INSTRUCTIVO 9 DE 1999 

(Febrero 18)

Ref.: Procedimiento general para el diligenciamiento del formato, en archivo ASCII, denominado “relación de bienes inmuebles”.

Este despacho, en cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en el literal a) del artículo 3º, de la Ley 298 del 23 de julio de 1996 y el literal a) del artículo 2º, del Decreto 1914 de 1996, se permite impartir las instrucciones para el correcto diligenciamiento del modelo en archivo ASCII, denominado “relación de bienes inmuebles”.

1. Procedimientos generales para el diligenciamiento del formato, en archivo ASCII, denominado “relación de bienes inmuebles”

Esta información debe remitirse en medio magnético, teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:

• En un disquete de 3.5” de alta densidad.

• El diseño del ASCII es muy amplio en cuanto a la variedad de herramientas que pueden emplearse para crearlo y además se hace independiente de la tecnología del computador personal que se emplee, facilitando con ello la cobertura total de las entidades reportantes.

Por lo anterior, la gama de editores, procesadores de palabra, hojas electrónicas y un sinnúmero de herramientas disponibles para generar archivos de texto (más de 20 tipos diferentes), son completamente compatibles para diligenciar el ASCII solicitado. Entre esta amplia gama podemos mencionar:

Nombre de la herramientaTipo de herramienta
EditEditor de texto
EditorEditor de texto
Word Star (cualquier versión)Procesador de palabra
Word Perfect (cualquier versión)Procesador de palabra
Easy Script (cualquier versión)Procesador de palabra
Work (cualquier versión)Procesador de palabra
Word (cualquier versión)Procesador de palabra
WordPadEditor de texto
NotepadEditor de texto
Micro Star (cualquier versión)Editor de texto
Visual Editor (editor vi)Editor de texto
Lotus 123 (cualquier versión)Hoja electrónica
Qpro bajo DOS (cualquier versión)Hoja electrónica
Qpro bajo Windows (cualquier versión)Hoja electrónica
Excel (cualquier versión)Hoja electrónica
Lotus Notes (cualquier versión)Hoja electrónica

• Nombre del archivo ASCII. El nombre del archivo debe tener un máximo de once (11) caracteres, de los cuales nueve (9) serán el NIT de la entidad reportante y los dos (2) restantes se conformarán así: uno (1) para la letra “B” (en mayúscula) que indica archivo reporte de bienes inmuebles y otro para el último dígito del año que se reporta. Por ejemplo, si la entidad tiene el NIT 899999108 y reporta la información sobre bienes inmuebles correspondiente al año de 1998, el nombre inicial del archivo ASCII sería entonces: 899999108B8.

Los últimos tres dígitos del nombre del archivo deben estar antecedidos con un punto (.) para denotar la extensión del mismo, por lo tanto el nombre definitivo del archivo ASCII será: 89999910.8B8. Puede notarse también que los archivos reportados por una misma entidad correspondientes a períodos diferentes, tienen un nombre único que los distingue de los demás reportados por esa entidad y los reportados por las demás entidades. Con lo anterior se asegura que el nombre del archivo será único por entidad y año reportado.

NOTA. En caso de que se desconozca el NIT de la entidad, éste puede consultarse en la respectiva regional de la DIAN, o si la entidad carece de NIT, debe consultarse a la Contaduría General de la Nación, la cual asignará un número de identificación.

Para ser más claros, supongamos que la misma entidad con el NIT 899999108, ha reportado los archivos ASCII de “relación de bienes inmuebles” para los años 1997,1998, 1999, 2000 y 2001; entonces los nombres de los archivos serán:

Año de reporteNombre del archivo
199789999910.8B7
199889999910.8B8
199989999910.8B9
200089999910.8B0
200189999910.8B1

• El disquete debe identificarse mediante una etiqueta que contenga: NIT y nombre del ente público, nombre del archivo y fecha de corte.

