Superintendencia de Notariado y Registro

INSTRUCCIÓN ADMINISTRATIVA 9 DE 2018

(Abril 12)

Asunto: Informe estadístico notarial año 2018

Con toda atención me dirijo a ustedes para informar sobre las fechas y los correos electrónicos, donde a partir del 1º de febrero del 2018, se recepcionarán los archivos DMP o el Backup de la base de datos, que no sustituye la OBLIGACIÓN de enviar el informe estadístico notarial (de las notarías que tienen el aplicativo SIN) y los informes estadísticos notariales de todas las notarías del país.

Igualmente, recordarles los aspectos que de acuerdo a la normatividad vigente, deben cumplir y tener en cuenta para el manejo y envío de la información:

I. Envío del informe estadístico notarial 2018

Modo de envío:

El informe se debe enviar firmado y escaneado en formato de PDF, ÚNICAMENTE desde el correo electrónico institucional de la notaría al correo electrónico institucional de la superintendencia, como se informa a continuación en la presente instrucción.

Se debe verificar antes de su envío:

• Que el tamaño escaneado sea adecuado, legible para su correspondiente verificación y registro.

• El informe estadístico debe estar diligenciado en su totalidad.

• El informe estadístico notarial también se puede enviar en forma física (impresa), a través de mensajería, confirmando en ambos casos, el envío y la recepción.

• Los anexos del informe deben permitir su verificación, para lo cual se hace necesario que:

— Las fotocopias o copia escaneadas de las consignaciones, tengan un tamaño que permita apreciar claramente el número de la cuenta, valor consignado, el timbre de la caja registradora y el sello del banco.

— Los formularios que se adjuntan, sean completamente legibles, entendibles y revisados antes de su envío (escaneados o fotocopiados) y que la información allí registrada esté totalmente clara.

Correos asignados para el envío del IEN de las notarías:

CORREO ELECTRÓNICODEPARTAMENTOSNÚMERO DE EXTENSIÓN
fonnotarios1@supernotariado.gov.coATLÁNTICO, CALDAS, NARIÑO, NORTE DE SANTANDER, HUILA, AMAZONAS Y PUTUMAYO1387
fonnotarios2@supernotariado.gov.coBOLÍVAR, CAUCA, CUNDINAMARCA, SAN ANDRÉS, SUCRE Y VAUPÉS1385
fonnotarios3@supernotariado.gov.coCASANARE, CÓRDOBA, GUAINÍA, GUAVIARE, TOLIMA Y VALLE1327
fonnotarios4@supernotariado.gov.coBOGOTÁ, CESAR, META, RISARALDA Y CHOCÓ1097
fonnotarios5@supernotariado.gov.coBOYACÁ, MAGDALENA, QUINDÍO, SANTANDER Y VICHADA1386
fonnotarios6@supernotariado.gov.coANTIOQUA, ARAUCA, CAQUETÁ Y GUAJIRA1366

Cronograma de envío:

De otra parte, las fechas máximas de pago (aportes y recaudos a favor del fondo cuenta especial de notariado y recaudos a favor de la Superintendencia de Notariado y Registro) y el envío de los informes estadísticos notariales con sus soportes, requisitos legales únicos e indispensables, para poder acceder al beneficio del subsidio, durante la vigencia 2018, son:

INFORME ESTADÍSTICO NOTARIAL 2018FECHA MÁXIMA DE ENVÍO
MESDÍA
ENEROFEBRERO15
FEBREROMARZO15
MARZOABRIL16
ABRILMAYO15
MAYOJUNIO15
JUNIOJULIO16
JULIOAGOSTO15
AGOSTOSEPTIEMBRE17
SEPTIEMBREOCTUBRE16
OCTUBRENOVIEMBRE15
NOVIEMBREDICIEMBRE5
DICIEMBREENERO. 201915

Les agradezco el estricto cumplimiento del envío de los informes estadísticos notariales en las fechas aquí previstas.

De otra parte, es preciso destacar que de no darse el envío del informe estadístico notarial junto con los soportes de los pagos en la fecha y en las condiciones indicadas, de conformidad con el artículo 124 del Decreto 2148 de 1983, Acuerdo 1 de 2010, proferido por el consejo asesor del fondo cuenta especial de notariado, instrucciones administrativas 22 de 2005 y 14 de 2009, se perderá el subsidio correspondiente al mes en que incurrió el incumplimiento, al tenor de lo contenido en los parágrafos del artículo 14 de la Ley 29 de 1973 y el del artículo 22 del Decreto 27 de 1974.

Se reitera el cumplimiento de la Circular 1703 del 1º de diciembre de 2014, que estableció: “...las notarías que cuentan con el sistema de información notarial, SIN, que el proceso de facturación de los actos notariales se debe realizar por este aplicativo y no manual. De igual forma se les instruye que para el caso de las notarías subsidiadas es de obligatorio cumplimiento el sistema de información notarial, SIN”.

N. del D.: Esta instrucción administrativa va dirigida a notarios del país.