Contaduría General de la Nación

INSTRUCTIVO 19 DE 2012

(Diciembre 11)

Referencia: Instrucciones relacionadas con la organización contable en el SIIF Nación, que incluye la estructura del catálogo contable, el reconocimiento y revelación de los hechos, operaciones y transacciones registradas en el sistema, los libros principales, auxiliares y reportes.

Con el propósito de dar a conocer las políticas contables definidas en el sistema y brindar una herramienta de consulta a los preparadores de la información contable de las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación del SIIF Nación, este despacho se permite entregar el instructivo de la organización contable del sistema.

Ámbito de aplicación

Para efectos de este procedimiento, las entidades contables públicas que conforman el SIIF son aquellas que corresponden a la administración central y los establecimientos públicos, del orden nacional, exceptuándose a las corporaciones autónomas regionales, CAR, las empresas industriales y comerciales del Estado del orden nacional y las empresas sociales del Estado.

Organización contable en el sistema

El régimen de contabilidad pública, RCP, para efectos del sistema nacional de contabilidad pública, SNCP, en Colombia, establece que la entidad contable pública, ECP, es la “unidad mínima productora de información que se caracteriza por ser una unidad jurídica y/o administrativa y/o económica, que desarrolla funciones de cometido estatal y controla recursos públicos; la propiedad pública o parte de ella le permite controlar o ejercer influencia importante; predomina la ausencia de lucro y que, por estas características, debe realizar una gestión eficiente; sujeta a diversas formas de control y a rendir cuentas sobre el uso de los recursos y el mantenimiento del patrimonio público. En consecuencia, la entidad contable pública debe desarrollar el proceso contable y producir estados, informes y reportes contables con base en las normas que expida el Contador General de la Nación”.

La identificación de la ECP se realiza con el código institucional, que corresponde al número de nueve (9) dígitos asignado por la Contaduría General de la Nación para identificar una entidad contable pública, en el sistema consolidador de hacienda, CHIP. Este número se denomina código de consolidación.

Al realizar la homologación de la clasificación de entidades, de conformidad con la estructura contable y la presupuestal, se identifica que una ECP corresponde a una o varias unidades ejecutoras del presupuesto, así:

 

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El RCP define el proceso contable “como un conjunto ordenado de etapas que se concretan en el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la situación, la actividad y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos de una entidad contable pública en particular. Para ello, el proceso contable captura datos de la realidad económica y jurídica de las entidades contables públicas, los analiza metodológicamente, realiza procesos de medición de las magnitudes de los recursos de que tratan los datos, los incorpora en su estructura de clasificación cronológica y conceptual, los representa por medio de instrumentos como la partida doble y la base del devengo o causación en su estructura de libros, y luego los agrega y sintetiza convirtiéndolos en estados, informes y reportes contables que son útiles para el control y la toma de decisiones sobre los recursos, por parte de diversos usuarios”.

En consecuencia, los registros contables, libros principales y estados contables están definidos en el SIIF-Nación por ECP, lo anterior tiene incidencia en:

• Los registros contables que se generen entre unidades o subunidades dependientes del mismo código institucional, generan registros contables por partida doble al interior de la ECP y no en cada unidad o subunidad.

• Al nivel de auxiliar contable, se requiere la identificación de cada una de las unidades o subunidades, que conforman una ECP. Esta identificación corresponde al “auxiliar PCI de conexión”.

• Cuando en el macroproceso de pagos, una unidad o subunidad del sistema paga por cuenta de otra unidad o subunidad que ejecuta la cadena presupuestal de gasto, en una misma ECP, el sistema registra la salida de los recursos con un crédito en la subcuenta de la cuenta 1110-depósitos en instituciones financieras, que corresponda de la cuenta 1110-depósitos en instituciones financieras, en la subunidad que pagó y registra el débito cancelando del pasivo en la subunidad que ejecutó la cadena presupuestal de gasto.

Tablas contables

El macroproceso contable tiene definidas tres clases de tablas: de eventos contables, de formularios y de reportes.

Tabla de eventos contables: Es una herramienta que relaciona los tipos de registro con los catálogos de ingresos, gastos y no presupuestales. Además, se relacionan parámetros de información tales como los tipos de operación, atributos contables, tipos de gasto, medio pago y de recaudo o, misma entidad contable pública, entidad responsable del recaudo, entre otras variables; para definir el registro contable con la identificación del código contable al nivel de imputación al “debe” y al “haber” de los asientos automáticos. Mediante estas tablas y el “motor contable” el sistema construye los comprobantes contables de asientos automáticos.

Tablas de formularios contables: Es una herramienta que permite definir formularios que sirven como insumo en la generación de información, tales como: la distribución de saldos en corriente y no corriente.

Tablas de reportes contables: Es una herramienta que permite definir reportes, tales como estados contables, balance general, estado de actividad financiera económica y social, entre otros.

Universalidad en la parametrización de las tablas de eventos contables.

Los registros contables definidos en las tablas de eventos contables, aplican para todas las entidades del ámbito SIIF y se definen desde el catálogo del negocio con la marca “universal”, permitiendo que la información contable pública sea comprensible, es decir, es racional y consistente, con criterios que orientan su elaboración de manera coherente y uniforme.

Para definir un registro por ámbito, el o (los) catálogo (s) de negocio utilizados en la tabla, debe(n) tener la marca “no universal” esto significa, una parametrización específica para una ECP en particular; por excepción las tablas de eventos TCON12-tipos de operación y TCON7-causación de gastos, contienen registros con ámbito de aplicación específico.

Catálogos de negocio

Corresponde a los catálogos de otros macroprocesos, tales como: catálogo presupuestal de ingresos, catálogo presupuestal de gastos, catálogo no presupuestal. Se requiere que su estado sea “activo”, de uso saldos, y al máximo nivel de desagregación en el caso de posiciones universales y en el caso de posiciones no universales el máximo nivel de desagregación es por PCI.

Registros contables

De conformidad con el principio de “registro”, los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, se contabilizan de manera cronológica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al reconocimiento. Estos registros se identifican en el sistema en asientos manuales y automáticos.

 

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Catálogo contable

Se constituye en el instrumento para el registro de las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública. En el sistema, se identifica como “TCON01-catálogo contable”, y corresponde al catálogo general de cuentas del régimen de contabilidad pública. Contiene la relación de códigos que identifican la naturaleza y operación de las actividades que desarrollan las entidades que conforman el ámbito del SIIF Nación, con el fin de registrar de forma sistemática y metódica las distintas operaciones o transacciones realizadas por una entidad y sus interrelaciones con otros catálogos en los demás macroprocesos.

El catálogo contable, cuya estructura no es modificable, está conformado por los siguientes campos: código contable, descripción, imputable, clasificación, manual, recíproca, aplica banco, naturaleza, saldo, vigente, código entidad y entidad contable pública.

 

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Código contable: Presenta una estructura compuesta por máximo cinco niveles de clasificación con nueve dígitos que conforman un código contable: el primer nivel, con un dígito corresponde a la clase; el segundo nivel, con un dígito corresponde al grupo; el tercer nivel, con dos dígitos corresponde a la cuenta; el cuarto nivel, con dos dígitos corresponde a la subcuenta y el quinto nivel, con tres dígitos corresponde al auxiliar directo.

Descripción: Se refiere a la denominación de la clase, grupo, cuenta, subcuenta y auxiliar directo contable.

Imputable: Este campo constituye el nivel del catálogo en el que se hace el registro contable y contiene los siguientes valores:

• (SÍ): imputable. Se utiliza para registros contables y se define a nivel de subcuenta contable o auxiliar directo.

• (NO): imputable. Se utiliza para acumular el valor a niveles superiores subsiguientes (cuenta, grupo, clase).

Clasificación: Permite clasificar el saldo final de los códigos a nivel imputable en corriente y no corriente y sirve de base para generar los formatos de saldos y movimientos, y de operaciones recíprocas. Poseen los siguientes valores, teniendo en cuenta el criterio de liquidez en los activos y la exigibilidad en los pasivos:

• Activo corriente: Comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertidos en efectivo, o que por su naturaleza pueden realizarse o consumirse, en un periodo no superior a un año, contados a partir de la fecha del balance general.

• Activo no corriente: Está constituido por los bienes y derechos de relativa permanencia, que se adquieren con el fin de utilizarlos, consumirlos o explotarlos y no con la intención de comercializarlos.

• Pasivo corriente: Agrupa las obligaciones derivadas de las actividades de la entidad contable pública, exigibles en un periodo no mayor a un año, contado a partir de la fecha del balance general.

• Pasivo no corriente: Corresponde a las obligaciones derivadas de las actividades de la entidad contable pública exigibles en un periodo mayor a un año, contado a partir de la fecha del balance general.

• Ambos: Puede contener clasificación de los saldos de los dos anteriores (corriente y no corriente).

Manual: Característica que permite a determinados códigos contables imputables, efectuar registros manuales, contiene los siguientes valores:

• (SÍ): permite realizar registros manuales.

• (NO): no permite realizar registros manuales. En este caso los registros se imputan con las tablas de eventos contables.

Recíproca: Identifica los códigos contables que registran transacciones económicas, financieras, sociales y ambientales, realizadas entre entidades contables públicas, las cuales están asociadas con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, de acuerdo con la tabla de correlaciones. Contiene los siguientes valores:

• (SÍ): la subcuenta tiene definida la característica de operación recíproca.

