La nueva factura electrónica

Revista Nº 195 Mayo - Jun. 2016

Humberto Aníbal Restrepo Vélez 

Abogado tributarista 

El Decreto 2242 del 2015 reglamentó la expedición e interoperabilidad de la factura electrónica con fines de masificación y control fiscal, lo que le atribuye especial protagonismo frente al cumplimiento del deber formal de facturar, pese a mantener su naturaleza de documento equivalente a la factura de venta, conforme lo dispone el artículo 616-1 del estatuto tributario.

La factura electrónica es definida como el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones establecidas en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación (D.R. 2242/2015, art. 2º), que debe ser generada en el formato electrónico estándar XML establecido por la DIAN (Res. 19/2016) y firmada digitalmente, a efectos de que sirva como soporte fiscal de los ingresos, costos y/o deducciones —para el impuesto sobre la renta y el CREE— y de los impuestos descontables en el impuesto sobre las ventas IVA.

No se debe confundir con la factura por computador autorizada por el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996 —de amplia utilización en el país—, pero tampoco se trata de una figura ajena al ordenamiento tributario, como quiera que fue consagrada desde la Ley 223 de 1995, aunque su aplicación había estado restringida al acuerdo expreso entre el obligado a facturar y el adquirente de los bienes y/o servicios (D.R. 1929/2007, art. 7º), por lo que la expedición y aceptación de la misma venía siendo opcional.

Sin embargo, en esta ocasión el Gobierno Nacional —aprovechando las facultades para instaurar tecnologías para el control fiscal previstas en el artículo 183 de la Ley 1607 del 2012— ha encontrado la manera de hacer obligatoria su expedición para las personas naturales o jurídicas, que mediante resolución de carácter general, sean seleccionadas por la DIAN de aquellas que para ciertos sectores ya se encuentren obligadas a facturar de acuerdo con el estatuto tributario y que respondan a criterios relacionados, entre otros, con el volumen de operaciones, ingresos, patrimonio, importancia en el recaudo, nivel de riesgo, cumplimiento de obligaciones tributarias, solicitantes de devoluciones o, incluso, el hecho de pertenecer a zonas urbanas y/o rurales (D.R. 2242/2015, art. 10), ampliando de manera irregular el marco de la facultad discrecional con que cuenta la autoridad tributaria para estos efectos en virtud del artículo
684-2 del estatuto tributario.

La expedición de la factura electrónica comprende tanto la generación como su entrega al adquirente, aun así la obligatoriedad de recibir la factura en formato electrónico de generación no resulta tan contundente, al amparo de la limitación vigente contenida en el artículo 26 de la Ley 962 del 2005 según la cual “La posibilidad de cobrar un servicio con fundamento en la expedición de una factura electrónica se sujetará al consentimiento expreso, informado y por escrito del usuario o consumidor del bien o servicio”.

Por esta razón, solo si el adquirente está obligado a facturar electrónicamente también lo estará a recibir facturas en este formato, de lo contrario, será una opción hacerlo que —en caso de ser negativa— condiciona al generador a efectuar la entrega de una representación gráfica de la factura electrónica, bien sea en formato impreso o en formato digital, documento que deberá contener, además, elementos gráficos como códigos de barras o bidimensionales, aunado al hecho de que cualquiera sea la forma de entrega —documento electrónico o representación gráfica— en todos los casos habrá de convenirse con el adquirente la manera de acusar su recibo, la verificación de las condiciones y el eventual rechazo en los términos previstos por el artículo 5º del Decreto 2242 del 2015.

Independientemente de si la factura electrónica es expedida por el propio obligado —o que para ello contrate los servicios de proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN— y de la forma de entrega al adquirente, el facturador electrónico asume nuevas obligaciones formales relacionadas, entre otras, con el cumplimiento del procedimiento de habilitación para la expedición de la factura electrónica a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN incluida su actualización, la actualización del RUT como obligado a facturar electrónicamente, el envío a la DIAN de un ejemplar de todas las facturas electrónicas generadas y sus correspondientes notas débito y/o crédito —para lo cual solo cuenta con máximo cuarenta y ocho (48) horas después de su firma digital— como parte del sistema técnico de control, así como integrar un nuevo registro, esta vez, el catálogo de participantes de factura electrónica.

Los obligados a facturar electrónicamente tendrán un plazo mínimo de seis (6) meses, contados a partir de la publicación de la resolución general de la DIAN que los seleccione, para comenzar su expedición —siempre y cuando se haya reglamentado la puesta en circulación de la factura electrónica como título valor (L. 1231/2008, art. 1º, par.) y aunque podrán continuar utilizando los tiquetes de máquinas registradoras POS, deberán cesar la expedición de la factura electrónica anterior (D. R. 1929/2007), la factura por computador y la factura por talonario.