Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 9 DE 2012 

(Agosto 23)

Asunto: Registro sucesiones

En el desarrollo que tiene previsto la Superintendencia de Notariado y Registro, para cambiar a la cultura de “Cero papel” en concordancia con la Directiva Presidencial 4 de 2012, y para facilitar el registro automático de sucesiones de acuerdo al Decreto 1729, se establece la obligación de todos los notarios de comunicar a la Superintendencia de Notariado y Registro, tanto la iniciación del trámite de herencias y sociedades conyugales, vinculadas a ellas como su culminación ya sea en forma regular o por desistimiento.

Ampliando el contexto de la Circular 252 de 2009, la cual estableció el envío de la información obtenida de las sucesiones a través del SIN y manual.

Comedidamente se les solicita a todas las notarias del país se sirvan diligenciar la información por ambiente web a partir del 30 de agosto de 2012, este aplicativo se encuentra publicado en la página de la superintendencia www.supernotariado.qov.co; a continuación se muestran los pasos para facilitar el diligenciamiento de la información (ver anexo adjunto).

El usuario y la contraseña para ingresar al aplicativo se enviará exclusivamente al correo institucional de cada notario y en el deberán incluir la información correspondiente a los últimos 5 años, así como continuar alimentando el aplicativo con las sucesiones que vayan ingresando a cada notaria.

El soporte se hará a través del teléfono 3282121 ext. 108 con la funcionaria Sandra Patricia Urriago Capera y el soporte técnico al teléfono 3282121 ext. 204 - 205 con el ingeniero Rogelio Albarracín.

N. del D.: La presente instrucción administrativa va dirigida a los notarios del país.

Anexo

Registro de sucesiones a través del portal web

Superintendencia de Notariado y Registro 

Agosto de 2012

Señores notarios

Por medio de la plataforma web con que cuenta la entidad puede ingresar las sucesiones solitadas [sic] en su notaría a través del siguiente vínculo, desde su explorador o navegador de internet preferido.

Suceciones.supernotariado.gov.co/sucesiones

A partir de este vínculo por favor verificar el instructivo adjunto, el cual le indicara paso a paso las diferentes etapas para su registro y/o consulta de sucesiones realizadas en su notaría.

Manual de usuario

Registro y consulta de sucesiones

Mediante el uso de credenciales válidas para los campos Usuario y Contraseña se podrá acceder a la aplicación de Registro y Consulta de sucesiones.

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Al ingresar a la aplicación en la bandeja de entrada encontrará las opciones de menú Sucesiones (Registrar, Editar), Consultas (Básicas, por Criterios, Estadísticas), y Salir.

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Menú “Sucesiones”

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A continuación se describen los submenús que contiene:

Submenú “Registro”

Permite registrar una sucesión mediante el diligenciamiento de los campos que se muestran en el formulario.

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Para cuando se selecciona la opción de Notario encargado en la sección de Información de la Notaría, aparecen los campos Nombre completo del encargado y No. Identificación.

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Para añadir uno más causantes dar clic sobre el link Agregar causante, se abrirá una nueva ventana donde se solicitan los datos Primer nombre, Segundo nombre, Primer apellido, Segundo apellido, Tipo identificación, No. Identificación, Teléfono contacto y Dirección.

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Después de diligenciar todos los campos, dar clic sobre el botón Guardar, se cerrará la venta y en la grilla se cargará el nuevo causante.

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Se permite editar y eliminar un causante, para esto dar clic en el icono respectivo en la grilla.

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Para cuando se selecciona en el combo Estado la opción de Terminada, aparecen los campos Causa de terminación, Documento terminación, Fecha documentación y Número documento.

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Clic en el botón guardar para finalizar el proceso de registro de la sucesión.

Submenú “Editar”

Permite realizar la búsqueda de las sucesiones registradas en el sistema, contiene las siguientes opciones como filtro Nombre del causante, Documento del causante, Número de acta, Fecha de inicio, Rango de fechas de inicio.

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Cuando se muestra en pantalla los registros arrojados por la consulta, se puede ya sea Eliminar o Editar la sucesión.

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Menú “Consultas”

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A continuación se describen los submenús que contiene:

Submenú “Básica”

Permite realizar la búsqueda de las sucesiones registradas en el sistema, contiene las siguientes opciones como filtro Nombre del causante, Documento del causante, Número de acta, Rango de fechas de inicio, Rango de fechas de terminación.

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Cuando se muestra en pantalla los registros arrojados por la consulta, se pueden visualizar los datos de la sucesión.

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Submenú “Por criterios”

Permite realizar la búsqueda de las sucesiones registradas en el sistema, contiene las siguientes opciones como filtro para la consulta: Departamento, Ciudad, Notaria, Estados, Buscar por

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Cuando se muestra en pantalla los registros arrojados por la consulta, se pueden visualizar los datos de la sucesión.

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Submenú “Estadística”

Permite realizar la búsqueda de las sucesiones registradas en el sistema, contiene las siguientes opciones como filtro para la consulta: Departamento, Ciudad, Notaría.

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Al realizar la búsqueda se muestra la cantidad de sucesiones que están en trámite, terminadas, terminadas por oposición, terminadas por desistimiento, terminados por escritura pública y el total de sucesiones.

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Menú “Salir”

Cierra la sesión y envía al formulario de inicio de sesión.