INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 01- 9 DE 2001 

(Mayo 7)

Tema: Deber de consignar en los actos escriturarios los términos para su registro.

Considerando que la función asesora del notario establecida en el artículo 7º del Decreto-Ley 960 de 1970, debe ser real y efectiva, por la cual está en la obligación de ilustrar a los otorgantes sobre los aspectos específicos que ellos demanden al autorizar las escrituras y teniendo en cuenta las consultas que permanentemente presentan los usuarios de los servicios notarial y registrar a esta superintendencia, con relación a los términos legales dentro de los cuales deben efectuar el registro de las escrituras que otorgan y las consecuencias que conlleva el no registrarlas dentro de ellos, a partir de la fecha, ustedes deberán incluir en el texto de la escritura al efectuarla advertencia del artículo 37 del Decreto-Ley 960 de 1970, el término exacto de que dispone el otorgante para registrar el instrumento y las consecuencias qlle implica la inscripción fuera de tiempo.

En consecuencia, en la cláusula pertinente de la escritura, deberá consignarse un texto igual o similar al siguiente:

“A los otorgantes se les hizo la advertencia que deben presentar esta escritura para registro, en la oficina correspondiente, dentro del término perentorio de dos (2) meses, contados a partir de la fecha de otorgamiento de este instrumento, cuyo incumplimiento causará intereses moratorios por mes o fracción de mes de retardo”.

Lo anterior, tratándose de actos, contratos o negocios jurídicos que no tengan. señalado un término específico para su inscripción y que hayan sido otorgados o expedidos en el país, al tenor de lo previsto en las disposiciones legales vigentes.

Para tal fin, se les recuerda el texto de las siguientes normas:

Decreto 650 de 1996 artículo 14 “Términos para el registro y sanción por extemporaneidad. Cuando en las disposiciones legales vigentes no se señalen términos específicos para la inscripción en el registro de los actos, contratos o negocios jurídicos, la solicitud de inscripción deberá formularse a partir de la fecha de su otorgamiento o expedición, de acuerdo con las siguientes reglas:

a) Dentro de los dos (2) meses siguientes, si han sido otorgados o expedidos en el país, y

b) Dentro de los tres (3) meses siguientes, si han sido otorgados o expedidos en el exterior.

Entiéndese por fecha de otorgamiento, para los actos notariales, la fecha de autorización; y por fecha de expedición de las providencias judiciales o administrativas, la fecha de su ejecutoria.

La extemporaneidad en la solicitud de inscripción en el registro causará intereses moratorios por mes o fracción de mes de retardo, determinados a la tasa y forma establecida en el estatuto tributario para el impuesto sobre la renta y complementarios.

PAR. TRANS.—Cuando en las disposiciones legales vigentes no se señalen términos específicos para la solicitud de inscripción de los actos, contratos o negocios jurídicos en las oficinas de registro de instrumentos públicos y los actos, contratos o negocios jurídicos hayan sido otorgados o expedidos con anterioridad al 22 de febrero de 1996 o a la vigencia de la respectiva ordenanza departamental, si esta es anterior, la solicitud de inscripción en el registro deberá formularse dentro de los noventa (90) días siguientes a su otorgamiento o expedición, cuando hayan sido otorgados o expedidos en el país, y dentro de los ciento ochenta (180) días siguientes, cuando hayan sido otorgados o expedidos en el exterior.

Para los actos, contratos y negocios jurídicos objeto de registro en las cámaras de comercio, otorgados o expedidos con anterioridad a la vigencia de la respectiva ordenanza departamental, los intereses de mora por inscripción extemporánea sólo se causarán a partir de los dos (2) meses siguientes a la entrada en vigencia de la misma, si estos fueron otorgados en el país, o a partir de los tres (3) meses siguientes, si tales documentos fueron otorgados o expedidos en el exterior, sin que para determinar la mora se tenga en cuenta el tiempo transcurrido con anterioridad a la vigencia de la respectiva ordenanza”.

Decreto 1250 de 1970. Artículo 32. “La hipoteca y el patrimonio de familia inembargable, sólo podrán inscribirse en el registro dentro de los noventa días siguientes a su otorgamiento”.

ART. 7º—Decreto-Ley 960 de 1970. “El notario está al servicio del derecho y no de ninguna de las partes; prestará su asesoría y consejo a todos los otorgantes en actitud conciliatoria”.

ART. 37 Decreto-Ley 960 de 1970. “El Notario hará a los otorgantes las advertencias pertinentes según el acto o contrato celebrado, principalmente la relacionada con la necesidad de inscribir la copia en el competente registro dentro del término legal”.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a notarios del país.

______________________________________