Contaduría General de la Nación

INSTRUCTIVO 20 DE 2012 

(Diciembre 14)

Ref. Instrucciones relacionadas con el cambio del período contable 2012 - 2013, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros aspectos del proceso contable.

Con el fin de que las actividades relacionadas con el cierre contable incluyan todos los procedimientos referidos con el debido reconocimiento de los bienes, derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos en el período contable correspondiente al año 2012; que los estados contables reflejen razonablemente los saldos al corte del 31 de diciembre y se preparen los saldos de inicio del año 2013, así como advertir sobre otros aspectos contables, administrativos y operativos relativos a la rendición de la información y al proceso contable, este despacho imparte las instrucciones generales que deben seguir las entidades contables públicas, sin que ello las exonere de la aplicación de aquellos aspectos que no sean abordados en el presente instructivo, y que se deriven de la correcta y completa aplicación del régimen de contabilidad pública, RCP, así como del cumplimiento de la Resolución 357 de 2008.

1. Aspectos a tener en cuenta para el cierre contable del año 2012.

Las directivas de las entidades contables públicas deben adoptar estrategias administrativas tendientes a promover y facilitar todas las actividades operativas, requeridas en las diferentes áreas donde se originan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, con el propósito de garantizar la integralidad de la información relacionada con el proceso contable y de igual manera todo el apoyo y logística necesaria para un adecuado cierre del periodo contable del año 2012.

1.1. Actividades administrativas.

1.1.1. Actividades mínimas a desarrollar.

Las acciones que deben adelantarse comprenden, entre otras: cierre de compras, tesorería y presupuesto; traslados y cierre de costos de producción; legalización de cajas menores, viáticos y gastos de viaje, anticipos a contratistas y proveedores; recibo a satisfacción de bienes y servicios; reconocimiento de derechos y obligaciones; tomas físicas de inventarios de bienes; conciliaciones bancarias; verificación, conciliación y ajuste de operaciones recíprocas; consolidación de prestaciones sociales y las demás contempladas en la Resolución 357 de 2008 sobre control interno contable.

1.1.2. Flujo de información.

Es pertinente la adopción de las estrategias necesarias para que exista un adecuado y oportuno flujo de información y documentación hacia el área contable, con el fin de poder garantizar el reconocimiento de la totalidad de los hechos, operaciones y transacciones, debidamente soportados y su respectiva revelación.

1.1.3. Actualización de la información básica en el chip.

Las entidades contables públicas deben garantizar que a la fecha de cierre del período contable, la información relativa a los responsables de la información contable, los datos básicos y complementarios, así como la relacionada con la composición patrimonial, cuando corresponda diligenciarla, se encuentre debidamente actualizada en la página web del chip. Para ello, deben ingresar a la página www.chip.gov.co, con su respectivo usuario y contraseña y por las opciones: “Datos de la entidad/datos básicos/datos complementarios y responsables y actualizar la información, la cual resulta indispensable para tener una fluida comunicación con la entidad. La dirección y correos electrónicos deben ser los institucionales”.

1.2. Actividades operativas y contables con ocasión del cierre del período contable.

1.2.1. Análisis, verificaciones y ajustes.

Antes de realizar el cierre contable deberán tenerse en cuenta, entre otros aspectos, los procedimientos que se relacionan con las conciliaciones de toda naturaleza que correspondan a las cuentas activas y pasivas; cálculos y registro de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y valorizaciones; reconocimiento de pasivos pensionales, aplicando el procedimiento contenido en el régimen de contabilidad pública, RCP. También debe garantizarse la aplicación del procedimiento para el reconocimiento y revelación de procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales y embargos decretados y ejecutados sobre cuentas bancarias, a partir de la información suministrada por el área jurídica y/o el área encargada de evaluar los riesgos en la respectiva entidad.

Igualmente, se deben analizar y verificar los saldos de las subcuentas “otros”, cuando estos superan el 5% del valor total de la cuenta respectiva, dado que debe revelarse información adicional sobre el particular en las notas a los estados contables; determinar y efectuar la depuración de las cuentas de orden; y, acopiar la información suficiente para la preparación exhaustiva de los datos para las notas a los estados contables.

1.2.2. Depuración de derechos.

Dentro del proceso de análisis, verificación y ajustes de las cuentas, la entidad contable pública debe confirmar que se dio cumplimiento a lo establecido en la Resolución 355 de 2011, en el sentido de haber realizado la depuración de derechos que se encontraban en las condiciones definidas en el artículo 242 de la Ley 1450 de 2011, conforme lo indica el procedimiento contenido en la mencionada resolución y detallar la información de los mismos en notas a los estados contables, identificando claramente la cuenta contable en la que se registraron.

Así mismo, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público hará lo propio en relación con el fenecimiento de las obligaciones de pago por los créditos de presupuesto y/o acuerdos de pago suscritos con entidades estatales deudoras, una vez se verifique que la culminación del proceso liquidatorio de la entidad estatal deudora se realizó antes de la entrada en vigencia de la Ley 1450 de 2011.

Sin perjuicio de la normativa contable sobre la materia, se recomienda que para efectos de las valoraciones fiscales la entidad contable pública registre los derechos depurados en cuentas de orden deudoras de control.

