Contaduría General de la Nación

INSTRUCTIVO 11 DE 2010 

(Diciembre 16)

Referencia: Instrucciones relacionadas con el cambio de vigencia 2010-2011, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación, y otros aspectos del proceso contable.

Con el propósito de que las actividades relacionadas con el cierre contable incluyan todos los procedimientos referidos con el debido reconocimiento de los bienes, derechos y obligaciones, ingresos, gastos y costos en el periodo contable correspondiente al año 2010, que los estados contables reflejen razonablemente los saldos al corte del 31 de diciembre, y que se preparen los saldos de inicio del año 2011, así como advertir sobre otros aspectos contables, administrativos y operativos relativos a la rendición de la información y al proceso contable, este despacho se permite impartir las instrucciones que deben seguir las entidades contables públicas, sin que ello las exonere de la aplicación de aquellos aspectos que no sean abordados, y que se deriven de la correcta y completa aplicación del régimen de contabilidad pública - RCP:

1. Aspectos a tener en cuenta para el cierre contable del año 2010.

Las instancias directivas de las entidades contables públicas deben adoptar las estrategias administrativas tendientes a inducir y facilitar las actividades operativas, requeridas en todas las áreas donde se originan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, con el fin de garantizar la integralidad de la información relacionada con el proceso contable y necesaria para el cierre contable del año 2010.

1.1. Actividades administrativas.

1.1.1. Actividades mínimas a desarrollar.

Las acciones a adelantar comprenden entre otras: cierre de compras, tesorería y presupuesto; traslados y cierre de costos de producción; legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores; recibo a satisfacción de bienes y servicios; reconocimiento de derechos y obligaciones; tomas físicas de inventarios de bienes; conciliaciones bancarias y verificación, conciliación y ajuste de operaciones recíprocas; consolidación de prestaciones sociales, y las demás contempladas en la Resolución 357 de 2008 sobre control interno contable.

1.1.2. Flujo de información.

Igualmente se requiere que se adopten las estrategias necesarias para que exista un adecuado y oportuno flujo de información y documentación hacia el área contable, para garantizar el reconocimiento de la totalidad de los hechos, operaciones y transacciones, debidamente soportados y su respectiva revelación.

1.1.3. Actualización de información básica en el CHIP.

Las entidades contables públicas deben garantizar que al cierre se encuentre actualizada la información que en la página web del CHIP, relativa a los datos básicos y complementarios, así como la información relacionada con la composición patrimonial cuando les corresponda diligenciada.

1.2. Actividades operativas y contables con ocasión del cierre del periodo contable.

1.2.1. Análisis, verificaciones y ajustes.

Antes de efectuar el cierre contable deben tenerse en cuenta, entre otros aspectos, los procedimientos que se relacionan con las conciliaciones, cálculo de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y valorizaciones, procesos judiciales, pasivos pensionales y cálculo actuarial, aplicando los procedimientos contenidos en el régimen de contabilidad pública, relacionados con las cuentas del balance general y el estado de actividad financiera, económica, social y ambiental.

Igualmente deben analizarse y verificarse los saldos de las subcuentas “otros” cuando estos superan el 5% del valor total de la cuenta respectiva, para efectos de la información adicional que debe revelarse; determinar y efectuar la depuración de las cuentas de orden; y acopiar la información suficiente para la preparación exhaustiva de las notas a los estados contables.

1.2.2. Conciliación de información entre las áreas de la entidad que generan información contable.

Antes de efectuar el proceso de cierre contable y con el fin de garantizar la consistencia de la información que se administra en las dependencias de la entidad, se deben realizar las conciliaciones de información entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, recursos humanos y las demás áreas que correspondan de acuerdo con la estructura interna de cada entidad, para lograr la integralidad del proceso contable, como se señala en los numerales 3.8 y 3.16 de la Resolución 357 de 2008.

1.2.3. Consolidación de las prestaciones sociales.

Antes de realizar el cierre de la vigencia, las entidades deben realizar el proceso de consolidación de las prestaciones sociales que se han venido provisionando durante el año a través de pasivos estimados, para reclasificar y reconocer el pasivo real al final del periodo contable.

1.2.4. Consistencia en el reporte de las cuentas de presupuesto y tesorería.

Las entidades deben tomar las medidas necesarias tendientes a obtener los saldos definitivos de las modificaciones y ejecución presupuestal del periodo, para cada uno de los conceptos que conforman las cuentas de presupuesto y tesorería, establecidas en el catálogo general de cuentas - CGC.

Teniendo en cuenta que esta información sirve de base a la Contaduría General de la Nación - CGN para realizar los procesos de refrendación de la información correspondiente al recaudo de los ingresos tributarios y al cumplimiento de los límites para los gastos de funcionamiento, en cumplimiento de la Ley 715 de 2001, modificada por la Ley 1176 de 2007 y el Decreto 4515 de 2007; así como para efectos de la categorización de los departamentos, distritos y municipios, según lo contemplado en la Ley 617 de 2000; se requiere que las entidades acopien la totalidad de la información relacionada con la ejecución presupuestal de ingresos y gastos.

Al final de la vigencia debe efectuarse el respectivo cierre de acuerdo con la dinámica contable definida en el RCP. En este sentido, se debe verificar que los saldos que revelan las cuentas 0930 - Vigencias futuras aprobadas (CR) y 0935 - Vigencias futuras pendientes de incorporar al presupuesto (DB) no son objeto de cierre, es decir los saldos de estas cuentas pasan al periodo siguiente como saldo inicial, en tanto que la cuenta 0940 - Vigencias futuras incorporadas al presupuesto (DB), es objeto de cierre de su saldo al finalizar la vigencia utilizando como contrapartida la cuenta 0930 - Vigencias futuras aprobadas (CR).

1.2.5. Conciliación de la información relacionada con el reconocimiento de activos entregados para uso permanente sin contraprestación.

Las entidades contables públicas que cumplan funciones de gobierno deben tener en cuenta que cuando entregan propiedades, planta y equipo, a otras entidades contables públicas del gobierno general, para uso permanente y sin contraprestación, el reconocimiento contable corresponde a un retiro de los mismos para quien los entrega, con afectación en el patrimonio, y registrando en cuentas de orden deudoras para tener un control de los bienes entregados, y a una incorporación del activo para quien lo recibe, con afectación igualmente en el patrimonio, según lo establecido en el manual de procedimientos del RCP.

En esta transacción se debe confrontar que tanto la entidad que recibe los bienes como la que los entrega, deben establecer una comunicación directa para que se realicen los registros contables que correspondan, de acuerdo con las reglas señaladas en el párrafo inmediatamente anterior, para evitar duplicidad en la información, o que los activos queden sin reconocer y revelar en ninguna de las dos entidades.

Debe tenerse en cuenta lo señalado en el numeral 3.1.3 del presente instructivo, en el sentido de que los valores registrados en las subcuentas 312531 y 325531- Bienes de uso permanente sin contraprestación, no serán objeto de reclasificación al capital fiscal en ningún momento.

