La utilidad de las tablas dinámicas de Excel en los cruces de información para el área contable

Revista Nº 52 Oct.-Dic. 2012

Alejandro Quiceno García 

(Colombia) 

Contador, Universidad del Valle. 

Autor de publicaciones especializadas en Excel 

1. La información

El tema de la información es un asunto delicado e incluso peligroso para el contador público que no ejerce la actividad con el debido cuidado que las normas le exigen. Antes de entrar en materia, es necesario llamar la atención sobre la importancia de la información, su valor, la responsabilidad y los desafíos para el contador público frente a esta.

Hoy en día es común escuchar que nos encontramos en la “era de la información”. Sin embargo, información es un concepto que tiene diferentes connotaciones dependiendo del ángulo con el que se mire. A continuación se presentan algunas definiciones según el diccionario de la real academia española:

1. f. Acción y efecto de informar. 2. f. Oficina donde se informa sobre algo. 3. f. Averiguación jurídica y legal de un hecho o delito. 4. f. Pruebas que se hacen de la calidad y circunstancias necesarias en una persona para un empleo u honor. 5. f. Comunicación o adquisición de conocimientos que permiten ampliar o precisar los que se poseen sobre una materia determinada. 6. f. Conocimientos así comunicados o adquiridos. 7. f. Biol. Propiedad intrínseca de ciertos biopolímeros, como los ácidos nucleicos, originada por la secuencia de las unidades componentes. 8. f. ant. Educación, instrucción”.

Información también se refiere a todos los datos que llegan a los sentidos, es la acción del sujeto cognoscente que percibe su entorno o lo que sucede a su alrededor.

2. La información contable

La información en un mundo cada vez más complejo no debe tomarse a la ligera. En esta perspectiva el contador público por el rol de su profesión, de alta utilidad social, tiene una relación directa con la información, razón por la cual es un sujeto que genera confianza pública. En esta perspectiva, la comunidad lo acepta como una persona idónea, competente, responsable y ética. En Colombia, esta confianza se hace visible a través de la facultad que tiene el contador de dar fe pública, según lo expresa la Ley 43 de 1990:

“Art. 10. —De la fe pública. La atestación o firma de un contador público en los actos propios de su profesión hará presumir, salvo prueba en contrario, que el acto respectivo se ajusta a los requisitos legales, lo mismo que a los estatutarios en el caso de personas jurídicas. Tratándose de balances, se presumirá además que los saldos se han tomado fielmente de los libros, que estos se ajustan a las normas legales y que las cifras registradas en ellos reflejan en forma fidedigna la correspondiente situación financiera en la fecha del balance”.

Es norma que al elaborar y firmar los estados financieros, el contador invoque el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, que a la letra dice:

“ART. 37.—Estados financieros certificados. El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros”.

La fe pública sobre la información contable no se limita a la sola palabra dada por el contador. Esta debe ser apoyada por un excelente ejercicio profesional. De hecho, el marco de los principios de contabilidad generalmente aceptados lo circunscriben a que ese ejercicio sea realizado con los más altos estándares. En Colombia, el Decreto 2649 de 1993 lo establece en su artículo primero, con ese énfasis:

“... la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna” —se destaca—.

Al decir fidedigno quiere decir que su testimonio es fehaciente, que tiene certeza; en otras palabras, que no falta a la verdad.

El decreto continúa con la actividad cognoscente que debe realizar el contador indicando las cualidades que debe cumplir la información contable a partir de sus objetivos básicos:

“ART. 4º—Cualidades de la información contable. Para poder satisfacer adecuadamente sus objetivos, la información contable debe ser comprensible y útil. En ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable.

La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender.

La información es útil cuando es pertinente y confiable.

La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna.

La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente fielmente los hechos económicos.

La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes” —se destaca—.

“ART. 3º—Objetivos básicos. La información contable debe servir fundamentalmente para:

1. Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el periodo.

2. Predecir flujos de efectivo.

3. Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de los negocios.

4. Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.

5. Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.

6. Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.

7. Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

8. Ayudar a la conformación de la información estadística nacional, y

9. Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad”.

A continuación, se describirá grosso modo cada uno de ellos:

• El primer punto se refiere, básicamente, a la elaboración y presentación de los estados financieros, que normalmente entrega un contador en los primeros días hábiles del mes siguiente.

• El segundo punto se refiere a la predicción de los flujos de efectivo. Esto implica elaborar el presupuesto de tesorería y los estados financieros presupuestados. Al ser comparados con los estados financieros reales se obtiene la ejecución presupuestal y las variaciones de los diferentes rubros, lo que permite en cierta medida evaluar el desempeño esperado de la organización. Existen compañías que realizan ejecución diaria de las metas, lo cual les permite reaccionar y maniobrar con suma rapidez a las situaciones adversas implementando nuevas estrategias. El presupuesto requiere que el contador conozca los procesos organizacionales y contribuye a la toma decisiones por parte de la gerencia.

• Una manera de cumplir con el tercer objetivo de la información contable es con la ayuda del Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral. Este reporte básicamente vincula los esfuerzos organizacionales con las metas de la visión y misión del ente económico y evalúa su gestión cada cierto tiempo.

