INSTRUCTIVO 1 DE 2007 

(Diciembre 3)

Ref.: Instrucciones para el cierre contable de la vigencia 2007 e inicio del proceso contable del año 2008.

Con el propósito de que las actividades que preceden al cierre contable incluyan todos los procedimientos relacionados con el debido reconocimiento de los bienes, derechos y obligaciones, ingresos, gastos y costos en el período contable correspondiente al año 2007, los estados contables reflejen razonablemente los saldos al corte de diciembre, y se preparen los saldos de inicio del proceso para el año 2008, se deben seguir las siguientes instrucciones:

1. Aspectos a tener en cuenta para el cierre contable del año 2007.

1.1. Plazos y requisitos.

La información con corte a 31 de diciembre de 2007 deberá presentarse según lo establecido en la norma básica de plazos y requisitos, contenida en la Resolución 375 de 2007. En todos los casos se tendrá por no presentada la información reportada que no cumpla con los requisitos señalados en dicha norma.

Para el corte 31 de diciembre de 2007, las entidades contables públicas incluidas en el ámbito de aplicación del régimen de contabilidad pública deberán reportar la información financiera, económica, social y ambiental, únicamente a través del sistema consolidador de hacienda e información financiera pública (CHIP), según lo definido en la Resolución 248 de 2007.

1.2. Información a reportar a través del CHIP.

A continuación se relaciona los formularios que deben ser presentados con la información con fecha de corte a 31 de diciembre de 2007 por parte de las entidades que están incluidas en el ámbito de aplicación del régimen de contabilidad pública (RCP), en los términos establecidos en la Resolución 248 de 2007:

1.2.1. Formularios de la categoría información contable pública.

CGN2005_001_SALDOS _Y_MOVIMIENTOS

CGN2005_002_OPERACIONES _RECIPROCAS

CGN2005NE_003_NOTAS DE_CARACTER_ESPECIFICO

Estos formularios se deben presentar, a más tardar, el 15 de febrero de 2008, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 375 de 2007.

1.2.2. Formulario de la categoría notas generales.

CGN2005NG_003_NOTAS DE_CARACTER_GENERAL

Este formulario se debe presentar a más tardar, el 15 de febrero de 2008, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 375 de 2007.

1.2.3. Formulario de la categoría control interno contable.

CGN_2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE

Este formulario se debe presentar, a más tardar, el 28 de febrero de 2008 de acuerdo con lo establecido en la Resolución 393 de 2007.

1.3. Actividades administrativas previas al cierre del período.

Corresponde a todas las de orden administrativo que deben adelantar integralmente las áreas en donde se realizan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, con el fin de garantizar que la totalidad de la información que corresponda sea incorporada en el proceso de cierre contable del año 2007. La información a incorporar corresponde, al cierre de compras, tesorería y presupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos, elaboración de inventario de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones bancarias y verificación de operaciones recíprocas, entre otras.

1.4. Actividades contables previas al cierre del período.

1.4.1. Análisis, verificaciones y ajustes.

Antes de efectuar el cierre contable debe tenerse en cuenta, entre otros aspectos, los procedimientos que se relacionan con las conciliaciones bancarias, cálculo de provisiones, depreciaciones y amortizaciones, sentencias y conciliaciones, pasivos pensionales y cálculo actuarial, aplicando los procedimientos contenidos en el régimen de contabilidad pública, relacionados con las cuentas del balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental, los límites establecidos para los saldos de las cuentas “otros”, las cuentas de orden y la preparación de las notas a los estados contables.

1.4.2. Conciliación de información entre las dependencias del área financiera.

Para efectos del cierre contable con fecha de corte a 31 de diciembre de 2007, y con el fin de garantizar la consistencia de la información entre las dependencias que conforman el área financiera, las entidades deberán realizar las conciliaciones de información entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería y las demás que existan de acuerdo con la estructura interna, que permitan evidenciar la integralidad del proceso contable.

1.4.3. Consolidación de las prestaciones sociales.

De conformidad con la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación, al cierre de la vigencia, las entidades deben realizar el proceso de consolidación de las prestaciones sociales que se han estado provisionando a través de pasivos estimados, para reclasificar el valor consolidado a las cuentas que identifican el pasivo real.

1.4.4. Cierre de cuentas de presupuesto y tesorería.

Las entidades deben tomar las medidas necesarias, tendientes a obtener los saldos definitivos de la ejecución presupuestal, acumuladas para cada uno de los conceptos que conforman las cuentas de presupuesto y tesorería, establecidas en el catálogo general de cuentas - CGC. Al final de la vigencia debe efectuarse el respectivo cierre de acuerdo con lo definido en la dinámica contable definida en el RCP.