1.2.6. Existencia real de bienes, derechos y obligaciones y documentos soporte idóneos.

Las entidades deberán realizar las acciones administrativas y operativas que permitan determinar que los saldos revelados en los estados contables relacionados con los bienes, derechos y obligaciones sean ciertos y cuenten con los documentos soporte idóneos, que garanticen la existencia y exigibilidad de los mismos, de conformidad con lo señalado en los numerales 3.4 y 3.7 de la Resolución 357 de 2008.

1.2.7. Costos de producción.

Las entidades que utilizan y revelan esta información en las cuentas de la clase 7 - Costos de producción, deben proceder a su cierre teniendo en cuenta que este se efectúa por la subcuenta “Traslado de costos (Cr)” previo traslado de los costos de producción a los inventarlos, o al costo de ventas, tratándose de la producción de bienes o la prestación de servicios, respectivamente.

1.2.8. Formalización, soporte y actualización de derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos.

A efectos de cumplir a cabalidad con el principio de causación, las entidades contables públicas deben emitir y comunicar o enviar los actos administrativos y/o documentos soporte pertinentes que permitan el reconocimiento pleno de los derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos, tanto para formalizar su propio proceso contable como el de las entidades públicas con las cuales hayan efectuado transacciones y operaciones, incluyendo las relacionadas con administración de recursos.

1.3. Aspectos especiales del proceso contable.

1.3.1. Reconocimiento de pasivos pensionales.

Los fondos de reservas del régimen de prima media con prestación definida y las entidades contables públicas empleadoras que tengan a su cargo pasivo pensional, incluyendo la emisión de bonos pensionales, deben reconocer y revelar el cálculo actuarial de dicho pasivo, según lo indicado en el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública.

El valor del cálculo actuarial del pasivo pensional, debe haberse actualizado durante el periodo contable, y amortizado en la contabilidad de las entidades contables públicas empleadoras y la de los fondos de reservas, según lo indicado en el manual de procedimientos del RCP.

Las entidades territoriales revelarán el último cálculo actuarial suministrado por la dirección de regulación económica de la seguridad social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 9º de la Ley 549 de 1999, que corresponde a 31 de diciembre de 2009, el cual puede ser consultado por las entidades públicas en la página web del Fonpet, http://www.minhacienda.gov.co/FONPET_PUBLIC/CONSULTASALDOSPASIVOS?pmenu=N. Con posterioridad, una vez publicado el cálculo correspondiente al 31 de diciembre de 2010 se hará el respectivo ajuste según lo definido en el manual de procedimientos del RCP.

Las entidades del orden nacional, cuyo cálculo actuarial sea suministrado por la dirección de regulación económica de la seguridad social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, revelarán el último valor entregado, es decir, el correspondiente al 31 de diciembre de 2009, sin perjuicio de efectuar el ajuste respectivo una vez se conozca el valor del cálculo actuarial con fecha de corte 31 de diciembre de 2010.

Las entidades contables públicas empleadoras deben verificar que el valor amortizado, equivalente al saldo de la cuenta 2720 - Provisión para pensiones, sea igual o superior al monto de la amortización, según lo indicado en el numeral 5º del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del pasivo pensional, de la reserva financiera que lo sustenta y de los gastos relacionados, correspondiente al manual de procedimientos del RCP.

Tanto las entidades contables públicas empleadoras como los fondos de reservas deben verificar que el saldo de la cuenta 2721 - Provisión para bonos pensionales, corresponda al valor amortizado de las liquidaciones provisionales de las cuotas partes de los bonos pensionales, teniendo en cuenta que la amortización se realiza de manera individual atendiendo el plazo de redención de cada bono pensional.

Las entidades territoriales deberán verificar que en la subcuenta 190102 - Recursos entregados en administración, de la cuenta 1901 - Reserva financiera actuarial, está reconocido el valor de los recursos que poseen en el Fondo Nacional de Pensiones de las Entidades Territoriales, Fonpet, suministrado por la dirección de regulación económica de la seguridad social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 9º de la Ley 549 de 1999, el cual puede ser consultado en la página web del Fonpet, http://www.minhacienda.gov.co/FONPET_PUBLIC/CONSULTASALDOSPASIVOS?pmenu=N., y son objeto de reporte en el formulario de operaciones recíprocas, identificando como entidad recíproca al Ministerio de Hacienda y Crédito Público cuyo código es el 11500000.

1.3.2. Entidades en procesos especiales.

Las entidades a las que se ordenó su fusión, escisión o liquidación deberán preparar la información de acuerdo con lo establecido en el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las operaciones que surjan como consecuencia de los procesos referidos, contenido en el manual de procedimientos del RCP.

1.3.3. Notas a los estados contables básicos.

Dentro del proceso de cierre deben tenerse presentes las necesidades para la correcta y completa estructuración de las notas a los estados contables básicos, en consonancia con lo dispuesto por el procedimiento relativo a los estados, informes y reportes contables contenidos en el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública.

1.3.4. Operaciones de financiamiento versus operaciones de crédito público.

Las entidades contables públicas deben tener en cuenta que en el grupo 23 - Operaciones de financiamiento e instrumentos derivados, se reconocen las obligaciones que no exigen las formalidades propias de las operaciones de crédito público, las cuales deberán ser reconocidas y reveladas en el grupo 22 - Operaciones de crédito público y financiamiento con banca central, de conformidad con lo expresado en las normas técnicas relativas a los grupos que integran el pasivo - numeral 9.1.2.2 del marco conceptual del plan general de contabilidad pública.

Aunado a lo anterior, se reitera que la cuenta 2309 - Operaciones de financiamiento externas de largo plazo es de uso exclusivo de las empresas que no se encuentran bajo el ámbito de la ley de contratación de la administración pública, por tanto, las entidades de gobierno general así como las empresas a las que les aplica el estatuto general de contratación, deberán reconocer y revelar sus operaciones de financiamiento externas de largo plazo en la cuenta 2213 - Operaciones de crédito público externas de largo plazo.

2. Aspectos relacionados con el reporte de la información a la Contaduría General de la Nación.

2.1. Plazos y requisitos.

La información con corte a 31 de diciembre de 2010, deberá presentarse según lo establecido en la norma básica de plazos y requisitos, contenida en la Resolución 248 de 2007, modificada por la Resolución 375 de 2007.

Para el corte del 31 de diciembre de 2010, las entidades contables públicas incluidas en el ámbito de aplicación del régimen de contabilidad pública - RCP deberán reportar la información financiera, económica, social y ambiental, únicamente a través del sistema consolidador de hacienda e información financiera pública (CHIP), según lo definido en el artículo 2º de la Resolución 248 de 2007.

2.2. Información a reportar a través del CHIP.

A continuación se relacionan los formularios que deben ser presentados con la información con fecha de corte a 31 de diciembre de 2010, por parte de las entidades que están incluidas en el ámbito de aplicación del régimen de contabilidad pública, en los términos establecidos en la Resolución 248 de 2007, relacionados con las categorías que son responsabilidad de la Contaduría General de la Nación, así: información contable pública, notas generales y control interno contable.

Por lo anteriormente señalado, a partir de la vigencia de la Resolución 248 de 2007, las entidades contables públicas no deben enviar, con la información reportada a través del CHIP, ningún tipo de anexo impreso o magnético.

