Las fórmulas empresariales para prevenir el lavado de activos

Revista Nº 136 Jul.-Ago. 2006

La evolución constante de las estratagemas de blanqueo de capitales exige que las empresas refinen y ajusten sus sistemas de control interno. 

Javier N. Rojas 

Especial para la Revista Impuestos 

En Colombia, un asesor tributario tiene la obligación de advertirle a un empresario que no adelante determinada compra de un bien, en especial si es inmueble, cuando reconoce que el precio es bajo y le genera sospechas de lavado de activos. Esto, debido a que, a continuación, puede surgir un proceso de extinción de dominio y el empresario perderá lo que en principio consideró el gran negocio”.

Las palabras del ex fiscal general de la Nación Alfonso Valdivieso reflejan la realidad legal a la que llegó el país, tras recorrer un difícil camino institucional y social. Al mismo tiempo que Colombia enfrentaba el narcotráfico, el mundo comenzaba a entender la verdadera dimensión de este problema y del lavado de dinero producto de ese ilícito, cuando los países miembros de la Organización de las Naciones Unidas suscribieron, en diciembre de 1988, la Convención de Viena. En ella, cada una de las naciones se comprometía a tipificar como delito, en el derecho interno, el empleo de argucias para hacer aparecer como legal el dinero del comercio de narcóticos.

La conciencia universal sobre los efectos negativos del tráfico de estupefacientes y de sustancias sicotrópicas impulsó, a finales de la década de los ochenta, la firma de otros acuerdos internacionales encaminados a combatir ese comercio de sustancias ilícitas y el blanqueo de dinero. En diciembre de 1988, la Declaración de Principios de Basilea define una serie de recomendaciones dirigidas a prevenir el uso del sistema bancario para el lavado de capitales.

La tendencia mundial a luchar contra esos delitos se afianzó en América en la siguiente década y en abril de 1990, durante la reunión de los países de la Organización de Estados Americanos (OEA), en donde hubo consenso sobre la necesidad de una “legislación que tipifique como delito toda actividad referente al lavado de activos relacionados con el tráfico ilícito de drogas y que posibilite la identificación, el rastreo, la aprehensión, el decomiso y la confiscación de los mismos”.

Más tarde, en mayo de 1992, la Asamblea General de la OEA aprobó la Convención Interamericana sobre Asistencia Mutua en Materia Penal, con alcance sobre aquellas actividades delictivas.

Colombia comenzó la lucha legal específica contra el blanqueo de capitales con la Ley 190 de junio de 1995 (Estatuto Anticorrupción), en la que se define como delito autónomo el lavado de activos. Sin embargo, en los años anteriores a la expedición de esa ley, el país tuvo que recurrir a varias figuras para atacar este mal, tales como el enriquecimiento ilícito, el testaferrato, el concierto para delinquir, el encubrimiento, en particular los delitos de favorecimiento y receptación, y la complicidad, todas ellas contempladas en el Código Penal.

El doctor en Derecho Édgar Garzón, que escribió sobre la materia en el libro Drogas ilícitas en Colombia, afirma: “llama la atención que, a diferencia de lo que ocurre en otros países, en nuestro caso no se tipificó como delito el lavado solamente en aquellos casos en los que la actividad delictiva que produce el dinero y que posteriormente da origen al mismo está relacionada con el narcotráfico”.

Este experto destaca la intención del legislador de estructurar el delito con un alcance general, es decir, quedaron cobijados por la norma todos los casos en los que la acción que condujo al lavado de dinero esté definida como delito. La Ley 190 concentra especial atención en las personas y entidades vinculadas al sector financiero y al mercado bursátil, por considerarse desde entonces de suma vulnerabilidad.

Las primeras actividades económicas en ser alcanzadas por las decisiones preventivas de las autoridades fueron, además de las dos anteriores, las casas de cambio y los juegos de azar. El Decreto 1872 de 1992 impuso la obligación a todas las entidades vigiladas por la desaparecida Superintendencia Bancaria (Superbancaria) de conocer las actividades económicas de sus clientes y de llevar registros por escrito de las operaciones en efectivo.

Del mismo modo, las casas de cambio quedaron bajo el control de la Superbancaria y se les conminó a constituirse como empresas formales. Entre tanto, las loterías y los casinos tuvieron que empezar a llevar registros de los ganadores de grandes cuantías de dinero.