1.2.3. Conciliación de información entre las áreas de la entidad que generan información contable.

Antes de realizar el proceso de cierre contable y para garantizar la consistencia de la información administrada en las diferentes dependencias de la entidad, deben realizarse las respectivas conciliaciones de información entre el área contable y las áreas de nómina, almacén, presupuesto, tesorería, jurídica, recursos humanos, cartera y las demás dependencias que correspondan, de acuerdo con la estructura interna de cada entidad, para lograr la integralidad del proceso contable, como se señala en los numerales 3.8-conciliaciones de información y 3.16-cierre contable, de la Resolución 357 de 2008.

1.2.4. Titularidad y respaldo legal de los bienes inmuebles.

La entidad contable pública, durante el proceso de depuración de información y la realización del inventario de bienes inmuebles, debe verificar que los bienes registrados en contabilidad tengan el respaldo legal correspondiente, que la acredite como propietaria de estos, o que tiene suscrito convenio de uso permanente sin contraprestación.

Así mismo, debe identificar si tiene bienes inmuebles pendientes de legalizar, con el propósito de adelantar las acciones jurídicas necesarias para la obtención titularidad de los mismos, indicando en las notas específicas: clase y número de bienes en esta condición y las gestiones jurídicas realizadas en el último año.

1.2.5. Consolidación de las prestaciones sociales.

Previo a la realización del cierre contable del período contable, las entidades contables públicas deben realizar el proceso de consolidación de las prestaciones sociales que se hayan provisionado durante el año 2012, a través de pasivos estimados, con el propósito de reclasificar y reconocer el pasivo real de las mismas al final del período contable.

1.2.6. Conciliación de la información relacionada con el reconocimiento de activos entregados para uso permanente sin contraprestación.

Las entidades contables públicas del gobierno general deben tener en cuenta que cuando entregan propiedades, planta y equipo a otras entidades contables públicas del gobierno general, para uso permanente y sin contraprestación, el reconocimiento contable corresponde a un retiro de los mismos del balance general de la entidad que los entrega, con afectación en el patrimonio y para tener un control de los bienes entregados debe registrarlos en cuentas de orden deudoras. A su vez, quien los recibe los incorpora en su propiedad planta y equipo en las subcuentas de bienes de uso permanente sin contraprestación afectando el patrimonio, según lo establecido en el manual de procedimientos del RCP.

En esta transacción se debe confrontar que, tanto la entidad que recibe, como la que entrega los bienes deben establecer comunicación directa para que se realicen los respectivos registros contables que correspondan, de acuerdo con las reglas señaladas en el párrafo anterior y así evitar duplicidad en la información, o que los activos queden sin reconocer y revelar en las dos entidades.

1.2.7. Existencia real de bienes, derechos, obligaciones y documentos soporte idóneos.

Las entidades deberán adelantar las acciones administrativas y operativas que permitan determinar que los saldos revelados en los estados contables relacionados con los bienes, derechos y obligaciones sean ciertos y cuenten con los documentos soporte idóneos que garanticen la existencia y exigibilidad de los mismos, de conformidad con lo señalado en los numerales 3.4 y 3.7 de la Resolución 357 de 2008.

1.2.8. Costos de producción.

Las entidades que utilizan las cuentas de la clase 7-costos de producción deben realizar, al finalizar el mes, el traslado de los costos al inventario o al costo de ventas, tratándose de la producción de bienes o la prestación de servicios, respectivamente. Luego debe efectuarse el cierre de estas cuentas debitando la subcuenta “traslado de costos (Cr)” y acreditando las subcuentas que registran los diferentes conceptos de costos de producción, de la cuenta que corresponda.

1.2.9. Formalización, soporte y actualización de derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos.

Con el fin de cumplir a cabalidad con el principio de devengo o causación, las entidades contables públicas deben emitir, comunicar y enviar oportunamente los actos administrativos y/o documentos soporte pertinentes, para facilitar el reconocimiento pleno de los derechos, obligaciones, ingresos, gastos y costos, tanto en su propio proceso contable, como en el de las entidades públicas con las que haya efectuado transacciones y operaciones, incluyendo las relacionadas con administración de recursos.

1.2.10. Agregación de información.

Las entidades contables que agregan información y las entidades agregadas deben dar cumplimiento a lo establecido en el procedimiento relacionado con las formas de organización y ejecución del proceso contable.

1.3. Aspectos especiales del proceso contable.

1.3.1. Reconocimiento de pasivos pensionales.

Los fondos de reservas y las entidades contables públicas empleadoras que tengan a su cargo pasivo pensional, incluyendo la emisión de bonos pensionales deben reconocer, actualizar y revelar el cálculo actuarial de dicho pasivo, y amortizarlo según lo indicado en el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública, RCP.

Las entidades territoriales, cuyo cálculo actuarial sea suministrado por la dirección de regulación económica de la seguridad social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, deberán garantizar que este haya sido actualizado por lo menos al cierre del período contable, con base en la información facilitada por esa dirección, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 9º de la Ley 549 de 1999, que corresponde a 31 de diciembre de 2011, el cual puede ser consultado por las entidades públicas en la página web del Fonpet, http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/SeguridadSocial/FONPET/ConsultasFONPET

Con posterioridad, una vez publicado el cálculo correspondiente al 31 de diciembre de 2012, se deberá hacer el respectivo ajuste, según lo definido en el manual de procedimientos del RCP. Igual tratamiento aplicarán las entidades de orden nacional cuyo cálculo actuarial sea suministrado por la dirección de regulación económica de la seguridad social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Las entidades contables públicas empleadoras deben verificar que el valor amortizado en el período contable, es decir las afectaciones en el gasto corresponda, como mínimo, al valor que resulta de dividir el total del cálculo actuarial pendiente de amortizar por el número de años que faltan para culminar el plazo previsto en las disposiciones legales vigentes, que apliquen a cada entidad en particular, contados a partir de la fecha de corte del cálculo actuarial realizado. Lo anterior, según lo indicado en el numeral 5º del procedimiento contable para el reconocimiento y revelación del pasivo pensional, de la reserva financiera que lo sustenta y de los gastos relacionados, contenido en el manual de procedimientos del RCP.