2.2.1. Formularios de las categorías información contable pública y notas generales a los estados contables.

CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS

CGN2005_002_0PERACIONES_RECÍPROCAS

CGN2005NE_003_NOTAS DE_CARÁCTER ESPECÍFICO

CGN2005NG_003_NOTAS DE_CARÁCTER GENERAL

Estos formularios se deben presentar a más tardar, el 15 de febrero de 2011, de acuerdo con lo establecido en el artículo 1º de la Resolución 375 de 2007.

2.2.2. Formulario de la categoría control interno contable.

CGN_2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE

Este formulario se debe presentar antes del 28 de febrero de 2011 de acuerdo con el artículo 2º del Decreto 1027 de 2007, expedido por el Gobierno Nacional.

2.2.3. Estados contables básicos comparativos.

Los estados contables básicos no son objeto de reporte a la Contaduría General de la Nación, pero sí deben elaborarse, en forma comparativa, para efectos de su presentación a los diferentes usuarios que los requieran, atendiendo lo dispuesto en el procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos contenido en el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública.

2.3. Reporte de operaciones recíprocas.

2.3.1. Obligatoriedad y consistencia del reporte de operaciones recíprocas. Todas las entidades contables públicas deben reportar los saldos de operaciones recíprocas y garantizar que estos correspondan a transacciones que se hayan realizado de manera directa o indirecta con otras entidades contables públicas/ las cuales se relacionan con cuentas del balance general o del estado de actividad financiera, económica, social y ambiental.

2.3.2. Consulta del instrumento de apoyo para el reporte de operaciones recíprocas. Para realizar el análisis, conciliación y reporte de las operaciones recíprocas, las entidades contables públicas pueden consultar las “reglas de eliminación” que se encuentran publicadas en la página web de la CGN en el link: http://www.contaduria.gov.co/index.php?option=com _content&view=article&id=67&Itemid=153&lang=es

2.3.3. Conciliación de operaciones recíprocas. Todas las entidades contables públicas deben efectuar permanentemente procesos de conciliación de los saldos de operaciones recíprocas entre sí, tanto en los cortes trimestrales intermedios, como en el corte de final de año.

Es importante recordar que algunas entidades como los ministerios, con el fin de facilitar el proceso de conciliación de operaciones recíprocas, vienen publicando en sus páginas web los saldos de las operaciones recíprocas que tienen registradas, para que las entidades contables públicas que realizaron transacciones con ellos interactúen directamente y se proceda a realizar el proceso de conciliación.

Para hacer el proceso expedito y que cumpla su cometido, se recomienda a las entidades que realizan la publicación mencionada en el párrafo inmediatamente anterior, que esta se ejecute con la debida anticipación para permitirle a las entidades partícipes en la operación recíproca disponer del tiempo suficiente para interactuar y retroalimentar el proceso y realizar los ajustes a que haya lugar. De igual forma, se recomienda a las entidades utilizar este mecanismo ingresando y consultando las mencionadas páginas web en forma permanente para mantener conciliados los saldos, antes del reporte a la CGN.

Seguidamente se relacionan las entidades que tienen implementado este mecanismo y la dirección a donde pueden ingresar:

Ministerio de Hacienda y Crédito Público:

http://www.minhacienda.gov.co/MinHacienda/presupuesto/contabilidadconsolidada//informecuentasreciprocasministerio 

Ministerio de Educación Nacional:

http://www.mineducacion.gov.co/1621/article-188733.html 

Ministerio de Protección Social:

http://www.minproteccionsocial.gov.co/acercaMinisterio/Paginas/InformesContables.aspx 

Superintendencia Financiera de Colombia:

http://www.SuperFinanciera.gov.co/Nuestra_entidad/Informacion_financiaera/Estados_contables/Operaciones_reciprocas 

2.3.4. Reporte de operaciones a través de encargos fiduciarios. En los casos en que se realicen transacciones a través de encargos fiduciarios, el reporte de las operaciones recíprocas debe hacerse entre el fideicomitente y el tercero (entidad pública) con el que se tenga el derecho o la obligación y viceversa, y no con la sociedad fiduciaria. Para estos efectos, las entidades deberán adoptar las medidas necesarias conducentes a garantizar la adecuada identificación de las entidades recíprocas intervinientes y el flujo de la información necesaria para el reporte.

2.3.5. Cuota de fiscalización y auditaje. En el reconocimiento de la cuota de fiscalización y auditaje en las entidades del nivel nacional, debe reportarse como entidad recíproca a la Contraloría General de la República con código institucional 010200000, utilizando las subcuentas 512002 ó 522002 - Cuota de fiscalización y auditaje, y 244014 - Cuota de fiscalización y auditaje, según corresponda. De la misma manera reportarán la subcuenta 472203 - Cuota de fiscalización y auditaje, utilizada para el cruce de cuentas.

Por su parte, la Contraloría General de la República reportará las subcuentas utilizadas para reconocer contablemente esta operación, así: 140161 - Cuota de fiscalización y auditaje, 411062 - Cuota de fiscalización y auditaje, y 572203 - Cuota de fiscalización y auditaje, según corresponda, como se indica en el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las operaciones interinstitucionales.

Para el caso de las entidades del nivel territorial el reporte de la operación recíproca por este concepto, se efectúa directamente con el respectivo distrito, municipio o departamento, quienes agregan la información contable de las contralorías.

2.3.6. Impuestos. Para el reconocimiento de los impuestos nacionales que no hayan sido cedidos a los departamentos, debe reportarse como entidad recíproca a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - Recaudadora, con el código institucional 910300000. En el caso de los impuestos nacionales cedidos, la operación recíproca debe reportarse con la respectiva entidad beneficiaria.

Cuando una entidad contable pública en cumplimiento de convenios deba reconocer y pagar impuestos sobre bienes de propiedad de otra entidad contable pública, debe concertar un mecanismo con la entidad beneficiaria del impuesto que le permita conocer la situación para que la operación recíproca sea reportada con la entidad contable pública que reconoce y paga el respectivo impuesto.

2.3.7. Recursos del sistema general de participaciones - SGP. En el reconocimiento de los recursos del sistema general de participaciones —SGP— debe reportarse como entidad recíproca a los ministerios de Hacienda y Crédito Público; Educación Nacional; Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial; y Protección Social, según corresponda a participaciones para propósito general, educación, agua potable y saneamiento básico y para salud, respectivamente.

Las entidades que por mandato legal transfieran y/o reciban recursos del sistema general de participaciones deben reconocer la última doceava en el periodo al cual corresponda la misma, en cumplimiento del principio de devengo o causación.

Toda operación recíproca que se realice con la dirección general de crédito público y del tesoro nacional - DGCPTN del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, se debe reportar con el código que identifica a este ministerio - 11500000.

2.3.8. Operaciones recíprocas con entidades liquidadas. El reporte de las operaciones recíprocas que se efectuaron con una entidad que se liquidó durante el periodo, debe ajustarse a los siguientes lineamientos:

1) Los saldos de cuentas del balance que subsistan de los valores trasladados por la entidad liquidada, deberán reportarse con la(s) entidad(es) que asume(n) los derechos y obligaciones, según corresponda a cada tipo de operación. Igual deberá procederse con los derechos y obligaciones que se causen con posterioridad a la liquidación.