• La tarea de tomar decisiones en materia de inversión y crédito no se circunscribe a conocer el tema bursátil, acciones, bonos, firmas calificadoras, opciones, portafolios, tasas de interés, etc. Se refiere a elaborar un buen flujo de efectivo por el método directo o indirecto. Solo analizando y conociendo en dónde se pierde o no se genera la caja, se podrá saber si la compañía puede realizar su inversión en un buen portafolio o, por el contrario, advertir con la suficiente anticipación un futuro balance negativo de tal manera que, si necesita apoyo, un flujo de efectivo lo suficientemente sustentado podrá crear confianza al momento de gestionar los fondos necesarios con los bancos.

• La información suministrada por el contador contribuye a evaluar la gestión de los administradores y el desempeño organizacional. Al elaborar los diferentes indicadores de gestión, no solo financieros sino de actividad, está en capacidad de informar, entre otros aspectos, cuáles son las áreas, sectores, zonas, sucursales o tiendas que no están rindiendo lo esperado o que están generando pérdida y cómo esta está siendo subsidiada por otras líneas, áreas, tiendas o zonas.

• El control sobre las operaciones del ente económico es un gran desafío para el contador público. Por ejemplo, con la Ley 1474 del 2011, estatuto anticorrupción, se establece una nueva responsabilidad para el revisor fiscal de denunciar o poner en conocimiento de la autoridad fiscal o disciplinaria correspondiente, los actos de corrupción que haya encontrado en el ejercicio de su cargo. Ello exige que deba diseñar pruebas de tipo preventivo o en tiempo real.

Por lo general, lo que realizan las firmas de auditoría o las áreas de control interno o auditoría interna es un control posterior y selectivo, tomando una muestra del universo transaccional y aplicando un procedimiento de muestreo estadístico, el cual arroja una muestra de documentos a investigar que se supone guarda fidelidad con el universo. Sin embargo, existe el riesgo de que sea tan solo una transacción la que está vulnerando la confianza de la organización ante un eventual fraude, u ocultando el hecho delictivo.

• La información contable constituye un insumo importante para la determinación de las cargas tributarias. Además, la contabilidad es plena prueba si cumple con los requisitos establecidos en la legislación fiscal.

• La información que prepara un contador público para las diferentes autoridades, por ejemplo, la exógena nacional y distrital presentada a los organismos fiscales, los informes a los entes de vigilancia y control, a los organismos de la seguridad social, etc., son un completo desafío para estos profesionales dada la velocidad y calidad exigida por los diferentes usuarios. Así mismo, esta contribuye a la conformación de los datos estadísticos para propósitos de análisis y toma de decisiones.

• Por último, la información contable cumple además con su función social al trascender el ámbito local y financiero a otro de diferentes perspectivas donde se evalúe el impacto que la actividad económica de las empresas tenga para la sostenibilidad de la sociedad.

3. La información contable y la responsabilidad social del contador

El Código de Ética profesional que hace parte de la Ley 43 de 1990 enfatiza la labor del contador público frente a la comunidad al indicar que:

“... Su obligación es velar por los intereses económicos de la comunidad, entendiéndose por esta no solamente a las personas naturales o jurídicas vinculadas directamente a la empresa sino a la sociedad en general, y naturalmente, el Estado.

La conciencia moral, la aptitud profesional y la independencia mental constituyen su esencia espiritual. El ejercicio de la contaduría pública implica una función social especialmente a través de la fe pública que se otorga en beneficio del orden y la seguridad en las relaciones económicas entre el Estado y los particulares, o de estos entre sí”.

La violación a la fe pública por parte del contador se penaliza como lo prescribe el parágrafo del artículo 10 de la Ley 43 de 1990:

“PAR.—Los contadores públicos, cuando otorguen fe pública en materia contable, se asimilarán a funcionarios públicos para efectos de las sanciones penales por los delitos que cometieren en el ejercicio de las actividades propias de su profesión, sin perjuicio de las responsabilidades de orden civil que hubiere lugar conforme a las leyes”.

4. Excel: una herramienta valiosa para la organización y análisis de la información contable

Dada la complejidad que implica el desarrollo de las labores por parte del contador público, y a efectos de satisfacer las cualidades y objetivos de la información contable antes mencionados, este profesional requiere apoyarse en herramientas que le faciliten su ejercicio, permitiéndole direccionar la mayor parte de su tiempo a lo realmente importante, el análisis de la misma.

Una de las herramientas de las que dispone el contador son las hojas de cálculo. Estas son aplicaciones en donde los datos, organizados en forma de tablas, son manipulados haciendo uso de fórmulas para la realización de cálculos. La hoja de cálculo de mayor uso es Excel.

Esta hoja de cálculo, la mejor del mercado gracias a su constante innovación, permite al conocedor desarrollar y potencializar sus herramientas de una manera excepcional. En efecto, Excel tiene herramientas de análisis de tecnología de punta que arrojan resultados de inmediato y en el tema de actividades recurrentes, tales como la elaboración de reportes a partir de información extractada de un sistema ya sea contable o de apoyo.

Esta aplicación permite programar dichas herramientas y automatizar las tareas. Una vez se han programado y depurado todas las circunstancias adversas, estas actividades recurrentes se ejecutan de manera muy veloz, reduciendo horas de trabajo a tan solo unos cuantos minutos.