Esta información es la base de la CGN para realizar los procesos de refrendación de la información correspondiente al recaudo de los ingresos tributarios y a la inversión con ingresos corrientes de libre destinación, en cumplimiento de la Ley 715 de 2001 y de categorización de los departamentos, distritos y municipios, según lo contemplado en la Ley 617 de 2000, por lo que se requiere reconocer y revelar la totalidad de la información relacionada con la ejecución presupuestal de ingresos y gastos.

1.4.5. Reconocimiento de pasivos pensionales.

Los fondos de reservas del régimen de prima media con prestación definida y las entidades contables públicas empleadoras que tengan a su cargo pasivo pensional, incluyendo la emisión de bonos pensionales, deben reconocer y revelar el cálculo actuarial de dicho pasivo, el cual incorpora los conceptos de pensiones actuales, pensiones futuras y cuotas partes de pensiones y de bonos pensionales.

El valor del cálculo actuarial del pasivo pensional debe actualizarse anualmente y amortizarse en la contabilidad de las entidades contables públicas empleadoras y la de los fondos de reservas, según lo indicado en el manual de procedimientos del RCP.

Las entidades territoriales y sus descentralizadas revelarán el cálculo actuarial suministrado por la dirección de regulación económica de la seguridad social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 9º de la Ley 549 de 1999.

La entidad contable pública empleadora en la fecha de actualización del cálculo actuarial debe verificar que el valor amortizado, que corresponde al saldo de las cuentas 2720-PROVISION PARA PENSIONES y 2721-PROVISION PARA BONOS PENSIONALES, sea igual o superior al monto de la amortización prevista en el procedimiento. En caso contrario, debe realizar el ajuste de amortización por la diferencia.

Por su parte, para los fondos de reservas, la amortización del cálculo actuarial corresponde a la afectación gradual de los resultados del fondo de reservas por el monto del pasivo pensional a cubrir durante el período contable, de tal manera que al finalizar el período contable el saldo de las cuentas 2720-PROVISION PARA PENSIONES y 2721-PROVISION PARA BONOS PENSIONALES, debe ser cero, pero sus subcuentas deben revelar el valor del cálculo actuarial de los próximos 10 años y el valor pendiente de amortizar.

1.4.6. Conciliación de la información relacionada con el reconocimiento de activos entregados para uso permanente sin contraprestación.

Las entidades contables públicas clasificadas como gobierno general deben tener en cuenta que cuando entregan bienes, con las características de propiedades, planta y equipo, a otras entidades contables públicas del gobierno general, para uso permanente y sin contraprestación, el reconocimiento contable corresponde a una incorporación del activo para quien lo recibe y un retiro de los mismos para quien los entrega, con afectación directa en el patrimonio, según lo establecido en el manual de procedimientos del RCP.

En esta transacción se debe tener en cuenta que quien recibe el bien, debe verificar o constatar con la entidad que lo entrega haya realizado el retiro del activo de las cuentas de balance, para evitar registros que dupliquen la información.

1.4.7. Entidades o fondos en procesos especiales.

Las entidades o fondos en las que se ordenó su fusión, escisión o liquidación deberán preparar la información de acuerdo con lo establecido en el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las operaciones que surjan como consecuencia de los procesos de liquidación, fusión y escisión contenido en el manual de procedimientos del RCP.

1.4.8. Existencia real de bienes, derechos y obligaciones y documentos soporte idóneos.

Las entidades deberán realizar las acciones administrativas que permitan determinar que los saldos revelados en los estados contables relacionados con los bienes, derechos y obligaciones sean ciertos y cuenten con los documentos soportes idóneos, que garanticen la existencia y exigibilidad de los mismos.

1.4.9. Conciliación de operaciones recíprocas.

Todas las entidades públicas deben revisar el extracto de operaciones recíprocas que publica el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en su página web, y adelantar los procesos de conciliación en forma conjunta, retroalimentarse con los resultados de la conciliación respectiva y efectuar los ajustes que de ellas se deriven.

Las entidades deben garantizar que los saldos a reportar como operación recíproca correspondan a transacciones que se hayan realizado de manera directa o indirecta con otras entidades contables públicas, las cuales se relacionan con cuentas del balance general o con las del estado de actividad financiera, económica, social y ambiental. Para el efecto, deben realizar el análisis y conciliación teniendo en cuenta la tabla de correlaciones que se encuentra publicada en la página web de la Contaduría General de la Nación. En este proceso se deben considerar, entre otros, los siguientes aspectos:

1. El reconocimiento de la cuota de fiscalización y auditaje en las entidades del nivel nacional, se debe reportar como entidad recíproca a la Contraloría General de la República con código institucional 010200000 utilizando las subcuentas 512002 ó 522002 - cuota de fiscalización y auditaje.