En el caso de los fondos de reservas de pensiones, se debe verificar que el valor de las afectaciones en el costo de operación durante el período contable sea, como mínimo, el valor de la nómina causada durante el período contable.

Tanto las entidades contables públicas empleadoras como los fondos de reservas deben verificar que se reconozca el valor de la cuota parte del bono pensional en el momento en que la entidad contable pública, siendo emisora o contribuyente del bono, confirme o certifique la información laboral que sustenta la liquidación provisional del bono pensional; en este sentido, solo debe reconocer el valor de la cuota parte que le corresponde.

Las entidades territoriales deberán verificar que en la subcuenta 190102-recursos entregados en administración, de la cuenta 1901-reserva financiera actuarial está reconocido el valor de los recursos que poseen en el Fondo Nacional de Pensiones de las entidades territoriales, Fonpet, suministrado por la dirección de regulación económica de la seguridad social del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, en cumplimiento de lo señalado en el artículo 9º de la Ley 549 de 1999, el cual puede ser consultado en la página web del Fonpet, http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/SeguridadSocial/FONPET/ConsultasFONPET.

Adicionalmente, las entidades contables públicas del nivel territorial deberán revelar en notas a los estados contables la reserva financiera actuarial, esto es, el valor de los recursos en el Fondo Nacional de Pensiones de las entidades territoriales, Fonpet, así como en los fondos territoriales de pensiones, en patrimonios autónomos y las reservas de las entidades descentralizadas constituidas conforme a la ley y demás normatividad relacionada.

1.3.2. Notas a los estados contables básicos.

Dentro del proceso de cierre del período contable 2012 deben considerarse las necesidades de información para la correcta y completa estructuración de las notas a los estados contables básicos, en consonancia con lo dispuesto por el procedimiento relativo a los estados, informes y reportes contables, contenido en el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública, considerando que esta información enriquece el análisis de los usuarios, sobre la situación financiera y los resultados de la gestión de la entidad contable pública.

1.3.3. Operaciones de crédito público y operaciones de financiamiento.

Las entidades contables públicas deben tener en cuenta que en el grupo 22-operaciones de crédito público y financiamiento con banca central, se reconocen las obligaciones que exigen las formalidades propias de las operaciones de crédito público, de que trata el Decreto 2681 de 1993 que reglamenta la Ley 80 de 1993, mientras que las operaciones de financiamiento que se registran en el grupo 23-operaciones de financiamiento e instrumentos derivados, no se encuentran sujetas a tales formalidades.

En tal sentido, se advierte que la cuenta 2309-operaciones de financiamiento externas de largo plazo es de uso exclusivo de las empresas que no se encuentran bajo el ámbito de la ley de contratación de la administración pública, por lo tanto, las entidades de gobierno general así como las empresas a las que les aplica el estatuto general de contratación deberán reconocer y revelar sus operaciones de financiamiento externas de largo plazo en la cuenta 2213-operaciones de crédito público externas de largo plazo.

1.3.4. Impuestos tasas y contribuciones por pagar.

Las entidades contables públicas sujetas al pago de obligaciones tributarias por impuesto de renta y de industria y comercio, para las cuales se realiza una provisión durante el período contable, deben tener presente que en la cuenta 2440–impuestos, tasas y contribuciones por pagar procede reconocer la obligación por tales conceptos, cuando la transacción se halle soportada en las liquidaciones privadas y sus correcciones o en los actos administrativos en firme.

2. Aspectos relacionados con el reporte de la información a la Contaduría General de la Nación.

2.1. Plazos y requisitos.

La información con corte a 31 de diciembre de 2012 deberá trasmitirse según lo establecido en la norma básica de plazos y requisitos, contenida en la Resolución 248 de 2007 modificada por la Resolución 375 de 2007.

Para el corte del 31 de diciembre de 2012, las entidades contables públicas incluidas en el ámbito de aplicación del régimen de contabilidad pública-RCP deberán reportar la información financiera, económica, social y ambiental únicamente a través del sistema consolidador de hacienda e información financiera pública (chip), según lo definido en el artículo 2º de la Resolución 248 de 2007.

2.2. Información a reportar a través del chip.

Las entidades bajo el ámbito de aplicación del régimen de contabilidad pública deben reportar, con la información con fecha de corte 31 de diciembre de 2012, los formularios relacionados con las categorías que son responsabilidad de la Contaduría General de la Nación: Información contable pública, notas generales y control interno contable. Lo anterior en los términos establecidos en la Resolución 248 de 2007, modificada por la Resolución 375 del mismo año.

Las entidades contables públicas después de reportar la información a través del chip no deben enviar anexos impresos o magnéticos de ningún tipo.

El soporte técnico para el envío de los formularios a través del CHIP será dado por la mesa de servicios nivel 1 en el teléfono 3389888 y las recomendaciones podrán consultarse en la página http://www.chip.gov.co.