Como se mencionó anteriormente, el artículo 4.º del Decreto 2649 de 1993 “Cualidades de la información contable” señala que la información debe ser comprensible y útil. Así mismo, dicho artículo establece que en ciertos casos se requiere, además, que la información sea comparable. A continuación, se presentará una manera de realizar cruces de información en Excel con el apoyo de las tablas dinámicas. Sin embargo, antes de continuar, se debe profundizar un poco en la naturaleza de los cruces de información.

5. Los cruces de información

5.1. Definición de cruce de información

Según el diccionario de la Real Academia Española, “Cruce” significa “Acción de cruzar (atravesar una cosa sobre otra)”. En el caso de este artículo, significará tomar dos fuentes de información que se refieren a lo mismo y compararlas para verificar si son iguales —cruzan— o si alguna de ellas carece de información que la otra sí contiene. De esta manera, se pueden detectar diferencias e indagar detenidamente por qué no existen en la base de datos complementaria. Algunos ingenieros se refieren a “revisar si ambos sistemas se conversan entre sí”.

5.2. Utilidad de los cruces de información

Dentro del ámbito contable, los cruces de información o conciliaciones soportan anexos de balance, papeles de trabajo, conciliaciones, hallazgos de auditoría y confirmaciones, entre otros.

La manera de identificar “descuadres” contables ya sean transacciones, o diferencias entre módulos, o bases de datos es realizando un cruce de información. Cuando se realiza una conciliación bancaria el método es cruzar, esto es, ver que el documento registrado en la contabilidad se encuentre en el extracto bancario. Poco a poco y lentamente se van “punteando”, esto es señalando los valores comunes en ambos listados. Al final, los tipos de partidas que no cruzan son las que conforman las partidas conciliatorias.

5.3. Importancia de los cruces de información

La premisa “evidencia válida y suficiente” quiere decir que la prueba está tan bien sustentada, es decir, argumentada, razonada e incluso científicamente demostrada, que una vez presentada no admite discusión y sobre ella se puede tomar una decisión exenta, en lo posible, de riesgo adverso, además de constituir un fuerte apoyo en caso de pleito legal.

Hacerse a soportes que cumplan estos requisitos no siempre es fácil. En ocasiones debe realizarse una labor investigativa de pesquisas y levantamiento de información. Deben realizarse exámenes y evaluaciones. Los soportes deben elaborarse para que la conclusión obtenida a partir del análisis de estos deje de ser especulación, lo que implica la elaboración u obtención de un estudio riguroso que apoye el resultado.

Por ejemplo, una base adecuada para la comparación de la gestión de las agencias de viajes y las aerolíneas son las bases de datos de la IATA —International Air Transport Association - Asociación de Transporte Aéreo Internacional—. Pues, como se sabe, cada pasajero que se traslada por vía aérea queda registrado en estas bases de datos. De tal manera que pudiera ser de suma utilidad comparar el módulo de facturación de la aerolínea o agencia de viajes contra la información de la IATA.

Sin embargo, una situación es ver el sendero y otra recorrerlo. Ver el sendero no significa que ya se culminó la tarea, o que se está ad portas de hacerlo. Nada más lejos de la realidad. Como se suele decir, tan solo es “la punta del iceberg”. Todavía está pendiente la “travesía” y muchos “mueren” en el intento. En efecto, las bases de datos, en ocasiones, son tan grandes que su evaluación puede ser una tarea que ni con la ayuda de una enorme “task force” —fuerza de apoyo— podría ser llevada a feliz término. Por el contrario, en ocasiones, tener demasiada gente trabajando en un mismo tema puede dificultar su desarrollo, con lo cual el costo de esta mano de obra por horas sigue aumentando sin lograr el cometido. Incluso suponiendo que se lograran cruzar las fuentes de información, todavía queda la labor —algunas veces titánica— de analizar el porqué de las diferencias.

6. Origen de las diferencias contables

El sistema contable se basa en la representación matemática de las transacciones de acuerdo con la ecuación algebraica contable. La diferencia, por lo tanto, es lo contrario a la igualdad. A mayor cantidad de características o cualidades que no son compartidas, mayor diferencia. La diferencia es observada y calculada matemáticamente mediante la resta o sustracción. En el caso que se está tratando, la diferencia que resulta de la comparación de dos bases de datos transaccionales cuyo origen es el mismo debe de ser igual a cero. Si no lo es, significa que existe diferencia.

Las diferencias contables son un efecto o consecuencia organizacional, nacen en muchas áreas, dependencias e individuos, también tienen origen en las diferentes estructuras, sistemas de cómputo, sistemas de valuación, clima organizacional, metodologías e incluso sistemas métricos.

Dado que la contabilidad debe por esencia según el artículo 1.º del Decreto 2649 de 1993 “identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna”, es el área contable la que al final soporta y debe solucionar las inconsistencias que se presenten, muchas de ellas relacionadas con documentos que no están fundamentados en forma debida y, por lo tanto, dificultan o impiden su procesamiento. Las acciones que debe realizar el área contable han de ser de manera oportuna, para que la información sea pertinente como reza el artículo 4.º del Decreto 2649 de 1993: “La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna”.

El tema de oportunidad de la información es muy sensible para el área contable, pues ocurre algunas veces que esta área es la última en ser informada de los hechos o transacciones que realiza la empresa, pero debe ser la primera en generar los informes de una manera completa, clara, fiable y oportuna. Incluso, en medio del cierre contable, no es extraño que siga recibiendo información que se ingresa en el último minuto.