2. El reconocimiento de los impuestos nacionales que no hayan sido cedidos a los departamentos, se debe reportar como entidad recíproca a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, con el código institucional 910300000. En el caso de los impuestos nacionales cedidos se debe reportar con la respectiva entidad beneficiaria.

3. El reconocimiento y recaudo de los recursos del sistema general de participaciones, SGP, debe reportar como entidad recíproca a los ministerios de Hacienda y Crédito Público, Educación y Protección Social, según corresponda a participaciones para propósito general, para educación y para salud, respectivamente.

4. Cuando una entidad se liquida, el reporte de operaciones recíprocas será con la entidad que asume los derechos y obligaciones.

5. Se deben conciliar los saldos correspondientes a las cuentas que revelan acuerdos de pago y los conceptos de depósitos recibidos y entregados en administración, entre las entidades partícipes para el reporte de las operaciones recíprocas.

6. Se debe actualizar, a través del sistema CHIP, la información correspondiente a inversiones patrimoniales en lo relacionado con los porcentajes de participación en entidades públicas y mixtas, teniendo en cuenta las modificaciones contenidas en el RCP.

7. La subcuenta 572080-Recaudos corresponde a la recíproca de las entidades con la dirección general de crédito público y del tesoro nacional, DGCPTN o quien haga sus veces.

8. Los saldos en las cuentas de inversiones en TES deben reportar como entidad recíproca el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

9. Los saldos en las cuentas de inversiones en TIDIS deben reportar como entidad recíproca la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

1.4.10. Transacciones u operaciones que no constituyen operaciones recíprocas a reportar.

1. Las transacciones u operaciones con los fondos de reservas pensionales administrados por entidades públicas administradoras del régimen de prima media con prestación definida no constituyen operaciones recíprocas a reportar, por cuanto no son recursos de la Nación ni de las entidades que los administran.

2. Los traslados de propiedades, planta y equipo entre entidades públicas no constituyen operación recíproca a reportar, por cuanto los registros contables de las entidades que incorporan estos activos lo realizan a través de cuentas del patrimonio, sin que se generen derechos u obligaciones en la operación.

1.4.11. Revisión de saldos de Inversiones en empresas no societarias.

Las entidades contables públicas que reconocían en el grupo de inversiones controladas los valores del patrimonio en empresas no societarias, debieron aplicar el procedimiento de reversión de las mismas, establecido en la Circular Externa 62 de junio 12 de 2006.

Por tanto, deben verificar el cumplimiento de esta normatividad, garantizado que en las subcuentas de la cuenta 1208-INVERSIONES PATRIMONIALES EN ENTIDADES CONTROLADAS, no deben revelar información de inversiones en las empresas no societarias, que para efectos contables “Corresponde a aquellos organismos creados por ley en el orden nacional, y en el orden departamental, distrital y municipal, por ordenanza o acuerdo o, autorizados por estos, que desarrollan actividades de naturaleza industrial o comercial y de gestión económica. Su capital no está representado en acciones, cuotas o partes de interés social. Se caracterizan porque tienen personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y capital independiente” (resaltado fuera de texto).

1.4.12. Costos de producción.

Las entidades que utilizan sistemas de costos de producción y revelan esta información en las cuentas de la clase 7 - COSTO DE PRODUCCION, deben proceder a su cierre teniendo en cuenta que este se efectúa contra la subcuenta “Traslado de costos (Cr)”.

1.4.13. Reporte de movimientos y saldos final en las cuentas de cierre y resultados del ejercicio.

Con el fin de hacer claridad sobre la forma de reportar los movimientos y saldo final en las cuentas de cierre y de resultados del ejercicio se presentan las situaciones que se deben observar, para que el proceso de validación no genere inconsistencia:

1.4.13.1. Reporte en las cuentas 5905 - Cierre de ingresos, gastos y costos.

El saldo inicial del periodo debe ser igual a cero. El movimiento corresponde a la diferencia (utilidad o pérdida) calculada por la entidad, el cual resulta de comparar el valor de los ingresos menos el valor de los gastos y costos del periodo contable (enero - diciembre). Esto significa que si los ingresos son mayores a los gastos y costos, la diferencia se reporta en la columna débito del movimiento de esta cuenta. Si los gastos y costos son mayores a los ingresos, la diferencia se reporta en el movimiento crédito. El saldo final corresponde a la suma algebraica del movimiento débito o crédito.