• La estructura del archivo ASCII para reporte de bienes inmuebles debe ajustarse en su totalidad al siguiente modelo:

Posición inicialPosición finalLongitudDescripciónJustificaciónTipo dato
11515NITCeros izquierdaNumérico
16238Fecha de corteNumérico
24241Código identificación del bienNumérico
25251Ubicación del bienNumérico
265530Denominación del bien, lugar ubicación, nomenclaturaEspacios derecha.Alfanumérico
56572Código dpto. ubicación inmueble.Numérico
58603Código mpio. ubicación inmueble.Numérico
61688Fecha adquisición, construcción.Numérico
697810Número de escritura.Ceros izquierdaNumérico
79813Notaría.Ceros izquierdaNumérico
82832Código dpto. ubicación notaría.Numérico
84863Código mpio. ubicación notaría.Numérico
8710115Matrícula inmobiliaria.Espacios derecha.Alfanumérico
      
10211110Cédula catastral.Ceros izquierdaNumérico
1121198Área del inmueble.Ceros izquierda.Numérico
1201201Código de destinación.Numérico
1211266Código subcuenta costo histórico.Numérico
1271337Valor costo histórico.Ceros izquierda.Numérico
1341396Código subcuenta ajustes porNº inflación.Numérico
1401467Valor ajustes por inflación.Ceros izquierdaNumérico
1471526depreciación acumulada.Numérico
1531597Valor depreciación acumulada.Ceros izquierda.Numérico
1601656Código subcuenta depreciación ajustes por inflaciónNumérico
1661727Valor depreciación ajustes por inflaciónCeros izquierda.Numérico
1731786Código subcuenta valorización.Numérico
1791857Valor valorización.Ceros izquierda.Numérico
1861916Código provisión.Numérico
1921987Valor provisión.Ceros izquierdaNumérico
1992057Valor enajenación.Ceros izquierda.Numérico
20624035Observaciones.Espacios derechaAlfanumérico

2. Diligenciamiento del modelo en formato ASCII “relación de bienes inmuebles”

2.1. Información general. Para el diseño del formato en archivo ASCII, debe tenerse en cuenta:

Todos los campos deben estar debidamente justificados, es decir, deben tener la longitud precisa para cada uno de ellos, por lo cual, si éstos tienen una longitud inferior deben justificarse con ceros a la izquierda si se trata de campos numéricos, o con espacios a la derecha si se trata de campos alfabéticos, hasta completar la longitud precisa definida para el campo.

Cada registro se refiere al reporte de un bien inmueble, es decir, que el archivo ASCII contendrá tantos registros como bienes inmuebles posea la entidad reportante. (Cada registro con una longitud total de 240 caracteres).

El archivo debe digitarse en forma estrictamente secuencial, sin espacios, a excepción de los campos alfanuméricos que se justifican con espacios a la derecha (tal como se especifica en los diseños de los respectivos registros).

El archivo ASCII debe grabarse como archivo de solo texto, independiente de la herramienta que se esté empleando, aunque los editores por defecto graban los archivos como sólo texto, es decir, que si se emplea un editor para diligenciar el ASCII, no es necesario indicar en el momento de grabarse que es de sólo texto; en los demás casos sí se hace indispensable.

2.2. Información específica. La remisión de la información correspondiente a la “relación de bienes inmuebles” debe realizarse en formato ASCII, bajo un solo archivo que contendrá un único tipo de registro, en el cual se especificarán cada uno de los bienes inmuebles de la entidad, en la forma que se describe más adelante. Es decir, que por cada bien inmueble que posea la entidad debe incluirse un registro en el archivo; por lo tanto, si la entidad que reporta la información posee 20 bienes inmuebles, el archivo ASCII remitido debe contener un total de 20 registros, cada uno de ellos con una longitud total de 240 caracteres.

El archivo estará entonces conformado por:

A partir de la posición 1, con una longitud de 15 caracteres, debe ir el NIT (número de identificación tributaria) de la entidad, justificado con ceros a la izquierda. Si el NIT es 8999999108 en el archivo debe ir como: 000008999999108.

A continuación y a partir de la posición 16, con una longitud de 8 caracteres, debe ir la fecha de corte, en formato ddmmaaaa (día, mes, año) que corresponde a la fecha a la cual se refiere la información. Si la fecha de corte de la información es el 31 de diciembre de 1998, en el archivo debe ir como: 31121998.