Órbita penal

La Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), instancia adscrita al Ministerio de Hacienda y encargada de apoyar la lucha estatal contra el lavado de activos, destaca que, en la actualidad, el artículo 323 del Código Penal tipifica esa actividad y contempla los siguientes delitos fuente de aquel: enriquecimiento ilícito, narcotráfico, extorsión, rebelión, secuestro extorsivo (L. 365/97), delitos contra la administración pública, tráfico de armas, concierto para delinquir y delitos contra el sistema financiero (L. 599/2000), y tráfico de migrantes y trata de personas ( L. 747/2002).

Desde el punto de vista macroeconómico, los expertos advierten acerca de los efectos nocivos del blanqueo de capitales, ya que puede provocar distorsiones de amplio impacto en el país. Daniel Jiménez, abogado experto en la prevención de ese ilícito, de la firma Idrovo y Asociados, señala al Banco de la República como una de las instituciones de naturaleza económica pioneras en la lucha contra una de las más conocidas formas de lavado de activos, la denominada exportación ficticia.

Jiménez recuerda un caso en el que, además de suspender el reembolso de tributos, que se otorga como estímulo a las exportaciones, el Banco formuló la denuncia penal por ese delito. Adicionalmente, la entidad buscó el contacto con otras autoridades para unir esfuerzos, entre ellas la desaparecida Superintendencia de Control de Cambios, a fin de demostrar que mediante una operación irreal de comercio exterior, se causaba otra ilegal de reintegro de divisas, que merecía sanción.

“También se hizo contacto con la autoridad tributaria para decirle que si había una persona trayendo una inmensa cantidad de dinero del exterior, en desarrollo de su aparente proceso productivo, debería haber generado unos impuestos”, comenta Jiménez. De no ser así, continúa, lo previsible era que los estuviera evadiendo. Sentencia que dio al caso una triple sanción para el acusado: penal, cambiaria y tributaria.

El panorama de los instrumentos penales contra el blanqueo de capitales muestra el intenso esfuerzo estatal por combatir el problema. Tal circunstancia contrasta con la ausencia de un arsenal de medidas para enfrentarlo desde la perspectiva contable y tributaria, en un entorno empresarial con escasa cultura de la prevención.

Además de los esfuerzos oficiales, las iniciativas para promover la prevención del lavado por parte de los empresarios han estado primordialmente en manos del mismo sector privado, de los académicos y de los expertos consultores en el tema. No obstante, la UIAF procura mantener en alerta a las empresas de distintas actividades acerca de los cambiantes métodos empleados por la delincuencia para lavar dinero, mediante las compañías legalmente establecidas.

La UIAF reconoce que dada la evolución de los controles antilavado en el sector financiero, se “ha generado una masiva migración de las personas dedicadas al lavado de activos hacia otros sectores y actividades que se encuentran menos regulados o no regulados”. Por lo tanto, advierte sobre la necesidad de prevenir el riesgo, pues un error en los controles de una empresa puede llevar a una acusación de lavado y al cierre definitivo de las puertas al mercado externo, además de las sanciones penales y la extinción de dominio.

Las operaciones sospechosas

Los especialistas de la UIAF le explicaron a la REVISTA IMPUESTOS, de manera general, las situaciones en las que una empresa se expone a ser involucrada en operaciones de lavado. Con respecto al bien producido o comercializado y al servicio que ofrece una compañía, advierten que los empresarios deben analizar si estos pueden ser utilizados en operaciones de blanqueo y, en especial, si pueden servir de insumo para la elaboración de sustancias ilícitas.

Precisan que algunos productos en particular son apetecidos en las operaciones de contrabando técnico y abierto, tales como perfumes, electrodomésticos, licores y cigarrillos, calzado, artículos de cuero, ropa, textiles, vajillas, juguetes, elementos de oficina y partes para automotores. En cuanto a las empresas prestadoras de servicios, afirman que las de mayor riesgo son las de transporte de mercancías y las casas de empeño.

En cuanto a los clientes, especialmente los nuevos, recomiendan averiguar la actividad económica, los antecedentes y la experiencia en el sector, y estar atentos a pedidos por cantidades inusuales. Con relación a los proveedores de una compañía, los peritos de la UIAF recalcan la importancia de conocer los antecedentes de aquellos, la experiencia en la actividad y las referencias de entidades financieras y de cámaras de comercio.