• (NO): la subcuenta no tiene definida la característica de operación recíproca.

Aplica banco: Se refiere a los códigos contables que tiene asociada una cuenta bancaria y al que corresponde la contrapartida para el registro contable del recaudo por clasificar. Este campo se requiere para que el sistema identifique los códigos contables de acuerdo con la información registrada en la tabla “cuentas bancarias”. Contiene los siguientes valores:

 

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• Corriente: El código contable está asociado en el campo débito de la cuenta corriente.

• Ahorros: El código contable está asociado en el campo débito de la cuenta de ahorros.

• Ninguna: El código contable no está asociado a cuentas bancarias.

• Crédito: El código contable está asociado en el campo crédito de la cuenta bancaria.

Naturaleza: Se define en la clase y es heredada por las clasificaciones inferiores. Sus valores son débito y crédito.

Saldo: Se refiere al saldo del código contable si es “igual o contrario” a su naturaleza. Sus valores son débito y crédito.

Vigente: Identifica si la posición de catálogo contable está disponible para ser utilizada en las tablas de eventos o en registros manuales. Contiene los siguientes valores:

• (SÍ): la clase, grupo, cuenta, subcuenta o auxiliar directo está vigente.

• (NO): la clase, grupo, cuenta, subcuenta o auxiliar directo no está vigente.

Código y nombre de la ECP: Corresponden al ámbito. Identifica si el código contable se aplica a una o a todas las ECP y no permite intervalos de entidades.

Auxiliares contables

Los auxiliares contables en el sistema son directos, internos y externos. A continuación se describe de manera breve cada uno de ellos:

Auxiliar directo: Corresponde a una extensión del código contable, conformado por tres dígitos adicionales a la subcuenta, con los siguientes criterios:

En la subcuenta de caja menor para identificar si los recursos se encuentran disponibles en efectivo, cuenta de ahorros o corriente. Así mismo, para asociarle a la cuenta bancaria el código contable con la marca “aplica bancos”.

1105-Caja

110502-Caja Menor

Código contableDescripción del auxiliar directo
110502001Efectivo
110502002Cuenta corriente
110502003Cuenta de ahorros

 

En la cuenta reserva financiera actuarial para subcuenta de efectivo también identifican las cuentas bancarias con la marca “aplica bancos” asociada al código contable.

1901-Reserva financiera actuarial

190101-Efectivo

Código contableDescripción del auxiliar directo
190101001Cuenta corriente
190101002Cuenta de ahorros

 

En las subcuentas de las cuentas de operaciones de crédito público y financiamiento con banca central, los auxiliares directos permiten la reclasificación en la etapa de la obligación presupuestal del valor a pagar como servicio de la deuda.

Para las subcuentas de las cuentas 2203-operaciones de crédito público internas de corto plazo, 2208-operaciones de crédito público internas de largo plazo, 2212-operaciones de crédito público externas de corto plazo, 2213-operaciones de crédito público externas de largo plazo, se definieron los siguientes auxiliares:

Código ContableDescripción del auxiliar directo
2203XX001Corriente en la vigencia
2203XX002No corriente

 

Para la retención en la fuente de la cuenta 2436-retención en la fuente e impuesto de timbre, se identifica en el auxiliar directo el valor retenido y el pagado.

Código ContableDescripción del auxiliar directo
2436XX001Retenido
2436XX002Pagado

 

En el patrimonio corresponde a los diferentes conceptos que deben ser trasladados al capital fiscal al inicio de la vigencia, de conformidad con la dinámica de la cuenta 3105 o 3208-capital fiscal, a la actualización de las reservas naturales, a los traslados fondos, bienes y servicios al interior de una misma ECP y los traslados entre entidades gobierno de bienes, derechos y obligaciones.

Los auxiliares internos: Corresponden a datos que se encuentran registrados en las transacciones de los macroprocesos. Se clasifican en fijos y variables, utilizando más de un auxiliar por cada código contable al nivel de imputación, siempre que los catálogos presupuestales y no presupuestales no concurran en una misma clasificación, además que el código se encuentre relacionado en la tabla en la cual esté incluido o relacionado el catálogo del macroproceso correspondiente.

Auxiliares fijos: Son aquellos que se trasladan de una vigencia a otra, junto con los saldos de las cuentas contables; se definen en los códigos correspondientes a la clasificación de activo, pasivo, patrimonio y cuentas orden.

El auxiliar fijo “Posición de catálogo institucional de conexión, PCIC”, debe ser definido en todos los códigos contables a nivel de imputación, con el propósito de obtener la información a nivel de reportes por PCI.

Auxiliares variables: Corresponden a la clasificación de los catálogos de ingresos y gastos presupuestales que por su condición de anual no se trasladan de una vigencia a otra.

 

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Posición de catálogo institucional de conexión, PCIC: Tiene su origen en el código de la unidad o subunidad ejecutora identificada en presupuesto y corresponde a la posición de catálogo institucional, PCI, que está haciendo gestión. Es obligatoria en todos los códigos contables.

Posición de catálogo no presupuestal, PAG NP: Corresponde a los códigos del catálogo no presupuestal de pagos.

Tercero, TER: Identifica a la persona natural o jurídica, incluye el tipo y el número del documento de identificación; se origina en la tabla de terceros del sistema y tiene los siguientes valores: número de identificación tributaria, NIT, cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, pasaporte, entre otros.

Cuenta bancaria, CTA BAN: Corresponde al número de la cuenta bancaria; se define en aquellos códigos contables que tengan la marca “aplica bancos” y relacionados en la creación de la cuenta bancaria.

Posición de catálogo de bienes y servicios, CUBS: Se definirá de conformidad con el macroproceso de bienes y servicios.

Fuente de Financiación, FF: Corresponde a la clasificación de recursos nación y propios.

PCI Relacionada, PCI REL: Identifica los códigos de operaciones que son 100 % recíprocas de las ECP del ámbito del sistema; se asigna a los códigos contables que tienen marca de recíproca= “SÍ” en la tabla TCON01 catálogo contable.

Rubro de gastos, CAT GAS: Corresponde al código de la posición presupuestal de gastos y se originan en los macroprocesos de gastos.

Rubro de ingresos, CAT ING: Identifica el código de la posición presupuestal de ingresos y se originan en los macroprocesos de ingresos.

Auxiliares externos: Contienen la información detallada para las operaciones que se registren mediante comprobantes manuales y, en consecuencia, no se originan en los demás macroprocesos. Un código contable tiene definido un auxiliar externo que se identifica con una sigla y denominación definida por el concepto de la cuenta, y que a su vez se desagrega con el detalle de las subcuentas. Los auxiliares externos se definen en la tabla “TCON17”, así:

 

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Para cada uno de los anteriores auxiliares se tiene definido un nivel de detalle que se identifica con el concepto de la subcuenta. Por ejemplo, el auxiliar “Equipo de comunicación y computación”, ECC tiene las siguientes clasificaciones:

Id.DetalleSigla ext.Descripción auxiliar externoCatálogoVigente
1Equipo de comunicaciónECCEquipo de comunicación y computación1
2Equipo de computaciónECCEquipo de comunicación y computación1
3Satélites y antenasECCEquipo de comunicación y computación1
4Equipos de radaresECCEquipo de comunicación y computación1
5Equipos de comunicación y computación pendientes de legalizarECCEquipo de comunicación y computación1
6Equipos de comunicación y computación de uso permanente sin contraprestaciónECCEquipo de comunicación y computación1
7Otros equipos de comunicación y computaciónECCEquipo de comunicación y computación1

 

Relación del catálogo contable a nivel imputable con los tipos de auxiliares TCON06

Esta relación permite vincular el código contable a nivel imputable, definido en la tabla de eventos TCON1-catálogo contable, con los diferentes tipos de auxiliares establecidos en las tablas de eventos TCON5-auxiliares contables y TCON17-auxiliares externos. La relación entre el código contable y el auxiliar permite que al registrar los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, se tenga la información definida en el auxiliar.

En el cuadro siguiente se muestran los códigos contables y su relación con los auxiliares fijos, variables y externos, en donde se identifica el auxiliar por cada código contable a nivel imputable:

 

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Registro de operaciones automáticas en el macroproceso contable

La gestión financiera de la ejecución presupuestal de gasto se inicia con la solicitud y expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal, CDP, generación del compromiso presupuestal de gastos y la radicación de la cuenta por pagar; el efecto contable se encuentra en la etapa de la obligación presupuestal y del pago.

Para la gestión financiera de los ingresos, incluye el registro de los actos administrativos que en el futuro pueden generar ingresos, la causación de los derechos e ingresos y los recaudos, que pueden ser en efectivo o en títulos; con efecto contable.

Operaciones automáticas generadas en la obligación presupuestal

Para el registro de las obligaciones se requiere de los siguientes insumos para la generación de los comprobantes contables automáticos:

Tipo de operación: Determina un único pasivo en el registro contable para un conjunto de rubros cuyo concepto es homogéneo. En su definición se establece si se aplica a un registro que tiene matriz directa (no interviene el usuario) o a un registro que emplea usos contables, los cuales son excluyentes.