2.2.1. Formularios de las categorías información contable pública y notas generales a los estados contables.

Los formularios que deben reportarse a más tardar el 15 de febrero de 2013, teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 1º de la Resolución 375 de 2007, son los siguientes:

CGN2005_001_SALDOS _Y_MOVIMIENTOS

CGN2005_002_OPERACIONES _RECIPROCAS

CGN2005NE_003_NOTAS DE_CARACTER_ESPECIFICO

CGN2005NG_003_NOTAS DE_CARACTER_GENERAL

2.2.2. Formulario de la categoría control interno contable.

El formulario CGN_2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE debe reportarse antes del 28 de febrero de 2013, en consonancia con lo definido en el artículo 2º del Decreto 1027 de 2007, expedido por el Gobierno Nacional.

2.2.3. Estados contables básicos comparativos.

Los estados contables básicos son: balance general; estado de actividad financiera, económica, social y ambiental; estado de flujos de efectivo y estado de cambios en el patrimonio. Estos estados deben elaborarse en forma comparativa, atendiendo lo dispuesto en el procedimiento para la estructuración y presentación de los estados contables básicos, contenido en el manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública.

Los estados contables básicos no son objeto de reporte a la Contaduría General de la Nación. No obstante deben publicarse conforme lo establece la Resolución 356 de 2007.

2.3. Reporte de operaciones recíprocas.

Estas operaciones relacionan a dos o más entidades contables públicas con transacciones registradas entre sí, en cuentas del balance general o del estado de actividad financiera, económica, social y ambiental.

Teniendo en cuenta que el reporte de operaciones recíprocas es insumo para el proceso de consolidación, se debe tener en cuenta lo siguiente:

2.3.1. Obligatoriedad y consistencia del reporte de operaciones recíprocas.

Todas las entidades contables públicas deben reportar los saldos de operaciones recíprocas y garantizar que estos correspondan a transacciones que se hayan realizado de manera directa o indirecta con otras entidades contables públicas.

Igualmente, para el reporte de las operaciones recíprocas con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, MHCP, debe tenerse en cuenta el Instructivo 014 del 4 de agosto de 2011, expedido por la CGN, que desagrega el MHCP en tres (3) unidades de negocio. Este instructivo puede ser consultado en la página web de la CGN:

http://www.chip.gov.co/chiprt/?MIval=/resultadoClas.htm&NUMREG=10&PAGINA=1&BLOQUE=0&IDCLAS=11 

2.3.2. Consulta del instrumento de apoyo para el reporte de operaciones recíprocas.

Para realizar el análisis, conciliación y reporte de las operaciones recíprocas, las entidades contables públicas pueden consultar las “reglas de eliminación” que se encuentran publicadas en la página web de la CGN en el link:

http://www.contaduria.gov.co/wps/portal/InternetEs/!ut/p/b1/04_Sj9CPykssy0xPLMnMz0vMAfGjzOKNDUwMDCycgsxCHE0sDDxDLAyDfb3djANNTIEKIoEKDHAARwNU_aY-TpZA_cEhgW6-rkb-rjD9OBRYmBsRZz8O_QaOJhTpBzmQgH4_j_zcVP2C3NDQ0IhyRQBrOsA1/dl4/d5/L2dJQSEvUUt3QS80SmtFL1o2XzMwNDAwOEJSNlRBNDgwSVQ4MVNNS0YzUUg3/

2.3.3. Conciliación de operaciones recíprocas.

Las entidades contables públicas deben efectuar permanentemente procesos de conciliación de los saldos de operaciones recíprocas entre sí, tanto en los cortes trimestrales intermedios, como en el corte de final de año.

Es preciso advertir que algunas entidades que se mencionan más adelante, vienen publicando en sus páginas WEB los saldos de las operaciones recíprocas que tienen registradas, con el fin de facilitar el proceso de conciliación de operaciones recíprocas, para que las entidades contables públicas que realizaron transacciones con ellas interactúen directamente, de manera permanente, y se proceda a realizar la conciliación entre las dos entidades, antes del reporte a la CGN.

Se recomienda a las entidades que realizan la publicación mencionada en el párrafo inmediatamente anterior, que esta se realice con la debida anticipación para así permitir a las entidades partícipes en la operación recíproca, disponer del tiempo suficiente para interactuar y retroalimentar el proceso, así como para realizar los ajustes a que haya lugar.

A continuación se relacionan las entidades que publican en su página web lo saldos de operaciones recíprocas y la dirección en la que pueden ser consultados:

Ministerio de Hacienda y Crédito Público:

http://www.minhacienda.gov.co/portal/page/portal/HomeMinhacienda/elministerio/InformacionContable/InformacionContableAdmin/2012/CGN2005_002_operaciones_reciprocas_tercer_trimestre_a%F1o_2012.pdf 

Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional

http://www.minhacienda.gov.co/HomeMinhacienda/elministerio/InformacionContable/Info.ContableTesoroNal 

Ministerio de Educación Nacional:

http://www.mineducacion.gov.co/1621/article-188733.html 

Ministerios de Salud y Protección Social:

http://www.minsalud.gov.co/Paginas/Informaci%C3%B3n%20Contable%20Ministerio%20de%20Salud.aspx 

Superintendencia Financiera de Colombia:

http://www.SuperFinanciera.gov.co/Nuestra entidad/Informacion financiera/ Estados contables/ Operaciones reciprocas. Para acceder a la información, hay que seguir la ruta relacionada.