Al recurrir a terceros como canales de distribución, los expertos sugieren a los empresarios conocer sus antecedentes en el negocio, porque se puede tratar de compañías intermediarias de fachada. Igual cuidado recomiendan cuando se trate de figuras de comercialización, como las sucursales de venta, las filiales, las franquicias y los contratos de riesgo compartido (joint venture).

La participación en el mercado no deja de tener riesgos. Por eso, los analistas de la UIAF recomiendan tener cuidado con los clientes que realizan compras por arriba del promedio y en zonas tradicionalmente de baja demanda, con los distribuidores que reportan ventas por grandes montos y que registran altas rotaciones de inventario, con las empresas o personas que venden a precios por debajo del promedio de la competencia y con las empresas de alta rotación de inventario no acordes con sus ventas.

Con respecto a la forma de pago, insisten en sospechar de la cancelación en efectivo de grandes compras; del uso de cheques personales, endosados o de diferentes cuentas; de la moneda extranjera y del pago por internet con tarjeta de crédito.

En materia de cuentas por cobrar, es mala señal que el deudor ofrezca pagar el compromiso comercial con divisas, bienes inmuebles y maquinaria. Tener políticas en la empresa con respecto a las condiciones de venta pactadas ayuda a enfrentar esa situación. Estas políticas también se requieren en cuanto a la financiación de los clientes por sus compras. En estas situaciones, el aliado ideal es una entidad financiera, aseguran en la UIAF.

En las operaciones de comercio exterior, el riesgo de lavado se aminora al contar con un intermediario aduanero confiable. Si se comercializa en otros países a través de terceros, es preferible contar con una firma comercializadora internacional de confianza y de reconocida trayectoria.

En lo pertinente a aspectos administrativos y financieros, la UIAF recomienda establecer políticas y verificar su cumplimiento con respecto a la devolución de dinero por mercancía vendida, al manejo de divisas, a la cesión de cuentas por cobrar, a la emisión de títulos y manejo de valores, a las inversiones y compras y a la expedición de certificados y referencias. La documentación fidedigna de todos los hechos económicos de una empresa es determinante para anticipar las situaciones y riesgos enunciados, advierten los expertos de ese organismo.

Para Horacio Ayala, especialista en temas tributarios y contables, cada tipo de negocio presenta un riesgo particular con respecto a la amenaza de lavado de activos. Así, por ejemplo, en un banco, los aspectos críticos pueden ser la cartera y las inversiones. Entre tanto, en una compañía dedicada al comercio, lo serían las áreas relativas a clientes y a proveedores. En las de manufactura, podrían ser las de compras, proveedores y clientes.

Según el analista de Baker Tilly Colombia, Óscar Zárate, cualquier área de la empresa podría verse involucrada en una operación de lavado, “a través de exportaciones ficticias de bienes o servicios, especialmente de aquellos que por sus características es difícil verificar el valor real, tales como productos agrícolas, mineros, animales o bienes de fácil imitación”.

Zárate aclara que, en lo pertinente a los servicios, es posible el lavado mediante la exportación de los mismos, dada su difícil cuantificación y que, una vez convertida esa venta externa intangible en moneda legal nacional, se distribuye entre distintas personas, lo que dificulta el rastreo de la operación.

Responsabilidad limitada

A propósito del papel del contador en acciones de blanqueo en las empresas, Ayala sostiene que su responsabilidad es limitada, pues su oficio se concentra en recibir y registrar documentos de transacciones ya realizadas por otros funcionarios de la firma. Tal vez, llega a ser determinante su labor cuando encuentra indicios de que los documentos no corresponden con las transacciones ejecutadas.

Los primeros responsables en una operación de lavado en una empresa son aquellos que tuvieron contacto para el cierre de una transacción con el cliente sospechoso, si se trata del área de ventas, o con el proveedor de dudosa reputación, si corresponde a la de compras.

Zárate explica que, en general, los responsables de la prevención son los órganos directivos de una compañía, entre estos, la junta directiva, la gerencia y la administración, que deben estar muy atentos a los negocios, a fin de impedir que progrese algún intento de lavado de dinero.