A continuación y a partir de la posición 24, con una longitud de 1 caracter, debe ir el código de identificación del bien, siendo este código: 1 para “incorporados en cuentas de balance”, 2 para “incorporados en cuentas de orden”, 3 para “retirados en el año”. Si el bien inmueble a reportar fue retirado en el año, en el archivo debe ir como: 3.

A continuación y a partir de la posición 25, con una longitud de 1 caracter, debe ir la ubicación del bien, referido a si el bien especificado se halla ubicado en el espacio urbano o rural, siendo este código: 1 para bienes que se encuentren ubicados en el espacio urbano y 2 para bienes que se encuentren ubicados en el espacio rural. Si el bien inmueble se encuentra en el espacio urbano, en el archivo debe ir como: 1.

A continuación y a partir de la posición 26, con una longitud de 30 caracteres y justificado con espacios a la derecha, debe ir la denominación del bien, indicando el lugar de ubicación, la nomenclatura, etc. Para ello utilice las convenciones que aparecen en la tabla correspondiente del numeral 2.4.

A continuación y a partir de la posición 56, con una longitud de 2 dígitos, debe ir el código del departamento donde esté ubicado el bien inmueble relacionado. Si el departamento donde está ubicado el bien es Cundinamarca, en el archivo debe ir como: 25. (Para el efecto debe usarse la codificación del DANE).

A continuación y a partir de la posición 58, con una longitud de 3 dígitos y justificado con ceros a la izquierda, debe ir el código del municipio en donde esté ubicado el bien inmueble relacionado. Si el municipio en donde está ubicado el bien es Albán, en el archivo debe ir como: 019. (Para el efecto debe usarse la codificación del DANE).

Si no tiene la información del DANE, favor consultarla en la Contaduría General de la Nación.

A continuación y a partir de la posición 61, con una longitud de 8 caracteres, debe ir la fecha de adquisición, construcción, venta o retiro (estos 2 últimos —venta o retiro— en el caso que el código de identificación del bien sea 3), en formato ddmmaaaa (día, mes, año) que corresponde a la fecha en que se adquirió, construyó, vendió o retiró el bien inmueble relacionado. Si la fecha de compra del bien inmueble es el 22 de octubre de 1997, en el archivo debe ir como: 22101997.

A continuación y a partir de la posición 69, debe ir el número de escritura del bien con una longitud de 10 caracteres, justificados con ceros a la izquierda. Si el número de escritura es 1234569, en el archivo debe ir como: 0001234569.

A continuación y a partir de la posición 79, debe ir el número de la notaría en donde se otorgó la escritura, con una longitud de 3 caracteres, justificado con ceros a la izquierda. Si el número de la notaría es 45, en el archivo debe ir como: 045.

A continuación y a partir de la posición 82, con una longitud de 2 dígitos, debe ir el código del departamento en donde esté ubicada la notaría que otorgó la escritura del bien inmueble relacionado. Si el departamento en donde está ubicada la notaría es Cundinamarca, en el archivo debe ir como: 11. (Para el efecto debe usarse la codificación del DANE).

A continuación y a partir de la posición 84, con una longitud de 3 dígitos y justificado con ceros a la izquierda, debe ir el código del municipio en donde esté ubicada la notaría en la cual se otorgó la escritura del bien inmueble relacionado. Si el municipio en donde está ubicada la notaría es Santafé de Bogotá, en el archivo debe ir como: 001. (Para el efecto debe usarse la codificación del DANE).

A continuación y a partir de la posición 87, con una longitud de 15 caracteres, debe ir la matrícula inmobiliaria, justificado con espacios a la derecha. Si la matrícula inmobiliaria es ANE123456865, en el archivo debe ir como: ANE123456865—, (los 3 espacios a la derecha son para completar los 15 caracteres de la longitud del campo). Aquí los datos alfabéticos van en mayúscula (los — significan los 3 espacios a la derecha). (Debe tenerse en cuenta que la matrícula inmobiliaria debe ser única para cada bien inmueble).

A continuación y a partir de la posición 102, debe ir la cédula catastral, con una longitud de 10 caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda. Si la cédula catastral es 3456789, en el archivo debe ir como: 0003456789.