Los tipos de operación son los siguientes:

 

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Tipo de gasto: Define el registro contable débito y le aplica a los rubros que tienen asociado el tipo de operación con matriz directa. Corresponden a administrativos, operativos, costos y gastos por distribuir para bienes, costos y gastos por distribuir para servicios, cargos diferidos y otros, con los siguientes criterios:

• Administrativos: Se refiere a los gastos asociados con actividades de dirección, planeación y apoyo logístico de la entidad (grupo 51: sueldos y salarios, contribuciones imputadas y efectivas, aportes de la nómina, generales e impuestos).

• Operativos: Se refiere a los gastos asociados con el desarrollo de las operaciones básicas o principales de la entidad, siempre que no se registren como costo o gasto público social (grupo 52: sueldos y salarios, contribuciones imputadas y efectivas, aportes de la nómina, generales e impuestos).

• Otros: Corresponden a la compra de inventario (grupo 15), de propiedades, planta y equipo (grupo 16), transferencias (grupo 54), servicio de la deuda (grupo 22), operaciones de crédito público (del grupo 24 intereses y comisiones), pensiones (grupo 27), gasto público social (grupo 55) y otros gastos (grupo 58).

• Costos y gastos por distribuir para bienes: Corresponden a la utilización de la subcuenta 589701 bienes producidos, que “(...) representa el valor de los costos y gastos incurridos por la entidad contable pública que no pueden identificarse directamente con un centro de costos productivo o administrativo, para lo cual debe adelantarse un proceso de distribución. Este proceso debe efectuarse como mínimo al finalizar el mes, momento en el cual el saldo de la cuenta debe ser igual a cero”.

• Costos y gastos por distribuir para servicios: Corresponde a la utilización de la subcuenta 589723 servicios, que “(...) representa el valor de los costos y gastos incurridos por la entidad contable pública que no pueden identificarse directamente con un centro de costos productivo o administrativo, para lo cual debe adelantarse un proceso de distribución. Este proceso debe efectuarse como mínimo al finalizar el mes, momento en el cual el saldo de la cuenta debe ser igual a cero”.

• Cargos diferidos: Permite registrar “(...) el valor de costos y gastos incurridos para la adquisición de bienes o servicios, que con razonable seguridad proveerán beneficios económicos futuros, en desarrollo de las funciones de cometido estatal (...). Los cargos diferidos deben amortizarse durante los periodos en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, (...)”, corresponde a las subcuentas de la cuenta 1910-cargo diferidos.

Usos contables: Define el registro contable débito y aplica a los rubros que tienen asociado el tipo de operación con usos. Permite la selección de un concepto de uso en una lista, para definir uno o varios códigos contables débito por cada ítem de afectación de gasto cuando los hechos económicos tienen más de una alternativa para el registro contable.

Este insumo se utiliza en la parametrización de los rubros presupuestales de transferencias para funcionamiento, inversión, otros impuestos y vigencias expiradas, considerando que el usuario, con los soportes de la transacción, puede definir la subcuenta del gasto que corresponda.

Atributo contable: Permite definir si la obligación presupuestal tiene o no efecto contable, diferenciando las operaciones que registran recursos originados en contratos de encargo fiduciario a favor de la entidad y los originados en la administración de recursos celebrados con entidades distintas a las entidades fiduciarias. Así mismo, corresponde a los valores entregados en forma anticipada para la obtención de bienes o servicios, además de los entregados para viáticos, gastos de viaje y pagos anticipados para la adquisición de bienes y servicios, que por ser operaciones de flujo se registran en el pago. De otra parte el atributo “ninguno” registra en la obligación.

La lista de conceptos que no tienen efecto contable en la obligación, por corresponder a operaciones de flujo con la marca “atributo contable”, son:

 

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Tablas de eventos relacionadas con la obligación

Son las tablas de eventos contables que se relacionan con el reconocimiento de la obligación presupuestal corresponden a la TCON12-tipo de operación, TCON12-4-relación usos contables y códigos contables y TCON07-causación de gastos:

TCON12 Tipo de operación: Esta tabla contiene las listas para los tipos de operación y los usos contables. Igualmente, contiene las relaciones de los rubros presupuestales de gasto con los tipos de operación o los usos, según se defina, si corresponde a matriz directa o uso.

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TCON12-4 Relación usos contables y códigos contables: Define la relación de los usos contables con los códigos del catálogo general de cuentas. Permite que la ECP seleccione un uso y el código contable disponible para ese uso, así:

 

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T-CON07 Causación de gastos: Establece el registro contable de la causación de las obligaciones para cada rubro registrado en la gestión. Para los “tipo de operación” con “matriz directa” y atributo contable “ninguno”, el código del registro débito se define con el “tipo de gasto”; para los “tipo de operación” con “usos” y atributo contable “ninguno”, el código del registro débito se define al seleccionar el código contable relacionado en el “uso”.

 

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Deducciones de la obligación presupuestal

Las deducciones en la obligación presupuestal corresponden a los descuentos legalmente autorizados que disminuyen el valor bruto obligado. Estas deducciones se originan en la ejecución presupuestal y se hacen con el fin de ser pagadas a un tercero diferente al beneficiario de la obligación principal.

Para el registro de las deducciones, el sistema tiene dispuesto un “Catálogo de pagos no presupuestal, PPNP” que identifica en su estructura con el número 2 “crédito” y marca denominada “deducciones” las posiciones que registran los diferentes conceptos de deducción.

La causación de la deducción se registra en el mismo comprobante de la obligación y el código contable del crédito de la deducción, se toma de la tabla TCON08, de acuerdo con el concepto de la PPNP.

Tablas de eventos relacionadas con las deducciones en la obligación

T-CON08 Pagos no presupuestal: Esta tabla contiene el efecto contable de la causación en el haber y el pago de las deducciones en el debe, que se originan en la cadena presupuestal de gastos.

La causación de la deducción se constituye con las variables ya definidas para la obligación y registra el código contable crédito por cada PPNP por el valor de la deducción de acuerdo con la definición del haber de la TCON08.

El pago de la deducción se registra en la TCON014 y el sistema valida el registro débito con el de la tabla TCON08.

 

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Reintegros de la vigencia fiscal actual

De acuerdo con lo definido en el “manual de procedimientos” del régimen de contabilidad pública, los reintegros corresponden a: “los recursos consignados en las cuentas de la tesorería centralizada, originados en la restitución de fondos por parte de un beneficiario final o de la entidad contable pública, con ocasión de la devolución de bienes y servicios adquiridos”.

El proceso para el registro de reintegros en el sistema se genera a partir de un documento de recaudo por clasificar, con la carga del extracto. Para el reconocimiento de esta transacción debe diferenciarse si la tesorería es centralizada o si es de la misma ECP.

Cuando se consignan los recursos en la tesorería centralizada-DTN, el sistema genera un comprobante de partida doble que debita la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-depósitos en instituciones financieras y acredita la subcuenta 472080-recaudos; este registro está determinado en la “creación” de la cuenta bancaria al definir los códigos contables.

Tratándose de la tesorería de la misma ECP, el sistema genera un comprobante de partida doble que debita la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-depósitos en instituciones financieras y acredita la subcuenta 290580-recaudos por clasificar.

El usuario de la ECP, a través del macroproceso de ejecución presupuestal de gasto, EPG, identifica la orden de pago a reintegrar y la obligación que la originó. El sistema presenta los ítems de afectación del gasto con los valores tanto brutos, como las deducciones.

El efecto contable del reintegro es la disminución de los conceptos registrados por cada ítem de afectación del gasto y las deducciones correspondientes. Si el reintegro se realiza en la tesorería centralizada- DTN, y lo aplica una ECP diferente, la contrapartida afecta las operaciones de fondos entregados y recibidos, respectivamente. Los reintegros que se realizan en la tesorería de la misma ECP que efectuó la cadena presupuestal, afectan la subcuenta del recaudo (290580-recaudos).

En caso de que el valor del documento de recaudo por clasificar sea mayor o menor al valor reintegrado, como resultado de una diferencia a favor por modificaciones en la tasa de cambio, (porque existe un saldo diferente de cero en el atributo “diferencial cambiario”), la ECP deberá efectuar el registro de imputación del ingreso/gasto correspondiente por el valor que corresponda al diferencial cambiario.

Caja menor

La constitución de la caja menor se registra con una cadena presupuestal de gasto, donde se selecciona el atributo contable de “caja menor”. Cuando la entidad que realiza la cadena presupuestal de gasto es la misma que paga, el reconocimiento se hace con un débito de la subcuenta 110502-caja menor en el auxiliar que corresponda, con contrapartida en la subcuenta relacionada de la cuenta 1110-depósito en instituciones financieras; en caso contrario, la contrapartida corresponde a las subcuentas de la cuenta de fondos recibidos.

Para el reembolso y legalización definitiva, se deben efectuar registros contables manuales, hasta que entre en producción el efecto contable de estas transacciones automáticas.

Registros contables cuando se administra una obligación

La adición de una obligación genera en la contabilidad un asiento de partida doble igual al asiento de creación de la obligación por el mayor valor adicionado.

La reducción y la anulación de la obligación generan en la contabilidad asientos de partida doble afectando los mismos códigos contables del registro de creación, por los menores valores reducidos o anulados.