De otro lado, Ayala acota, que la columna vertebral de la prevención y la detección del lavado de activos en las empresas es la auditoría interna, a la que no solo le atribuye esta responsabilidad, sino una más amplia ligada a la defensa de las organizaciones del fraude. Comenta que existen estudios que muestran a la auditoría interna como una de las armas más eficaces en la contención del fraude en las compañías, y de los riesgos como el blanqueo de dinero.

Ayala propugna porque a los departamentos de control interno se les otorgue la importancia que merecen, idea que coincide con la visión al respecto del ex fiscal Alfonso Valdivieso. Ayala recuerda que, en algún momento, esa tarea de control en las organizaciones estuvo en cabeza del llamado contralor, pero su misión y funciones lo fueron transformando en la figura del gerente financiero.

Sostiene que los manuales de procedimientos son vitales en el diseño y operación de los mecanismos de prevención, manuales cuyo cumplimiento debe verificar al detalle y permanentemente la auditoría interna o el departamento de control interno. Un ejemplo de un procedimiento con efecto preventivo consiste en disponer que las compras, a partir de cierto monto, sean autorizadas por un superior jerárquico del funcionario de compras.

En las empresas pequeñas en donde el contador también actúa como auditor interno, Ayala asegura que la obligación de aquel es instruir, mediante memorandos, a todas las áreas de la empresa sobre los procedimientos, al tiempo que debe vigilar su cumplimiento y preocuparse porque las transacciones cuenten con el respectivo documento soporte. Advierte que cuando un contador o un auditor interno no informa a las autoridades situaciones sospechosas de lavado de activos en la empresa en donde laboran “se hacen responsables penalmente de tal omisión”.

El especialista reconoce que todas las actividades económicas, incluida la más vigilada en materia de lavado, como la financiera, se han vuelto notoriamente vulnerables a los riesgos derivados de la informática y, en general, de los desarrollos en internet. Y sentencia: “ahí es donde se deben agudizar los controles”.

Contador multifuncional

Para empresas de gran tamaño, la recomendación apunta a conformar un comité de seguridad, en el que participen otros departamentos en conjunto con el de control interno, al igual que directivos, a fin de ajustar los controles y los procedimientos. Horacio Ayala manifiesta que ese trabajo en equipo aminora los riesgos de fraude y, por extensión, de lavado de activos, porque dificulta la confabulación, en especial en los altos niveles de las empresas.

Considera que los contadores deberían tener mayor protagonismo con la aplicación de conocimientos de contaduría forense en los procesos penales que sigue la Fiscalía General por lavado de activos, así como en organismos públicos de control, como la Contraloría General de la República y la Procuraduría General de la Nación.

No es partidario de que se creen nuevos instrumentos para la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) dirigidos a combatir el blanqueo de dinero, mediante la apertura de procesos tributarios. Así mismo, piensa que se deben refinar los mecanismos en materia aduanera, dado que en el comercio exterior se registra el mayor riesgo de ocurrencia de tal delito.

Asegura que las aduanas del mundo de hoy más que facilitadoras del intercambio comercial, se han convertido en instituciones para la prevención y detección de la delincuencia que se vale del comercio internacional para cometer ilícitos como el lavado de activos.

Zárate considera, desde la perspectiva de la auditoría externa, que en la evaluación del sistema de controles contra el lavado en una compañía, se debe elaborar una planeación que contemple los siguientes aspectos: la verificación y actualización de manuales de procedimientos, la identificación de los clientes y proveedores, el cumplimiento de las normas, el tipo y periodicidad de reportes, las características de las transacciones y la capacitación de los empleados en temas de control interno.

De igual manera, afirma que una ventaja de la auditoría externa frente a la interna es que en esta última, “existe subordinación con la gerencia, en tanto que la primera tiene mayor independencia para emitir observaciones”.

Mientras en una orilla hay expertos que abogan por un papel más destacado en el frente de impuestos de la DIAN para combatir el lavado de activos, en la otra ribera están apostados quienes consideran que esa lucha se debe profundizar en el campo aduanero, ante el alto riesgo de lavado existente en el comercio exterior. Pero, hasta que no se intensifique el debate constructivo de tales posturas, las principales herramientas preventivas están en manos del sistema de control interno de las empresas. En lo penal, la persecución de las autoridades siempre será la herramienta de combate.

Señales de alerta

La Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) advierte a las empresas del sector real que deben tener en cuenta las siguientes situaciones que podrían ser indicativas de posibles hechos de lavado de activos.