En muchas ocasiones, pareciera que el principio de oportunidad solo aplicara al área contable y que para el resto de la organización este valor agregado no fuera lo suficientemente importante. Es aquí donde se comienza a observar la inoperancia o inexistencia de manuales de funciones y manuales de procedimientos, en los que se debería dejar claramente establecida la importancia del principio de oportunidad para la organización. La incorporación de políticas, procedimientos y manuales en los puestos de trabajo se supone que nacen en los procesos de creación empresarial. Así como las leyes le dan alcance a la Constitución, los manuales de funciones y de procedimientos, las políticas y los mismos valores organizacionales son los que le dan vida a la visión y misión de la empresa.

Por lo tanto, las diferencias son resultado de la gestión administrativa y gerencial, pues es la gerencia la que debe de encabezar, guiar y orientar acertadamente todos los aspectos organizacionales. En los procesos, no es extraño hablar de “cuellos de botella”, refiriéndose con esto al flujo de información documental que se forma en ciertas áreas específicas de la organización. Sobre estos “cuellos de botella”, los administradores, y con ellos los gerentes, deben tomar una acción oportuna, y más que eso una acción eficaz, además utilizando de la mejor manera el recurso humano —eficiente—.

Un área contable puede tener los mejores elementos, las mejores personas, las mejores técnicas de conciliación y de cruce, lo cual es eficiente. Pero no es normal que todos los meses se estén rastreando y buscando diferencias, esto quiere decir que la sistematización de la organización en sí no es eficaz. Habrá un momento en que el talento y la eficiencia de la gente de contabilidad no sea suficiente o que sus integrantes se desmotiven, deteriorando el clima del área. Las diferencias desde el punto de vista de la eficacia deberían ser poco frecuentes. Utópicamente hablando: las diferencias en su expresión matemática acorde con la ecuación contable no deberían existir.

En el ejemplo dado anteriormente de la IATA, se puede sospechar que el tamaño de las bases de datos es gigantesco y, por lo tanto, abrumador. Razón por la cual, muchos desisten de analizarlo y más bien optan por sugerir a la gerencia que acepte llevar la diferencia al costo o gasto. Y, como es comprensible, para que un ajuste se someta a la decisión de la alta gerencia es porque el mismo no es nada pequeño.

Sin embargo, esto no debiera ser así. Los procesos en las organizaciones deben estar perfectamente diseñados y, por lo tanto, los sistemas computacionales deben estar correctamente parametrizados. El contable es uno de ellos.

• Diferencias por errores de parametrización

Los problemas de parametrización son un fuerte obstáculo para poder efectuar una comparación —match— entre bases de datos. Esta situación es más recurrente de lo que se cree, casi que se podría decir que es un problema generalizado en las organizaciones. Algunos ejemplos de errores en la parametrización que dificultan la comparación de la información, incluso entre los mismos módulos del sistema contable, son los siguientes:

Flujo de procesos

Procesos operativos, algunos de ellos muy complejos, no se reflejan contablemente como deberían. La incorrecta evaluación de un proceso interno puede llevar a una contabilización errónea y, por lo tanto, se convertiría en una fuente que vulnera el control interno, abriendo la posibilidad a fraudes y desfalcos. Ejemplo de esto puede ser el manejo contable que se le da al tratamiento de un paciente desde que entra a una clínica hasta que se da de alta, proceso en el cual la mejora de la salud del paciente puede tardar meses e incluso años. La correcta consideración del flujo de procesos hará que contablemente se refleje la realidad.

No es extraño encontrar flujos de procesos con vacíos contables, ya que en el momento de implementarse por primera vez no hubo un correcto diseño ni la adecuada planeación del mismo, así como tampoco existió consenso ni trabajo en equipo ni continuidad de este. De tal manera que las diferentes posiciones de miembros cabezas de área hace que terminen administrando sus módulos a su manera —o a su interés—, creando una “bomba de tiempo” que interferirá en la calidad de la información originando que, en cierto momento, tenga el contador y el revisor fiscal que explicar o justificar las diferencias o inconsistencias que se presenten, cuando la gerencia decida castigar duramente el estado de resultados —PyG— por las diferencias de años acumuladas.

Cambio de ‘software’ contable

De manera similar al flujo de procesos, cuando la administración decide cambiar de casa de software, a menudo como castigo por la falta de atención al cliente o atraso tecnológico, el cambio se realiza de manera abrupta y no se verifica la idoneidad y exactitud de los reportes que genera el nuevo programa. En muchos casos, se realiza tan a la ligera que no se suben los saldos iniciales por tercero y documento, limitándose simplemente a crear un número de id o tercero llamado “saldos iniciales”. Casos en los cuales no se depuran los anexos de las cuentas, encontrándose documentos de ajuste y hasta saldos contrarios a la naturaleza de las cuentas.

Cantidad de dígitos en los números de los documentos

Un ejemplo puede ser un módulo de inventarios que soporta en sus números de documento 6 dígitos, mientras que cuando el documento se asienta contablemente pasa con los últimos 5 dígitos. 5 dígitos serían 99.999 documentos, 6 dígitos serían 999.999 documentos. Cuando la serie en contabilidad llega al 99.999, reinicia el número 1, cuando en realidad se trataría del 100.001. El desconocimiento puede llevar a la incredulidad y, por lo tanto, a tomar decisiones sin un verdadero fundamento. Una clínica u hospital puede colmar en términos de días las 99 mil transacciones. Números de 5 y 6 dígitos son documentos tan diferentes que al momento de hacer un match entre el módulo de inventarios y el de contabilidad pueden arrojar un craso error, que podría ocasionar, si no se detecta su naturaleza, una decisión de ajuste contable completamente equivocada.