A continuación y a partir de la posición 112, con una longitud de 8 dígitos, debe ir el área del inmueble, en metros cuadrados, justificado con ceros a la izquierda y aproximando a una sola cifra decimal. Si el área del inmueble es de 1245,65 metros cuadrados, en el archivo debe ir como: 00012456 siendo el último dígito (en este caso 6) el dígito decimal.

A continuación y a partir de la posición 120, con una longitud de 1 dígito, debe ir el Código de destinación, que corresponde a la actividad económica principal o finalidad productiva a la que actualmente está destinado el bien, así: 1 Prestación de servicios públicos, 2 Producción, 3 Comercialización, 4 Administración, 5 Habitación y 6 Otro. Si el bien está destinado a actividades de administración, en el archivo debe ir como: 4.

A continuación y a partir de la posición 121 con una longitud de 6 caracteres y de acuerdo con la subcuenta específica del catálogo general de cuentas, debe ir el código de la subcuenta correspondiente al “costo histórico”. (Este código debe ser uno de los descritos en la tabla de subcuentas de la información básica, identificada con el número 2.3.1).

A continuación y a partir de la posición 127, debe ir el valor registrado en los libros correspondiente al costo histórico, con una longitud de 7 dígitos, especificado en millones de pesos, con un decimal de aproximación y justificado con ceros a la izquierda. Si el costo histórico es de 12.234.567,85, en el archivo debe ir como: 0000122.

A continuación y a partir de la posición 134, con una longitud de 6 caracteres y de acuerdo a la subcuenta específica del catálogo general de cuentas, debe ir el código de la subcuenta correspondiente a “ajustes por inflación”. Este código debe ser uno de los descritos en la tabla de subcuentas de la información básica, identificada con el número 2.3.2 (Cuando el bien inmueble reportado esté incorporado en cuentas de balance o en cuentas de orden, este campo debe diligenciarse en ceros).

A continuación y a partir de la posición 140, debe ir el valor registrado en los libros correspondiente a “ajustes por inflación”, con una longitud de 7 dígitos, especificado en millones de pesos, con un decimal de aproximación y justificado con ceros a la izquierda. Si el valor de ajustes por inflación es de 234.206.567, en el archivo debe ir como: 0002342. (Cuando el bien inmueble reportado esté incorporado en cuentas de balance o en cuentas de orden, este campo debe diligenciarse en ceros).

A continuación y a partir de la posición 147 con una longitud de 6 caracteres y de acuerdo a la subcuenta específica del catálogo general de cuentas, debe ir el código de la subcuenta correspondiente a la “depreciación o amortización acumulada”. (Este código debe ser uno de los descritos en la tabla de subcuentas de la información básica, identificada con los números 2.3.3.1 y 2.3.3.2) Al primero de ellos, si la información corresponde al grupo 16 Propiedades, planta y equipo o al grupo 19 - Otros activos, y al segundo si corresponde al grupo 17 - Bienes de beneficio y uso público o al grupo 19 - Otros activos. (Cuando el bien inmueble reportado esté incorporado en cuentas de balance o en cuentas de orden, este campo debe diligenciarse en ceros).

A continuación y a partir de la posición 153, debe ir el valor registrado en los libros correspondiente a la “depreciación o amortización acumulada”, con una longitud de 7 dígitos, especificado en millones de pesos, con un decimal de aproximación y justificado con ceros a la izquierda. Si la amortización acumulada es de 4.580.721, en el archivo debe ir como: 0000045. (Cuando el bien inmueble reportado esté incorporado en cuentas de balance o en cuentas de orden, este campo debe diligenciarse en ceros).

A continuación y a partir de la posición 160 con una longitud de 6 caracteres y de acuerdo con la subcuenta específica del catálogo general de cuentas, debe ir el código de la subcuenta correspondiente a los “ajustes por inflación de la depreciación o amortización acumuladas”. (Este código debe ser uno de los descritos en la tabla de subcuentas de la información básica, identificada con el número 2.3.4 (cuando el bien inmueble reportado esté incorporado en cuentas de balance o en cuentas de orden, este campo debe diligenciarse en ceros).

