INSTRUCTIVO 15 DE 2003 

(Septiembre 24)

Ref.: Procedimiento general para el diligenciamiento del formato denominado “Avance saneamiento contable Ley 716 de 2001”.

(Nota: Derogado por el Instructivo 17 de 2004 numeral 5º de la Contaduría General de la Nación).

Este despacho, en cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en el literal a) del artículo 3º, de la Ley 298 del 23 de julio de 1996 y el literal a) del artículo 2º, del Decreto 1914 de 1996, se permite impartir las instrucciones para el correcto diligenciamiento del modelo denominado “Avance saneamiento contable Ley 716 de 2001”, el cual permite efectuar su seguimiento.

1. Procedimientos generales para el diligenciamiento del formato denominado “Avance saneamiento contable Ley 716 de 2001”.

1.1. Plazo para su presentación.

Los entes públicos a que se refiere la Resolución 250 del 4 de julio de 2003, expedida por el Contador General de la Nación, y que deben adelantar procesos de saneamiento contable de conformidad con la Ley 716 de 2001 y los decretos 1282 de 2002 y 1914 de 2003, presentarán a la Contaduría General de la Nación, CGN, la información relacionada con este proceso, conjuntamente con la información contable, en la siguiente fecha:

Información A:Fecha de presentación
30 de septiembre de 200331 de octubre de 2003

1.2. Requisitos de forma.

Esta información se debe remitir en medio impreso y magnético. El archivo debe grabarse en el mismo disquete de 3.5" en el cual se reporten los formatos cgn96.001 y cgn96.002. Cuando por el tamaño del archivo, no sea posible copiarlo en el mismo disquete, puede remitirlo en un disquete independiente.

Cuando se envíe la información por correo electrónico, se deben tener en cuenta las siguientes instrucciones:

Las direcciones para presentar la información vía internet son:

Para entes del nivel territorial cgnterritorial@contaduria.gov.co

Para entes del nivel nacional cgnnacional@contaduria.gov.co

En el asunto del correo electrónico, debe mencionar: Saneamiento contable-nombre de la entidad reportante.

El informe consta de tres partes:

• Un encabezado para diligenciar los datos de la entidad reportante.

• Una encuesta sobre los avances realizados en el proceso de saneamiento contable.

• Un cuadro para registrar las cifras que afectan la contabilidad del ente público, producto de la aplicación de la citada norma.

El informe se debe elaborar en excel.

Los valores deben expresarse en miles de pesos, sin utilizar decimales, para lo cual se aproximará al dígito más cercano.

El formato de la fecha de corte es dd/mm/aaaa, igual al utilizado en el CGN96.001. El archivo se denominará “CGN2003.005”.

El disquete debe identificarse mediante una etiqueta que contenga: Código y nombre del ente público, nombre del archivo y fecha de corte.

2. Diligenciamiento del informe “Avance saneamiento contable-Ley 716 de 2001.

2.1. Información general.

Para el diligenciamiento del informe se debe tener en cuenta:

a) Los valores se reportarán a nivel de cuenta del catálogo general de cuentas del plan general de contabilidad pública PGCP, correspondientes al balance, incluyendo las cuentas de orden deudoras y acreedoras (Cta. 8330 bienes pendientes de legalizar y 9190 otras responsabilidades contingentes). Relacione el valor de las cuentas sometidas al proceso de saneamiento contable, exclusivamente en la porción objeto de análisis. El reporte se realiza revelando el impacto directo desde las cuentas de origen y por lo tanto, no se incluyen las cuentas 1996 bienes y derechos en investigación administrativa y 2996 obligaciones en investigación administrativa;

b) No se reportarán valores en las cuentas de la clase cero (0) planeación y presupuesto, ni de ingresos, gastos y costos;

c) El archivo debe digitarse en forma estrictamente secuencial, sin filas intercaladas en blanco.

2.2.Información específica.

2.2.1. Encabezado.

Celda B1: Departamento al cual corresponda la entidad reportante.

Celda E1: Nombre del formato CGN2003.005.

Celda B2: Municipio correspondiente.

Celda B3: Nombre de la respectiva entidad.

Celda B4: Código asignado por la CGN al ente público.