Número de dígitos decimales

Los ingredientes activos de las medicinas son un excelente ejemplo. Los ingredientes activos manejan muchos números decimales, hasta 4, como en el caso de los microgramos —0,0001—. También pueden encontrarse ejemplos en las compañías de bebidas. Sin embargo, al momento de parametrizar el sistema contable, se configura para que acepte 2 dígitos, mientras que el módulo de costos e inventarios maneja 4 decimales. Con un alto volumen de movimientos, todos los meses quedarán diferencias importantes —muy materiales— entre el módulo de inventarios y las cuentas de inventario. A esto se suma que una vez se ha parametrizado el sistema al inicio de las operaciones será muy difícil corregir el problema. Conclusión: una decisión de cuántos decimales usar no se puede tomar a la ligera.

Documentos fuente

Muchos programas contables no son diseñados específicamente para actividades propias de negocios. Por costos, o por una razón que en ocasiones no es muy clara, se adquiere un programa contable que no siempre es el idóneo. Por lo tanto, con frecuencia se recurre a un software de apoyo que migra la información al programa contable mediante una interfaz u archivo puente. Se debe asegurar que esta migración diaria pase completa y correctamente.

La falta de fidelidad en la información que se migra diariamente es fuente de constante preocupación para el contador que debe soportar esta situación. Así mismo, es ideal que los tipos de documento contengan las mismas iniciales en ambos sistemas, la misma cantidad de dígitos en los números de los documentos y un consecutivo que no tenga que reiniciar. Ejemplo: si el tipo de documento CC, cuentas por cobrar, se denomina en el software de apoyo AR —Accounts Receivable—, se dificulta realizar el cruce de la información, porque las iniciales en ambos sistemas no coinciden.

Saldos de cuentas auxiliares difieren de las cuentas del mayor

En ocasiones se rastrean o investigan diferencias que en realidad no lo son. Esto solo puede ser posible porque el software contable no está siendo consistente en sus reportes en los saldos y movimientos que presenta a nivel de cuentas del mayor versus cuentas auxiliares. Por lo general, en estos casos los programas contables traen unos procesos de “purga”, mayorización y acumulación de saldos, en los cuales el sistema recalcula y suma de nuevo los saldos. Esta situación puede ser bastante molesta, ya que el sistema contable debe asegurar la correcta presentación de la información.

• Diferencias originadas en otras situaciones

Otras situaciones que originan diferencias entre las bases de datos son las siguientes:

Emergencias contables

Transacciones que no quedan asentadas se graban, por lo general, con documentos de ajuste, a veces llamados “AJ”. Estos documentos pueden tener su origen por diversos motivos, por ejemplo, en una transacción que existe en el módulo de facturación y no pasa a los registros contables del diario, para lo cual se demanda el apoyo del área de soporte de la casa de software, pero este no llega a tiempo o la conexión con el servidor se realiza en un país extranjero. Cuando se realizan las tareas de mantenimiento del sistema, las transacciones finalmente migran a la contabilidad y generan doble registro. La recomendación, aunque se dificulta su oportunidad, es siempre arreglar el problema en donde se originó o revertir en el mes siguiente el ajuste temporal.

Displicencia contable

Diferencias que se detectan mes a mes y sobre las que no se toman acciones se acumulan periódicamente, y, por lo tanto, llega un momento en que se tornan insostenibles e inaceptables para una revisoría fiscal o una auditoría externa. De manera similar al cuerpo humano que avisa con un pequeño dolor un mal funcionamiento, la pequeña diferencia debe ser investigada cuanto antes. El hecho de que no sea material no es razón para ignorarla. Grandes “incendios” o aprietos contables nacen de pequeñas situaciones en las que no se toma acción. La auditoría siempre va a exigir anexos en los que se demuestre que el saldo y movimiento contable está cuadrado con el saldo y movimiento en el módulo, lo pedirán en Excel y lo evaluarán. Es lo que folclóricamente los contadores llaman “errores por encontrar”, lo cual por supuesto no tiene presentación en una organización que se precie de ser buena en sus metodologías de trabajo y procesos internos.

Error humano

Dado que la gestión de las organizaciones es llevada a cabo por humanos, no son extraños los errores de apreciación, imputación contable y, por supuesto, digitación. Por ejemplo, valores numéricos e incluso errores en el número o código que identifica al tercero en el sistema al cual se le imputa la transacción. En este caso el afán o la falta de atención hace que se digite erradamente el número de identificación y, al no encontrarlo, el sistema ofrezca la opción de crearlo, a lo cual el usuario de forma inmediata —para no perder su promedio de captura de documentos en el sistema contable— responde afirmativamente. Con lo cual el tercero quedará creado dos veces con un número que difiere del original tan solo en uno o más dígitos. Otros casos son los soportes que quedan rezagados y no siguen su curso hacia el área contable. En muchas ocasiones, la razón de estos errores viene ocasionada por la presión, el estrés e incluso la negligencia que se maneja en las organizaciones.

