INSTRUCCION ADMINISTRATIVA 8 DE 2007 

(Agosto 14)

Asunto: Lavado de activos y financiación del terrorismo

En ejercicio de la función orientadora y en aras de velar por el cumplimiento de las normas que rigen la adecuada y eficaz prestación del servicio público notarial, conforme lo dispuesto en los artículos 3º y 12 numeral 2º del Decreto 412 de 2007, en concordancia con el artículo 2º del Decreto 1957 de 2001, y según lo preceptuado en la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, y la Resolución 33 de abril 9 de 2007, proferida por la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero, UIAF, es propósito de esta superintendencia para su aplicación y observancia impartir el presente instructivo sobre el control del lavado de activos y financiación del terrorismo.

El lavado de activos y la financiación de terrorismo son conductas delictivas que han cobrado especial importancia dentro del contexto económico y político mundial debido al profundo impacto en la estructura económica y social. Por este motivo el Gobierno Nacional ha creado mecanismos encaminados a prevenir, controlar y reprimir las conductas destinadas a ocultar o encubrir la naturaleza, origen, movimiento o propiedad de los bienes obtenidos como producto de actividades delictivas que han conllevado al lavado de activos y la financiación del terrorismo. El lavado de activos está estipulado como delito en el artículo 323 de la Ley 599 de 2000, modificado por el artículo 17 de la Ley 1121 de 2006, el cual incluye como delito subyacente del lavado de activos la financiación del terrorismo, el delito de financiación del terrorismo está tipificado en el artículo 345 de la Ley 599 de 2000.

El artículo 209 y 210 del Decreto 960 de 1970 establece que la vigilancia notarial será ejercida por el Ministerio del Interior y de Justicia, por medio de la Superintendencia de Notariado y Registro, y que la vigilancia tiene por objeto velar porque el servicio notarial se preste oportuna y eficazmente, y conlleva al examen de la conducta de los notarios y ciudadano en el cumplimiento de sus deberes, rectitud e imparcialidad.

Por esta razón el numeral 3º del artículo 58 de la Ley 734 de 2000, establece como falta gravísima “Desatender las instrucciones o directrices contenidas en los actos administrativos de los organismos de regulación, control y vigilancia o de la autoridad o entidad pública titular de la función”. En consecuencia, la Superintendencia de Notariado y Registro está faculta a para imponer sanciones en desarrollo de lo establecido en el artículo 63 de la Ley 734 de 2000.

Con la Ley 526 de 1999, se creó la Unidad de Información y Análisis Financiero, UIAF (Modificada por la L. 1121/2007), con el objeto de prevenir y detectar las operaciones que puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversión o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación, o para dar apariencia de legalidad a las actividades delictivas o a las transacciones y fondos vinculados con las mismas, prioritariamente el lavado de activos y la financiación del terrorismo.

Por otra parte, fue sancionado el Decreto 1957 del 17 de septiembre de 2001, en el cual se reglamentó lo previsto en la Ley 526 de 1999, en cuanto al deber de reporte de actividades sospechosas en desarrollo de las funciones ejercidas por los notarios. A partir de esa fecha ustedes deben informar a la UIAF, todos los actos correspondientes al otorgamiento de escrituras públicas y demás actos notariales sospechosos de involucrar actividades encaminadas a la ejecución de los delitos de lavado de activos y/o financiación del terrorismo. Esta obligación fue reiterada con la expedición de la Resolución 33 de 2007, por la cual se impuso a los notarios de todos los circuitos del territorio nacional, la obligación de reportar, de manera directa a la UIAF, operaciones sospechosas y operaciones notariales individuales y múltiples.

La presente instrucción busca que las notarías implementen mecanismos de control, para la detección de operaciones sospechosas y el reporte de operaciones notariales individuales y múltiples, con el fin de prevenir los delitos antes mencionados.

Los notarios deberán tomar las medidas de control apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que la realización de cualquier acto o negocio jurídico sometido a su autorización sea instrumento para la adquisición, resguardo, inversión, transporte, transformación, custodia, administración, inversión o aprovechamiento, en cualquier forma, de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas, o para dar apariencia de legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.

Control de operaciones

Operaciones inusuales y sospechosas:

Operación inusual: Se considera como tal aquella operación que, por su cuantía o características, demuestre racionalmente que se aparta de la actividad económica del usuario, derivada de los antecedentes de quien la realiza y de los criterios sobre riesgos o alertas.