Celda B5: Fecha de corte (DD/MM/AAAA).

2.2.2. Encuesta: Filas 7 a 16.

Contiene preguntas que deben ser contestadas en la columna F (Respuesta), de forma excluyente. Debe marcar uno (1) si la respuesta es afirmativa; cero (0) si es negativa.

2.2.3. Catálogo de cuentas: Filas 21 en adelante.

A partir de la celda A25, inician los códigos de cuentas del catálogo del PCGP, tal como se observa en el ejemplo.

 ABCDEF
1Departamento:   CGN2003.005 
2Municipio:     
3Entidad:     
4Código:     
5Fecha de corte:     
6      
7ENCUESTA
8
9PreguntaRespuesta Si = 1, No = 0
10
111¿Se creó el comité técnico de saneamiento contable? 
122¿Está funcionando el comité técnico de saneamiento contable? 
133¿Se establecieron políticas y procedimientos para el saneamiento contable? 
144¿Se identificaron las partidas susceptibles de depurar por parte de cada una de las áreas de la entidad? 
155¿Se adelantaron las acciones administrativas necesarias para lograr el saneamiento contable? 
166¿Se sometió a estudio y evaluación del comité técnico la partidas susceptibles de depuración? 
17 
18
19
20
21Catálogo de cuentasMiles de pesos
22
23CódigoNombreVr. Sometido a saneamientoVr. IncorporacionesEliminacionesValor total saneado
24      
25100000Activo27007003001000
26110000Efectivo1500500300300
27110500Caja   0
28110900Depósitos en institutos financieros y cooperativas500 100100
29111000Bancos y corporaciones1000500200700
30120000Inversiones1200200 200
31120800Inversiones patrimoniales controlantes1200200 200

Columna C: Corresponde a los valores identificados para ser depurados durante el proceso, registrados o no contablemente a la fecha de corte, incluyendo las citadas cuentas de orden, del literal a) numeral 2.1 de este instructivo.

Columnas D y E: Comprende la información correspondiente a aquellas partidas que ya han surtido todo el proceso de saneamiento contable, han sido aprobadas por el representante legal o por el máximo órgano colegiado de dirección según corresponda, y se han registrado contablemente. Deberá reportarse con el valor de las afectaciones por incorporaciones o eliminaciones efectivamente realizadas.

Columna F: Corresponde a la sumatoria de las columnas D y E, es decir, el valor total saneado tanto por efecto de incorporaciones como de eliminaciones, a nivel de cada cuenta del catálogo.

El medio impreso debe ser firmado por los funcionarios responsables, no obstante, en el medio magnético no figurarán los nombres.

3.Consolidación de información.

Cuando los entes públicos referidos en el campo de aplicación de la Ley 716 de 2001 hayan establecido comités técnicos de saneamiento contable en cada sucursal, oficina, agencia o dependencia regional, de conformidad con el parágrafo del artículo 6º del Decreto 1282 de 2002, la oficina principal será la responsable de consolidar la información de todas sus sucursales, regionales o agencias, para reportarlo a la CGN.

Igualmente, los entes públicos de la administración central que consolidan información financiera, económica y social de corporaciones públicas de elección popular, organismos de control y unidades sin personería jurídica, deberán consolidar la información sobre saneamiento contable de dichas entidades. Las entidades consolidadas, deberán enviar la información sobre saneamiento contable a la entidad central en la misma fecha establecida en la Resolución 250 de 2003, para enviar la información contable básica objeto de consolidación.

Las entidades consolidadoras a que hace referencia este numeral, deberán relacionar en el oficio remisorio, aquellas unidades incorporadas y las no incluidas en el informe.

Las entidades públicas deberán documentar y conservar debidamente los soportes sobre todas las actuaciones administrativas que se adelanten, de conformidad con el artículo 9º del Decreto 1282 de 2002 y 1914 de 2003.

N. del D.: Este instructivo va dirigido a representantes legales, jefes de áreas financieras, de control interno, jefes de contabilidad, contadores y miembros de los comités técnicos de saneamiento contable de los entes públicos de los niveles nacional y territorial.

(Nota: Derogado por el Instructivo 17 de 2004 numeral 5º de la Contaduría General de la Nación).

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