2.3.4. Reporte de operaciones a través de encargos fiduciarios.

En los casos en que se realicen transacciones a través de encargos fiduciarios, el reporte de las operaciones recíprocas debe hacerse entre el fideicomitente y el tercero (entidad pública) con el que se tenga el derecho o la obligación y no con la sociedad fiduciaria. Para estos efectos, las entidades deberán adoptar las medidas necesarias conducentes a garantizar la adecuada identificación de las entidades públicas intervinientes de las operaciones recíprocas, así como el flujo de la información necesaria para el reporte.

2.3.5. Cuota de fiscalización y auditaje.

Por el reconocimiento de la cuota de fiscalización y auditaje, las entidades del nivel nacional deben reportar como entidad recíproca a la Contraloría General de la República con código institucional 010200000, en las subcuentas 512002 ó 522002-Cuota de fiscalización y auditaje, según corresponda, la subcuenta 244014-cuota de fiscalización y auditaje , la subcuenta 472203-cuota de fiscalización y auditaje para operaciones sin flujo de efectivo, y la subcuenta 472080-recaudos, para operaciones con flujo de efectivo.

Por su parte, la Contraloría General de la República reportará las subcuentas utilizadas para reconocer esta operación, así: 140161-cuota de fiscalización y auditaje, 411062-cuota de fiscalización y auditaje, 572080-recaudos y 572203-Cuota de fiscalización y auditaje, según corresponda, como se indica en el procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las operaciones interinstitucionales.

Para el caso de las entidades del nivel territorial el reporte de la operación recíproca por este concepto, se efectúa directamente con la respectiva entidad territorial, ya que son quienes agregan la información contable de las contralorías territoriales.

2.3.6. Impuestos.

Las entidades contables públicas contribuyentes de impuestos nacionales deben reportar las operaciones recíprocas del pasivo con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN recaudadora con el código institucional 910300000. Cuando los impuestos hayan sido cedidos, la operación recíproca se reportará con la entidad beneficiaria de la cesión.

En todos los casos, las operaciones recíprocas relacionadas con impuestos se deben reportar entre la entidad administradora de los mismos y la entidad pública que los reconoce y paga.

2.3.7. Recursos del Sistema General de Participaciones, SGP.

La entidad territorial debe reportar la operación recíproca de derechos e ingresos por la participación para propósito general con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con código 11500000; para educación, con el Ministerio de Educación Nacional, con el código 11300000; para Salud, con la dirección de administración de fondos de la protección social con código 923272429; para agua potable y saneamiento básico, con el Ministerio de Vivienda, Ciudad y Territorio con el código 923272412 y para Fonpet con el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con código 11500000.

Las entidades que por mandato legal transfieran y/o reciban recursos del sistema general de participaciones deben reconocer la última doceava del año, en el periodo contable al cual corresponda la misma, en cumplimiento del principio de devengo o causación.

2.3.8. Operaciones recíprocas con entidades liquidadas.

El reporte de las operaciones recíprocas que se efectuaron con entidades que se liquidaron durante el periodo, debe ajustarse a los siguientes lineamientos:

1) Los saldos de cuentas del balance que subsistan de los valores trasladados por la entidad liquidada, deberán reportarse con la(s) entidad(es) que asume(n) los derechos y obligaciones, según corresponda a cada tipo de operación. Igualmente deberá procederse con los derechos y obligaciones que se causen con posterioridad a la liquidación.

2) En lo relativo a las cuentas del Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental, las entidades que tuvieron operaciones recíprocas con una entidad liquidada durante el período, no deben reportar los saldos causados con esta. De otra parte, los valores causados con posterioridad a la liquidación deberán reportarse con la(s) entidad(es) que haya(n) asumido las actividades de la entidad liquidada.

2.3.9. Operaciones recíprocas consigo misma.

Solamente es viable el reporte de operaciones recíprocas consigo misma, cuando una entidad contable pública realice transacciones u operaciones en las cuales esta genera simultáneamente el ingreso y el gasto o costo, o el derecho y la obligación en cabeza de la misma entidad, como por ejemplo en los servicios públicos, aportes parafiscales, etc.

En estos casos, es requisito indispensable que la misma entidad reporte los dos conceptos recíprocos, conciliados al 100%, es decir, que el mismo valor del ingreso debe ser el correspondiente al gasto o costo, y cuando sea el caso, el valor del derecho debe ser igual al valor de la obligación.

En los casos de agregación de unidades o entidades, por parte de una entidad contable pública agregadora, deben efectuarse las conciliaciones y eliminaciones de las transacciones entre todas las unidades o entidades que conforman el agregado, antes de efectuar el reporte a la Contaduría General de la Nación. En consecuencia, en estos casos no deben subsistir operaciones recíprocas consigo misma.

2.3.10. Operaciones recíprocas por recursos entregados en administración.

Los recursos entregados por una entidad contable pública para que otra entidad contable pública los administre y que al cierre del ejercicio se mantengan en efectivo o inversiones deben reportarse como operación recíproca en la subcuenta 142402-En administración y por la que los recibe en la subcuenta 245301-En administración. En todo caso, para efectos de la actualización, el administrador deberá suministrar los informes y documentos soporte que permitan el oportuno reconocimiento contable de los hechos financieros y económicos, que correspondan.

Los recursos en administración distintos del efectivo y las inversiones no son objeto de reporte como operación recíproca, toda vez que el administrador los registra en cuentas de orden.

