reproducción no supere la suma de cien pesos ($ 100).

Como usted entenderá he avisado a los usuarios del servicio sobre este aspecto. Ellos tienen todo el derecho a seguir recibiendo el servicio con la misma calidad, oportunidad y continuidad de siempre. Por ello encontrarán en mí la mejor disposición para el ejercicio cumplido del poder disciplinario cada vez que se observen signos de alteración en la eficiencia y oportunidad del mismo.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a señores notarios.

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