2) En lo relativo a las cuentas del estado de actividad financiera, económica, social y ambiental, las entidades que tuvieron operaciones recíprocas con una entidad liquidada durante el periodo no deben reportar los saldos causados con esta. Los valores causados con posterioridad a la liquidación deberán reportarse con la(s) entidad(es) que haya(n) asumido las actividades de la entidad liquidada.

2.3.9. Operaciones recíprocas consigo misma. Solamente es viable el reporte de operaciones recíprocas consigo misma para una entidad contable pública, cuando se realicen transacciones o situaciones en las cuales esta genera simultáneamente el ingreso y el gasto o costo, o el derecho y la obligación en cabeza de la misma entidad, como por ejemplo en los servicios públicos, aportes parafiscales, etc.

En estos casos, es requisito indispensable que la misma entidad reporte los dos conceptos recíprocos, conciliados al 100%, es decir, que el mismo valor del ingreso debe ser el correspondiente al gasto o costo, y cuando sea del caso, el valor del derecho debe ser igual al valor de la obligación.

En los casos de agregación de unidades o entidades por parte de una entidad contable pública agregadora, deben efectuarse las conciliaciones y eliminaciones de las transacciones entre todas las unidades o entidades que conforman el agregado, antes de efectuar el reporte a la Contaduría General de la Nación. En consecuencia, en estos casos no deben subsistir operaciones recíprocas consigo misma.

2.3.10. Operaciones recíprocas con recursos entregados en administración. Las entidades contables públicas que hayan entregado o recibido recursos públicos en administración, deben reconocerlos, revelarlos y reportarlos en la subcuenta 142402 - en administración por el propietario de estos, y recíprocamente la entidad que los administra los reconocerá, revelará y reportará en la subcuenta 245301 - en administración. Para efectos de la actualización, el administrador deberá suministrar los informes y documentos soporte de la ejecución acordados entre las partes, que permitan el oportuno reconocimiento contable de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que correspondan.

Las operaciones recíprocas entre la entidad que entrega los recursos y la que los administra corresponderán a los saldos subsistentes en las subcuentas respectivas y referenciadas, después de registrar las legalizaciones correspondientes, en los términos establecidos en los convenios o contratos suscritos.

Bajo esta regla, deben tratarse los recursos públicos entregados al Fonade bajo la modalidad de contratos o convenios de gerencia integral de proyectos, independientemente de la forma en que se giran los recursos, es decir, giros parciales o totales. Las entidades pueden habilitar auxiliares, a partir del séptimo dígito, de la subcuenta 142402 - en administración, con la denominación de gerencia integral de proyectos para efectos de obtener información específica de cada convenio o contrato.

2.3.11. Reporte de operación recíproca por el pago de servicios públicos. Las entidades contables públicas que prestan servicios públicos deben reportar la operación recíproca relacionada con el reconocimiento del servicio facturado a entidades contables públicas.

Cuando la entidad contable pública que recibe el servicio público no sea la propietaria del inmueble a quien se le facturó el servicio, debe informarle a la empresa de servicios públicos para que esta reporte el valor respectivo con la entidad pública que lo reconoce y paga.

2.3.12. Reporte de operaciones recíprocas por regalías. Los saldos registrados por las entidades contables públicas en la subcuenta 411010 - Regalías y compensaciones monetarias, no son objeto de reporte en el formulario de operaciones recíprocas.

Las entidades contables públicas que registran el derecho a recibir las regalías en la subcuenta 140108 - Regalías y compensaciones monetarias, deben reportar la operación recíproca por el valor pendiente con las siguientes entidades: UAE Agencia Nacional de Hidrocarburos, con código 14500000, y/o con el Instituto Colombiano de Geología y Minería, con código 25200000, de acuerdo con el recurso explotado, quienes a su vez reportarán la operación recíproca del pasivo respectivo en la subcuenta 290501 - Regalías y compensaciones monetarias.

Los recursos que transfiere el Fondo Nacional de Regalías - FNR a las entidades contables públicas para financiar proyectos de inversión, se reconocen en la entidad beneficiaria, en la subcuenta 141314 - Otras transferencias y en la subcuenta respectiva de la cuenta 4428 - Otras transferencias, valores que serán objeto de reporte en el formulario de operaciones recíprocas con esta entidad. Por su parte, el FNR reconoce la transferencia a girar en la respectiva subcuenta de la cuenta 5423 - Otras transferencias y en la subcuenta 240315 - Otras transferencias, valores que también serán objeto de reporte en el formulario de operaciones recíprocas, con cada una de las entidades contables públicas beneficiarias. Se debe garantizar el flujo de información necesario para los correspondientes registros y reportes.

2.3.13. Reporte de varias operaciones recíprocas por un mismo concepto, con la misma entidad. Cuando una entidad contable pública registre varias operaciones recíprocas por el mismo concepto con una misma entidad, deberá sumar los valores y reportarlos en un único registro en el formulario CGN_2005_002 operaciones recíprocas.

2.3.14. Reporte de operaciones recíprocas de inversiones totalmente provisionadas. Las inversiones patrimoniales controladas y no controladas efectuadas en entidades contables públicas, y que se encuentren provisionadas en el 100%, se consideran operaciones recíprocas, por lo anterior, deben reportarse en el formulario CGN_2005_002 operaciones recíprocas, tanto la subcuenta de inversión como la de provisión, por el mismo valor.

2.3.15. Retención en la fuente. Los saldos registrados por las entidades contables públicas en las subcuentas de la cuenta 2436 - Retención en la fuente e impuesto de timbre, no son objeto de reporte en el formulario de operaciones recíprocas, excepto cuando la entidad contable pública, en su calidad de agente retenedor presenta la declaración tributaria sin pago, por ser titular de un saldo a favor susceptible de compensar con el saldo a pagar de la respectiva declaración, se genera una operación recíproca entre la entidad contable pública que actúa como agente retenedor y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

2.3.16. Operaciones con fondos de reservas. Teniendo en cuenta que los recursos que conforman los fondos de reservas (Instituto de Seguros Sociales, ISS, Caja de Previsión Social de Comunicaciones - Caprecom, Entidad Administradora de Pensiones de Antioquía, Fondo de Previsión Social del Congreso de la República - Fonprecon, Caja Nacional de Previsión Social - Cajanal, Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional - Casur, Caja de Retiro de las Fuerzas Militares - Cremil, Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio, etc.), administrados por las entidades administradoras del régimen de prima media con prestación definida, no pertenecen a la Nación ni a las entidades que los administran, las transacciones u operaciones que estos realizan con entidades públicas no constituyen operaciones recíprocas.

En este sentido, la inversión de estos recursos en TES o cualquier otro título de deuda no constituyen una operación recíproca a reportar ni para el Fondo de Reservas ni para la entidad pública emisora del título.

2.3.17. Traslado de bienes entre entidades contables públicas. En los traslados de propiedades, planta y equipo entre entidades públicas no hay lugar al reporte de operación recíproca por ninguna de las entidades que intervienen en la transacción.