A continuación y a partir de la posición 166, debe ir el valor registrado en los libros correspondiente a los “ajustes por inflación de la depreciación o amortización acumuladas”, con una longitud de 7 dígitos, especificado en millones de pesos, con un decimal de aproximación y justificado con ceros a la izquierda. Si el valor de depreciación ajustes por inflación es de 670.000, en el archivo debe ir como: 0000006. (Cuando el bien inmueble reportado esté incorporado en cuentas de balance o en cuentas de orden, este campo debe diligenciarse en ceros).

A continuación y a partir de la posición 173 con una longitud de 6 caracteres y de acuerdo con la subcuenta específica del catálogo general de cuentas, debe ir el código de la subcuenta correspondiente a “valorización”. (Este código debe ser uno de los descritos en la tabla de subcuentas de la información básica, identificada con el número 2.3.5). (Cuando el bien inmueble reportado esté incorporado en cuentas de balance o en cuentas de orden, este campo debe diligenciarse en ceros).

A continuación y a partir de la posición 179, debe ir el valor registrado en los libros correspondiente a la “valorización”, con una longitud de 7 dígitos, especificado en millones de pesos, con un decimal de aproximación y justificado con ceros a la izquierda. Si la valorización es de 120.999.801, en el archivo debe ir como: 0001209. (Cuando el bien inmueble reportado esté incorporado en cuentas de balance o en cuentas de orden, este campo debe diligenciarse en ceros).

A continuación y a partir de la posición 186 con una longitud de 6 caracteres y de acuerdo con la subcuenta específica del catálogo general de cuentas, debe ir el código de la subcuenta correspondiente a “provisión”. Este código debe ser uno de los descritos en la tabla de subcuentas de la información básica, identificada con el número 2.3.6. (Cuando el bien inmueble reportado esté incorporado en cuentas de balance o en cuentas de orden, este campo debe diligenciarse en ceros).

A continuación y a partir de la posición 192, debe ir el valor registrado en los libros correspondiente a la “provisión”, con una longitud de 7 dígitos, especificado en millones de pesos, con un decimal de aproximación y justificado con ceros a la izquierda. Si la provisión es de 3.001.567, en el archivo debe ir como: 0000030. (Cuando el bien inmueble reportado esté incorporado en cuentas de balance o en cuentas de orden, este campo debe diligenciarse en ceros).

A continuación y a partir de la posición 199, debe ir el valor registrado en los libros correspondiente a la “enajenación o retiro”, con una longitud de 7 dígitos, especificado en millones de pesos, con un decimal de aproximación y justificado con ceros a la izquierda. Si la enajenación es de 2.420.000, en el archivo debe ir como: 0000024. (Cuando el bien inmueble reportado esté incorporado en cuentas de balance o en cuentas de orden, este campo debe diligenciarse en ceros).

Y por último, a partir de la posición 206, con una longitud máxima de 36 caracteres, deben ir las observaciones. Aquí la entidad puede explicar brevemente el concepto “otro”, si así se especificó en la destinación del inmueble y eventualmente, detallar algún otro aspecto que desee destacar.

2.3. Información básica. Teniendo en cuenta que los bienes inmuebles deben estar incorporados en la contabilidad, para el diligenciamiento específico del formato en archivo ASCII, “relación de bienes inmuebles”, deberán tomarse como documento fuente los libros de contabilidad en donde aparezca la relación de bienes inmuebles de la entidad reportante, y únicamente los correspondientes a las cuentas y subcuentas que a continuación se relacionan:

