Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA NÚMERO 8 DE 2009 

(Mayo 19)

Asunto: Planes anuales de gestión vigencia 2009

La Superintendencia de Notariado y Registro con el propósito de adoptar instrumentos tendientes al logro de mejores resultados, que permitan armonizar el proceso de la planeación, plasmado en el plan estratégico institucional 2007 – 2011, y para dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto 775 del 17 de marzo del 2005; diseñó para las oficinas de registro de instrumentos públicos, el plan anual de gestión 2009 (formatos F4 y 4A), el cual debe ser diligenciado y será objeto de seguimiento semestral en las fechas establecidas a continuación:

Primer informe: 1º enero a junio 30. Fecha límite de entrega: julio 30 de 2009.

Segundo informe: 1º julio a diciembre 31. Fecha de límite de entrega: Enero 10 de 2010.

Cualquier inquietud será atendida por los siguientes funcionarios de la oficina asesora de planeación de la superintendencia:

Abraham Hernández Gutiérrez. E mail: abraham.hernandez@supernotariado.gov.co

Carlos E. García Solano. E-mail: carlos.garcia@supernotariado.gov.co

Teléfono: 328 2121 Extensiones: 433 - 432 - 427

El incumplimiento de los deberes funcionales, es causal de falta disciplinaria (L. 734/2002, art. 34, núms. 1º, 5º y 7º; art. 35 núm. 1º), cuya consecuencia será la imposición de las sanciones pertinentes.

N. del D.: La presente circular va dirigida a registradores de instrumentos públicos.

Formato número 4-A
Ejecución planes de acción u operativos
Informe presentado a la Contraloría General de la República
Entidad:
Superintendencia de Notariado y Registro
Representante legal:
Orlando García-Herreros Salcedo
Nombre plan de acción:
Oficina de Registro de Instrumentos Públicos de:
Semestre
Enero a junio
Año
2008
Número
Áreas involucradas
Actividades
Meta
Seguimiento (1)
Avance
Acciones correctivas (4)
Porcentaje de avance en tiempo(2)
Porcentaje de avance de la actividad (3)

1
Registrador principal - delegado registrador - área operativa - área administrativa y área jurídica
Prestar a la brevedad posible los servicios de expedición de certificados (pertenencia y libertad y tradición), correcciones, registro de documentos, liquidación de documentos, consultas y demás servicios registrales que se requieran.
Prestar el servicio registral de expedición de certificados de libertad y tradición en Ios tiempos previamente establecidos por ley y las normas que lo regulan.
Atender el 100% de solicitudes de certificados de tradición y libertad en tres (3) días.



2
Registrador principal delegado registrador área operativa área administrativa y área jurídica.
Disminuir del número de errores en la calificación, corrección y liquidación de los documentos y derechos de registro.
Prestar el servicio registral de registro documentos en los tiempos previamente establecidos por la ley y las normas que lo regulan.
Atender el 100% de solicitudes de registro de documentos.



3
Registrador principal - delegado registrador - área operativa - área administrativa y área jurídica
Apoyar a la dirección de registro en la elaboración y socialización de la guía del usuario del servicio registral
Prestar el servicio registral de consulta de documentos en los tiempos previamente establecidos por la ley y las normas que lo regulan.
Atender el 100% las consultas de documentos.



4
Registrador principal
Recepcionar y dar trámite a los reclamos presentados por los usuarios del servicio registral.
Tramitar y resolver a las peticiones y reclamos presentados por los usuarios del servicio registral.
Tramitar y resolver al 100% las peticiones y reclamos presentados por los usuarios del servicio registral.



5
Área administrativa
Apoyar y acompañar al grupo de cultura del servicio en la capacitación a los funcionarios de la oficina de registro en temas relacionados con la atención al cliente.
Elaborar y rendir informe de ingresos mensual y consolidado de órdenes de pago y conciliaciones bancarias para la tesorería de nivel central.
Presentar doce (12) informes mensuales a la SNR.



6
Registrador principal.
Realizar y aplicar en coordinación con el grupo de cultura para el servicio encuestas para conocer la calidad del servicio que se le presta al usuario.
Hacer reportes estadísticos mensuales por actos de registro e indicadores de gestión al grupo de estadística de la SNR.
Presentar doce (12) reportes estadísticos mes a mes a la SNR.



7
Área administrativa
Apoyar la implementación del sistema de gestión documental en coordinación con el grupo de archivo y correspondencia de la SNR
Hacer el programa anual mensualizado de caja y manejar libros presupuestales.
Reportar mensualmente a la SNR el PAC y los libros presupuestales.



8
Registrador principal
Realizar en coordinación con la oficina asesora de planeación, el levantamiento, implementación y actualización de los procesos y procedimientos registrales, jurídicos, administrativos, contables y financieros de las oficinas de registro.
Hacer el seguimiento semestral al plan anual de gestión y remitirlo a la oficina asesora de planeación.
Realizar dos (2) seguimientos al plan anual de gestión.



9
Área administrativa
Elaborar y rendir informe de ingresos mensual, y consolidado de órdenes de pago y conciliaciones bancarias.
Llevar el control de elementos devolutivos y reintegro al almacén de elementos no requeridos.
Llevar el registro y control de los elementos devolutivos y reintegro al almacén de elementos no requeridos año.



10
Registrador principal
Hacer reportes estadísticos por actos registrales y por indicadores de gestión.
Socializar el sistema MECI – calidad en coordinación con la oficina asesora de planeación.
Realizar durante el año dos (2) eventos de socialización y sostenibilidad del sistema MECI y calidad en coordinación con la OAP.







