Lo que debe saber sobre libros de comercio

Revista Nº 110 Mar.-Abr. 2002

La DIAN no puede sancionar por inscripción extemporánea de los libros de contabilidad 

El concepto de libro de comercio en general y libro de contabilidad en particular comprende tanto el concepto tradicional de haz de hojas, como también los citados en cintas magnetofónicas, videotapes, microfichas, disketes y demás documentos que con los adelantos tecnológicos se han puesto al servicio de los procesos económicos y que pueden ser autorizados por vía de reglamento.

Es obligación de todos los comerciantes llevar los libros de: registro de acciones o socios, de actas de las reuniones de los máximos órganos sociales (asamblea de accionistas o junta de socios, junta directiva). En el caso de los libros de contabilidad la ley no fija de manera expresa cuáles son; sin embargo, deben sujetarse (incluido el régimen sancionatorio) a lo dispuesto en el título IV del Código de Comercio y los artículos 50, 52 y 53 del mismo ordenamiento que requiere la utilización del libro diario y el mayor y balances, o en defecto de estos dos, el libro de cuenta y razón y los auxiliares que se consideren indispensables para mayor comprensión de la contabilidad, estos últimos no requieren ser inscritos en el registro mercantil pero igual deben sujetarse a los lineamientos establecidos en el artículo 125 del Decreto 2649 de 1993.

Según disposiciones comerciales y tributarias existe la obligación para los comerciantes de llevar el libro de inventarios y balances, en razón a que a través de dicho libro la Administración de Impuestos puede realizar un control efectivo de las utilidades generadas en la enajenación de activos movibles; en el caso de las entidades financieras no existe tal obligación, según lo dispuesto en el artículo 265 de la Ley 223 de 1995.

Cabe aclarar que dentro de los libros de comercio se encuentran los libros de contabilidad, en el entendido que son una especie de los primeros, pues si bien todos los libros de contabilidad son de comercio, no todos los libros de comercio son de contabilidad. Son de comercio y no de contabilidad el libro de actas, el registro de acciones y otros que no registran cifras de la situación patrimonial y los resultados del ente económico, por lo cual la sanción por libros de contabilidad no puede extenderse a otros libros de comercio; sin embargo, el libro de actas puede ser antecedente de las partidas registradas constituyéndose como soporte del comprobante contable

En nuestro concepto no constituye hecho sancionable el registro de los libros principales realizado en forma extemporánea, si en el momento de la actuación administrativa (visita) ya se encuentran registrados y actualizados.

Fiscalmente se considera un hecho sancionable el atraso en los registros contables, cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los libros y el último día del mes anterior a aquel en el cual la administración tributaria solicita su exhibición existan más de cuatro (4) meses de atraso; no obstante, de acuerdo con lo dispuesto en el Decreto 2649 de 1993 los registros contables deben reflejarse en los libros a más tardar en el mes siguiente en el cual las operaciones se hayan realizado.

Ante una visita de inspección se puede solicitar la prórroga para la exhibición de los libros, según el artículo 133 del Decreto 2649 de 1993, si al momento de practicarse la inspección, estos no se encuentran en el establecimiento, y si se demuestra la causa que justifique tal circunstancia dentro de los tres días siguientes a la fecha señalada para la exhibición. En tal caso, se deben presentar los libros en la oportunidad que el funcionario señale. Si bien esta norma no está contemplada en el estatuto tributario, sería también aplicable en razón a que este decreto reglamentó de manera general los aspectos contables.

Constituyen prueba contable no solo a favor del comerciante sino también en contra, los libros de contabilidad legalmente llevados y registrados; cuando existe contradicción entre la declaración tributaria y los registros contables, la administración tributaria considera probados los hechos que aparecen en los registros contables, y si existe contradicción entre los registros contables (referentes a costos, deducciones, exenciones especiales y pasivos) y los soportes externos de contabilidad, la administración considera probados los costos, deducciones, exenciones especiales hasta por el valor que aparece en los soportes externos.

El registro de los libros se realiza ante las autoridades o entidades competentes tales como cámaras de comercio, DIAN y superintendencias y otros (ministerios, gobernaciones).

A continuación presentamos una sinopsis de algunos de los libros que se deben registrar según el tipo de entidad (1):

Los libros deben conservarse por 20 años contados a partir de la fecha del último registro, no obstante, cuando se garantice su reproducción por cualquier otro medio técnico, pueden destruirse transcurridos 10 años, los establecimientos bancarios, corporaciones financieras y sociedades de servicios financieros deben conservar las constancias de sus registros definitivos por un periodo no menor de 6 años.

Cuando se pierdan los libros se debe denunciar este hecho ante las autoridades competentes y se deben reconstruir en un tiempo máximo de seis (6) meses (tres meses para las entidades públicas). Lo anterior no exonera de las consecuencias fiscales que ocasiona la no presentación de los libros, únicamente se acepta como causa justificada la comprobación plena de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito. En el evento de solicitarse una exhibición de libros, se deberá mostrar la denuncia junto con el certificado que acredite el registro de los mismos ante la entidad que corresponda.

(1)

ENTIDADDIARIOMAYOR Y BALANCESINV. Y BALANCESFISCAL DE REGISTRO DE OPERACIONESACTASREGISTRO DE SOCIOS O ACCIONESPRESUPUESTODE AFILIACIÓNREGISTRO DE SINIESTROSFUNDADORESDE INGRESOS Y EGRESOS
Unidades de propiedad horizontalXX  X X    
Empresa unipersonalXXX        
Vigilados por la SuperbancariaXX  XX     
Entidades financierasXX  XX     
Compañías de segurosXX  XX  X  
Compañías de reasegurosXX  XX  X  
Entidades sin ánimo de lucro *XX  X    X 
Juntas de acción comunalXX  X X    
SindicatosX X X  X  X
Partidos políticosXX  X      
Bolsas de valoresXX  X      
Firmas comisionistas de bolsaXX  X      
Cámaras de comercioXX  X      
Empresa comercialXXX XX     
Entidades públicasXX         
Régimen simplificado   X       
· El Decreto Reglamentario 427 de 1996 establece cuáles entidades deben ser registradas en cámara de comercio.