2.4. Reporte de movimientos y saldo final en las cuentas de cierre y resultados del ejercicio.

Con el fin de hacer claridad sobre la forma de reportar los movimientos y saldo final en las cuentas de cierre y de resultados del ejercicio, se presentan a continuación las situaciones que se deben observar para que el proceso de validación no genere inconsistencia:

2.4.1. Reporte de saldos en la cuenta 5905 - Cierre de ingresos, gastos y costos. El saldo inicial del periodo debe ser igual a cero. El movimiento corresponde a la diferencia (utilidad o pérdida) calculada por la entidad, la cual resulta de comparar el valor de los ingresos con el valor de los gastos y costos del periodo contable (ene.-dic.). Esto significa que si los ingresos son mayores a los gastos y costos, la diferencia se reporta en la columna débito del movimiento de esta cuenta. Si los gastos y costos son mayores a los ingresos, la diferencia se reporta en el movimiento crédito. El saldo final corresponde a la suma algebraica del movimiento débito o crédito.

No obstante, las entidades contables públicas realizarán el cierre contable en la contabilidad siguiendo las dinámicas de esta cuenta establecidas en el catálogo general de cuentas del régimen de contabilidad pública.

2.4.2. Reporte de movimientos y saldo final en las cuentas 3110 y 3230 - Resultado del ejercicio, 3111 y 3233 - Resultado del ejercicio de entidades en proceso de liquidación. El saldo inicial del periodo debe ser igual a cero. El movimiento corresponde a la diferencia (utilidad o pérdida) calculada por la entidad, la cual resulta de comparar el valor de los ingresos con el valor de los gastos y costos del periodo contable (ene.-dic.). Esto significa que si los ingresos son mayores a los gastos y costos, la diferencia se reporta en la columna crédito del movimiento de esta cuenta. Si los gastos y costos son mayores a los ingresos, la diferencia se reporta, en la columna débito del movimiento de esta cuenta. El saldo final corresponde a la suma algebraica del movimiento débito o crédito.

Es necesario precisar que la entidad contable pública no debe registrar ni revelar, en un mismo periodo contable, excedente y déficit del ejercicio.

No obstante, las entidades contables públicas realizarán el cierre contable en la contabilidad siguiendo las dinámicas de estas cuentas establecidas en el catálogo general de cuentas del manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública.

3. Aspectos previos para la iniciación del proceso contable del año 2011.

3.1. Reclasificación de saldos.

Al inicio del periodo contable del año 2011 las entidades contables públicas deben reclasificar:

3.1.1. Los saldos de la subcuenta 311001 - Excedente del ejercicio o 311002 - Déficit del ejercicio, de la cuenta 3110 - Resultado del ejercicio, a la cuenta 3105 - Capital fiscal en la subcuenta que corresponda, para las entidades del sector central. Igualmente, deben reclasificar el saldo o el excedente de las subcuentas 323001 - Utilidad o excedente del ejercicio o 323002 - Pérdida o déficit acumulados y 323003 - Utilidad por exposición a la inflación, de la cuenta 3230 - Resultados del ejercicio, a las subcuentas 322501 -Utilidad o excedentes acumulados, 322502 - Pérdida o déficit acumulados y 322503 - Utilidad acumulada por exposición a la inflación, de la cuenta 3225 - Resultados de ejercicios anteriores, para las entidades del sector descentralizado por servicios, según corresponda y de los resultados provenientes del ejercicio anterior pendiente de la decisión de su aplicación a reservas o distribución, y en el caso de las pérdidas, el valor no absorbido.

3.1.2. Los saldos de la subcuenta 311101 - Excedente del ejercicio o 311102 - Déficit del ejercicio, de la cuenta 3111 - Resultado del ejercicio en entidades en proceso de liquidación a la cuenta 3140 - Patrimonio de entidades en procesos especiales, para las entidades que se encuentran en esta condición. Igualmente, deben reclasificar el saldo o el excedente de las subcuentas 323301 - Utilidad o excedente del ejercicio o 323302 - Pérdida o déficit del ejercicio de la cuenta 3233 - Resultado del ejercicio de entidades en proceso de liquidación, a la cuenta 3260 - Patrimonio de entidades en procesos especiales.

3.1.3. El saldo de las cuentas 3125 - Patrimonio público incorporado y 3255 - Patrimonio institucional incorporado, a la cuenta 3105 o 3208 - Capital fiscal, según corresponda. Excepto los valores de las subcuentas 312530 - Bienes pendientes de legalizar, 312531 - Bienes de uso permanente sin contraprestación, 325530 - Bienes pendientes de legalizar y 325531 - Bienes de uso permanente sin contraprestación, en cumplimiento de las dinámicas de las respectivas cuentas.

3.1.4. El saldo de las cuentas 3128 - Provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones y 3270 - Provisiones, depreciaciones y amortizaciones a las cuentas 3105 o 3208 - Capital fiscal, según corresponda.

3.2. Registro inicial del presupuesto aprobado para la vigencia 2011.

Las entidades contables públicas a las cuales corresponda utilizar las cuentas de presupuesto y tesorería deben reportar para el año 2011, el respectivo presupuesto de ingresos y gastos aprobados para la vigencia. En el reporte del primer trimestre, el presupuesto aprobado debe reportarse como movimiento del periodo y no como saldo inicial.

De la misma manera, deben registrar los valores que correspondan a las cuentas de reservas presupuestales y cuentas por pagar de la vigencia 2010 que se van a terminar de ejecutar en esta vigencia 2011, cuando les aplique, y efectuar los ajustes a los saldos de las cuentas de vigencias futuras a que haya lugar.

Al inicio del periodo se afecta la cuenta 0940 - Vigencias futuras incorporadas al presupuesto (DB) con el valor de los compromisos que fueron incorporados al presupuesto de la vigencia y que estaban respaldados en vigencias futuras, con crédito a la cuenta 0935 - Vigencias futuras pendientes de incorporar al presupuesto (DB).

PAR.—Este numeral no le es aplicable a las entidades del orden nacional que hacen parte del SIIF II.

4. Aspectos a tener en cuenta por las entidades que se encuentran en el ámbito del sistema integrado de información financiera - SIIF Nación para el cierre del periodo contable 2010.

Las entidades contables públicas que se encuentran en el ámbito de aplicación del sistema integrado de información financiera SIIF Nación, además de las actividades señaladas en los puntos anteriores del presente instructivo, deben tener en cuenta las siguientes precisiones:

Con base en los registros, comprobantes y lotes contables generados en el SIIF-Nación, la entidad hará un análisis de las operaciones para garantizar la calidad de la información, ya que será la única fuente válida de reporte a la CGN, según lo establece el artículo 6º del Decreto 2789 de 2004; independientemente de que la entidad adelante procesos de agregación y eliminación de las operaciones al interior de sus unidades, para efectos de generar el reporte a la CGN, los cuales no generan registros contables en ninguna de las unidades que intervienen.