Operación sospechosa: El notario podrá considerar como sospechosas aquellas operaciones del cliente y/o usuario que, no obstante mantenerse dentro de los parámetros ordinarios, estime con buen criterio en todo caso como irregulares o extrañas, a tal punto que escapan de lo simplemente inusual.

Para efectos del reporte de operaciones sospechosas, no se requiere que la notaría tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva, así como tampoco debe identificar el tipo penal o que los recursos involucrados en las operaciones notariales provienen de actividades delictivas, sólo se requiere que el notario considere que la operación es sospechosa en los términos definidos anteriormente.

Para todos los efectos legales el reporte de operación sospechosa no constituye denuncia penal. En consecuencia no habrá lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para el notario ni empleados de la notaría, según lo establecido en el artículo 42 de la Ley 190 de 1995.

No obstante lo anterior, el reporte de operación sospechosa a la UIAF no exime del deber legal de denunciar penalmente, si a ello hubiere lugar de conformidad con lo consagrado en el artículo 67 de la Ley 906 de 2004 (CPP) el cual establece que “Toda persona debe denunciar a la autoridad los delitos de cuya comisión tenga conocimiento y que deban investigarse de oficio”.

Así mismo el artículo 441 de la Ley 599 de 2000 modificado por el artículo 18 de la Ley 1121 de 2006 consagra como delito la omisión de denuncia, entre otras, conductas la del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

Detección de actividades sospechosas

Señales de alerta:

Para facilitar la detección de operaciones sospechosas el notario deberá tener en cuenta las señales de alerta enunciadas en la Resolución 33 de 2007, proferida por la Unidad de Información y Análisis Financiero, UIAF, en cuanto a sector inmobiliario e inversiones de finca raíz, constitución de sociedades, cancelaciones de gravámenes hipotecarios o liquidación de sociedades.

Las señales de alerta aquí enunciadas son indicativas, en consecuencia son solo una lista orientadora y enunciativa, no completa sobre el tema ya que el notario debe determinar otras señales de alerta dentro del contexto de las actividades diarias de su trabajo.

Igualmente, deberá establecer los siguientes mecanismos de control, que coadyuvan a la eficaz y oportuna detección de estas operaciones:

1. Conocimiento del cliente y/o usuario:

El notario debe entender como parte integral de su negocio, la política de conocimiento al cliente, en consecuencia debe establecer procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes y/o usuarios actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma. En consecuencia debe por lo menos:

• Determinar las características usuales de las transacciones o actos notariales que se desarrollan dentro de su círculo notarial.

• Determinar la actividad económica de sus clientes.

• Identificar a los clientes cuyas actividades pudieren involucrar lavado de dinero o financiación del terrorismo.

• Realizar diligencia debida sobre sus clientes.

• Conservar registros.

2. Actos notariales:

Los notarios deberán efectuar un análisis ponderado de los actos que autoriza, a fin de establecer particularidades de los mismos que los hacen susceptibles de reporte a la Unidad de Información y Análisis Financiero, UIAF.

3. Capacitación:

Los notarios deben diseñar, programar y coordinar planes de capacitación sobre el sistema de administración de riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo dirigidos a todas las áreas y funcionarios de la notaría. Un programa de capacitación exitoso es aquel que incluye los estándares de las leyes y regulaciones existentes en el país y las políticas y procedimientos internos de la notaría.

Tales programas deben cumplir como mínimo las siguientes condiciones:

a) Periodicidad (mínimo anualmente);

b) Ser impartidos a todos los empleados de la notaría e incluir dentro del proceso de inducción de los que posteriormente se vinculen, con el objetivo de que los empleados tengan total conocimiento de sus responsabilidades bajo las leyes y políticas internas sobre los delitos de lavado de activos y/o financiación del terrorismo;

c) Los programas de capacitación deben ser revisados y actualizados periódicamente;

d) Contar con los mecanismos de evaluación de los resultados obtenidos, con el fin de determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos propuestos;

e) Contenido de la capacitación: El programa de capacitación debería incluir por lo menos los siguientes temas: información general, marco legal, cómo reaccionar ante el cliente y la actividad sospechosa, políticas internas de verificación, requisitos de los reportes a enviar a la UIAF, obligaciones y responsabilidades de los empleados.