No obstante, las entidades contables públicas realizarán el cierre contable en la contabilidad siguiendo las dinámicas de esta cuenta establecida en el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública.

1.4.13.2. Reporte en las cuentas de movimientos y saldo final en las cuentas 3110 y 3230 - Resultado del ejercicio, 3111 y 3233 - Resultado del ejercicio de entidades en proceso de liquidación.

El saldo inicial del periodo debe ser igual a cero. El movimiento corresponde a la diferencia (utilidad o pérdida) calculada por la entidad, el cual resulta de comparar el valor de los ingresos menos el valor de los gastos y costos del periodo contable (enero - diciembre). Esto significa que si los ingresos son mayores a los gastos y costos, la diferencia se reporta en la columna crédito del movimiento de esta cuenta. Si los gastos y costos son mayores a los ingresos, la diferencia se reporta en la columna débito del movimiento de esta cuenta. El saldo final corresponde a la suma algebraica del movimiento débito o crédito.

No obstante, las entidades contables públicas realizarán el cierre contable en la contabilidad siguiendo las dinámicas de estas cuentas establecidas en el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública.

1.4.14. Reconocimiento de ingresos de la Nación.

Las entidades del sector descentralizado nacional que generen ingresos correspondientes al presupuesto nacional deberán realizar el traslado de los recursos a las cuentas de la dirección general de crédito público y del tesoro nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y en ningún caso podrán reconocerlos como ingresos propios.

Los organismos de la administración central nacional a los cuales están adscritas o vinculadas las entidades del sector descentralizado, deberán reconocer y reclasificar, a través del sistema integrado de información financiera - SIIF, el ingreso que generen, utilizando para esto el rubro - concepto respectivo.

1.4.15. Estados contables básicos comparativos.

Las entidades contables públicas deben tener en cuenta que cuando presenten los estados contables básicos, a los diferentes usuarios que los requieran, estos deben presentarse en forma comparativa con los del período contable inmediatamente anterior.

2. Aspectos previos para la iniciación del proceso contable del año 2008.

2.1. Reclasificación de saldos.

Al inicio del período contable del año 2008 las entidades contables públicas deben reclasificar:

1. Los saldos de la subcuenta 311001-Excedente del ejercicio o 311002 Déficit del ejercicio de la cuenta 3110-RESULTADO DEL EJERCICIO, a la cuenta 3105-CAPITAL FISCAL en la subcuenta que corresponda. Igualmente, deben reclasificar el saldo o el excedente de las subcuentas 323001-Utilidad o excedente del ejercicio o 323002- Pérdida o déficit del ejercicio de la cuenta 3230-RESULTADOS DEL EJERCICIO, a la cuenta 3208- CAPITAL FISCAL, según la naturaleza de la entidad.

2. Los saldos de la subcuenta 311101 - Excedente del ejercicio o 311102 Déficit del ejercicio de la cuenta 3111-RESULTADO DEL EJERCICIO EN ENTIDADES EN PROCESO DE LIQUIDACION a la cuenta 3140-PATRIMONIO DE ENTIDADES EN PROCESOS ESPECIALES, para las entidades que se encuentran en esta condición. Igualmente, deben reclasificar el saldo o el excedente de las subcuentas 323301-Utilidad o excedente del ejercicio o 323302- Pérdida o déficit del ejercicio de la cuenta 3233-RESULTADO DEL EJERCICIO DE ENTIDADES EN PROCESO DE LIQUIDACION, a la cuenta 3260- PATRIMONIO DE ENTIDADES EN PROCESOS ESPECIALES.

3. El saldo de las cuentas 3125 - PATRIMONIO PUBLICO INCORPORADO y 3255 - PATRIMONIO INSTITUCIONAL INCORPORADO, a la cuenta 3105 o 3208 - CAPITAL FISCAL, según corresponda. Excepto los valores de las subcuentas 312530- Bienes pendientes de legalizar, 312531- Bienes de uso permanente sin contraprestación, 325530- Bienes pendientes de legalizar y 325531- Bienes de uso permanente sin contraprestación, en cumplimiento de las dinámicas de las respectivas cuentas.

4. El saldo de las cuentas 3128- PROVISIONES, AGOTAMIENTO, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES y 3270-PROVISIONES, DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES a las cuentas 3105 o 3208 -CAPITAL FISCAL, según corresponda.

