INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 9 DE 2006 

(Febrero 7)

Asunto: Por el cual se orienta y se instruye sobre el costo de reproducción de los certificados y copias del registro del estado civil de las personas.

(Nota: Véase Instrucción Administrativa 12 de 2006 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

Con motivo de la decisión de la Corte Constitucional (Sent. C-1171/2005), mediante la cual declaró inexequible la facultad de la Registraduría Nacional del Estado Civil para fijar el valor de los servicios que esta presta, entre los cuales por disposición constitucional ejerce la dirección y organización del registro del estado civil de las personas, este servicio quedó sin la tasa correspondiente.

Los notarios, por decisión de la Registraduría Nacional del Estado Civil, están encargados, de manera compartida, de prestar el servicio ya mencionado. Este es un servicio de particular relevancia social y significativa sensibilidad entre los sectores más desprotegidos de la población.

La Superintendencia de Notariado y Registro realizó en unión de los gremios notariales, del Ministerio del Interior y de Justicia, de la secretaría jurídica de la Presidencia de la República, de la Registraduría Nacional del Estado Civil y de la Procuraduría General de la Nación, una serie de consultas cuya finalidad principal era evitar la afectación en la prestación del servicio dada la peculiar y autónoma estructura jurídica de uno de los elementos de su prestación que son los notarios.

La Procuraduría General de la Nación mediante escrito del 27 de enero de 2006, firmado por el señor Procurador General de la Nación, doctor Edgardo Maya Villazón, compartió el criterio de la Registraduría Nacional del Estado Civil y de la Superintendencia de Notariado y Registro, en el sentido de que las copias y certificados del registro del estado civil de las personas carecen hoy de tarifa legal aplicable.

Es sabido que el artículo 365 de la Constitución Política dispone que los servicios públicos son inherentes a la finalidad social del Estado. Y que es deber del Estado asegurar su prestación eficiente a todos los habitantes del territorio nacional.

En atención a tal precepto el señor Procurador General de la Nación al advertir las diversas implicaciones del tema que me ocupa, indicó que pese a la inexistencia de una tasa legal aplicable sí es posible cobrar el costo de la reproducción de los certificados y copias del registro del estado civil de las personas. Consideró además, que el valor que se fije por el costo de la reproducción debe ser racional.

Para observar los elementos de racionalidad pedidos, la Superintendencia de Notariado y Registro examinó el documento del 12 de febrero de 2004 DNRC-01047 de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Este estudio del año 2004 fue producido para la finalidad expresa de establecer los costos del servicio del estado civil de las personas. En él se hace un análisis completo y de acuerdo a los requerimientos técnicos utilizados para ofrecer reproducciones de calidad media a los usuarios del servicio.

Lo anterior ha llevado a la Superintendencia de Notariado y Registro a revisar la sugerencia que hizo en la Instrucción Administrativa 8 de 2006 en la cual se tuvieron en cuenta los precios suministrados por una sola de las modalidades de reproducción documental.

Por ello, en ejercicio de la facultad de orientación que me otorga el artículo 2º, ordinal 2.1, del Decreto 302 de 2004, y atendiendo a la función de instrucción de carácter general que me asigna el artículo 3º, ordinal 3.3, ibídem, recomiendo que por los costos de reproducción los notarios cobren una suma que no supere los tres mil pesos ($ 3.000).

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a señores notarios.

(Nota: Véase Instrucción Administrativa 12 de 2006 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

_____________________________________