Superintendencia de Delegada para el Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 9 2010 

(Abril 13)

Tema: Prestación de servicios VUR obligatorios e integración de notarías al modelo VUR.

(Nota: Derogada por la Instrucción Administrativa 12 de 2012 de la Superintendencia de Notariado y Registro)

Como es de su conocimiento, la Superintendencia de Notariado y Registro inició desde abril de 2009 la implementación del modelo ventanilla única de registro VUR en la ciudad de Bogotá, con el pilotaje del modelo en doce notarías y luego con la gradual expansión del servicio a partir de julio pasado en aquellas que manifestaron su interés en hacer parte del primer ciclo de réplica, una vez este despacho realizó la convocatoria para la participación voluntaria de las notarías el 12 de junio de 2009. Este despliegue ha permitido contar a hoy con 53 de ellas autorizadas para prestar el servicio dentro del modelo VUR en nuestra ciudad.

Comoquiera que ya ha culminado la fase de prueba y pilotaje del modelo y se han superado las definiciones alrededor de las nuevas posesiones o reubicaciones de los notarios, se inicia la fase de cobertura plena, que supone la operación de las 77 notarías de la ciudad con el esquema de prestación de los servicios VUR acogido oficialmente por la SNR.

En este contexto, se emite la presente instrucción administrativa, con miras a sentar los criterios y pasos a seguir para este propósito.

Vinculación obligatoria de las Notarías al Modelo VUR

Las notarías hoy no vinculadas al modelo VUR a partir de la fecha, deberán iniciar de manera obligatoria el proceso de integración al mismo bajo la premisa de cumplir los estándares y acoger los lineamientos para operar el servicio ventanilla única de registro.

Para avanzar en esta etapa, deberán seguir los pasos establecidos en la Circular 108 de 21 de mayo de 2009 que determinó el esquema de integración notarial a servicios de la fase básica VUR en Bogotá.

En este orden de ideas y con miras a desarrollar las actividades del caso, las notarías deberán remitir una comunicación a más tardar el 19 de abril, manifestando su vinculación a la fase final de expansión del servicio VUR en Bogotá. Esta comunicación deberá hacerse llegar vía fax al 2486434 - 2483470 - 2483476 y al correo dximenaperez@hotmail.com.

Con la totalidad de las notarías pendientes de integración, se realizará un sorteo, a efectos de realizar la programación a tener en cuenta para ejecutar el plan que permitirá la salida al aire del servicio en los plazos máximos establecidos.

Este plan se realizará en tandas quincenales donde se distribuyan el total de pendientes, así:

— 1º al 15 de mayo: Tanda Nº 1

— 15 al 30 de mayo: Tanda Nº 2

— 1º al 15 de junio: Tanda Nº 3

—15 de junio a 30 de junio: Tanda Nº 4

El sorteo para definir el orden de ejecución del plan de expansión final se realizará en el despacho, previa convocatoria que se realizará mínimo tres días antes de la realización del sorteo.

Se asume que las notarías acogen de manera integral la línea técnica, estándares de calidad y tiempo, modelo de operación, esquema arquitectónico, de procesos y de servicio VUR, todo ello teniendo en cuenta que el proceso a partir de la fecha es obligatorio para Bogotá.

Aquellas notarías que hayan avanzado de manera preliminar en algunas de las actividades y formalidades previstas en la Circular 108, podrán retomar su proceso de integración con las actividades pendientes, aspecto en el cual el equipo VUR hará claridad de manera individual con cada una de las interesadas. En todo caso, deberán participar en el sorteo ya descrito.

Plazos y responsabilidades

— La Superintendencia de Notariado y Registro enviará carta oficial para la integración obligatoria a la fase final de expansión Bogotá a más tardar el 15 de abril de 2010.

— Las notarías deberán enviar carta oficial de vinculación en físico y obligatoriamente deberán dar alcance vía fax y correo electrónico referenciados a más tardar el 19 de abril.

— Una vez se realice el sorteo correspondiente en la última semana de abril, se iniciará —bajo la coordinación técnica del equipo VUR y la supervisión de la SNR— el proceso de expansión final a partir de la primera semana de mayo y hasta la cuarta semana de junio de 2010.

La Superintendencia de Notariado y Registro a través del Equipo VUR, realizará el acompañamiento técnico para el diseño del plan de trabajo, capacitación de personal, entrenamiento específico y autorizaciones de acceso a la plataforma para que los notarios puedan iniciar el despliegue de implementación del caso y la prestación efectiva de los servicios VUR.

Para mayor claridad sobre detalles de las obligaciones, criterios y parámetros de los servicios VUR actuales, se recomienda revisar los contenidos de la Instrucción Administrativa 06 de 2009, Circular 108 de 2009 y la Instrucción Administrativa 07de 2010.

N. del D.:  La presente instrucción administrativa va dirigida a las notarías 4, 5, 8, 17, 22, 27, 28, 31, 46, 54, 56, 58, 63, 66, 67, 70, 74, 76, 77.

(Nota: Derogada por la Instrucción Administrativa 12 de 2012 de la Superintendencia de Notariado y Registro)