Otros aspectos a considerar en el registro de la ejecución presupuestal de gastos, EPG

Bienes muebles en bodega

El registro de los bienes muebles en bodega, tienen la característica de permanentes y su finalidad es que estos muebles sean utilizados en el futuro, en actividades de producción o administración. Se han considerado en el macroproceso con el nombre de bienes y servicios, BYS. No obstante, mientras se implementa este macroproceso, se estableció que la adquisición de los bienes tangibles utilizados en el desarrollo de las funciones de cometido estatal, se reconozca en las subcuentas que identifiquen la naturaleza del bien adquirido.

Obligaciones laborales y provisiones para prestaciones sociales

Corresponde a las ECP reconocer, mediante registro manual, el valor estimado de las obligaciones por concepto de acreencias laborales no consolidadas, determinadas de conformidad con las normas vigentes. Las obligaciones por pagar a los empleados como resultado de la relación laboral existente por concepto de vacaciones, bonificación por servicios prestados, prima de servicios, prima de vacaciones, prima de navidad, prima de dirección, registran un débito en las subcuentas de la cuenta 2715-provisión para prestaciones sociales, con crédito en la subcuenta 250501-nómina por pagar.

En el caso de las cesantías, el sistema registra un gasto administrativo, operativo o costos, dependiendo el tipo de gasto que selecciona la entidad. No se considera el registro de provisiones en atención al artículo 5º de la Ley 432 de 1998 que establece: “Afiliación de servidores públicos. A partir de la vigencia de la presente ley deben afiliarse al Fondo Nacional de Ahorro los servidores públicos de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional” y el pago se realiza mensual. En caso de que la entidad sea responsable de cesantías acumuladas, proceden los registros manuales de reclasificación.

Registro del gravamen a los movimientos financieros, GMF

Hasta tanto exista el rubro presupuestal que identifique el GMF, la entidad debe realizar registros contables manuales para reclasificar del activo, gasto y pasivo al gasto y pasivo por impuesto al GMF.

Obligaciones en moneda extranjera

En el momento del pago de las obligaciones en moneda extranjera, la diferencia entre la tasa presupuestal registrada y la tasa representativa del mercado, TRM en la fecha de pago, genera una “reducción” de la cadena presupuestal que tiene efecto contable en los registros de la obligación, disminuyendo el valor del activo, gasto y pasivo, al igual que el de las deducciones registradas. No se trata de un diferencial cambiario, toda vez que no corresponde a la comparación entre tasas representativas del mercado en fechas diferentes.

Vinculación de DIPS en una orden de pago presupuestal de gastos

Se trata de la modificación en los datos del tercero de la obligación, debido a que en las transacciones que requieren pagos en el exterior o se refieren a deuda pública, es necesario incorporar varios terceros con sus respectivos valores por cada ítem de afectación del gasto.

Esta transacción se realiza después de la obligación y con la aprobación de órdenes de pago, se contabiliza el impacto de los terceros en los DIPS registrados.

El registro contable de la modificación en los datos del tercero, genera comprobantes contables con asientos de partida doble que corresponden a la “reclasificación de auxiliares”; tanto en el debe como en el haber del nuevo asiento se utiliza el o los mismos códigos contables del haber del asiento de la obligación, identificando los datos del auxiliar tercero.

Deducciones de retención en la fuente

En las deducciones tributarias, para el registro de la causación de la deducción se definieron los auxiliares directos 001-retenido, donde el tercero es el beneficiario de la obligación a quien se le practicó deducción tributaria; en el auxiliar directo 002-pagado, el tercero es el beneficiario del pago de la deducción, es decir, la administración de impuestos.

En consecuencia, como mínimo al finalizar el periodo contable se debe hacer el registro contable para cerrar el auxiliar 001-retenido y el 002-pagado, con registros manuales.

Por ejemplo: en una obligación por concepto de honorarios a Pedro Pérez, se registran deducciones por retención en la fuente con pago a beneficiario final.
El tercero beneficiario de la obligación principal, es Pedro Pérez.
El tercero en la causación de la deducción es el beneficiario de la obligación- Pedro Pérez, que se registra en el auxiliar “001-retenido”.
El tercero beneficiario del pago de la deducción es el registrado en la PPNP, o sea la DIAN, que se registra en el auxiliar “002-pagado”.
Mediante registro manual se reclasifica con un débito el tercero Pedro Pérez del auxiliar “001-retenido” con un crédito el tercero DIAN del auxiliar “002-pagado”.

 

Identificación del tercero beneficiario de la deducción

Las demás deducciones, no diferencian el valor descontado y pagado a través de auxiliares directos, por tanto, el tercero en la causación de la deducción es el beneficiario de la obligación y en el pago el tercero beneficiario del pago de la deducción, es el registrado en cada PPNP.

Así por ejemplo: en una obligación de nómina, se registran deducciones por aportes en salud y pensiones, con traspaso a pagaduría; el tercero de la obligación principal, es la entidad, por ser traspaso a pagaduría.
El tercero beneficiario de la causación de las deducciones es el beneficiario de la obligación, o sea la entidad.
El tercero beneficiario del pago de la deducción es el registrado en cada PPNP, o sea cada uno de los fondos de salud y pensiones.
Mediante registro manual se reclasifica con un débito el tercero beneficiario de la obligación y crédito en el tercero beneficiario del pago.

 

Legalización de atributos contables

Al legalizar obligaciones marcadas con atributo “anticipo”, “Anticipo para proyectos de inversión”, y “pagos anticipados” para el registro contable débito, el sistema utiliza las tablas de eventos contables del registro de la obligación por cada rubro presupuestal, y para el crédito utiliza el atributo registrado en el pago.

Operaciones automáticas generadas en el pago, PAG.

Las órdenes de pago presupuestales generadas con base en el compromiso y la obligación, contienen información relevante para el registro contable del pago, como: El “atributo contable”, los ítems de afectación del gasto, el medio de pago, la fuente de financiación, la situación de fondos y el tipo de beneficiario. El registro contable está definido en la tabla de eventos TCON09-pagos presupuestales.

Los insumos para generar un comprobante de pago presupuestal que están definidos como requisitos en la tabla de eventos TCON09 pagos presupuestales, son los siguientes: Tipo de operación de la tabla TCON12; medio de pago que puede ser abono en cuenta, cheque, giro o títulos; tipo de título que puede ser fideicomiso, encargo fiduciario, fondos en administración y títulos de tesorería, TES; atributo contable que se define en la obligación; el tipo de beneficiario que puede ser beneficiario final o traspaso a pagaduría; “misma ECP” con valor “SÍ” o “NO”, el sistema valida que las órdenes de pago generadas por posición de catálogo institucional, PCI(s), tienen vinculado igual o diferente código de consolidación de la PCI que genera la orden bancaria, es decir la que paga.

En caso que la marca “misma ECP” tenga valor “SÍ”, el sistema genera un comprobante contable automático de partida doble cancelando el pasivo en la PCI que tiene vinculada la orden de pago y disminuyendo el valor registrado en la cuenta bancaria de la PCI que tiene vinculada la orden bancaria, con igual código de consolidación en las PCIs que intervienen.

Cuando el registro tiene la marca “misma ECP” con valor “NO”, el sistema valida que la orden de pago por PCI(s) tengan vinculado diferente código de consolidación del de la PCI que realiza la orden bancaria (tesorería centralizada DTN); en este caso, el sistema genera dos comprobantes contables:

• Un comprobante contable por cada orden de pago para cada ECP, con un débito en la subcuenta del pasivo definido por cada tipo de operación de la tabla TCON07 y un crédito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 4705-fondos recibidos, la cual identifica el concepto de gasto (funcionamiento, inversión y deuda) que se va a financiar; estos registros corresponden al asiento uno (1) de la tabla de eventos TCON9-pagos presupuestales. No debe ser objeto de reclasificación, con registros manuales, el registro crédito en las subcuentas de la cuenta 4705, porque generan saldos por conciliar en el proceso de consolidación.

• Un comprobante contable por el valor total de la orden bancaria para la dirección del tesoro nacional, DTN, con un débito en la subcuenta de la cuenta 5705-fondos entregados, que identifique el concepto de gasto (funcionamiento, inversión y deuda) que se va a financiar y un crédito en la subcuenta de la cuenta bancaria. Corresponde al asiento dos (2) de la tabla de eventos TCON9. El registro débito en las subcuentas de la cuenta 5705, no deben ser objeto de reclasificación con registros manuales, porque generan saldos por conciliar en el proceso de consolidación.

T-CON9 Pagos presupuestales:

 

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Pagos sin atributo contable y con atributo contable

Los pagos sin atributo contable disminuyen el pasivo constituido al momento de causar la obligación, que es igual al registrado en la tabla de eventos TCON7-causación de gastos presupuestales.

Los pagos con atributo contable, corresponden a los derechos que se constituyen con el flujo de los recursos, por tanto, su contabilidad se define en la tabla de eventos TCON9-pagos presupuestales.

Pago de una orden de pago no presupuestal generada en una orden de pago presupuestal-pago extensivo por traspaso a pagaduría

Los pagos presupuestales con traspaso a pagaduría en la ECP contabilizan en el débito la subcuenta de la cuenta 1110-depósitos en instituciones financieras, definida al crear la cuenta bancaria, y acredita la subcuenta que corresponda, de la cuenta 4705-fondos recibidos, incorporada en la tabla de eventos contables TCON09-pagos presupuestales.

Para cancelar el pasivo constituido en la obligación en la TCON07, la entidad debe generar las órdenes de pago no presupuestales para realizar el pago al beneficiario final, esta transacción corresponde a la “legalización del traspaso a pagaduría” o “pago extensivo”.