Es necesario precisar que la entidad contable pública no debe registrar, en un mismo periodo contable, excedente y déficit del ejercicio.

2.2. Registro inicial del presupuesto aprobado para la vigencia 2008.

Las entidades contables públicas a las cuales corresponda utilizar las cuentas de presupuesto y tesorería deben garantizar que, dentro del proceso contable que se inicia para el año 2008, deben registrar el respectivo presupuesto de ingresos y gastos aprobados para la vigencia, con los valores que correspondan a las cuentas de reservas y cuentas por pagar de la vigencia anterior, cuando les aplique, y los ajustes a los saldos de las cuentas de vigencias futuras a que haya lugar.

3. Procedimiento en las entidades que se encuentran en el ámbito del sistema integrado de información financiera - SIIF Nación para el cierre del periodo contable 2007.

Las entidades que se encuentran en el ámbito de aplicación del sistema integrado de información financiera - SIIF Nación, además de las actividades señaladas en los puntos anteriores del presente instructivo, deben tener en cuenta las siguientes precisiones:

2. Con base en los registros, comprobantes y lotes contables generados en el SIIF- Nación, la entidad hará un análisis de las operaciones para garantizar la calidad de la información, ya que será la única fuente válida de reporte a la CGN, según lo establece el artículo 6º del Decreto 2789 de 2004 independientemente que la entidad adelante procesos de agregación y eliminación de las operaciones al interior de sus unidades, para efectos de generar el reporte a la CGN, los cuales no generan registros contables en ninguna de las unidades que intervienen.

3.1. Actividades mínimas a realizar para el cierre del periodo contable 2007.

Para el proceso de cierre de la información del año 2007 las entidades que pertenecen al SIIF deben tener en cuenta las siguientes actividades a realizar: incorporación de la información de las asignaciones internas fuera de línea - AIFL, reclasificación de ingresos, causación de cuentas por pagar, confirmación de deducciones, bienes y servicios registrados en almacén, cancelación de pasivos en forma manual, legalización de las operaciones auxiliares y de tesorería - OAT, reintegros, registro de las cuentas de presupuesto y tesorería en la clase cero (0), excedentes financieros, Incorporación de asientos manuales periódicos, condiciones para el proceso de cierre anual provisional y definitivo, fechas de cierre y reporte de información, análisis, conciliación y reporte de operaciones recíprocas, sistemas de información complementarios y reporte a la CGN, proceso de inicio del período contable previa autorización de la CGN y la apertura de cierre definitivo en SIIF - Nación.

3.1.1. Incorporación de la información de las asignaciones internas fuera de línea - AIFL.

Para el registro en el SIIF Nación de la ejecución presupuestal de asignaciones internas fuera de línea de las entidades en línea, el artículo 27 del Decreto 2789 de 2004 establece que: “Cuando una unidad ejecutora que esté en línea con el SIIF Nación detalle las apropiaciones de los rubros de gasto por medio de asignaciones internas, que no estén conectadas en línea con el sistema, adicionales al anexo del decreto de liquidación, el servidor público encargado de ejecutar esa asignación deberá enviar la información presupuestal y contable a la unidad ejecutora para que ella la registre en el sistema a más tardar el quinto día hábil del mes siguiente al que se reporta”.

En consecuencia, las unidades ejecutoras deberán asegurarse de incorporar todos los movimientos contables de las asignaciones internas fuera de línea (AIFL). En este sentido, deberán adoptar los procedimientos administrativos que le permitan garantizar el cumplimiento de la característica de universalidad de la información contable pública, según la cual “La información contable pública es universal, si incluye la totalidad de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de la entidad contable pública (…)”.

3.1.2. Reclasificación de ingresos.

Cada una de las unidades ejecutoras debe reconocer los recaudos que están pendientes de clasificar, con situación de fondos (CSF) o sin situación de fondos (SSF). Lo anterior permite que las subcuentas 472080 y 572080 no presenten diferencias en el cálculo de las operaciones recíprocas en el proceso de consolidación.

Los saldos netos de los recaudos por clasificar - CSF, no tramitados por las diferentes entidades que conforman el SIIF - Nación, serán reclasificados por la dirección general de crédito público y del tesoro nacional - DGCPTN a la subcuenta 290580 Recaudos por clasificar, de conformidad con la dinámica dos (2) de la cuenta 2905 - RECAUDOS A FAVOR DE TERCEROS, la cual establece que “Se acredita: con los valores netos trasladados de la subcuenta 472080 - Recaudos, al finalizar la vigencia”: Dichos valores deben ser trasladados nuevamente en la vigencia fiscal siguiente a la cuenta 472080 - Recaudos, de conformidad con la dinámica dos (2) del débito, la cual determina que “Los valores netos trasladados a la subcuenta 472080-Recaudos al inicio de la vigencia”. Igual procedimiento debe seguir la entidad contable pública, con los recaudos SSF pendientes de clasificar, al finalizar la vigencia.