4.1. Actividades mínimas a realizar para SIIF I - Nación para el cierre del periodo contable 2010.

Para el proceso de cierre de la información del año 2010, las entidades que pertenecen al SIIF deben tener en cuenta las siguientes actividades a realizar: incorporación de la información de las asignaciones internas fuera de línea - AIFL, reclasificación de ingresos, causación de cuentas por pagar, confirmación de deducciones, bienes y servicios registrados en almacén, cancelación de pasivos en forma manual, legalización de las operaciones auxiliares y de tesorería - OAT, reintegros, registro de las cuentas de presupuesto y tesorería en la clase cero (0), excedentes financieros, incorporación de asientos manuales periódicos, análisis, conciliación, clasificación en corriente y no corriente, reporte de operaciones recíprocas.

Así mismo, deben tener en cuenta las condiciones para el proceso de cierre anual provisional y definitivo, fechas de cierre y reporte de información, análisis, conciliación y reporte de operaciones recíprocas, sistemas de información complementarios y reporte a la CGN, proceso de inicio del periodo contable previa autorización de la CGN y la apertura de cierre definitivo en SIIF I-Nación.

4.1.1. Incorporación de la información de las asignaciones internas fuera de línea - AIFL.

Para el registro en el SIIF I Nación de la ejecución presupuestal de asignaciones internas fuera de línea de las entidades en línea, el artículo 27 del Decreto 2789 de 2004 establece que: “Cuando una unidad ejecutora que esté en línea con el SIIF Nación detalle las apropiaciones de los rubros de gasto por medio de asignaciones internas, que no estén conectadas en línea con el sistema, adicionales al anexo del decreto de liquidación, el servidor público encargado de ejecutar esa asignación deberá enviar la información presupuestal y contable a la unidad ejecutora para que ella la registre en el sistema a más tardar el quinto día hábil del mes siguiente al que se reporta”:

En consecuencia, las unidades ejecutoras deberán asegurarse de incorporar todos los movimientos contables de las asignaciones internas fuera de línea (AIFL). En este sentido, deberán adoptar los procedimientos administrativos que les permita garantizar el cumplimiento de la característica de universalidad de la información contable pública, según la cual “La información contable pública es universal, si incluye la totalidad de los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales de la entidad contable pública (...)”.

4.1.2. Reconocimiento de ingresos de la Nación.

Las entidades del sector descentralizado nacional que generen ingresos correspondientes al presupuesto nacional deberán realizar el traslado de los recursos a las cuentas de la dirección general de crédito público y del tesoro nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, y en ningún caso podrán reconocerlos como ingresos propios.

Los organismos de la administración central nacional a los cuales están adscritas o vinculadas las entidades del sector descentralizado, deberán reconocer y reclasificar, a través del sistema integrado de información financiera -SIIF, el ingreso que generen, utilizando para esto el rubro-concepto respectivo.

4.1.3. Recaudos en la dirección general de crédito público y tesoro nacional - DGCPTN y reclasificación en la entidad contable pública.

Cada una de las unidades ejecutoras debe reconocer los recaudos que están pendientes de clasificar, con situación de fondos (CSF) o sin situación de fondos (SSF). Lo anterior permite que las subcuentas 472080 - Recaudos y 572080 - Recaudos, no presenten diferencias en el cálculo de las operaciones recíprocas en el proceso de consolidación.

Con relación al tema de la clasificación de los recaudos, es importante observar lo definido en la Resolución 557 de 2008, la cual modifica el numeral 10 del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las operaciones interinstitucionales, del manual de procedimientos contables, así:

“Los recursos recaudados en las cuentas bancarias de la DGCPTN se registran debitando las subcuentas que correspondan, de la cuenta 1106 - Cuenta única nacional y acreditando la subcuenta 472080 - Recaudos, de la cuenta 4720 - Operaciones de enlace.

Por su parte, la entidad contable pública debita la subcuenta 572080 - Recaudos, de la cuenta 5720 - Operaciones de enlace y acredita las subcuentas y cuentas, de los grupos 13 - Rentas por cobrar o 14 - Deudores, según corresponda.

Los recaudos que al final del periodo contable no hayan sido reclasificados se reconocen, en la entidad contable pública que tiene registrado el derecho, debitando la subcuenta 572080 - Recaudos de la cuenta 5720 - Operaciones de enlace y acreditando la subcuenta 290580 - Recaudos por clasificar, de la cuenta 2905 - Recaudos a favor de terceros. Este pasivo permanecerá hasta cuando la entidad reconozca la disminución de los derechos causados.

Los recaudos que al final del periodo contable hayan sido cargados a una entidad contable pública y que no correspondan a derechos de esta, deben reclasificarse temporalmente en la DGCPTN debitando la subcuenta 472080 - Recaudos de la cuenta 4720 - Operaciones de enlace y acreditando la subcuenta 290580 - Recaudos por clasificar de la cuenta 2905 - Recaudos a favor de terceros.

Al inicio del siguiente periodo contable, la DGCPTN debita la subcuenta 290580 - Recaudos por clasificar de la cuenta 2905 - Recaudos a favor de terceros y acredita la subcuenta 472080 - Recaudos de la cuenta 4720 - Operaciones de enlace, cargando los recaudos a la entidad contable pública que tenga registrado el derecho”.

Se debe entender que aunque la norma se refiere a la utilización general de este concepto (572080 - Recaudos) en las entidades contables públicas para lo relacionado con derechos por cobrar, la misma se utiliza en otras situaciones relacionadas con inversiones o pasivos, en las cuales las cuentas a acreditar pueden corresponder a 1110 - Depósitos en instituciones financieras, 1112 - Administración de liquidez, 1115 - Fondos vendidos con compromiso de reventa, o las subcuentas de los grupos 12 - Inversiones e instrumentos derivados, 22 - Operaciones de crédito público y financiamiento con banca central, 23 - Operaciones de financiamiento e instrumentos derivados, 24 - Cuentas por pagar y 29 - Otros pasivos, según pertenezca al tipo de recaudo y entidad.

4.14. Causación de las cuentas por pagar. (Transacción obligación).

Aunque no se tenga PAC disponible en la presente vigencia, el SIIF permite incorporar los compromisos y obligaciones por los bienes y servicios efectivamente recibidos en el año 2010, soportados en documentos y de acuerdo con las distribución del PAC de rezago vigencia 2011, conforme lo establece el artículo 24 del Decreto 2789 de 2004: “Las unidades ejecutoras registrarán en la misma fecha de la operación, el valor total de la obligación y de las deducciones con fines presupuestales y contables, independientemente de que su pago deba realizarse en cuotas parciales ante la insuficiencia de PAC mensual, con el fin de garantizar el cumplimiento de la norma general de causación o devengo definida por la Contaduría General de la Nación”.

Las entidades que por mandato legal trasfieran recursos del sistema general de participaciones, deberán reconocer, mediante asiento en forma manual, la última doceava, en cumplimiento del principio de devengo o causación, de acuerdo con lo señalado con el inciso 2º del numeral 2.3.7 del presente instructivo.

4.1.5. Confirmación de deducciones (transacción confirmación de deducciones).

Las deducciones asociadas a las obligaciones presupuestales generadas en el sistema hasta el 31 de diciembre, deben confirmarse para que sean registradas las cuentas por pagar en el concepto de pasivo que corresponda.