Por su parte, en la tesorería centralizada, DTN contabiliza un débito en la subcuenta que corresponda, de la cuenta 5705-fondos entregados, y un crédito en la subcuenta de la cuenta 1110-depósitos en instituciones financieras.

Pago no exitoso

En este procedimiento existe la posibilidad de que se presenten pagos no realizados o “pagos no exitosos”. Con esta información se producen los comprobantes contables por cada posición del catálogo institucional, PCI que originó la orden de pago relacionada. El registro contable corresponde a un asiento de partida doble que afecta los mismos códigos contables del registro y valor del pago original.

Pagos de órdenes de pago no presupuestal originada en EPG por deducciones

Las órdenes de pago no presupuestales, originadas en EPG, permiten el pago de deducciones, tales como: retenciones en la fuente, seguridad social y otros acreedores de EPG.

El comprobante contable se define a partir de los datos de la deducción, tales como el catálogo de pagos no presupuestales, el tipo de título, el tipo de beneficiario, el medio de pago, si corresponde o no a la misma ECP. Para este efecto, se consulta la tabla de eventos contables TCON14-otros pagos.

TCON14-Otros pago

 

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Debido a que la desagregación de las posiciones del catálogo de pago no presupuestales no identifican el tipo de gasto presupuestal (funcionamiento, servicio de la deuda e inversión), los registros contables de las operaciones interinstitucionales, fondos entregados y recibidos, se reconocen en las subcuentas de funcionamiento.

Pagos de órdenes de pago no presupuestal originadas en PAG

Constitución de acreedores

El macroproceso de pagos permite constituir órdenes de pago no presupuestales, a partir de la radicación de una cuenta por pagar, con o sin documento de recaudo por clasificar.

Los acreedores que no requieren documento de recaudo por clasificar, corresponden a las operaciones de giro de recursos, tales como: inversiones en TES, inversiones en instrumentos derivados, depósitos judiciales, préstamos, entre otros, para lo cual se utiliza el catálogo de pagos no presupuestal en las posiciones deudoras que inician con el numeral 1º. Estas transacciones tienen impacto contable en el momento del pago, afectando en el débito la subcuenta que identifique el activo que se está adquiriendo y en el crédito la subcuenta que corresponda, de la cuenta 1110-depósitos en instituciones financieras. Se podrán registrar deducciones para ser pagadas posteriormente o para que queden disponibles para su compensación.

Los acreedores que requieren de documento de recaudo por clasificar, se originan en consignaciones que no pertenecen a la posición del catálogo institucional, PCI responsable de la administración de las cuentas bancarias y por tanto la entidad debe efectuar una devolución del recaudo. En el caso de los acreedores por depósitos recibidos en administración que no tienen origen presupuestal y que deben ser girados de acuerdo con las disposiciones establecidas para su administración, en estas operaciones el sistema exige la radicación de una cuenta por pagar y la constitución el acreedor con las posiciones de pago no presupuestal.

Con la transacción de la carga del extracto bancario para el tipo de título “fondos administrados”, se genera el documento de recaudo por clasificar, para lo cual el sistema registra un débito en la subcuenta 142402-en administración y un crédito en la subcuenta 290580-recaudos por clasificar, definido en la tabla TCON11-recaudos.

Con el documento de recaudo por clasificar se constituye el acreedor con la PPNP 2-40-01-06- por pago de recursos que han sido entregados en administración, afectando la subcuenta 290580-recaudos por clasificar con crédito a la subcuenta 245301-en administración.

Con el pago, el sistema registra un débito en la subcuenta 245301-en administración y un crédito a la subcuenta 142402-en administración.

El catálogo de PPNP incluye otros conceptos de acreedores en los que la carga del extracto es en una cuenta bancaria de la entidad; en consecuencia registra, con el documento de recaudo, las subcuentas de la cuenta 1110-depósitos en instituciones financieras con crédito a la subcuenta 290580-recaudos por clasificar o 472080-recaudos; este registro está definido en la creación de la cuenta bancaria.

Con la constitución del acreedor la ECP registra en el débito la subcuenta 290580- recaudos por clasificar o 472080-recaudos, según corresponda, y en el crédito el pasivo que identifica la PPNP incluida en la columna del haber de la tabla TCON08.

Con el pago, el sistema registra un débito en la subcuenta del pasivo que identifica la PPNP y un crédito a las subcuentas de la cuenta 1110-depósitos en instituciones financieras.

Para el reconocimiento contable se toma en cuenta la tabla TCON14-otros pagos:

 

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Pagos de órdenes de pago presupuestales originada en ingresos, ING.

Las órdenes de pago presupuestales de ingresos con estado “pagado” tienen su origen en la constitución del acreedor de ingresos por pagos en exceso o de lo no debido, que podrá ser de oficio o a solicitud del interesado. Para el efecto, se registra el rubro concepto de ingresos que fue pagado en exceso, el tercero a quien le corresponde la devolución y el valor. También se podrán registrar deducciones para ser pagadas posteriormente o para que queden disponibles para su compensación.

El tipo de registro corresponde a “acreedor de ingresos presupuestales”, el cual con un rubro de ingresos, tipo de beneficiario, medio de pago y la definición de los valores “SÍ” o “NO” en la marca “misma ECP”, genera los registros contables.

Cuando la tesorería centralizada, DTN paga por cuenta de la ECP que constituyó la devolución, el sistema registra en la TCON14, para la ECP, un débito en la subcuenta del pasivo saldos a favor de beneficiarios o contribuyentes, según el rubro presupuestal que lo origine y un crédito en la subcuenta 472081-devoluciones de ingresos. Para la tesorería, el sistema debita la subcuenta 572081-devoluciones de ingresos y acredita la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-depósitos en instituciones financieras.

Cuando el acreedor de ingresos presupuestales se pague con el tipo de beneficiario de traspaso a pagaduría, la entidad debe realizar el procedimiento de “pago extensivo”.

En el evento en que la ECP que constituye acreedor de ingresos presupuestales pague al beneficiario final, la contabilidad definida en el sistema corresponde a un registro débito en la subcuenta de pasivo saldos a favor de beneficiarios o contribuyentes según el rubro presupuestal que lo origine y a un registro crédito en la subcuenta que corresponda de la cuenta 1110-depósitos en instituciones financieras.

Para el reconocimiento contable se toma en cuenta la tabla TCON14-otros pagos:

 

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Para las órdenes de pagos presupuestales de ingresos, con diferencial cambiario positivo o negativo, el sistema calcula la diferencia de la TRM entre la fecha en que se constituyó el acreedor y la fecha en que se paga; esta diferencia puede ser positiva o negativa.

Cuando el diferencial cambiario es positivo, se registra un gasto por diferencia en cambio en la subcuenta 580390, que corresponde al debe de la tabla TCON014. Cuando el diferencial cambiario es negativo se registra un ingreso por diferencia en cambio en la subcuenta 480690, que corresponde al haber de la tabla TCON14. En ambos casos la contrapartida es el acreedor.

Otros aspectos a considerar en el registro del pago, PAG

Pagos con títulos de tesorería, TES

Los pagos con el “tipo de título-TES” están definidos para los “tipos de operación” 18-sistema general de participaciones y 34-créditos judiciales. El registro crédito corresponde a las subcuentas 120101-títulos de tesorería-TES, 220835-operaciones de crédito público internas de largo plazo-títulos TES y 472210-pago de obligaciones con títulos.

 

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Medio de pago título

Cuando el “medio de pago” con título corresponde a fondo en administración, encargo fiduciario o fideicomiso, el “tipo de beneficiario” es “beneficiario final”, el atributo contables es “ninguno” y siempre corresponde a “SÍ” en la marca “misma ECP”.

Encargo fiduciario-fiducia en administración: Corresponde al registro contable de la entrega de los recursos a la sociedad fiduciaria, del pago de obligaciones y de la administración y venta de bienes.

Los recursos entregados mediante encargo fiduciario para ser administrados por la sociedad fiduciaria, se registran debitando la subcuenta 142404-encargo fiduciario-fiducia en administración y acreditando la subcuentas de la cuenta 1110-depósitos en instituciones financieras o 4705-fondos recibidos, dependiendo, si es o no, “misma ECP”. La ejecución correspondiente al giro de los recursos se realiza con el “atributo contable” encargo fiduciario - TCON09- y procede la legalización de los recursos de conformidad con el procedimiento de legalización.

Cuando el encargo tiene por objeto el recaudo de los derechos y el pago de las obligaciones de la ECP, el recaudo se efectúa con el “tipo de título” encargo fiduciario, en la tabla de ingresos TCON11 para el tipo de registro “recaudo por clasificar” afecta la subcuenta 142404-encargo fiduciario-fiducia en administración y acredita la subcuenta 290580-recaudos por clasificar. Así mismo, con el tipo de registro “recaudo básico” registra en el débito la 290580-recaudos por clasificar y acredita la subcuenta que identifica el derecho del grupo 14-deudores.

El registro contable del pago de las obligaciones de la ECP, se efectúan con el “tipo de título” encargo fiduciario debitando la subcuenta que identifique el pasivo que se cancela y acreditando la subcuenta 142404-encargo fiduciario- fiducia en administración.