3.1.3. Causación de las cuentas por pagar. (Transacción obligación).

Aunque no se tenga PAC disponible en la presente vigencia, el SIIF permite incorporar los compromisos y obligaciones por los bienes y servicios efectivamente recibidos en el año 2007, soportados en documentos y de acuerdo con la distribución del PAC de rezago vigencia 2008, conforme lo establece el artículo 24 del Decreto 2789 de 2004: “Las unidades ejecutoras registrarán en la misma fecha de la operación, el valor total de la obligación y de las deducciones con fines presupuestales y contables, independientemente de que su pago deba realizarse en cuotas parciales ante la insuficiencia de PAC mensual, con el fin de garantizar el cumplimiento de la norma general de causación o devengo definida por la Contaduría General de la Nación.”

Las entidades que por mandato legal trasfieran o reciban recursos del sistema general de participaciones, deberán reconocer, mediante asiento en forma manual, la última doceava, en cumplimiento del principio de causación o devengo.

3.1.4. Confirmación de deducciones. (Transacción confirmación de deducciones).

Las deducciones asociadas a las obligaciones presupuestales generadas en el sistema hasta el 31 de diciembre, deben confirmarse para que sean registradas las cuentas por pagar en el concepto de pasivo que corresponda.

3.1.5. Bienes y servicios registrados en almacén - entidades SIIF.

De conformidad con el literal d) del numeral 5.2 de la Circular Externa 20, emitida por el administrador SIIF - Nación, “Para las entidades que durante el año fiscal 2007, realizaron ejecuciones presupuestales utilizando la cadena presupuestal con CUBS, deben cerciorarse de que antes del cierre definitivo del módulo de egresos, todas las entradas de bienes o servicios queden obligadas, lo anterior para que en el sistema quede reflejada la constitución real de las cuentas por pagar”.

Por lo anterior, el código 240101002 - BIENES Y SERVICIOS REGISTRADOS EN ALMACEN, no debe presentar valor, por cuanto registra en forma transitoria, por parte de las entidades que conforman el sistema, la entrada a almacén de los bienes y servicios adquiridos, los cuales son reclasificados en la etapa de la obligación a los códigos 240101001 - BIENES Y SERVICIOS, 240102001 - BIENES Y SERVICIOS o 242551-COMISIONES, 242552 - HONORARIOS Y 242553 - SERVICIOS, según corresponda.

3.1.6. Cancelación de pasivos en forma manual.

Corresponde a las entidades garantizar la consistencia de los beneficiarios y valores en la cancelación de los pasivos automáticos y manuales, procedimiento que se debe realizar periódicamente, evitando de esta manera acumular su registro en el proceso de ajustes dentro de los comprobantes del penúltimo día hábil del mes.

3.1.7. Legalización de las operaciones auxiliares y de tesorería - OAT de provisión de fondos, cajas menores y las relacionadas con pagos líquido cero (0).

Antes del cierre de la vigencia deberá efectuarse, cuando se hayan legalizado totalmente las OAT por los conceptos de provisión de fondos, cajas menores y las relacionadas con pagos líquido cero (0).

El “estado pagado” de las órdenes de pago presupuestales y de las ordenes de pago OAT de valor líquido cero, se realiza por el módulo de CUN, con el perfil pagador, antes de terminar la vigencia 2007.

3.1.8. Reintegros.

Las partidas relacionadas con el concepto de reintegros deben ser aplicadas en el sistema. Para que el efecto del reintegro se revele en el período 2007, los recursos deben consignarse en cuentas de la dirección general de crédito público y del tesoro nacional en el año 2007 y clasificarse, cuando los módulos de EGRESOS e INGRESOS se encuentren en periodo de transición, o antes de iniciarse el mencionado período.

Cuando se trate de reintegros que correspondan a conceptos de nómina, deben seguirse los procedimientos relacionados con el tratamiento contable para nómina y reintegro de rubros de servicios personales.

3.1.9. Registro en las cuentas de presupuesto y tesorería, de la clase cero (0).

Los comprobantes de la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos, deben ser incorporados a través de archivo plano o por registros manuales, en las cuentas correspondientes habilitadas en el sistema.