2.3.1. Costo histórico

CódigoNombre
1605Terrenos
160501Urbanos
160502Rurales
1636Propiedades, planta y equipo en mantenimiento
163601Edificaciones
1640Edificaciones
164001Edificios y casas
164002Oficinas
164003Almacenes
164004Locales
164005Fábricas
164006Mataderos
164007Salas de exhibición y ventas
164008Cafeterías y casinos
164009Colegios y escuelas
164010Clínicas y hospitales
164011Clubes
164012Hoteles, hostales y paradores
164013Silos
164014Invernaderos
164015Casetas y campamentos
164016Terminales
164017Parqueaderos y garajes
164018Bodegas y hangares
164019Instalaciones deportivas y recreacionales
164020Estanques
164022Presas
164023Pozos
164024Tanques de almacenamiento
164025Estaciones repetidoras
164090Otras edificaciones
1710Bienes de uso público
171004Plazas públicas
171005Parques recreacionales
171090Otros bienes de uso público (estadios, piscinas, coliseos, etc.)
1715Bienes históricos y culturales
171501Monumentos (1)
171502Museos
171504Parques arqueológicos
171505Bibliotecas
171506Hemerotecas
1920Bienes entregados a terceros
192002Bienes inmuebles entregados en administración
192004Bienes inmuebles entregados en “leasing”
192006Bienes inmuebles en comodato
192008Bienes inmuebles entregados en fideicomiso
192009Otros bienes entregados a terceros
1930Bienes recibidos en dación de pago
193002Inmuebles
193009Otros bienes recibidos en donación de pago
1941Bienes adquiridos en “leasing”
194101Terrenos
194102Inmuebles
8105Bienes entregados en custodia
810505Terrenos
810508Edificaciones
810521Bienes de uso público
810522Bienes históricos y culturales
810590Otros bienes entregados en custodia
8110Bienes entregados en garantía
811003Terrenos
811006Edificaciones
811019Bienes históricos y culturales
8115Bienes en poder de terceros
811503Terrenos
811506Edificaciones
811519Bienes históricos y culturales
8315Activos totalmente depreciados, agotados o amortizados
831501Edificaciones
831532Bienes de uso público
831536Bienes entregados a terceros
8325Bienes incautados o aprehendidos
832505Terrenos
832508Edificaciones
832590Otros bienes incautados o aprehendidos
8330Bienes pendientes de legalizar
833005Terrenos
833008Edificaciones
833090Otros bienes incautados o aprehendidos
2.3.2. Ajustes por inflación
160599Ajustes por inflación (terrenos)
163699Ajustes por inflación (propiedades, planta y equipo en mantenimiento)
164099Ajustes por inflación (edificaciones)
171099Ajustes por inflación (bienes de uso público)
171599Ajustes por inflación (bienes históricos y culturales)
192099Ajustes por inflación (bienes entregados a terceros)
193099Ajustes por inflación (bienes recibidos en dación de pago)
194199Ajustes por inflación (bienes adquiridos en “leasing”)
810599Ajustes por inflación (bienes entregados en custodia)
811099Ajustes por inflación (bienes entregados en garantía)
811599Ajustes por inflación (bienes en poder de terceros)
831599Ajustes por inflación (activos totalmente depreciados, agota dos o amortizados)
832599Ajustes por inflación (bienes incautados o aprehendidos)
833099Ajustes por inflación (bienes pendientes de legalizar).
2.3.3. Depreciación o amortización acumulada:
2.3.3.1. Depreciación acumulada
168501Depreciación acumulada (edificaciones)
194201Inmuebles
2.3.3.2.Amortización acumulada
178590Otros bienes de uso público
192502Bienes inmuebles entregados en administración
192504Bienes inmuebles entregados en “leasing”
192506Bienes inmuebles en comodato
2.3.4. Ajustes por inflación de la depreciación o amortización acumuladas
168599Ajustes por inflación
178599Ajustes por inflación
194299Ajustes por inflación
192599Ajustes por inflación
2.3.5. Valorización
199902Propiedades, planta y equipo
199903Bienes de beneficio y uso público
2.3.6. Provisión
169501Terrenos
169505Edificaciones
169521Propiedades, planta y equipo en mantenimiento
193502Inmuebles

(1) No relacione aquí las estatuas u obras de esculturas labradas.