Fiducia mercantil-constitución de patrimonios autónomos: La fiducia mercantil implica la constitución de un patrimonio autónomo al que se le transfiere la propiedad de los bienes destinados a cumplir la finalidad del negocio fiduciario, por lo que debe mantenerse separado contablemente de los bienes propios del fiduciario y de los pertenecientes a otros fideicomisos.

La fiducia mercantil se registra debitando la subcuenta 192603-fiducia mercantil-constitución de patrimonios autónomos y acreditando la subcuentas de la cuenta 1110-depósitos en instituciones financieras o 4705-fondos recibidos, dependiendo, si es o no, “misma ECP”. La ejecución correspondiente al giro de los recursos se realiza con el “atributo contable” fideicomiso - TCON09- y procede la legalización de los recursos de conformidad con el procedimiento de legalización.

En los casos en que proceda la fiducia mercantil - constitución de patrimonios autónomos teniendo como objeto el recaudo de derechos y el pago de obligaciones, proceden los registros señalados en el encargo fiduciario-fiducia en administración, afectando la subcuenta 192603-fiducia mercantil -constitución de patrimonios autónomos.

Recursos entregados - en administración: Corresponden a los recursos a favor de la entidad originados en los contratos para la administración de recursos bajo diversas modalidades, celebrados con entidades distintas de las sociedades fiduciarias.

Se registran debitando la subcuenta 142402-en administración y acreditando la subcuentas de la cuenta 1110-depósitos en instituciones financieras o 4705-fondos recibidos, dependiendo, si es o no, “misma ECP”. La ejecución correspondiente al giro de los recursos se realiza con el “atributo contable” fondos administrados - TCON09- y procede la legalización de los recursos de conformidad con el procedimiento de legalización.

En el caso en que procedan los recursos entregados en administración, teniendo como objeto el recaudo de derechos y el pago de obligaciones, proceden los registros señalados en el encargo fiduciario-fiducia en administración, afectando la subcuenta 142402-en administración.

Operaciones automáticas generadas en la ejecución de ingresos, ING.

Este macroproceso permite registrar las siguientes transacciones con impacto contable: acto administrativo, causación básica, acreedor, causación y recaudo, recaudo anticipado y modificar vigencia.

Acto administrativo: los hechos económicos que representan procesos administrativos son registrados en el sistema y, una vez queden en firme, se convierten en un derecho cierto a favor de la ECP, para lo cual el sistema dispone una lista de documentos seleccionados por el usuario. Por ejemplo: una resolución mediante la cual se impone una multa a un tercero, sujeto a discusión y/o apelación.

Teniendo en cuenta que estos actos administrativos no están en firme, la contingencia del derecho se registra en cuentas de orden deudoras para cada una de las siguientes transacciones: crear, modificar, anular.

Una vez quede en firme, se constituye el derecho con la transacción de causar ingresos a partir de actos administrativos, generando dos (2) registros contables, uno por la causación del ingreso debitando el deudor y acreditando el ingreso respectivo, y otro por la disminución de las cuentas de orden deudoras constituidas con el acto administrativo.

 

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La modificación de un acto administrativo, bien sea por valor o por ítems de afectación de ingresos, genera dos registros contables: el primero contabiliza el nuevo documento de acto administrativo y el segundo reversa el registro del documento que ha sido objeto de modificación.

Con la anulación del acto administrativo, el sistema genera un comprobante contable, que reversa el registro original, siempre que no esté en firme.

El saneamiento permite reemplazar o corregir los datos administrativos que soportan el registro, sin efecto en la contabilidad.

Causación básica en ingresos

La causación básica: corresponde al reconocimiento de los ingresos en cumplimiento del principio de devengo o causación, con base en las normas que los imponen, las declaraciones tributarias, las liquidaciones de pago, o el desarrollo de actividades de comercialización de bienes y presentación de servicios.

Para construir el registro débito y crédito del asiento contable, se requieren como insumos el código y la denominación del rubro, el tipo de registro y la vigencia; de esta manera se deja disponible un documento de causación con los datos anteriores y el tercero, que permite su identificación en el recaudo con la carga de los extractos bancarios que generan el “documento de recaudo por clasificar”.

El efecto contable de la causación básica se registra en la tabla de eventos TCON10-causación de ingresos, así:

 

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La columna denominada “no contabiliza” con valor “SÍ” permite que la ejecución presupuestal del ingreso no tenga impacto contable en la causación y corresponde a los ingresos o pasivos que se registran con el flujo de efectivo en el recaudo. Por ejemplo: deuda, reintegro de vigencias anteriores, donaciones, intereses de mora, entre otros.

Administración de la causación de ingresos

La ejecución de un ingreso se puede adicionar, reducir o anular, con incidencia en la contabilidad de la ECP.

El registro contable de la adición afecta los mismos códigos contables de la causación del ingreso por el valor adicionado.

El registro contable de la reducción del ingreso afecta los mismos códigos contables de su causación por el valor reducido. Igual efecto genera la transacción de anulación por el total del valor causado.

 

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Constitución de acreedores varios de ingresos

Esta transacción tiene su origen en los valores en exceso de consignaciones, consignaciones erradas en cuentas bancarias y mayores valores liquidados en las declaraciones tributarias o actos administrativos, así como en las devoluciones y descuentos en los diferentes conceptos de ingreso, que determinan el acreedor. Requiere de un “documento de recaudo por clasificar” y del registro de la imputación del recaudo para la constitución del acreedor de ingresos. Posterior a su constitución procede el pago con una “orden de pago presupuestal de ingresos”.

Los acreedores se constituyen con el rubro de ingresos, el tercero beneficiario de la devolución que define el auxiliar del pasivo constituido y el valor de la misma.

El efecto contable está registrado en la tabla de eventos TCON10, con el tipo de registro “acreedor”:

 

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Causación a partir de un recaudo anticipado

Esta transacción permite registrar la causación del ingreso en los periodos en los que se efectúa la contraprestación de los bienes o servicios, de los recaudos que se recibieron de manera anticipada, con el tipo de registro “recaudo anticipado” de la tabla TCON011.

Tiene como prerrequisito un “documento de recaudo por clasificar” de ingresos presupuestales, con el tipo de registro “recaudo anticipado”; entre los datos que se registran, se encuentra el valor a amortizar base para la causación del ingreso, los rubros de ingresos, la vigencia fiscal y el valor.

El efecto contable está registrado en la tabla de eventos TCON10, y afecta el pasivo correspondiente al ingreso recibido por anticipado y la subcuenta de ingreso que identifique el concepto del bien o servicio prestado.

 

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Modificar vigencia para ingresos tributarios

Es un proceso masivo que reclasifica los derechos tributarios pendientes de recaudo y registrados en la subcuentas de la cuenta 1305-vigencia actual, en las subcuentas de la cuenta 1310-vigencias anteriores, al inicio del periodo contable.

El efecto contable está registrado en la tabla de eventos TCON10, así:

 

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Operaciones automáticas generadas en el recaudo

Las operaciones de recaudo en el sistema corresponden a los “tipos de registro” recaudos por clasificar en bancos, en títulos, por compensación de deducciones y externa. Este tipo de registro se complementa con el recaudo básico por los mismos conceptos.

Recaudo por clasificar en bancos

El recaudo en las cuentas bancarias, de la dirección del tesoro nacional o de la entidad, genera un “documento de recaudo por clasificar” a partir de la carga del extracto bancario. En consecuencia, la ECP debe haber definido los siguientes pasos:

• Identificar, en la creación de la cuenta bancaria, los códigos contables débito y crédito que permiten registrar los movimientos bancarios del recaudo y giro, así:

 

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• Verificar que la cuenta bancaria de la “tesorería” esté en estado “activa”, que los conceptos del banco estén homologados al “concepto SIIF” y que contengan la marca “afecta ingresos” para cada uno de los movimientos crédito de la cuenta bancaria. Lo anterior, incide en la creación de “documentos de recaudos por clasificar” y, en consecuencia, afecta la contabilidad.

Con los “documentos de recaudo por clasificar” generados con la carga de extracto bancario, para la EPC a la cual corresponde la cuenta bancaria, con auxiliar PCI responsable de la imputación, el sistema generará automáticamente los siguientes registros:

• Para los recaudos que se reciben en los bancos de la dirección del tesoro nacional, es decir con situación de fondos, el sistema lee los campos “cuenta contable débito y crédito” de la cuenta bancaria registrados por la entidad. El efecto contable es un débito en la subcuenta 111005-cuenta corriente de la cuenta 1110-depósito en instituciones financieras, con un crédito en la subcuenta 472080-recaudos de la cuenta 4720-operaciones de enlace.

• Para los recaudos que se reciben en los bancos de las tesorerías de la ECP, es decir sin situación de fondos o propios, el efecto contable se registra con un débito en la subcuenta 111005-cuenta corriente o 111006-ahorros, de la cuenta 1110-depósito en instituciones financieras, y con un crédito en la subcuenta 290580-recaudos por clasificar, de la cuenta 2905-recaudos a favor de terceros, de los campos de la cuenta bancaria registrados en el sistema por la entidad.

Recaudo por clasificar en títulos

Esta transacción contiene el efecto de los recursos administrados por una entidad externa autorizada por la ECP dueña de los recursos (encargo fiduciario, fondo en administración, fideicomiso), y el recaudo de los derechos de cobro en títulos, (TIDIS, CERT, TES, entre otros), generando “documentos de recaudo por clasificar en títulos”, a partir de la carga del movimiento crédito informado por el administrador del recurso o del título.