Todo lo anterior se puede resumir en el famoso concepto administrativo GIGO, “garbaje in, garbaje out” —basura entra, basura sale—. El término fue acuñado por la comunidad de matemáticos y de ciencias de la computación en la cual la calidad de la producción —output— de los sistemas está determinada por la calidad de lo que ingresa —input—. Es la manera de recordar que el computador solo procesa lo que se le da. Una variación del término es “garbage in, Gospel out” —basura entra, Evangelio sale— se refiere a la tendencia de tener absoluta e injustificada fe en la exactitud de los datos que genera el sistema de cómputo.

7. Procedimiento para realizar cruces de información

Una manera rápida de realizar los cruces de información es con la ayuda de la herramienta de tablas dinámicas que proveen algunas hojas de cálculo, como el Excel.

¿Qué es una tabla dinámica?

La tabla dinámica es una magnífica herramienta que traen algunas hojas de cálculo y sirve para analizar y crear reportes de información. Se dice que es dinámica, en contraposición a estática, dado que la información o reporte obtenido en la hoja de cálculo es susceptible de ser reorganizado por diferentes criterios y, en consecuencia, es posible obtener resultados iguales en distintas presentaciones.

Por ejemplo, para una base de datos de ventas, la tabla dinámica ofrecerá totales por vendedor, reorganizando la información se podrá ver en segundos totales por zona, reorganizándola nuevamente se podrá ver por líneas de producto, por periodos de tiempo, promedios, etc. Como se observa, una tabla dinámica es una poderosa herramienta de información que hay que saber utilizar. En este ejemplo se ha citado un caso que es apropiado para el área de ventas, sin embargo, a continuación, se verá que las tablas dinámicas son un extraordinario instrumento que también viene en ayuda de las áreas contables, pues son excelentes para crear informes contables, anexos e incluso los mismos papeles de trabajo. Pero no solo eso: sirven para conciliar o cruzar información.

Las dificultades para realizar cruces de información

Para realizar un cruce de información se necesita tener acceso en medio magnético a las bases de datos que se van a comparar. La primera dificultad puede ser precisamente esa: se tiene la información, pero en forma de reporte impreso. De tal manera que se debe hacer lo posible por obtener el reporte en medio magnético.

La segunda dificultad es organizar la información del reporte en forma de base de datos. Una base de datos no es más que una relación en la cual la información se encuentra debidamente organizada como una cuadrícula de datos, cuyos registros se alinean en filas, mientras que las características de esos registros se van acumulando a todo lo largo en las columnas.

 

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Para explotar el potencial de Excel, a saber: subtotales, filtros, tablas dinámicas y formatos condicionales, entre otros, la información debe estar organizada en forma de base de datos.

Si no se tiene la información en medio magnético ni en forma de base de datos, lo que se debe hacer es, por lo menos, tenerla impresa en papel. Acto seguido, digitalizarla con ayuda de un escáner con tecnología OCR. Si no se tiene en papel y el cliente ha enviado vía e-mail la información escaneada en una imagen con extensión JPG, o cualquier otra similar, y no se tiene la opción o un programa de conversión de imágenes de letras a texto como tal, se puede recurrir a los servicios de Free OCR disponibles en internet.

Una vez se tenga el reporte en medio magnético se debe organizar en forma de base de datos. Debido a lo extenso de ese tema, las técnicas para depurar los archivos planos no son objeto de este artículo.

Para cruzar dos bases de datos o fuentes de información, lo mejor es utilizar un software de auditoría, en el mercado existen distintas opciones. No obstante, dado que esta es una tarea recurrente del día a día, no hace falta incurrir en costos alternos.

Una manera muy sencilla es usar un software de oficina que incluya una aplicación de tipo hoja de cálculo. Es decir, el método que se verá a continuación es fácilmente configurable en cualquier aplicativo de hoja de cálculo que maneje tablas dinámicas. Dado que la suite de oficina más famosa es Microsoft Office, se realizará la explicación usando Microsoft Excel 2010. No obstante, el tema puede implementarse en versiones anteriores de Excel.

Paso 1. Obtener las dos bases de datos en archivos Excel

Por ejemplo, en el área de inventario se hará la suposición que a fin de mes el informe de existencias del sistema arroja un valor, pero las cuentas de inventario suman otro valor.

Se supone que deben ser iguales, y a fin de mes esa área debe presentarle al contador las cuentas de inventario con su respectivo anexo, que por lo general es la última hoja impresa del Kárdex como “evidencia válida y suficiente”.

No sobra decir que el saldo total del Kárdex es el mismo saldo que presenta el informe de las existencias totales. Sin embargo, esta situación ideal no siempre sucede. Puede ocurrir que no sean iguales. En un volumen enorme de transacciones puede ser complicado encontrar el porqué de la diferencia. Lo mejor es bajar el periodo de los libros auxiliares de inventario a Excel y también todo el Kárdex del mismo periodo. La información debe estar organizada en forma de base de datos.