2.4. Convenciones. Para las casillas correspondientes a la denominación del bien, lugar de ubicación, nomenclatura, se utilizarán las convenciones que aparecen en la siguiente tabla:

ConvenciónClase
AGAgrupación
ALAlmacén
APApartamento
AUTAutopista
AVAvenida
ACAvenida calle
AKAvenida carrera
BRRBarrio
BLBloque
BLIBiblioteca
BGBodega
CFCafetería y casino
CLCalle
CNCamino
KRCarrera
CTCarretera
CACasa
CTCaseta y campamento
CELCélula
CHClínica y hospital
CUClub
CGColegio y escuela
CONConjunto
CSConsultorio
DPDepósito
DGDiagonal
EDEdificio
ENEntrada
ESQEsquina
PH“Penthouse”
PIPiso
PPPlaza pública
PZPozo
PDPredio
PRPresa
PNPuente
PTPuesto
RURural
SISilos
SVSala de exhibición y venta
SCSalón comunal
SLSolar
SRSector
EREstación repetidora
ETQEstanque
ESEste
ETEtapa
FAFábrica
GJGaraje
HAHangar
HEHemeroteca
HOHotel, hostal y parador
IDInstalación deportiva y recreacional
INInterior
IVInvernadero
KMKilómetro
LCLocal
LTLote
MZManzana
MTMatadero
MN“Mezzanine”
MDMódulo
MOMonumento
MUMuseo
OCCOccidente
OEOeste
OFOficina
PAParcela
PAAParque arqueológico
PRParque recreacional
PQParqueadero
PSPaseo
SSSemisótano
STSótano
SMSupermanzana
SURSur
TATanque de almacenamiento
TETerminal
TRRTerreno
TOTorre
TVTransversal
UNUnidad
URUnidad residencial
URBUrbanización
UROUrbano
ZNZona

Cuando excepcionalmente se conozca de la existencia de bienes que no aparecen registrados contablemente, ni en cuentas de balance, ni de orden, los responsables del envío de esta información deberán informar la razón de ello y ordenar su inmediata inclusión y reportarlo en el año en que se detecte dicha situación.

3. Actualización y envío de la información solicitada

Las entidades públicas deben mantener permanentemente actualizados los datos de su relación de bienes inmuebles reportada a la Contaduría General de la Nación. Para el efecto, es necesario incluir cada año, únicamente el detalle de los bienes inmuebles que fueron incorporados (código 1) y los enajenados o retirados del servicio, (código 3) durante el respectivo período contable, revelando cuando sea el caso, los hechos destacados en las notas a los estados contables.

Por lo tanto, para el año 1999 y siguientes, la información que deben enviar las entidades, corresponde únicamente a la de los bienes inmuebles adquiridos durante el respectivo año (incorporados en las cuentas de balance) y la de aquellos vendidos, donados, etc. (Retirados en el año) registrados en la contabilidad.

El diligenciamiento del presente formato, en archivo ASCII deberá efectuarse para el corte correspondiente al 31 de diciembre de cada año y enviarse a esta entidad junto con la información de los formatos CGN-96-001, CGN-96-002 y CGN-98-003. No obstante, el primer reporte, por excepción, correspondiente al 31 de diciembre de 1998, deberá remitirse a más tardar el 14 de mayo de 1999.

4. Ejemplos

Con el fin de facilitar y orientar el conocimiento del presente instructivo y lograr un correcto diligenciamiento, se incluye a continuación un ejemplo, para una entidad que posee varios bienes inmuebles:

La entidad XXX identificada con el NIT 899975289 posee los siguientes inmuebles, con fecha de corte al 31 de diciembre de 1998:

1. Incorporados en cuentas de balance

1. Un lote ubicado en la carrera 40 número 30-69, de la ciudad de Apartadó, Antioquia (05-045), el cual fue adquirido el 1 de septiembre de 1992 mediante la escritura pública número 520, de la Notaría 40, de la ciudad de Medellín, Antioquia (05-001); con número de registro inmobiliario 2222-5; cédula catastral 22-44-22. El área del inmueble es de 400 metros cuadrados y actualmente está sin uso.

El lote está registrado contablemente en el grupo propiedades, planta y equipo, - código 16, subcuenta terrenos urbanos, código 160501, por un costo histórico de $600,6 millones de pesos.

2. Un edificio situado en la calle 20 número 12-56, de la ciudad de Simití, Bolívar (13-744), adquirido el 4 de agosto de 1996, con la escritura pública número 325, de la Notaría 40, de la ciudad de Cartagena, Bolívar (13-001); con número de registro 5658-9; cédula catastral 55-89-77; una área de 1.000 metros cuadrados y destinado a actividades administrativas.