Para los recaudados de la entidad contable pública, que son administrados a través de encargos fiduciarios, fondos en administración o fideicomisos, que para el sistema identifican los “tipos de títulos”, el efecto contable se registra con un débito en la subcuenta que identifique el recurso entregado según la modalidad, y con un crédito en la subcuenta 472210-pago de obligaciones con títulos de la cuenta 4722-operaciones sin flujo de efectivo, que se cancela en la misma ECP con el registro contable del “recaudo básico en títulos”.

Para los “tipos de títulos” recaudados en la entidad contable pública y emitidos por ella misma, que se identifican con la marca “emisora” con valor “sí” y, en consecuencia, tiene registrado el pasivo del título y el derecho por cobrar, el recaudo en títulos cancela el pasivo y constituye una operación sin flujo de efectivo, con un crédito en la subcuenta 472210-pago de obligaciones con títulos de la cuenta 4722-operaciones sin flujo de efectivo, que se cancela en la misma ECP con el registro contable del “recaudo básico en títulos”.

Este es el caso de la DIAN, cuyos derechos se pagan con títulos de devolución de impuestos, TIDIS; en este caso, el efecto contable se registra con un débito en la subcuenta 263001-títulos de devolución de impuestos, TIDIS de la cuenta 2630-títulos emitidos y con un crédito en la subcuenta 472210-pago de obligaciones con títulos de la cuenta 4722-operaciones sin flujo de efectivo.

Así mismo, para los “tipos de títulos” recaudados para cancelar un derecho en una ECP diferente a la que tiene registrado el pasivo del título emitido, se identifica en el sistema con la marca “emisora” con valor “no”; el registro contable corresponde para la ECP que tiene el derecho a una operación interinstitucional en la subcuenta 572209-aplicación de títulos al pago de tributos en el débito y en el crédito 472210-pago de obligaciones con títulos, de las cuentas 4722 y 5722 “operaciones sin flujo de efectivo”, que se cancela en la misma ECP con el registro contable del “recaudo básico en títulos”.

Para la entidad emisora, el sistema registra en el débito la subcuenta del pasivo que corresponda al título y un crédito en la subcuenta 472209-aplicación de títulos al pago de tributos.

La parametrización del tipo de registro recaudo en títulos está definido en la tabla TCON11-recaudos:

 

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Recaudo por clasificar - compensación de deducciones

Este tipo de registro permite cancelar un pasivo de una deducción originado en los macroprocesos de EPG, ING y PAG en una ECP con una operación interinstitucional, y deja disponible la información para que la ECP cancele el derecho de cobro, con el “tipo de registro recaudo básico por compensación de deducciones”. Para que proceda el recaudo por clasificar, por compensación de deducciones, el tercero beneficiario de la deducción debe ser igual al que tiene constituido el derecho.

En esta transacción, el efecto contable en el débito es de la disminución del pasivo registrado en la deducción determinada en el macroproceso de EPG, con crédito en la subcuenta de la cuenta 4722-operaciones sin flujo de efectivo, que identifique el concepto de la compensación.

El “tipo de registro” de esta compensación está definido en la tabla TCON11-recaudos para cada de la PPNP, así:

 

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Recaudo por clasificar - compensación externa

Este tipo de registro permite cancelar el pasivo constituido por devoluciones de ingresos presupuestales, previamente reconocido como un acreedor en la ECP y, a través de la compensación, cancelar los derechos de cobro reconocidos en una ECP diferente. Requiere que tanto el deudor como el acreedor correspondan al mismo tercero.

En esta transacción, el efecto contable en el débito corresponde a la disminución del acreedor constituido en la devolución, con crédito en la subcuenta 472290-otras operaciones sin flujo de efectivo de la cuenta 4722-operaciones sin flujo de efectivo, cuya recíproca se encuentra registrada en el “tipo de registro recaudo básico por compensación externa”.

El “tipo de registro” de esta compensación está definido en la tabla TCON11-recaudos para cada rubro, con valor “NO” en la marca “misma ECP” así:

 

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Recaudo básico-documento de recaudo por clasificar en bancos

El tipo de registro “recaudo básico-documento de recaudo por clasificar en bancos” complementa el tipo de registro “recaudo por clasificar en bancos” y permite la disminución de los derechos constituidos en la causación de ingresos. Además constituye una operación de enlace por el recaudo con la tesorería centralizada-DTN o, tratándose del recaudo en la tesorería de la entidad, registra la disminución del pasivo correspondiente al recaudo por clasificar.

La tabla de eventos contables TCON11-recaudos contiene, además del tipo de registro, el rubro presupuestal de ingresos, la vigencia presupuestal, la ECP responsable del recaudo y la marca “misma ECP” que permite definir el registro contable.

Por lo tanto, la marca “misma ECP”, con valor “Sí” o “NO”, identifica si el código de consolidación de la PCI que originó el “recaudo por clasificar”, es igual o diferente del código de consolidación de la PCI responsable de la imputación del recaudo, y permite definir si el registro es una operación de enlace o el pasivo que identifica el recaudo por clasificar.

El registro contable del recaudo básico en bancos, para la ECP a la cual corresponde la PCI responsable de la imputación del recaudo, es decir, la que tiene registrado el derecho, es un débito en la subcuenta 572080-recaudos, de la cuenta 5720-operaciones de enlace, con crédito en el derecho que origina la operación, cuando la PCI que originó el “recaudo por clasificar” es la tesorería centralizada (dirección del tesoro nacional).

Cuando la PCI que originó el “recaudo por clasificar” tiene el mismo código de consolidación que la PCI responsable de la imputación del recaudo, es decir, los recaudos se consignan en la tesorería de la entidad, el registro contable del “recaudo básico en bancos”, es un débito en la subcuenta 290580-recaudos por clasificar, de la cuenta 2905-recaudos a favor de terceros con crédito en el derecho.

El registro contable de esta operación está definido en la tabla TCON11-recaudos, y se complementa con los datos definidos al crear la cuenta bancaria, así:

 

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El sistema permite registrar recaudos básicos de documentos de recaudo por clasificar en bancos, en una moneda diferente a la que se registró en la causación. Esta operación genera un diferencial cambiario positivo o negativo, al comparar la tasa de cambio en el momento de la causación con la tasa de cambio en el momento del recaudo. En este caso, su reconocimiento se hace con un registro contable adicional que se obtendrá de la columna “código contable haber” o “código contable debe” de la tabla de eventos TCON10, por el valor positivo o negativo del diferencial cambiario respectivamente.

 

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Recaudo básico-documento de recaudo por clasificar en títulos

El “tipo de registro” de “recaudo básico-documento de recaudo por clasificar en títulos”, complementa el tipo de registro “recaudo por clasificar en títulos” y permite registrar la disminución de los derechos constituidos en la causación de ingresos y cancelar la operación interinstitucional constituida en el recaudo por clasificar.

El registro contable de esta operación está definido en la tabla TCON11-recaudos, así:

 

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Recaudo básico-documento de recaudo por clasificar por compensación de deducciones

El “tipo de registro” de “recaudo básico de documentos de recaudos por clasificar por compensación de deducciones” complementa el “tipo de registro” de “recaudo por clasificar por compensación de deducciones” y permite cancelar las operaciones de enlace y el deudor o ingreso, constituidos con el mismo tercero.

El registro contable de esta operación está definido en la tabla TCON11-recaudos, así:

 

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Recaudo básico-documento de recaudo por clasificar por compensación externa

El “tipo de registro” de “recaudo básico-documento de recaudo por clasificar por compensación externa”, complementa el “tipo de registro” “recaudo por clasificar por compensación externa” y permite registrar la operación interinstitucional con la ECP con la cual hace la compensación y el derecho constituidos en la causación de ingresos.

El registro contable de esta operación está definido en la tabla TCON11-recaudos, con valor “no” en la marca “misma ECP”, así:

 

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Recaudo anticipado

El “tipo de registro” “recaudo anticipado” permite el reconocimiento de los ingresos recibidos de manera anticipada por la ECP en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, los cuales afectan los periodos en los que se produzca la contraprestación en bienes o servicios.

El reconocimiento en la ECP titular del ingreso recibido por anticipado es un débito en la subcuenta 572080-recaudos, de la cuenta 5720-operaciones de enlace, con crédito en el pasivo que identifica los conceptos recibidos anticipadamente, cuando los recaudos se consignan en la tesorería centralizada-dirección del tesoro nacional.

Para los recaudos que se consignan en la tesorería de la entidad, el reconocimiento del recaudo recibido por anticipado, es un débito en la subcuenta 290580-recaudos por clasificar, de la cuenta 2905-recaudos a favor de terceros, con crédito en el pasivo que identifica los conceptos recibido anticipadamente.

El registro contable de esta operación está definido en la tabla TCON11-recaudos, así:

 

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La amortización del ingreso recibido por anticipado está definida en la tabla TCON10 en el “tipo de registro” “causación a partir del recaudo anticipado”.

Compensaciones internas

Las compensaciones internas se originan en acreedores por devoluciones de ingresos y derechos registrados en documentos de causación para un mismo tercero, y dentro de la misma ECP; estas transacciones no generan documento de recaudo por clasificar.