4.1.6. Bienes y sentidos registrados en almacén.

En el literal d) numeral 5.2 de la Circular Externa 041 de noviembre 26 de 2010 emitida por el administrador del sistema se establece que las entidades que durante el año fiscal 2010, realizaron ejecuciones presupuestales utilizando la cadena presupuestal con CUBS, deben cerciorarse que antes del cierre definitivo del módulo de egresos, todas las entradas de bienes o servicios queden obligadas, lo anterior para que en el sistema quede reflejada la constitución real de las cuentas por pagar.

De tal manera que el código 240101002 - Bienes y servicios registrados en almacén, no debe presentar valor, por cuanto registra en forma transitoria, por parte de las entidades que conforman el sistema, la entrada a almacén de los bienes y servicios adquiridos, los cuales son reclasificados en la etapa de la obligación a los códigos 240101001 - Bienes y servicios, 240102001 - Bienes y servicios o 242551 - Comisiones, 242552 - Honorarios y 242553 - Servicios, según corresponda.

4.1.7. Cancelación de pasivos en forma manual.

Corresponde a las entidades garantizar la consistencia de los beneficiarios y valores en la cancelación de los pasivos automáticos y manuales, procedimiento que se debe realizar periódicamente, evitando de esta manera acumular su registro en el proceso de ajustes dentro de los comprobantes del penúltimo día hábil del mes.

4.1.8. Legalización de las operaciones auxiliares y de tesorería - OAT de provisión de fondos, cajas menores y las relacionadas con pagos liquido cero (0).

Antes del cierre de la vigencia deberá efectuarse la legalización total de las OAT por los conceptos de provisión de fondos, cajas menores y las relacionadas con pagos líquido cero (0).

El “estado pagado” de las órdenes de pago presupuestales y de las órdenes de pago OAT de valor líquido cero, se realiza por el módulo de CUN, con el perfil pagador, antes de terminar la vigencia 2010. Es importante recordar que el módulo de CUN no tiene periodo de transición.

4.1.9. Reintegros.

Las partidas relacionadas con el concepto de reintegros deben ser aplicadas en el sistema. Para que el efecto del reintegro se revele en el periodo 2010, los recursos deben consignarse en las cuentas de la dirección general de crédito público y del tesoro nacional en el año 2010, y clasificarse cuando los módulos de egresos e ingresos se encuentren en periodo de transición, o antes de iniciarse el mencionado periodo.

Cuando se trate de reintegros que correspondan a conceptos de nómina, deben seguirse los procedimientos relacionados con el tratamiento contable para nómina y reintegro de rubros de servidos personales.

4.1.10. Registro en las cuentas de presupuesto y tesorería, de la clase cero (0).

Los comprobantes de la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos deben ser incorporados a través de archivo plano o por registros manuales, en las cuentas correspondientes habilitadas en el sistema.

Al final de la vigencia debe efectuarse el cierre de las cuentas de presupuesto y tesorería, de acuerdo con la dinámica contable de cada una de ellas, definida en el catálogo general de cuentas del régimen de contabilidad pública, y teniendo en cuenta lo establecido en la parte general de este instructivo. Dicho proceso se debe adelantar antes del cierre definitivo del módulo de contabilidad.

No obstante, las entidades deben tomar las medidas necesarias tendientes a obtener los valores definitivos de la ejecución presupuestal y de tesorería, acumulada por cada una de las cuentas establecidas en el régimen de contabilidad pública, de tal manera que les permita conformar el reporte del formulario CGN2005_001_SALDOS Y MOVIMIENTOS, en lo que se refiere a las cuentas de presupuesto y tesorería.

El cierre de las cuentas de presupuesto y tesorería corresponde a un registro manual que debe ser elaborado antes de la fecha del cierre definitivo, y las cuentas 0930 - Vigencias futuras aprobadas (CR) y 0935 - Vigencias futuras pendientes de incorporar al presupuesto (DB) no son objeto de cierre, es decir los saldos de estas cuentas pasan al periodo siguiente como saldo inicial, de acuerdo con lo establecido en el inciso 3º del numeral 1.2.4 de este instructivo.

4.1.11. Excedentes financieros.

Las entidades cuyos entes adscritos generen excedentes financieros, tienen la obligación de efectuar los correspondientes reconocimientos y reclasificaciones a través del rubro-concepto que corresponda.

4.1.12. Incorporación de asientos manuales periódicos.

Las entidades deberán incluir, mediante asientos manuales, los registros contables correspondientes a las depreciaciones, provisiones, amortizaciones, valorizaciones, reclasificaciones y ajustes.

4.1.13. Condiciones para el proceso de cierre anual provisional y definitivo.

4.1.13.1. Saldo cero en la cuenta 5905 - Cierre de ingresos, gastos y costos. Para que se pueda llevar a cabo el cierre provisional y definitivo del año 2010, la cuenta 5905 - Cierre de ingresos, gastos y costos debe tener saldo cero. Lo anterior, teniendo en cuenta que el sistema cancela las cuentas de actividad, financiera, económica, social y ambiental, utilizando como contrapartida las subcuentas que conforman esta cuenta.

Este proceso genera un lote automático (provisional o definitivo, según el tipo de cierre), utilizando las cuentas de patrimonio que correspondan del grupo 31 - Hacienda pública o 32 - Patrimonio institucional.

4.1.13.2. Saldo en cero de las cuentas (3110, 3230) resultado del ejercicio. Para llevar a cabo el proceso de cierre, es preciso que las entidades (a nivel de cada asignación interna) hayan realizado previamente el traslado del saldo de la subcuenta 311001 - Excedente del ejercicio o 311002 - Déficit del ejercicio, a la cuenta 3105 - Capital fiscal. Así como el saldo de las subcuentas 322501 - Utilidad o excedentes acumulados, 322502 - Pérdida o déficit acumulados y 322503 - Utilidad acumulada por exposición a la inflación, de la cuenta 3225 - Resultados de ejercicios anteriores de la 323001 - Utilidad o excedente del ejercicio o 323002 - Pérdida o déficit del ejercicio, a la cuenta 3208 - Capital fiscal.

De no ser así, el reporte balance de prueba arrojará una diferencia entre débitos y créditos equivalentes a los valores no trasladados.

Es necesario reiterar que la entidad contable pública no debe registrar, en un mismo periodo contable, excedente y déficit del ejercicio.

4.1.13.3. Reservas presupuestales y cuentas por pagar. Los valores registrados en la cuenta 9135 - Reservas presupuestales, deben corresponder a los valores constituidos por el SIIF-Nación, con el saldo de los compromisos por obligar del módulo de egresos. En consecuencia la entidad contable pública debe asegurar que las reservas así constituidas corresponden a los compromisos registrados en la clase cero, garantizando la consistencia de la información.

Así mismo, al iniciar el periodo contable 2011, la entidad contable pública debe asegurar que estos valores deben corresponder a las reservas presupuestales constituidas.

En igual sentido, la entidad debe asegurar la consistencia entre los saldos a 31 de diciembre de las obligaciones y las cuentas por pagar, y las que sean constituidas a 1º de enero de 2011.