Al final de la vigencia debe efectuarse el cierre de las cuentas de presupuesto y tesorería, de acuerdo con la dinámica contable de cada una de ellas, definida en el catálogo general de cuentas del régimen de contabilidad pública. Dicho proceso se debe adelantar antes del cierre definitivo del módulo de contabilidad.

No obstante, las entidades deben tomar las medidas necesarias tendientes a obtener los valores definitivos de la ejecución presupuestal y de tesorería, acumulada por cada una de las cuentas establecidas en el régimen de contabilidad pública, de tal manera que les permita conformar el reporte del formulario CGN2005_001_SALDOS Y MOVIMIENTOS, en lo que se refiere a las cuentas de presupuesto y tesorería.

3.1.10. Excedentes financieros.

Las entidades cuyos entes adscritos generen excedentes financieros, deberán efectuar los correspondientes reconocimientos y reclasificaciones a través del rubro concepto que corresponda.

3.1.11. Incorporación de asientos manuales periódicos.

Las entidades deberán incluir, mediante asientos manuales, los registros contables correspondientes a las depreciaciones, provisiones, amortizaciones, valorizaciones, reclasificaciones y ajustes.

3.1.12. Condiciones para el proceso de cierre anual provisional y definitivo.

3.1.12.1. Saldo cero en la cuenta 5905-Cierre de ingresos, gastos y costos.

Para que se pueda llevar a cabo el cierre provisional y definitivo del año 2007, la cuenta 5905 - CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS debe tener saldo cero. Lo anterior, teniendo en cuenta que el Sistema cancela las cuentas de actividad, financiera, económica, social y ambiental, utilizando como contrapartida las subcuentas que conforman esta cuenta.

Este proceso genera un lote automático (provisional o definitivo, según el tipo de cierre), utilizando las cuentas de patrimonio que correspondan del grupo 31 - HACIENDA PUBLICA o 32 - PATRIMONIO INSTITUCIONAL.

3.1.12.2. Saldo en cero de las cuentas (311000, 323000) Resultado del ejercicio.

Para llevar a cabo el proceso de cierre, es preciso que las entidades hayan realizado previamente el traslado del saldo de la subcuenta 311001– Excedente del ejercicio ó 311002-Déficit del ejercicio, a la cuenta 3105-CAPITAL FISCAL; así como de la 323001-Utilidad o excedente del ejercicio o 323002 Pérdida o déficit del ejercicio a la cuenta 3208- CAPITAL FISCAL.

De no ser así, el reporte BALANCE DE PRUEBA arrojará una diferencia entre débitos y créditos equivalentes a los valores no trasladados.

Es necesario precisar que la entidad contable pública no debe registrar, en un mismo periodo contable, excedente y déficit del ejercicio.

3.1.12.3. Fechas de cierre y reporte de información.

Las fechas de cierre de los módulos del SIIF fueron definidas de acuerdo con lo establecido en el artículo 30 del Decreto 2789 de 2004, y comunicadas por el administrador del SIIF - Nación, mediante Circular 23 de noviembre de 2007. Así como, las que se establezcan para las entidades que tengan que adelantar procesos especiales para el registro de información tales como DIAN - Recaudadora y Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

3.1.12.4. Período de transición.

Durante este período el sistema queda abierto con fecha del último día hábil de diciembre, con el fin de que las entidades efectúen los registros correspondientes a la vigencia 2007 (presupuestales de egresos e ingresos con sus efectos contables).

Una vez se hayan cerrado los módulos de egresos e ingresos, el periodo de transición contable continúa para que las entidades puedan realizar los registros contables que consideren necesarios, para lo cual deberán utilizar los lotes habilitados, no finalizados en el último día hábil del mes (dic. 31) y entrar al sistema por la vigencia 2007.

El período de transición también permite efectuar registros contables para la vigencia 2008, ingresando al aplicativo por el año 2008.

Una vez cerrado el módulo contable, no se podrán incorporar más registros para la vigencia 2007. Con este proceso concluye el período de transición, de conformidad con el numeral 2º de la Circular 23 emitida por el administrador SIIF - Nación.

3.13. Cierre provisional y definitivo anual para el año 2007 y cierres diarios definitivos 2008.

3.13.1. Cierre provisional anual —Último día contable anual—.

En enero de 2008 se realizarán diariamente cierres provisionales contables que contendrán la información de diciembre 31 de 2007, acumulando las cifras como todos los cierres mensuales, es decir, sin realizar los registros contables automáticos de constitución de reservas y cancelación de las cuentas de resultado.