Tales señales de alerta se remiten al comportamiento de otras empresas, al de empleados de estas o al de personas naturales en general del cual pueda deducirse el riesgo de prácticas de blanqueo durante el ejercicio de relaciones comerciales con alguna de aquellas.

En relación con las empresas en general:

• Empresas que desarrollan grandes proyectos de inversión en zonas inusuales, por ejemplo, en zonas con presencia de grupos armados al margen de la ley y cuya demanda se estima que es mínima.

• Firmas inversionistas (nacionales o extranjeras) cuya actividad económica no guarda relación con proyectos desarrollados por empresas locales.

• Compañías con incremento exagerado en el volumen de ventas o que sin explicación suficiente experimentan una importante recuperación económica después de atravesar por dificultades financieras.

• Empresas distribuidoras ubicadas en zonas con presencia de grupos al margen de la ley o sitios de baja demanda, que repentinamente registran un alto nivel de pedidos por incremento en el nivel de sus ventas, sin una justificación aparente.

• Constitución de compañías con nombre similar al de alguna con trayectoria reconocida.

• Compra venta de empresas quebradas o en dificultades económicas, por parte de personas sin trayectoria en el sector.

• Firmas recientemente creadas que al poco tiempo tienen una posición dominante en el mercado.

• Empresas en dificultades económicas que presentan nuevos propietarios, cambian su naturaleza y al poco tiempo presentan un crecimiento (ventas, posición dominante) no acorde con el mercado y el sector.

• Indicios de que el cliente o comprador no actúa por su cuenta o de que intenta ocultar la identidad del verdadero comprador.

• Empresas que venden sus productos a crédito, sin el más mínimo estudio de riesgo, e inclusive sin interés del recaudo ya que lo importante es el alto valor que se pueda facturar por el bien y la aceptación del cliente al mencionado negocio.

En relación con los empleados o funcionarios, principalmente del área comercial:

• Tienen un estilo de vida que no corresponde con el monto de su salario.

• Impiden que otros asesores comerciales atiendan a determinados clientes.

• Son renuentes a aceptar traslados o actividades que impliquen perder el contacto con sus clientes.

• Asesores comerciales que aparentan no conocer un cliente frecuente y no soportan debidamente la información de los clientes.

Por su parte el experto en auditoría forense, ya fallecido, Miguel Antonio Cano, en su libro “Modalidades de lavado de dinero y activos” destaca la importancia de la contabilidad en las investigaciones de blanqueo y en las relativos a los delitos financieros. Asegura que tras las operaciones de lavado quedan diversas pruebas contables y a fin de recabarlas es indispensable realizar un inventario de los siguientes aspectos y documentos:

En cuanto a los aspectos previos:

• Conocimiento del negocio, del sector económico y de sus características.

• Establecer las fuentes externas de consulta como cámaras de comercio, gremios e instituciones de control.

Con respecto a los registros:

• Contabilidad manual.

• Archivos sistematizados (disquetes, discos compactos, cintas).

• Archivo físico de correspondencia.

• Agendas comunes.

• Agendas electrónicas.

• Información encriptada.

• Descodificación.

• Soportes contables.

• Extractos.

• Cheques y sus colillas.

• Portafolio de servicios.

• Manuales de funciones.

• Manuales de procedimientos.

• Fondos de efectivo moneda legal extranjera.

• Recibos de consignación.

• Comprobantes de ingreso, pago y doble contabilidad.

• Tarjetas de presentación.

• Relación de clientes.

• Relación de proveedores.

• Relación de nómina.

• Organigramas.

• Tarjetas de crédito.

• Mecanismos de comunicación y sus archivos.

Dado que el lavado de activos se considera un delito económico, durante una investigación al respecto se debe evaluar la posible ocurrencia entre otros de:

• Omisión de documentos.

• Simulación contable.

• Cancelación repentina de cuentas corrientes.

• Encubrimiento de ingresos.

• Endeudamiento ficticio.

• Manipulación de contratos.

• Utilización de cuentas cifradas.

• Manipulación de la edad de los bienes.

• Subescrituración.

• Multiplicidad de cuentas corrientes y de ahorros a nombre de terceros.

• Usurpación de identidades.

• Utilización de testaferros.

• Exportaciones ficticias y lavado de dólares.

• Asignación de bienes en confianza.