INSTRUCTIVO 8 DE 2009 

(Abril 13)

Ref.: Reportes contables trimestrales intermedios.

Con el propósito de lograr mejores niveles de calidad en la información contable, tanto a nivel de las entidades públicas reportantes, como de la información consolidada que se genera a partir(sic) aquélla, es preciso que se tengan en cuenta los siguientes aspectos:

1. Inicio del período contable. En el reporte del primer trimestre de 2009, se deberá cumplir con la aplicación de los lineamientos señalados por la Contaduría General de la Nación en el numeral 2º del Instructivo 5 de 2008, en el cual se establece:

2. Aspectos previos para la iniciación del proceso contable del año 2009.

2.1. Reclasificación de saldos.

Al inicio del período contable del año 2009 las entidades contables públicas deben reclasificar:

1. Los saldos de la subcuenta 311001-Excedente del ejercicio ó 311002-Déficit del ejercicio de la cuenta 3110-Resultado del ejercicio, a la cuenta 3105-Capital fiscal en la subcuenta que corresponda, para las entidades del sector central. Igualmente, deben reclasificar el saldo o el excedente de las subcuentas 323001-Utilidad o excedente del ejercido ó 323002-Pérdida o déficit del ejercicio de la cuenta 3230-Resultados del ejercicio, a la cuenta 3208-Capital fiscal, para las entidades del sector descentralizado.

2. Los saldos de la subcuenta 311101-Excedente del ejercicio ó 311102-Déficit del ejercicio de la cuenta 3111-Resultado del ejercicio en entidades en proceso de liquidación a la cuenta 3140-Patrimonio de entidades en procesos especiales, para las entidades que se encuentran en esta condición. Igualmente, deben reclasificar el saldo o el excedente de las subcuentas 323301-Utilidad o excedente del ejercicio ó 323302-Pérdida o déficit del ejercicio de la cuenta 3233-Resultado del ejercicio de entidades en proceso de liquidación, a la cuenta 3260-Patrimonio de entidades en procesos especiales.

3. El saldo de las cuentas 3125-Patrimonio público incorporado y 3255-Patrimonio institucional incorporado, a la cuenta 3105 ó 3208-Capital fiscal, según corresponda. Excepto los valores de las subcuentas 312530-Bienes pendientes de legalizar, 312531-Bienes de uso permanente sin contraprestación, 325530-Bienes pendientes de legalizar y 325531-Bienes de uso permanente sin contraprestación, en cumplimiento de las dinámicas de las respectivas cuentas.

4. El saldo de las cuentas 3128-Provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones y 3270-Provisiones, depreciaciones y amortizaciones a las cuentas 3105 ó 3208-Capital fiscal, según corresponda.

2.2. Registro inicial del presupuesto aprobado para la vigencia 2009.

Las entidades contables públicas a las cuales corresponda utilizar las cuentas de presupuesto y tesorería deben garantizar que dentro del proceso contable que se inicia para el año 2009, deben registrar el respectivo presupuesto de ingresos y gastos aprobados para la vigencia. De la misma manera, deben registrar los valores que correspondan a las cuentas de reservas y cuentas por pagar de la vigencia anterior que se van a ejecutar en esta vigencia, cuando les aplique, y efectuar los ajustes a los saldos de las cuentas de vigencias futuras a que haya lugar.

Al inicio del período se afecta la cuenta 0940-Vigencias futuras incorporadas al presupuesto (DB) con el valor de los compromisos que fueron incorporaron(sic) al presupuesto de la vigencia y que estaban respaldados en vigencias futuras, con crédito a la cuenta 0935-Vigencias futuras pendientes de incorporar al presupuesto (DB).

2. Conciliación de saldos de operaciones recíprocas. En todos los cortes trimestrales deberán hacerse las conciliaciones de los saldos de las operaciones recíprocas que afectan activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y costos provenientes de las transacciones realizadas entre entidades contables públicas, y realizar los ajustes procedentes derivados de tales conciliaciones.

3. Consistencia de saldos iniciales. Los saldos iniciales de un reporte trimestral deben ser iguales a los saldos finales del período inmediatamente anterior. Para el primer trimestre de cada vigencia anual este precepto no es aplicable a las cuentas que son objeto de cierre al final del año anterior, como es el caso de los conceptos de la actividad financiera, económica, social y ambiental, y de las cuentas de la clase cero de presupuesto y tesorería que correspondan.

Las entidades que efectúan procesos de agregación deberán documentar las explicaciones que justifiquen técnicamente las diferencias, las cuales deben estar a disposición de la Contaduría General de la Nación o algún órgano de control interno o externo. A partir del momento en que se disponga del instrumento apropiado en la plataforma CHIP, estas explicaciones deberán reportarse trimestralmente por ese medio.

4. Reclasificación de recaudos en la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional-DGCPTN. Las entidades contables públicas que están relacionadas con recaudos a través de las cuentas bancarias de la DGCPTN, deberán efectuar las reclasificaciones de que trata la Resolución 557 del 7 de noviembre de 2008. Igual comportamiento deberá observarse en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público en la parte que a este le compete.

N. del D.: El presente instrutivo va dirigido a representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de control interno, jefes de contabilidad y contadores de los entes públicos del nivel nacional y territorial.

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