Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 8 DE 2017

(Abril 7)

Asunto: Sistema nacional antilavado de activos, contra la financiación de terrorismo y la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.

Señores(as) notarios(as) del país:

El marco legal existente en Colombia sobre prevención y control del lavado de activos y de la financiación del terrorismo tiene como base fundamental el desarrollo de sistemas que permitan a los distintos sectores de la economía, prevenir que las instituciones que los integran sean utilizadas directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos, la canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas o el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.

Con el fin de dar alcance a la Instrucción 17 del 26 de octubre de 2016, cuyo asunto es el funcionamiento del sistema integral para la prevención y control de lavado de activos en el sector notarial, en adelante Siplaft, es necesario adoptar medidas y controles que aseguren el cumplimiento de las recomendaciones impartidas por el Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI)(1), en particular aquellas relacionadas con los procedimientos de conocimiento de los usuarios y el incremento del grado de monitoreo con personas naturales o jurídicas provenientes de países de mayor riesgo, para lo cual se establecen las siguientes orientaciones:

Sanciones financieras dirigidas (recomendación 7)

Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones internacionales adquiridas por Colombia, relativas a la aplicación de disposiciones sobre congelamiento y prohibición de manejo de fondos u otros activos de personas y entidades designadas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, asociadas a financiación del terrorismo y proliferación de armas de destrucción masiva, en consonancia con el artículo 20 de la Ley 1121 de 2006 y las recomendaciones 6 y 7 del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI), los notarios como sujetos obligados el uso del Siplaft, deberán hacer seguimiento y monitoreo permanente a las resoluciones emitidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y todas aquellas que le sucedan, relacionen y complementen, que para mayor facilidad se relacionan en archivo anexo.

Para tal efecto y con el fin de facilitar la labor de búsqueda a los Notarios, la coordinación de prevención del delito - dirección de asuntos políticos multilaterales del Ministerio de Relaciones Exteriores enviará al correo seguimientouiaf@supernotariado. gov.co, que dispuso el despacho de la Superintendente Delegada para el Notariado, doctora María Emma Orozco Espinosa, la información general acerca de las Sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas y su aplicación en Colombia, al igual que sus actualizaciones.

Así mismo, dentro del apoyo interinstitucional la Unión Colegiada del Notariado Colombiano, en su portal mediante memorando realizará la socialización de las listas del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas.

En tal sentido, los notarios deberán consultar de manera permanente estas listas y guardar un archivo digital en la notaría como parte de la documentación que conforma el sistema Siplaft. En el evento de advertir derecho de titularidad a nombre, en administración o control de persona o entidad designada en las listas mencionadas, el coordinador Siplaft o funcionario responsable, de manera inmediata, deberá reportarlo a la UIAF, a través de los canales electrónicos seguros que determine esta entidad, guardando la respectiva reserva legal.

Debida diligencia. Personas expuestas públicamente (PEP). Decreto 1674 del 21 de octubre de 2016. Departamento Administrativo de la Presidencia de la República. (Recomendación 22).

Además de los requisitos legales para la identificación de los comparecientes exigidos en el Estatuto Notarial Decreto-Ley 960 de 1970 artículos 24 y 25 y el Sistema de Identificación Biométrica en Sedes Notariales, Decreto-Ley 019 de 2012, artículo 18, Verificación de la Huella Dactilar por Medios Electrónicos, los notarios como sujetos obligados tienen a su cargo la responsabilidad de implementación, sostenimiento y fortalecimiento del sistema de prevención y control (Siplaft), a fin de asegurar la efectividad del mismo y en tal orden deberán aplicar medidas preventivas frente a los usuarios clasificados como PEP, dando así cumplimiento a una de las 40 recomendaciones señaladas por el GAFI en el año 2012.

La debida diligencia notarial en el conocimiento de los usuarios del servicio notarial que figurarán como partes del acto o contrato que se realiza por escritura pública, será implementada según las características legales del trámite notarial. Para dotar de seguridad el proceso de conocimiento del usuario, deberán incorporar no solo la información relacionada con los documentos legales de identificación, sino que además deberán incorporar su dirección, teléfono, correo electrónico, de ser el caso, la actividad económica de los comparecientes, cuando el trámite así lo permita, conforme al anexo de la presente instrucción, y cualquier otra información adicional necesaria para la autorización de la escritura pública.

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República mediante Decreto 1674 de 2016, en relación con la indicación de las personas expuestas políticamente (PEP), a que se refiere el artículo 52 de la convención de las naciones unidas contra la corrupción, aprobada mediante Ley 970 de 2005, definió a nivel nacional quiénes son las PEP y en qué consiste su obligación con el sistema financiero en razón de su condición, personas a las cuales se les ha confiado una función pública y que deben ser tratados como sujetos especiales, por las mismas responsabilidades que sus cargos entrañan y los riesgos asociados a ellas.

En tal sentido, los sujetos obligados para el cumplimiento de la regulación vigente en materia de prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, deben aplicar medidas de control frente a los usuarios clasificados como PEP, siendo necesario asegurar dentro del proceso de debida diligencia del cliente (DDC), que se incorpore la información exigida por la ley y aquella que permita conocer al usuario, en el ejercicio de la función notarial en cumplimiento de los controles de constitucionalidad y legalidad, para lo cual se anexa a la presente instrucción, la información mínima que se debe solicitar a los usuarios que requieren del trámite dentro del proceso de escrituración y que deben quedar en la parte final del texto de la escritura antes de las correspondientes firmas de los otorgantes y la autorización del señor notario.

Los notarios que ya vienen realizando este procedimiento deben verificar que el mismo contenga como mínimo la información aquí señalada.

Cooperación interinstitucional

Los notarios del país que sean objeto de requerimientos por parte de la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), Fiscalía o Policía Judicial en razón de su objeto atenderán las solicitudes de manera inmediata además de mantener la reserva judicial frente a los asuntos requeridos.

Capacitación

Los notarios deben diseñar, programar y coordinar planes de capacitación sobre el Siplaft, dirigidos a todas las áreas y empleados de la notaría, por lo menos con una periodicidad anual, de manera presencial o a través de la capacitación virtual, la cual se encuentra disponible en la página institucional de la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

Es deber de los notarios del país, revisar periódicamente las etapas de prevención y control, como los elementos que conforman el Siplaft, a fin de realizar los ajustes que consideren necesarios para la efectividad del sistema.

Estos documentos hacen parte del archivo de la notaría, y por tanto deben quedar en custodia del nuevo titular por retiro o traslado y corresponderá al nuevo sujeto obligado adoptarlo y/o modificarlo mediante acta.

Sin otro particular.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a notarios del país.

1 GAFI desde su creación, se ha encargado de establecer los estándares internacionales en materia de lavado de activos y años después, también de la financiación del terrorismo. Dichos estándares se materializan a través de las llamadas recomendaciones del GAFI. Recientemente, en febrero de 2012, las “40 recomendaciones” y las “IX recomendaciones especiales fueron unificadas en un solo texto, abarcando el lavado de activos, la financiación del terrorismo, así como también la financiación de la proliferación de armas de destrucción masiva.