(1) Hacer referencia a la descripción del avance de la actividad.
(2) Se establece el porcentaje de avance en el tiempo de la actividad.
(3) Se relaciona el porcentaje de avance de la actividad.
(4) En este espacio se mencionan los aspectos a mejorar y/u observaciones.

Registrador principal o seccional

Formato número 4
Planes de acción u operativos
Informe presentado a la Contraloría General de la República
Entidad:
Superintendencia de Notariado y Registro
Representante legal:
Orlando García-Herreros Salcedo
Nombre plan de acción:
Plan de gestión Oficina de Instrumentos públicos de:
Objetivos estratégicos
Promover y desarrollar una cultura de servicio al ciudadano orientada al posicionamiento de la imagen institucional, en el período 2007 – 2011.
Mejoramiento continuo de los procesos del registro

Garantizar la custodia, conservación y seguridad de la información para la guarda de la fe pública, en el período 2007 – 2011.

Número
Áreas involucradas
Proceso y procedimiento
Actividades
Meta
Productos (entregables)
Recursos
Nombre y cargo de los funcionarios responsables (1)
Tiempo programado
Indicador
Inicial
Final

1
Registrador principal delegado registrador área operativa área administrativa y área jurídica
Gestión administrativa
Prestar el servicio registral de expedición de certificados de libertad y tradición en los tiempos previamente establecidos por la ley y las normas que lo regulan.
Atender el 100% de solicitudes de certificado de tradición y libertad en tres (3) días.
Certificados de tradición y libertad.
Humanos y tecnológicos

ene - 09
dic - 09
Nº de CLT solicitados tres (3) días en el semestre/ Nº de CLT entregados en tres (3) días en el semestre.
2
Registrador principal delegado registrador área operativa área administrativa y área jurídica.
Gestión administrativa
Prestar el servicio registral de registro documentos en los tiempos previamente establecidos por la ley y las normas que lo regulan
Atender el 100% de solicitudes de registro de documentos
Registro de documentos.
Humanos y tecnológicos

ene - 09
dic - 09
Nº de documentos registrados en el semestre/ Nº de documentos radicados en el semestre.
3
Registrador principal delegado registrador área operativa área administrativa y área jurídica.
Gestión administrativa
Prestar el servicio registral de consulta de documentos en los tiempos previamente establecidos por la ley y las normas que lo regulan.
Atender el 100% las consultas de documentos.
Consultas de documentos
Humanos y tecnológicos

ene - 09
dic - 09
Nº de consulta de documentos realizadas en el semestre/ Nº de consultas solicitadas en el semestre.
4
Registrador principal
Gestión administrativa
Tramitar y resolver las peticiones y reclamos presentados por los usuarios del servicio registral.
Tramitar y resolver al 100% las peticiones y reclamos presentados por los usuarios del servicio registral
Peticiones y reclamos tramitados
Humanos y tecnológicos

ene - 09
dic - 09
Nº de reclamos y peticiones atendidos/ No. reclamos y peticiones presentados
5
Área administrativa
Gestión administrativa
Elaborar y rendir informe de ingresos mensual, y consolidado de órdenes de pago y conciliaciones bancarias para la tesorería del nivel central
Presentar doce (12) informes mensuales a la SNR.
Informes entregados.
Humanos y tecnológicos

ene - 09
dic - 09
Informes presentados mes/ Informes solicitados mes
6
Registrador principal
Gestión administrativa
Hacer reportes estadísticos mensuales por actos de registro indicadores de gestión al grupo de estadística de la SNR.
Presentar doce (12) reportes estadísticos mes a mes a la SNR.
Documento
Humanos y tecnológicos

ene - 09
dic - 09
Nº de reportes presentados mes/Nº de reportes solicitados mes.
7
Área administrativa
Gestión administrativa
Hacer el programa anual mensualizado de caja y manejar libros presupuestales
Reportar mensualmente la SNR el PAC y los libros presupuestales.
Documento
Humanos y tecnológicos

ene - 09
dic - 09
Nº de reportes realizados mes/Nº reportes programados mes
8
Registrador principal
Gestión administrativa
Hacer seguimiento semestral al plan anual de gestión y remitirlo a la oficina asesora de planeación
Realizar dos (2) seguimientos al plan anual de gestión.
Dos (2) Documentos
Humanos y tecnológicos

ene - 09
dic - 09
Nº de seguimientos realizados en el semestre/ Nº de seguimientos programados en el semestre.
9
Área administrativa
Gestión administrativa
Llevar el control de elementos devolutivos y reintegro al almacén de elementos no requeridos
Llevar el registro y control de los elementos devolutivos y reintegro al almacén de elementos no requeridos año.
Documento
Humanos y tecnológicos

ene - 09
dic - 09
Presentar informe anual de ingresos, salidas y reintegros del almacén durante la vigencia.
10
Registrador principal
Gestión administrativa

Realizar durante el año dos (2) eventos de socialización y sostenibilidad del sistema MECI – Calidad en coordinación con la OAP.
Socialización del sistema MECI – Calidad.
Humanos y tecnológicos

ene - 09
dic - 09
Nº de actividades realizadas en el semestre/ Nº de actividades programadas en el semestre

Registrador principal o seccional

Convenciones

1. En esta columna se indica el período de inicio y terminación de la actividad durante la vigencia.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a registradores de instrumentos públicos