4. Manual de procedimientos:

Las notarías deben establecer los procedimientos aplicables para la adecuada implementación y funcionamiento de los elementos y las etapas del sistema de administración de riesgos de lavado de activos y financiación de terrorismo, estos procedimientos deben estar escritos y ser aprobados por el notario.

El manual de procedimientos deberá contener, entre otros, los siguientes elementos:

• Las políticas y canales de comunicación entre el notario y sus empleados.

• Procedimientos para controlar el cumplimiento de las normas contenidas en este instructivo y en la Resolución 33 de 2007, proferida por la Unidad de Información y Análisis Financiero, UIAF, como de las demás disposiciones legales concordantes.

• Definir instancias de reporte y consulta para los empleados de la notaría con relación a sus actividades de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo.

• Establecer los mecanismos para la detección de operaciones inusuales y sospechosas y el oportuno y eficiente reporte de estas últimas a la UIAF.

• Identificar los actos notariales de alto riesgo para la comisión de los delitos de lavado de activos y de financiación del terrorismo.

• Contener políticas, procedimientos y procesos de conocimiento al cliente.

• Establecer controles y sistemas de monitoreo suficientes para la detección y reporte oportuno de operaciones sospechosas a la UIAF.

• Desarrollo de los demás elementos con que cuenta la notaría para la detección y reporte de operaciones sospechosas tales como programas de capacitación, definición de funciones y responsabilidades del notario y de los empleados de la notaría, de las sanciones y correctivos que se establezcan por incumplimiento de los procedimientos.

• Procedimiento para atender los requerimientos de información por parte de la UIAF y demás autoridades competentes.

• Todas las demás que el notario considere pertinentes.

5. Desarrollo tecnológico:

Para facilitar la detección de operaciones inusuales y/o sospechosas, las notarías deben implementar niveles de desarrollo tecnológico, que aseguren la mayor cobertura y alcance de los mecanismos de control. El nivel de tecnología implementado debe igualmente, permitirle a las notarías consolidar la información relacionada con las transacciones individuales y múltiples.

6. Reportes:

De conformidad con lo establecido en la Resolución 33 de 2007 los notarios están obligados a presentar a la Unidad de Información y Análisis Financiero, los siguientes reportes:

6.1. Reporte de operaciones sospechosas: Todos los notarios, una vez determinada la operación sospechosa, deben proceder a reportar a la UIAF de manera inmediata y directa, a través del software Ros Stand Alone.

6.2. Reporte de ausencia de operaciones sospechosas: Cada tres (3) meses, los notarios que no hayan determinado la existencia de operaciones sospechosas deben reportar este hecho a la UIAF, dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente al trimestre. (De conformidad con lo establecido en el software Ros Stand Alone)

6.3. Reporte de operaciones notariales individuales: Todos los notarios, deben reportar dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente, todos los actos o negocios jurídicos notariales que individualmente representen un valor igual o superior a trescientos (300) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Para tal efecto se debe atender lo establecido en el anexo técnico 1 de la Resolución 33 de 2007 proferida por la UIAF.

6.4. Reporte de operaciones notariales múltiples: Los notarios, deben reportar a la UIAF dentro de los diez (10) primeros días del mes siguiente, todos los actos o negocios jurídicos notariales que en un (1) mes calendario se realicen por parte de una misma persona natural o jurídica en la misma notaría, y que en conjunto igualen o superen la cuantía de mil quinientos (1.500) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Para tal efecto se debe atender lo establecido en el anexo técnico 1 de la Resolución 33 de 2007 proferida por la UIAF.

6.5. Reporte de ausencia de operaciones notariales individuales o múltiples: Los sujetos obligados que en un (1) mes calendario no hayan determinado la existencia de las operaciones descritas en los artículos 2º y 3º de la Resolución 33 de 2007 de la UIAF, deben reportar este hecho a la UIAF, dentro de los primeros diez (10) días del mes siguiente. Para tal efecto se debe atender lo establecido en el Anexo Técnico 1 de la Resolución 33 de 2007.

Excepción del reporte de operaciones notariales: No se entenderán comprendidas en el ámbito de esta instrucción, aquellas operaciones en las cuales el valor de los actos o negocios jurídicos notariales se haya obtenido o canalizado a través de una entidad financiera vigilada por la Superintendencia Financiera Colombiana.