2.3.11. Reporte de operaciones recíprocas por el pago de servicios públicos.

Las entidades contables públicas que prestan servicios públicos deben reportar la operación recíproca relacionada con el reconocimiento del servicio facturado a entidades contables públicas. Por su parte, las entidades que reciben el servicio prestado deberán reportar el respectivo gasto o costo de ventas, según corresponda.

Las entidades contables públicas que reciben servicios prestados por otra entidad contable pública deben reportar el saldo de la correspondiente operación recíproca, registrada en las cuentas de gastos o costos según corresponda, independientemente de que el registro se realice en gastos de administración, de operación o costos.

Cuando la entidad contable pública que recibe el servicio público no sea la propietaria del inmueble a quien se le facturó el servicio, debe informarle a la empresa de servicios públicos para que esta reporte el valor respectivo con la entidad pública que lo reconoce y paga.

2.3.12. Reporte de operaciones recíprocas por regalías.

Los gastos y obligaciones por transferencias del sistema general de regalías a las entidades territoriales, bien sea por asignaciones directas o por la ejecución de los recursos de los fondos registradas en las subcuentas de la cuenta 5413-sistema general de regalías y la subcuenta 240316-sistema general de regalías, constituyen operaciones recíprocas con los ingresos y derechos reconocidos por las entidades territoriales en las subcuentas de la cuenta 4413-sistema general de regalías y la subcuenta 141313-sistema general de regalías. Por lo tanto, estas entidades reportarán las operaciones recíprocas registradas con el sistema general de regalías con código 923272447.

2.3.13. Reporte de varias operaciones recíprocas por un mismo concepto, con la misma entidad.

Cuando una entidad contable pública registre varias operaciones recíprocas por el mismo concepto con una misma entidad, deberá sumar los valores y reportarlos en un único registro en el formulario CGN_2005_002 Operaciones recíprocas.

2.3.14. Reporte de operaciones recíprocas de inversiones totalmente provisionadas.

Las inversiones patrimoniales controladas y no controladas efectuadas en entidades contables públicas, que se encuentren provisionadas en el 100%, se consideran operaciones recíprocas. Por lo tanto, deben reportarse en el formulario CGN_2005_002 Operaciones recíprocas, en las subcuentas de inversión y provisión correspondientes, por el mismo valor.

2.3.15. Retención en la fuente.

Los saldos registrados por las entidades contables públicas en las subcuentas de la cuenta 2436-retención en la fuente e impuesto de timbre no son objeto de reporte en el formulario de operaciones recíprocas, excepto cuando la entidad contable pública, en su calidad de agente retenedor, presenta la declaración tributaria sin pago por ser titular de un saldo a favor, por lo cual se genera una operación recíproca entre la entidad contable pública que actúa como agente retenedor y la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN con código 910300000.

2.3.16. Operaciones con fondos de reservas.

Los activos, pasivos, ingresos, gastos y costos de los fondos de reserva pensionales no constituyen operación recíproca. En tal sentido, ninguna entidad contable pública debe reportar operaciones recíprocas con los fondos de reserva pensionales.

Así mismo, las transferencias de la Nación por garantía estatal del régimen de prima media con prestación definida no deben reportarse como operación recíproca.

2.3.17. Traslado de bienes entre entidades contables públicas.

En los traslados de propiedades, planta y equipo entre entidades públicas no hay lugar al reporte de operación recíproca por ninguna de las entidades que intervienen en la transacción.

2.3.18. IVA no descontable.

El valor del IVA por compra de bienes y servicios, cuando no es descontable y se registra como un mayor valor de los costos o gastos incurridos, no debe reportarse como operaciones recíprocas en el formulario CGN_2005_002_Operaciones_Reciprocas.

2.3.19. Reporte de operaciones recíprocas por multas.

Las subcuentas 512007-multas y 522007-multas no son objeto de reporte en el formulario cgn_2005_002_operaciones_reciprocas, cuando sean generadas por el Fondo Empresarial, teniendo en cuenta que la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, que es la entidad que administra este fondo, registra estos valores en cuentas de orden.

2.3.20. Atención de accidentes de tránsito SOAT.

Las subcuentas de la cuenta 4312-Servicios de salud y la subcuenta 140914-atención accidentes de tránsito SOAT-Compañías de seguros no se configuran operaciones recíprocas con estas compañías.

2.3.21. Reporte de operaciones recíprocas por movilización de activos.

Las entidades del nivel nacional que hayan negociado cartera con CISA, dentro del marco normativo de “movilización de activos”, reportarán la operación recíproca por el saldo relacionado con la transacción, de la subcuenta 147078-Enajenación de activos y CISA, a su vez, reportará a estas entidades con el saldo respectivo, de la subcuenta 242555-cartera adquirida por movilización de activos.

Cuando se trate del traslado de bienes a CISA con el propósito de comercializarlos y que esta última realice su negociación con un tercero, la entidad que cedió el bien reportará una operación recíproca con CISA por el saldo que corresponda, de la subcuenta 147078-Enajenación de activos y CISA reportará a la entidad con el saldo de la subcuenta 290503-Ventas por cuenta de terceros, relacionado por esta operación.

Lo anterior, de conformidad con lo establecido en la Resolución 453 de 2012.

2.3.22. Reporte de operaciones generadas con Fosyga.

Las entidades contables públicas que hayan registrado operaciones con el Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga deben registrar y reportar la operación reciproca de los activos, pasivos, ingresos, gastos, según corresponda, con la dirección de administración de fondos de la protección social con código 923272429.