Este proceso permite generar información a nivel de cuenta, subcuenta o auxiliar, con las operaciones efectuadas por las unidades ejecutoras y/o asignaciones internas, incluyendo hasta la última transacción que se haya registrado.

3.13.2. Ejecución del proceso de cierre contable anual de la entidad.

El cierre contable puede ser provisional o definitivo y consiste en debitar las cuentas de ingresos y acreditar las cuentas de gastos y costos, utilizando como contrapartida la cuenta 5905 - CIERRE DE INGRESOS, GASTOS Y COSTOS, transfiriendo el saldo neto a la cuenta patrimonial “Resultado del ejercicio”.

Así mismo, con base en las cadenas presupuestales de egresos que quedaron comprometidas y no obligadas —Rezago presupuestal— el aplicativo genera el registro automático en cuentas de orden por estos valores.

Debe tenerse en cuenta que este proceso se realizará una vez efectuado el proceso de cierre definitivo de los demás módulos del sistema. En consecuencia, una vez efectuado el proceso de cierre contable definitivo, el sistema no da la opción de incorporar más ajustes del año 2007.

Una vez la entidad tenga la seguridad de haber incorporado la totalidad de la información financiera de la vigencia, incluyendo la correspondiente a las asignaciones internas fuera de línea (AIFL), cada unidad ejecutora deberá solicitar a la CGN el envío del proceso de cierre anual definitivo, mediante comunicación dirigida a la subcontaduría de centralización de la información, firmada por el contador y el jefe del área financiera.

3.13.3. Cierres diarios definitivos para el período 2008.

Para la vigencia 2008 el Sistema no realizará cierres diarios definitivos durante el período de transición. Por lo tanto, es importante recordar que el análisis de las operaciones y ajustes se hará en forma simultánea a las transacciones del año 2007 y 2008, según se vayan realizando.

3.14. Reporte de operaciones recíprocas.

En la actualidad el SIIF no cuenta con una funcionalidad que genere el formulario CGN2005_002_OPERACIONES RECIPROCAS; en consecuencia, para la vigencia 2007 las entidades deberán derivar este reporte de sus sistemas complementarios.

3.15. Sistemas de información complementarios y reporte a la CGN.

Los sistemas complementarios para la información contable, tales como nómina, rentas por cobrar, almacén, inventarios, operaciones de crédito público, agregación y consolidación de las unidades ejecutoras, entre otros, deberán permanecer hasta tanto se hayan implementado en el SIIF los procesos necesarios para efectos del control y registro adecuado del total de las transacciones.

También se consideran sistemas complementarios los que permiten a la entidad que, a partir de la información generada en SIIF - Nación, se agregue la de las diferentes unidades que conforman un ente contable público y se eliminen las operaciones entre las diferentes unidades, con el fin de generar el reporte de información a la CGN como un único ente.

Lo anterior significa que, para efectos de reporte a la CGN, no se deben utilizar los sistemas paralelos, porque las entidades deben reportar con base en la información generada por el aplicativo SIIF - Nación, que es la única fuente de información, de conformidad con los artículos 4º y 6º del Decreto 2789 de 2004.

En consecuencia, no deben existir diferencias entre la información reportada en el formulario CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS a la CGN y el balance de prueba generado por el SIIF Nación, excepto en lo relativo a procesos de agregación y/o consolidación, al interior de una entidad.

3.16. Proceso de inicio de periodo contable, previa autorización de la CGN.

Este proceso será autorizado por la CGN una vez efectuado el cierre definitivo y se hará en forma gradual, asignando fecha para cada unidad, de la misma forma como se realizó el cierre del período contable 2007.

Con este proceso el sistema traslada al año 2008 los saldos iniciales de las cuentas de balance, generando el lote contable número 1. En consecuencia, el Sistema recalculará los saldos a partir de primer cierre contable del año 2008.

3.17. Apertura de cierres definitivos en SIIF - Nación.

Cuando en cumplimiento del principio de contabilidad pública “Hechos posteriores al cierre”, se requiera “levantar” en el sistema la marca de cierre definitivo, el representante legal de la entidad pública debe enviar comunicación dirigida al Contador General de la Nación sustentando dicha solicitud y con la descripción de la operación o ajuste que se vaya a incorporar o eliminar copia de la misma comunicación debe ser enviada a la Contraloría General de la República, a la delegada que corresponda.

Es de anotar que esta transacción no se podrá llevar a cabo si el inicio de periodo contable ya se realizó en el SIIF Nación.

N. del D.: El presente instructivo va dirigido a representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de los entes públicos del nivel nacional y territorial.

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