Identificación del reportado: En todos los reportes remitidos a la UIAF, se debe referenciar con precisión el nombre completo, la nacionalidad y el número de identificación (cédula de ciudadanía o cédula de extranjería) de la persona que realizó el acto o negocio jurídico notarial; si se actúa en nombre de una persona jurídica, además de la identificación del representante legal, se deberá referenciar el NIT de la respectiva sociedad. Para lo cual, deberán corroborar con exactitud que la persona que exhiba el documento, sea efectivamente la relacionada en el mismo.

No constituye un eximente de responsabilidad que la atención y trámite del acto o negocio jurídico en la notaría se haya efectuado a través de los empleados de la misma.

7. Conservación de documentos:

Las etapas y los elementos del sistema de riesgos del lavado de activos y financiación de terrorismo implementados por la notaría deben constar en documentos y registros, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información allí contenida. La documentación como mínimo deberá:

• Contar con requisitos de seguridad de forma tal que se permita su consulta sólo por quienes estén autorizados.

• Contar con los criterios y procesos de manejo, guarda y conservación de la misma.

La presente instrucción deroga las instrucciones administrativas 02-07 de mayo 6 de 2002 y 7 de 2007.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a notarios del país.

Anexo: “Carta de recomendaciones del VI Seminario Registral contra la corrupción y el blanqueo de capitales (lavado de activos).

Carta de recomendaciones del VI Seminario Registral Iberoamericano: “La función registral contra la corrupción y el blanqueo de capitales (lavado de activos)”

1. El blanqueo de capitales o lavado de activos se está extendiendo peligrosamente sobre un gran número de países que ven cómo sus respectivas economías están claramente afectadas por complejas operaciones financieras que tienen como objetivo purificar las ganancias obtenidas en actividades ilegales.

Es por ello que la legislación de cada uno de los estados debe establecer los filtros necesarios para evitar que un dinero ilícitamente obtenido acceda con normalidad a la protección que brindan los circuitos financieros legales.

La sociedad debe defenderse mediante el diseño, instalación y desarrollo, de eficaces y eficientes medidas de prevención y represión, cuyo objetivo último debe ser la protección de los sistemas jurídico y financiero, restituyendo la confianza de los agentes del sistema y la de los ciudadanos, y coadyuvando a la más eficaz acción de los sistemas penales.

2. La legislación que se dicte en esta materia debe tender a una mayor cultura jurídica preventiva y a una mejor coordinación de los registros públicos con la autoridad competente a la cual se les informará cuando lo soliciten de todas aquellas pruebas indiciarias de blanqueo de capitales para que inicien el procedimiento previsto legalmente.

La interrelación del registro con otras oficinas e instituciones requiere de continuos esfuerzos y desarrollo de medios que faciliten los procesos de intercambio de información en los temas que aquí se debaten.

Debido a que las organizaciones dedicadas al blanqueo de capitales pretenden a través de complejas operaciones que el dinero no levante sospecha y aparezca puro y limpio, insistir en la política preventiva imponiéndoles a los registradores un especial deber de diligencia en que se cumplan los requisitos que exige las leyes para la identificación e incluso el conocimiento del usuario.

El desarrollo de medidas preventivas contra las operaciones que constituyen blanqueo de capitales, supone la creación de estructuras y la adopción de procedimientos eficaces.

Los registros públicos han devenido en un aliado excepcional para la efectividad de un sistema basado e inspirado en la prevención.

3. La importancia adquirida por los bienes inmuebles en el blanqueo de capitales aconseja potenciar el papel del registro como instrumento controlador e informador de este tipo de operaciones aportando con ello prevención y lucha contra el blanqueo de capitales y demás actividades relacionadas con la delincuencia económica.

Los registros jurídicos, societarios, mobiliarios e inmobiliarios constituyen un instrumento de especial relevancia y utilidad para el adecuado control de las operaciones de blanqueo por lo que parece conveniente dotarles de un régimen legal que, al tiempo que regula sus obligaciones respecto de las unidades de inteligencia financiera nacionales (u órgano equivalente), garantice su actuación eficaz en las operaciones antiblanqueo.