2.3.23. Subcuentas no incluidas en las reglas de eliminación.

Las subcuentas no definidas en las reglas de eliminación, publicadas por la Contaduría General de la Nación, CGN, no deben reportarse en el formulario CGN_2005_002_Operaciones _ recíprocas. No obstante, si la entidad considera que una subcuenta debe ser incluida, deberá remitir la solicitud a cgnconsolidacion@contaduria.gov.co indicando: Subcuenta a incluir, origen y descripción de la transacción, entidades públicas partícipes y las subcuentas que consideren deben ser recíprocas.

2.3.24. Operaciones recíprocas con subcuentas de las clases 7, 8 y 9.

No es viable incluir en las reglas de eliminación, las subcuentas de la clase 7, costos de producción, por cuanto el saldo de estas subcuentas se trasladan periódicamente a las subcuentas de la clase 6-costos de ventas y operación o al grupo 15-Inventarios. Así mismo, no son objeto de inclusión en las reglas de eliminación, las subcuentas de las clases grupos 8, cuentas de orden deudoras y 9, cuentas de orden acreedoras, por no corresponder bienes, derechos y obligaciones.

2.4. Reporte de movimientos y saldo final en las cuentas de cierre y resultados del ejercicio.

Con el fin de hacer claridad sobre la forma de reportar los movimientos y el saldo final en las cuentas de cierre y de resultados del ejercicio, se presentan a continuación las situaciones que se deben observar para que el proceso de validación no genere inconsistencias:

2.4.1. Reporte de saldos en la cuenta 5905, cierre de ingresos, gastos y costos.

El saldo inicial del período debe ser igual a cero. El movimiento corresponde a la diferencia calculada por la entidad (utilidad o pérdida), la cual resulta de comparar el valor de los ingresos con el valor de los gastos y costos del periodo contable (enero – diciembre). Esto significa que si los ingresos son mayores a los gastos y costos, la diferencia se reporta en la columna débito del movimiento de esta cuenta. Si los gastos y costos son mayores a los ingresos, la diferencia se reporta en el movimiento crédito. El saldo final corresponde a la suma algebraica del movimiento débito o crédito.

Las entidades contables públicas realizarán el cierre contable, siguiendo las dinámicas establecidas, para esta cuenta, en el catálogo general de cuentas del régimen de contabilidad pública, RCP.

2.4.2. Reporte de movimientos y saldo final en las cuentas 3110 y 3230, resultado del ejercicio, 3111 y 3233, resultado del ejercicio de entidades en proceso de liquidación.

El saldo inicial del periodo debe ser igual a cero. El movimiento corresponde a la diferencia calculada por la entidad (utilidad o pérdida), que resulta de comparar el valor de los ingresos con el valor de los gastos y costos del periodo contable (enero – diciembre). Esto significa que si los ingresos son mayores a los gastos y costos, la diferencia se reporta en la columna crédito del movimiento de esta cuenta. Si los gastos y costos son mayores a los ingresos, la diferencia se reporta en la columna débito del movimiento de esta cuenta. El saldo final corresponde a la suma algebraica del movimiento débito o crédito.

Las entidades contables públicas realizarán el cierre contable siguiendo las dinámicas establecidas, para estas cuentas, en el catálogo general de cuentas del manual de procedimientos del RCP.

Es preciso advertir que la entidad contable pública no debe registrar ni revelar, en un mismo período contable, excedente y déficit del ejercicio.

3. Aspectos previos para la iniciación del período contable del año 2013.

3.1. Reclasificación de saldos.

Al inicio del período contable del año 2013 las entidades contables públicas deben reclasificar:

3.1.1. Los saldos de la subcuenta 311001–excedente del ejercicio o 311002-déficit del ejercicio, de la cuenta 3110-resultado del ejercicio, a la cuenta 3105-capital fiscal en la subcuenta que corresponda, para las entidades del sector central.

Por su parte, las entidades del sector descentralizado deben reclasificar el saldo de las subcuentas 323001-utilidad o excedente del ejercicio, 323002-pérdida o déficit del ejercicio y 323003-Utilidad por exposición a la inflación o 323004- pérdida por exposición a la inflación, de la cuenta 3230-resultados del ejercicio, a las subcuentas 322501-utilidad o excedentes acumulados, 322502-pérdida o déficit acumulados y 322503-utilidad acumulada por exposición a la inflación o 322504- pérdida acumulada por exposición a la inflación, de la cuenta 3225-resultados de ejercicios anteriores, para las entidades del sector descentralizado por servicios, según corresponda.

3.1.2. Los saldos de la subcuenta 311101–excedente del ejercicio ó 311102-déficit del ejercicio, de la cuenta 3111-resultado del ejercicio de entidades en proceso de liquidación, a la subcuenta que corresponda, de la cuenta 3140-patrimonio de entidades en procesos especiales, para las entidades que se encuentran en esta condición. Igualmente, debe reclasificarse el saldo de las subcuentas 323301-Utilidad o excedente del ejercicio ó 323302-Pérdida o déficit del ejercicio de la cuenta 3233-resultado del ejercicio de entidades en proceso de liquidación, a la subcuenta que respectiva, de la cuenta 3260-patrimonio de entidades en procesos especiales.