4.1.13.4. Fechas de cierre y reporte de información. Las fechas de cierre de los módulos del SIIF fueron definidas de acuerdo con lo establecido en el artículo 30 del Decreto 2789 de 2004, y comunicadas por el administrador del SIIF-Nación, mediante Circular Externa 041 de noviembre de 2010; así como las que se establezcan para las entidades que tengan que adelantar procesos especiales para el registro de información tales como DIAN - recaudadora y Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

4.1.13.5. Periodo de transición. Durante este periodo el sistema queda abierto con fecha del último día hábil de diciembre, con el fin de que las entidades efectúen los registros correspondientes a la vigencia 2010 (presupuestales de egresos e ingresos con sus efectos contables).

Una vez se hayan cerrado los módulos de egresos e ingresos, el periodo de transición contable continúa para que las entidades puedan realizar los registros contables, para lo cual deberán utilizar los lotes habilitados, no finalizados en el último día hábil del mes (dic. 31) y entrar al sistema por la vigencia 2010.

El periodo de transición también permite efectuar registros contables para la vigencia 2011, ingresando al aplicativo por el SIIF I-Nación.

Una vez cerrado el módulo contable, no se podrán incorporar más registros para la vigencia 2010. Con este proceso concluye el periodo de transición, de conformidad con el numeral 2º de la Circular Externa 041 de noviembre de 2010 emitida por el administrador SIIF-Nación.

4.1.14. Cierre provisional y definitivo anual para el año 2010 y cierres diarios definitivos 2010.

4.1.14.1. Cierre provisional anual —último día contable anual—. Hasta enero 29 de 2011 se realizarán diariamente cierres provisionales contables que contendrán la información de diciembre 31 de 2010, acumulando las cifras como todos los cierres mensuales, es decir, sin realizar los registros contables automáticos de constitución de reservas y cancelación de las cuentas de resultado.

Este proceso permite generar información a nivel de cuenta, subcuenta o auxiliar, con las operaciones efectuadas por las unidades ejecutoras y/o asignaciones internas, incluyendo registros contables automáticos y/o manuales que se hayan incorporado.

4.1.14.2. Ejecución del proceso de cierre contable anual de la entidad. El cierre contable puede ser provisional o definitivo, y consiste en debitar las cuentas de ingresos y acreditar las cuentas de gastos y costos, utilizando como contrapartida la cuenta 5905 - Cierre de ingresos, gastos y costos, transfiriendo el saldo neto a la cuenta patrimonial “Resultado del ejercicio”.

Así mismo, con base en las cadenas presupuestales de egresos que quedaron comprometidas y no obligadas, el aplicativo genera el registro contable automático con el cual se constituye el rezago presupuestal, debitando el código contable 990508 y acreditando el 913503 por estos valores.

Debe tenerse en cuenta que este proceso solo se llevará a cabo una vez se hayan realizado los procesos de cierre definitivo de los demás módulos del sistema. En consecuencia, recogerá todos los efectos contables de la gestión de los otros módulos, previo al cierre. Una vez efectuado el proceso de cierre contable definitivo, el sistema no da la opción de incorporar más ajustes del año 2010.

Una vez la entidad tenga la seguridad de haber incorporado la totalidad de la información financiera de la vigencia, incluyendo la correspondiente a las asignaciones internas fuera de línea (AIFL), cada unidad ejecutora deberá solicitar a la CGN el envío del proceso de cierre anual definitivo, mediante comunicación dirigida a la subcontaduría de centralización de la información, firmada por el contador y el jefe del área financiera.

Los cierres contables provisionales se efectuarán por unidad ejecutora del 1º al 7 de febrero de 2011. Los cierres definitivos del 15 al 22 de febrero de 2011.

4.1.14.3. Cierres diarios definitivos para el periodo 2011. Para la vigencia 2011 el sistema no realizará cierres diarios definitivos durante el periodo de transición. Por lo tanto, es importante que el análisis de las operaciones y ajustes se hagan en forma simultánea a las transacciones del año 2010 y 2011, según se vayan realizando en SIIF II-Nación.

4.1.15. Reporte de operaciones recíprocas.

En la actualidad el SIIF no cuenta con una funcionalidad que genere el formularlo CGN2005_002_0PERACIONES RECIPROCAS; en consecuencia, para la vigencia 2010 las entidades deberán derivar este reporte de sus sistemas complementarios.

4.1.1.6. Sistemas de información complementarios y reporte a la CGN.

Los sistemas complementarios para la información contable, tales como nómina, rentas por cobrar, almacén, inventarios, operaciones de crédito público, agregación y consolidación de las unidades ejecutoras, entre otros, deberán permanecer hasta tanto se hayan implementado en el SIIF los procesos necesarios para efectos del control y registro adecuado del total de las transacciones.

También se consideran sistemas complementarios los que permiten a la entidad que a partir de la información generada en SIIF-Nación, se agregue la de las diferentes unidades que conforman un ente contable público y se eliminen las operaciones entre las diferentes unidades, con el fin de generar el reporte de información a la CGN como un único ente.

Lo anterior significa que para efectos de reporte a la CGN no se deben utilizar los sistemas paralelos, porque las entidades deben reportar con base en la información generada por el aplicativo SIIF Nación, que es la única fuente de información, de conformidad con los artículos 4º y 6º del Decreto 2789 de 2004.

En consecuencia, no deben existir diferencias entre la información reportada en el formulario CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS a la CGN y el balance de prueba generado por el SIIF-Nación, excepto en lo relativo a procesos de agregación y/o consolidación, al interior de una entidad.

4.1.17. Apertura de cierres contables definitivos en SIIF-Nación vigencia 2010.

Cuando en cumplimiento del principio de contabilidad pública de “Hechos posteriores al cierre”, se requiera “levantar” en el sistema la marca de cierre definitivo, el representante legal de la entidad pública debe enviar comunicación dirigida al Contador General de la Nación sustentando dicha solicitud, la cual también debe contener la descripción de la operación o ajuste que se vaya a incorporar o eliminar. Copia de la misma comunicación debe ser enviada a la Contraloría General de la República, a la delegada que corresponda.

Es de anotar que esta transacción no se podrá llevar a cabo si el inicio de periodo contable ya se realizó en el SIIF-Nación.

4.2. Actividades a realizar para SIIF II-Nación para el periodo contable 2011.

4.2.1. Cargue de saldos iniciales.

Conforme a la Circular 038 del 16 de noviembre de 2010, a partir del 1º de enero de 2011 todas las entidades del Gobierno Nacional, incluidos los establecimientos públicos, deben realizar sus operaciones financieras a través del SIIF II-Nación. Por lo tanto, deben estar pendientes de las capacitaciones programadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en las que se indicarán los procedimientos para la preparación de información administrativa y contable para el cargue de los saldos iniciales.

4.2.2. Modificaciones en cuentas auxiliares por el cambio del modelo contable.

Por el cambio de modelo contable en el SIIF, las entidades de la administración central nacional deben adecuar la información contable conforme se indique teniendo en cuenta que se modificó el catálogo contable de SIIF, realizando la eliminación de auxiliares directos y creando auxiliares internos del sistema.

N. del D.: El presente instructivo va dirigido a representantes legales y otros niveles directivos, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de las entidades contables públicas de los niveles nacional y territorial.