El inmueble está registrado contablemente en el grupo propiedades, planta y equipo, código 16, subcuenta oficinas, código 164002, por un costo histórico de $1.500,4 millones de pesos.

3. Un edificio ubicado en la transversal 39 número 15-89, de la ciudad de Santafé de Bogotá, D.C., Cundinamarca (11-001), adquirido el 9 de septiembre de 1997, mediante la escritura pública número 200, de la Notaría 25 de Santafé de Bogotá, D.C., Cundinamarca (11-001); con número de registro inmobiliario 2587-1; cédula catastral 18-89-96. El área total del edificio es de 2.000 metros cuadrados y está destinado a la prestación de un servicio público.

El edificio está registrado contablemente en el grupo bienes de beneficio y uso público, código 17, subcuenta bibliotecas, código 171505, por un costo histórico de $7.200,2 millones de pesos.

4. Un terreno ubicado en el sector rural, vereda El Rosal, del municipio Yacopí, Cundinamarca (25-885), adquirido el 5 de febrero de 1998, mediante escritura pública número 184, de la Notaría 15, de la ciudad de Santafé de Bogotá, D.C., Cundinamarca (11-001); con número de registro inmobiliario 8888-6; cédula catastral número 14-87-89 y un área de 5.000 metros cuadrados, destinados al cultivo de hortalizas.

El terreno está registrado contablemente en el grupo propiedades, planta y equipo, código 16, subcuenta terrenos rurales, código 160502, por un costo histórico de $2.000,0 millones de pesos.

2. Incorporados en cuentas de orden

1. Un lote ubicado en la avenida 4 número 52-60, adquirido el 15 de febrero de 1994, del sector urbano, de la ciudad de Santafé de Bogotá, D.C., Cundinamarca (11-001), con un área de 2.000 metros cuadrados, y un valor de $523,2 millones. En la actualidad no se cuenta con el documento soporte que acredite la propiedad y está destinado a la producción de bienes.

2. Un depósito ubicado en la diagonal 32 número 65-96, de la ciudad de Santafé de Bogotá, D.C., Cundinamarca (11-001), el cual tiene un área de 3.350 metros cuadrados y un valor de $7.500,8 millones y destinado a actividades de comercialización.

3. Retirados en el año

1. Un local ubicado en la Autopista norte número 195-36, de la ciudad Santafé de Bogotá, D.C., Cundinamarca (11-001), el cual había sido adquirido el 2 de mayo de 1995, mediante escritura pública número 125, de la Notaría 13 de Santafé de Bogotá, D.C., Cundinamarca (11-001); con número de registro inmobiliario 555-5; cédula catastral 25-95-69 y un área de 1.000 metros cuadrados.

El local estaba registrado contablemente en la cuenta edificaciones, código 1640 subcuenta salas de exhibición y ventas, código 164007, por un costo histórico de $856,9 millones de pesos. El inmueble fue objeto de ajustes por inflación en cuantía de $150,3 millones, una depreciación acumulada de $115,6 millones y ajustes por inflación a la depreciación por $20,0 millones. La enajenación fue por $1.000,0 millones.

2. Un parque recreacional, ubicado en la calle 12 número 13-26 de la ciudad Cali, Valle (76-001), el cual había sido adquirido el 2 de agosto de 1996, mediante la escritura pública 122, de la Notaría 10 de Cali, Valle (76-001); con registro inmobiliario número 289.4; cédula catastral 26-98-78 y un área de 10.000 metros cuadrados.

El parque se encontraba registrado contablemente en el grupo bienes de uso público, código 17, subcuenta parques recreacionales, código 171005, por un costo histórico de $50.000,8 millones. Este activo fue objeto de ajustes por inflación en cuantía de $10.000,6 millones; de amortización por $50,0 millones y ajustes por inflación a la amortización por $37,0 millones. El valor de la enajenación ascendió a $70.000,4 millones.

N. del D.: Este instructivo va dirigido a representantes legales, jefes de áreas financieras, de control interno, jefes de contabilidad, contadores y revisores fiscales de los entes públicos de los sectores central y descentralizado de los niveles nacional y territorial.

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