Anteriormente, se había definido cómo es una base de datos. La siguiente imagen es un ejemplo:

 

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Como se ha mencionado, el libro auxiliar y el Kárdex deben estar organizados en forma de base de datos. Es importante encontrar las similitudes entre las dos bases. Por ejemplo, en ambos lados o bases debe de existir como mínimo la misma referencia de documento. Aunque no siempre es así, en las cuentas auxiliares del inventario se puede encontrar una entrada a almacén y no ver la misma en el libro auxiliar. Por lo general, la entrada a almacén está asociada a una orden de compra y esta al número de la factura del proveedor, que es el que aparecerá en el libro auxiliar en contabilidad, quedando el número de la orden de compra como documento cruce y la entrada a almacén como referencia. Es importante que el libro auxiliar de inventario genere esta información abierta, porque no tenerla constituye una traba más en el proceso de cruce.

Otro ejemplo, algunos programas de contabilidad tienen un volumen importante de transacciones y con el ánimo de que el libro oficial o el libro auxiliar no sea tan grande, las razones vienen de todo tipo, hasta para economizar papel, se configura el sistema para que en el libro auxiliar las transacciones lleguen por totales de batch o lotes de procesamiento de información. Un batch o lote de documentos se genera cuando el usuario inicia una sesión en el sistema, de tal manera que todo lo que haga en el lapso durante el cual la sesión estuvo abierta queda contabilizado en tan solo los 4 ó 5 registros contables, con lo cual en el libro auxiliar se observa en el detalle la descripción “Summary Transaction” —resumen de la transacción—.

Esto puede ser un problema pues cada batch puede tener una gran cantidad de movimientos y todos son diferentes, lo que dificulta hacer un cruce de información. Por lo tanto, es necesario ayudarse con un Query del sistema que desglose todos esos batch del libro auxiliar y bajarlo a Excel. Es decir, deberá reconstruir nuevamente el libro auxiliar de manera detallada.

Los ejemplos que se muestran a continuación son hipotéticos y están basados en una lista de aminoácidos. Suponiendo que en el auxiliar estén de manera correcta, un fragmento del mismo podría ser el siguiente:

 

GRAFI3PAG184.JPG
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En otra hoja o libro de Excel, se tendría el Kárdex así:

 

GRAFI4PAG185.JPG
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Paso 2. Armar la tabla dinámica para cruzar la información

Para unir las dos tablas, se deben seguir las siguientes instrucciones:

1. En una misma hoja de cálculo, se debe acomodar una de las tablas en la parte de arriba de la hoja de cálculo y la otra directamente debajo de ella (Ver Gráfica 5).

Para llevar a efecto el paso 1, se puede crear una copia de uno de los informes e inmovilizar los encabezados de columna —haciendo uso del menú “Vista”, opción “inmovilizar paneles”— pues es requisito básico y debajo de ella pegar la copia del otro informe.

 

GRAFI5PAG186.JPG
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2. Enseguida, se elimina el segundo encabezado, que son los datos que vienen de la contabilidad (Gráfica 6):

 

GRAFI6PAG187.JPG
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3. Se inserta una columna en A y se titula “Origen”, es decir, quedará primero que todas. Esta columna servirá para identificar la tabla de arriba y la tabla de abajo; de tal manera que la de arriba, dado que corresponde al Kárdex, se ha llamado de la misma manera. La parte del libro auxiliar que corresponde a la tabla de abajo se ha denominado contabilidad. En este caso, se ha resaltado con trama gris la parte de contabilidad (Gráfica 7).

 

GRAFI7PAG188.JPG
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4. El dato que coincide en ambas tablas debe estar alineado en la misma columna, en este caso lo que hace referencia al número de documento de entrada de almacén. Lo que se hizo fue cortar el documento en la parte de contabilidad e insertarlo para que quedara directamente debajo del documento del Kárdex.

El valor total (costo de la transacción) también debe estar alineado (Gráfica 8).

 

GRAFI8PAG189.JPG
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5. Si el valor de las tablas tiene la misma naturaleza positiva para los débitos y negativa para los créditos, se debe duplicar la columna de costo de transacción (valor) y cambiar el signo a una de las tablas. En este caso se cambio el signo de esta columna para la tabla de Kárdex. En las conciliaciones de bancos no es necesario hacer esta operación ya que los débitos en libros son créditos en el banco (Gráfica 9).

 

GRAFI9PAG190.JPG
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6. Ahora con la información lista, Excel puede realizar el cruce. Se debe seleccionar la celda A1 y utilizar del menú “insertar” la opción “tabla dinámica” (Gráfica 10):

 

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Por defecto, y si la tabla está bien estructurada, Excel tomará el rango total automáticamente.

Se puede escoger cualquiera de las dos opciones que se ofrecen para crear la tabla dinámica. Si es una base de datos muy grande, es mejor generar la tabla en una nueva hoja de cálculo (Gráfica 11):

 

GRAFI11PAG192.JPG
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Se observa cómo los encabezados de las columnas pasaron a ser los botones de la lista de campos de tabla dinámica (Gráfica 12).

 

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7. La clave para efectuar el cruce es saber organizar la información. Se arrastra el campo “origen” al área de “etiquetas de columna”, el campo “documento” al área de “etiquetas de fila” y el campo “costo de la transacción 2” al área de sumatoria de valores. Mientras se elige cómo deben ir los campos, Excel realiza el cruce solicitado (Gráfica 13):

 

GRAFI13PAG194A.JPG
 

 

8. Este es el cruce o conciliación con tablas dinámicas de Excel. Todo lo que sea diferente de cero significa que no cruza. De inmediato, se evidencian los documentos que no cuadran en las bases. Si se hace doble click sobre una de las diferencias, verá cómo, en una nueva hoja, Excel genera el detalle solo de esos registros (Gráfica 14):

 

GRAFI14PAG194B.JPG
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La banda con trama gris es el registro correspondiente a la contabilidad, que como se puede ver es solo uno. Pero su equivalente en el Kárdex son tres productos, a uno de ellos corresponde la diferencia de -255.080.