3.1.3. El saldo de las subcuentas, de las cuentas 3125 - patrimonio público incorporado y 3255-patrimonio institucional incorporado, se reclasifica a las subcuentas, de la cuenta 3105 o 3208-capital fiscal, según corresponda, excepto el que pertenezca a las subcuentas 312530-bienes pendientes de legalizar, 312531-bienes de uso permanente sin contraprestación, 325530-bienes pendientes de legalizar y 325531-bienes de uso permanente sin contraprestación, en cumplimiento de las dinámicas de las respectivas cuentas.

3.1.4. El saldo de las subcuentas, de las cuentas 3128-provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones y 3270-provisiones, depreciaciones y amortizaciones se reclasifica a la subcuenta respectiva, de la cuentas 3105 o 3208-capital fiscal, según corresponda.

3.1.5. El saldo de las subcuentas pertenecientes a la cuenta 1305-rentas por cobrar, vigencia actual se deben reclasificar a la subcuenta respectiva correspondiente a la cuenta 1310 rentas por cobrar - vigencias anteriores.

4. Recomendaciones especiales.

4.1. Reporte de entidades territoriales por venta de activos al sector privado.

Las entidades territoriales que hayan realizado venta de activos al sector privado deberán revelar los montos de estas operaciones en las subcuentas definidas para este propósito y reportarlas en el formato CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS de conformidad con lo establecido en la Resolución 278 de junio de 2012.

4.2. Información de base prespuestal.

Las entidades del nivel nacional y territorial, en virtud de la Resolución 413 de diciembre de 2011 de la CGN, deben considerar la eliminación de las cuentas de presupuesto. Para un adecuado seguimiento y control de la información sobre la ejecución presupuestal, el gobierno nacional, la Contraloría General de la República y demás usuarios de información presupuestal cuentan con fuentes alternas para obtener esta información, distintas de las cuentas de presupuesto y tesorería de la categoría de información contable pública del CHIP, y el Decreto 3402 de 2007 que adopta el formulario único territorial FUT.

4.3. Rendición de cuentas.

En cumplimiento de los propósitos del sistema nacional de contabilidad pública, en particular, el de “rendición de cuentas” referido en el marco conceptual del régimen de contabilidad pública y en concordancia con lo previsto sobre el tema en la Ley 489 de 1998, las entidades contables públicas deben presentar el balance general y el estado de actividad, financiera, económica, social y ambiental al 31 de diciembre del año anterior en la fecha en la que se realice la audiencia pública de rendición de cuentas.

5. Aspectos a tener en cuenta por las entidades que se encuentran en el ámbito del sistema integrado de información financiera, SIIF nación para el cierre del período contable.

5.1. Con relación a cada ECP y a cada una de las PCI que la conforman, se deben tener en cuenta los aspectos administrativos que se encuentran considerados en los numerales 1.1. y 1.2. de esta circular.

5.2. Por medio de registros manuales cerrar los auxiliares directos de retenido y pagado.

5.3. Verificar que la subcuenta 590501 y 311001 y 311002 y 323001 y 323002 311101, 321102 no presenten valores a 31 de diciembre, teniendo en cuenta que el registro del cierre del período contable es un proceso automático y el traslado del resultado a las cuentas de patrimonio es un proceso automático.

5.4. Efectuar las reclasificaciones de las subcuentas 472080 y 290580 con la DTN.

5.5. Las entidades contables públicas deben efectuar la identificación de sus recaudos por los conceptos de ingresos que hayan sido efectuados en las cuentas bancarias del tesoro o en sus cuentas propias. Los recaudos que al final de período contable no hayan sido reclasificados se reconocen en la entidad que haya efectuado el registro del derecho en la subcuenta 290580, ese pasivo permanecerá hasta que la entidad reconozca la disminución de los derechos causados. Los recaudos que al final de período contable hayan sido cargados a una entidad contable pública que no correspondan a derechos de esta deben reclasificarse por la DTN, afectando la subcuenta 472080 y 290580. Al inicio del período contable siguiente debe reversar este registro para que las entidades a las cuales corresponden los siga reclasificando.

5.6. Para los pagos con traspaso a pagaduría se debe realizar la orden de pago no presupuestal para cancelar el pasivo registrado en la obligación (Procedimiento pago extensivo).

5.7. Efectuar la contabilización de los reintegros de la vigencia.

5.8. Trasladar a los costos de producción los valores registrados en la subcuenta de la cuenta 5897, Costos y gastos por distribuir.

5.9. Los sistemas complementarios para la información contable tales como: nómina, rentas por cobrar, almacén, inventarios, operaciones de crédito público, agregación y consolidación de las unidades ejecutoras, entre otros, deberán permanecer hasta tanto se hayan implementado en el SIIF los procesos necesarios para efectos del control y registro adecuado del total de las transacciones.

5.10. La fecha límite para el registro contable del mes de diciembre será hasta el 13 de febrero. La transmisión vía chip será el 15 de febrero de 2013 y el cierre del período contable será el 18 de marzo de 2013, por lo tanto entre el 15 y el 18 de marzo la CGN adelantará los procesos de consolidación para verificar la consistencia de la información reportada por las entidades.

5.11. Las entidades cuyos entes adscritos generen excedentes financieros tienen la obligación de efectuar los correspondientes reconocimientos y reclasificaciones a través del rubro concepto que corresponda.

5.12. Para efectos del sistema general de regalías, los órganos que lo conforman deben incorporar las deducciones efectuadas en el sistema integrado de información financiera, SIIF.

N. del D.: El presente instructivo va dirigido a representantes legales y otros niveles directivos, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de las entidades contables públicas de los niveles nacional y territorial.