El reconocimiento de la compensación interna es un débito en el acreedor por devolución de ingresos, definido en el “tipo de registro” “acreedor” y un crédito en el derecho registrado con la causación del ingreso que se compensa, incorporado en “tipo de registro” “causación”, de la tabla TCON10.

Las compensaciones internas en moneda extranjera pueden tener diferencial cambiario positivo o negativo; su registro está definido en la tabla TCON10, que relaciona el “tipo de registro” “causación” con el rubro de ingresos que tiene la marca “diferencial cambiario”.

Registros contables cuando se administra la causación o recaudo de un ingreso

La adición de una causación o recaudo de un ingreso genera en la contabilidad un asiento de partida doble igual al asiento de creación, por el mayor valor adicionado.

La reducción y la anulación de la causación o recaudo de un ingreso generan en la contabilidad asientos de partida doble y afectan los mismos códigos contables del registro de creación, por los menores valores reducidos o anulados.

Registro de las transacciones

El registro de las transacciones en el sistema se realiza a través de comprobantes contables automáticos y manuales.

Los comprobantes contienen los registros contables, en forma resumida, de las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales de la entidad contable pública y sirven de fuente para registrar los movimientos en los libros; su numeración es automática, no es administrable por la entidad contable pública y se elabora en pesos colombianos; en su estructura se identifica un encabezado, el registro contable y el detalle de los auxiliares.

 

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Encabezado

Se identifica la información correspondiente al “número de transacción contable”, que es un número automático consecutivo por ECP, asignado por el sistema a todas las transacciones; el “Nº de comprobante” es el número consecutivo asignado por el sistema en forma automática e individualizado para cada entidad, en el momento de pasar el documento a estado “aprobado”; el “lugar” corresponde a la ubicación geográfica en donde se genera el documento; la “fecha”, para los comprobantes automáticos, corresponde a la fecha de la transacción; para los manuales, a la de la aprobación; la “entidad contable pública” es la ECP que registra el comprobante; el código de la “PCI” corresponde a la posición del catálogo institucional.

Así mismo, el encabezado incluye el “tipo de documento fuente” que corresponde a la identificación de la transacción si el comprobante es automático, o a un código único (32) si es manual; el “registro doc. fuente” hace referencia al texto “comprobante contable” para el comprobante manual, y en el automático, al documento que genera la transacción; “número de documento fuente” es el número consecutivo, único en el sistema, los dos últimos dígitos indican el año; también contiene la información correspondiente a quien “elabora”, “verifica” y “aprueba” para los comprobantes manuales. Contiene también, una “descripción” y un “estado” del comprobante - “elaborado”, “verificado” y “aprobado; para los manuales; para los automáticos, solo presenta el estado “aprobado”.

Registro contable

Presenta la “secuencia” que corresponde al orden de registro, el código contable y su descripción al nivel imputable, los valores en la columna debe y haber y, sumas iguales.

Detalle de los auxiliares

El detalle de los auxiliares contiene para cada código contable incluido en el “registro contable” los datos correspondientes al tipo de auxiliar, sigla, código con su descripción y, el valor débito y crédito.

Comprobante automático

Se origina en una “tabla de eventos” que opera en forma automática de acuerdo con parámetros previamente definidos, que tiene por objeto convertir una posición de catálogo presupuestal o no presupuestal, en un código al nivel imputable del catálogo contable.

Estos comprobantes están conformados por uno o más registros de partida doble que se originan, dependiendo de los hechos objeto de contabilización en una transacción. Se construye partiendo de las transacciones del sistema definidas con la característica de tener impacto contable y son producto de la información contenida en los documentos generados en los procesos de ejecución de gastos, pagos, recaudo e ingresos, en los momentos de causación, recaudo y pago, así como en la administración de los procesos de ejecución (adiciones, modificaciones, reducciones y anulaciones).

Con el estado “aprobado” del comprobante, los registros contables son incorporados a la contabilidad de la ECP y revelados en los diferentes libros, reportes y consultas; este estado lo asigna el sistema al aprobar la transacción.

Comprobantes manuales

Son comprobantes de tipo general que resumen hechos económicos con incidencia en la información contable y corresponden a registros que no se originan en transacciones del sistema, tales como estimaciones, ajustes, reclasificaciones, traslados de bienes derechos y obligaciones.

El sistema presenta dos opciones de cargue de información para crear los comprobantes manuales de contabilidad: la primera es el cargue por archivo plano y la segunda, digitando directamente en el sistema.

Con el estado “aprobado” del comprobante, los registros contables son incorporados a la contabilidad de la ECP y revelados en los diferentes libros, reportes y consultas.

Consulta de comprobantes

El sistema permitirá consultas específicas de los comprobantes contables por entidad contable pública, posición de catálogo institucional, PCI, rango de fecha o número de registro. Igualmente, se podrá observar el detalle de auxiliares que le corresponda a cada código contable.

Así mismo, permite efectuar consultas directas de los documentos que respaldan cada uno de los comprobantes contables y tiene la posibilidad de consultar e imprimir de cada comprobante y documento fuente, manteniendo el formato referido.

Genera un reporte en un rango de fecha del mismo año.

Vista en pantalla de la consulta de un comprobante de contabilidad manual:

 

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Vista de la consulta del comprobante de contabilidad automático:

 

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Al ejecutar impresión, el sistema presenta una vista previa antes de imprimir:

Libros de contabilidad principales y auxiliares

Los libros de contabilidad tienen como característica el registro sistematizado, cronológico y nominativo de las transacciones, hechos y operaciones que afectan la situación y la actividad de la entidad, y permiten la construcción de la información contable pública. Son la base para el control de los recursos y se clasifican en principales y auxiliares.

Los libros principales son el diario y el mayor, los cuales presentan en forma resumida los registros de las transacciones, hechos y operaciones.

Los libros auxiliares de contabilidad contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la ECP, con base en los comprobantes de contabilidad.

Para el caso de los libros manejados a través del procesamiento electrónico de datos, el sistema prevé que se puedan consultar e imprimir. Por tanto, es procedente conservarlos en medio magnético, sin que exista la obligación de que sean impresos y en caso de solicitud de exhibirlos, estos pueden ser consultados directamente en el sistema.

Libro diario

En el libro diario se presentan los movimientos débitos y crédito de las cuentas, el registro cronológico y preciso de las operaciones diarias efectuadas, con base en los comprobantes de contabilidad. De igual manera, se presenta la sumatoria de los movimientos débito y crédito de cada una de las cuentas, y las sumas iguales. El sistema permite generar el libro diario a nivel de ECP.

 

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Libro mayor

Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior, clasificadas de manera nominativa según la estructura del catálogo general de cuentas; las sumas de los movimientos débito y crédito de cada una de las cuentas del respectivo mes, que han sido tomadas del libro diario; y el saldo final del mismo mes. En el sistema se denomina “libro mayor de saldos y movimientos”.

 

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Libros auxiliares

Los libros auxiliares de contabilidad contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la entidad contable pública, con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporte.

El sistema cuenta con dos estructuras de auxiliares, así: auxiliar contable por PCI y auxiliar detallado; la información a nivel auxiliar se estructura de conformidad con el tipo de auxiliar definido en la tabla TCON06-relación catálogo contable-auxiliar.

Los dos reportes de auxiliar contable por PCI y el auxiliar detallado, son complementarios: en uno se presenta la información acumulada y en el otro, el detalle de la misma. Esto permite realizar un proceso de seguimiento y control al registro de las operaciones frente a los hechos y soportes.

Auxiliar contable por PCI

Permite ser generado para la ECP, PCI o grupo de PCI, y depende del nivel de agregación dentro de cada dato específico seleccionado. El sistema presenta la información por el tipo de auxiliar y los códigos contables seleccionados.

 

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Cada tipo de auxiliar contiene la información del saldo anterior, movimiento débito y crédito, y el saldo final, correspondiente al periodo seleccionado y por la PCI, ECP o grupo de PCI.

Auxiliar detallado

Permite ser generado para la ECP o para una PCI y depende del nivel de detalle del código contable (clase, grupo, cuenta, subcuenta o auxiliar directo), por cada tipo auxiliar seleccionado.

 

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Para un código contable y el auxiliar seleccionado en un rango de fechas, presenta los datos del comprobante (fecha, tipo, número de transacción y del comprobante), del documento fuente (transacción y número), los movimientos debe y haber y el total.

Reportes formularios contables

Formulario CGN2005.001 saldos y movimientos

Una vez se haya cumplido la fecha límite para hacer registros en el macroproceso contable, se procede a la distribución del saldo en corriente y no corriente, de aquellos códigos que en el catálogo contable, tienen definida la clasificación “ambos”, lo que significa que el saldo está conformado por una porción corriente y/o no corriente.

 

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El proceso de distribución de saldos en corriente y no corriente se realiza en cada trimestre contable, de acuerdo con las fechas establecidas para el reporte de la categoría contable a la Contaduría General de la Nación, CGN a través del CHIP.

 

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Este formato tiene como prerrequisito haber generado el formato CGN.2005.001; por cada código contable seleccionado se visualizan los saldos recíprocos, con cada uno de los códigos de consolidación de las ECP vinculadas como auxiliar de los códigos contables con valor “SÍ” en el concepto de “recíproca” de la tabla de eventos contables “TCON01-catálogo contable”.

N. del D.: El presente instructivo va dirigido a representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de las entidades del ámbito de aplicación de SIIF Nación.