8. Cruces de información en bancos

En una conciliación bancaria, dado que los tipos de documento no son los mismos, es necesario identificarlos en la base de datos del extracto y en una nueva columna indicar el tipo de documento. Por ejemplo, una consignación en el libro auxiliar puede llamarse CN. Entonces, todas las consignaciones en el extracto se deben llamar de igual forma, CN. Por otra parte, el número del documento no será el mismo en el extracto, pues es un documento del banco. Pero el valor, por lo general, sí debería coincidir. En este caso, se debe cruzar la información usando el mismo campo de valor como referencia de cruce, así (Gráfica 15):

 

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En una nueva columna llamada Ref2, se ha renombrado el tipo de movimiento bancario de tal manera que sea común en ambas bases. Dado que en un extracto los débitos en contabilidad son créditos en el banco, no hay necesidad de cambiar el signo para el campo de cruce valor. Sin embargo, como no se tiene un número de documento igual en ambas bases por el cual cruzar, se recomienda realizar el cruce usando el mismo campo de valor.

Por tal razón, en este tipo de cruces, se necesita crear una nueva columna de valor, pero en esta ocasión los valores no serán de signo contrario, serán los mismos. Así, si existen 100 pesos arriba en el extracto, también estarán abajo en el auxiliar. La siguiente imagen, sobre cómo se organiza la tabla dinámica, aclarará más el tema:

La primera tabla dinámica quedará —grosso modo— así (Gráfica 16):

 

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Se observa que el campo Ref2 se lleva a las etiquetas de fila. Ahora, se lleva a esa etiqueta de filas el campo valor, el que es el mismo en ambas bases (Gráfica 17):

 

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Se puede ver que ahora sí se realiza un mejor cruce. Se recomienda que los valores que hacen referencia a conceptos tales como comisiones, IVA e impuesto (4 x 1000, etc.), se utilicen en el nuevo campo que se ha denominado en este ejemplo Ref2, y se identifiquen, de tal manera que, al efectuar el cruce con la tabla dinámica se observen los totales existentes en ambas bases o fuentes de información —extracto bancario y libro auxiliar de bancos—. Se puede renombrar en este campo Ref2 y sumarizar cuánto es que necesita incluir en su conciliación.

Sin embargo, como se puede apreciar, esta manera rápida de conciliar bancos se puede realizar a diario, y le facilita al contador la detección de los movimientos de dinero, su análisis y la toma de acciones pertinentes.

Otra manera de conciliar es usando campos calculados o elementos calculados. Sin embargo, por experiencia, no se recomienda para realizar cruces de información, ya que en la realidad contable se trabaja con bases de datos muy grandes que el nuevo Excel si puede manejar. Excel 2010 contiene 1.048.576 de filas, mientras que Excel 2003 incluye solo hasta 65.536. No obstante, si se genera un cruce usando elementos o campos calculados, Excel no podrá ejecutar un gran volumen de campos calculados, con lo que la máquina se podría bloquear debido al alto consumo de memoria. En cambio, si se organiza la información en Excel, como se acaba de ver, el cruce se realizará en pocos segundos.

Con todo, el potencial de Excel no se limita a esto, porque también puede ser muy rápido preparando la información. Todo lo que se hizo en este ejemplo paso a paso previo al cruce se puede organizar con ayuda de las macros de Excel. Una vez se programan los pasos, Excel ejecuta todo en contados segundos. Es decir, la tabla dinámica combinada con las macros, potencializa significativamente esta herramienta.

Conclusión

Cruzar información entre bases de datos, o lo que es lo mismo realizar conciliaciones, es un procedimiento que puede ser efectuado rápidamente con ayuda de las hojas de cálculo. Una manera de hacer el trabajo es con la ayuda de Excel, de tal manera que este programa se encargue del cruce.

En el ejemplo dado, la clave radica en “aparear” las tablas que contienen la información organizándolas en una misma hoja de cálculo, posicionándolas directamente una encima de la otra. Cada tabla se identifica en un nuevo campo y debe tener mínimo dos campos de columna que se refieran a lo mismo: indispensable el valor y una referencia similar a ambas tablas.

Si el campo valor en ambas tablas es igual, se sugiere que en un nuevo campo se duplique la columna valor y a una de las tablas se le cambie el valor positivo a negativo, de tal manera que cuando Excel encuentre $ 100 en una tabla y -$ 100 en la otra la diferencia sea cero. Todos los valores que sean diferentes a cero no cruzan.

Con ayuda de la tabla dinámica se organiza el campo referencia en la zona de las filas, el campo origen que identifica las tablas se lleva a la zona de columnas y el campo valor se lleva a la zona de valores. Excel organizará la información muy rápido, lo cual facilita al contador enfocar sus esfuerzos al análisis de las diferencias para proveer a los diferentes usuarios de la información contable, información útil, confiable y oportuna.

Bibliografía

QUICENO GARCÍA, A. (2010) Excel aplicado a la auditoría, contaduría y administración. ISBN 978-958-44-6711-9.