4. Sería conveniente que los respectivos estados contribuyan a modernizar e interconectar las oficinas registrales de sus respectivos países trasladando todos sus datos a soporte magnético con la finalidad, entre otras, de unificarlas y facilitar lo máximo posible la búsqueda de este tipo de información a las autoridades especializadas en dicha materia.

La misma deberá de ser suministrada y no se extenderá a datos especialmente sensibles como los de carácter personal en aquellos países que estén especialmente tutelados estos derechos.

Para llevar a cabo lo indicado en el párrafo primero se aconseja dotar a las oficinas registrales de autogestión y autonomía financiera a fin de mejorar la eficiencia del servicio público. Igualmente se velará por que no existan desequilibrios entre los operadores jurídicos intervinientes en la protección del tráfico jurídico.

5. A medida que esa transparencia informativa se desarrolle, bien a través de la publicidad oficial en los registros centrales de fácil acceso telemático o incluso a través de la auto publicidad (una propia web bajo un control que asegure su fiabilidad) los registradores podrán cumplir con mayor agilidad la normativa antiblanqueo.

6. Se aconseja que los colegios o asociaciones de registradores capaciten a sus miembros indicándoles de forma clara y precisa cómo deben de proceder ante este tipo de operaciones y los supuestos indiciarios de blanqueo. Igualmente se promoverá la creación de organismos autorreguladores que velen por el adecuado cumplimiento de la normativa por todos y cada uno de los mencionados funcionarios reforzando su régimen disciplinario si ello fuera preciso.

7. Se promoverá que el registrador compruebe de conformidad con lo requerido por el principio de legalidad que en la escritura estén debidamente identificados los medios de pago empleados por las partes, si el precio se recibió con anterioridad o en el momento de otorgamiento de la escritura, su cuantía si se efectuó en metálico, cheque bancario (nominativo o al portador), u otro instrumento de giro o bien transferencia bancaria, debiéndose incorporar la declaración previa de los medios de pago aportadas por los comparecientes en los términos establecidos en la legislación.

8. Se impulsará la introducción de nuevos mecanismos de valoración para evitar que los valores declarados en la transmisión de inmuebles sean inferiores a los reales.

Se trata de ampliar los medios que puede utilizar la administración para realizar la comprobación de valores especialmente cuando se trata de valores declarados por los contribuyentes en las transacciones de inmuebles de cualquier tipo.

9. Colaborar en el levantamieno del velo de la persona jurídica facilitando a los jueces la posibilidad de que puedan penetrar en el substratum personal de las entidades o sociedades que amparándose en una ficción o forma legal pueden perjudicar intereses públicos o privados o bien ser utilizada como camino de fraude mediante la posibilidad de flexibilizar el principio de tracto sucesivo.

Admitir que en los procedimientos criminales pueda tomarse anotación de embargo preventivo o de prohibición de disponer de los bienes, como medida cautelar, cuando a juicio del juez existan indicios racionales de que el verdadero titular de los mismos es el imputado, haciéndolo constar en el mandamiento.

Igualmente se promoverá el establecimiento de un mecanismo de acreditación de actividades principales fuera del país como presupuesto para la inscripción de sociedades constituidas en el extranjero para el mantenimiento de la condición de sociedad extranjera inscrita.

Se recomienda también la creación de un registro de actos aislados de sociedades extranjeras que esté coordinado con el registro de la propiedad inmueble.

10. La corrupción y el blanqueo de capitales o lavado de activos contribuye decisivamente al empobrecimiento de los países e incrementa las desigualdades sociales.

Sus operaciones se basan en un capital de ilícita procedencia que buscando el ocultismo y la informalidad lucra a unos pocos pero que perjudica a la comunidad aunque sea a costa de la dignidad humana.

Un registro profesionalmente organizado, con unos registradores independientes y basado en unos principios registrales bien configurados contribuye a evitar que entre en la formalidad “sin ser visto” este tipo de capital y por tanto, que goce de la protección propia de los circuitos financieros legales.

La presente carta de recomendaciones ha sido suscrita por los representantes de Argentina, Brasil, Colombia, Cuba, Chile, El Salvador, España, Honduras, Méjico, Panamá, Perú, República Dominicana, Uruguay y Venezuela.

Los puntos consensuados en esta carta de recomendaciones lo son con pleno respeto a la legislación interna de cada Estado.

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