Me enorgullece dirigir una institución que no entrega las banderas del trabajo organizado

Revista Nº 176 Mar.-Abr. 2013

Entrevista realizada por Javier N. Rojas a Pedro Nel Ospina 

Presidente de Colpensiones 

Así lo asegura el presidente de Colpensiones, Pedro Nel Ospina, quien, en entrevista con ACTUALIDAD LABORAL, reveló el plan de acción para configurar una organización con altos estándares de competitividad.

ACTUALIDAD LABORAL: ¿Qué logro de su gestión en Colpensiones lo enorgullece?

Pedro Nel Ospina: Tener la claridad de que estamos trabajando en un tema que es sensible para la gran mayoría de colombianos. Si no directamente, indirectamente cualquier persona conoce a otra que está afectada por lo que ocurra o no en Colpensiones. Contamos con una organización que se ha diseñado para atender al ciudadano. El reto es gigantesco, porque no solamente se trata de una entidad nueva, sino de un negocio que ya tiene 60 años. El desafío también implica desplegar la capacidad, la inteligencia y el enfoque para resolver lo que viene acumulado. Disponemos de una entidad con capacidades para tomar decisiones, enfrentada a una necesidad muy grande de las personas. Me enorgullece dirigir una institución que sabe dónde está parada, qué dificultades afronta, cómo plantear soluciones y que no entrega las banderas de que las cosas se pueden hacer organizadamente. Obviamente, una entidad como esta requiere de un tiempo prudencial para acabar de asumir sus responsabilidades.

A. L.: ¿Cuál reto considera superado?

P. N. O.: El Gobierno decretó la creación de Colpensiones en el 2007 y pasó un tiempo entre ese momento y el hecho de entrar a funcionar en el 2011. Hay muchas historias sobre qué pudo haber pasado en ese lapso. Sin embargo, para efectos prácticos, desde marzo del 2011, se empieza a montar Colpensiones como tal y termina siendo puesta en operación en octubre del 2012. En ese sentido, creo que fue un periodo récord para ponerla a funcionar. No obstante, respecto a la observación, en general, sobre qué se hizo en los otros años, cada parte tiene su historia. En lo que a nosotros concierne, el 3 de marzo del 2011 éramos cuatro personas laborando, y el 1º de octubre del 2012 la organización comienza a prestar sus servicios al público en 49 municipios, con 1.200 personas y somos capaces de entrar en operación y seguir haciendo el pago de pensiones, sin que haya ningún inconveniente. Estamos resolviendo la historia de atrasos del ISS.

A. L.: ¿Qué destaca del nuevo organigrama de Colpensiones?

P. N. O.: Lo más importante fue darle a la entidad una estructura en la cual se pasó de trabajar por compartimentos estancos, como por silos, a tener una organización que está orientada a procesos, de principio a fin, en la cual hay un área de soporte general para toda la institución y que no sea cada área la que cuente con su departamento de sistemas. Se hizo ese cambio grande en la estructura, en relación con la forma como operaba el ISS, hecho que nos permite disponer de flexibilidad y, en la medida en que vayamos estabilizando procesos, tendremos una capacidad de producción más alta.

A. L.: ¿En qué modelo empresarial se inspiró ese organigrama?

P. N. O.: Se basa en la experiencia de haber administrado distintas organizaciones, desde entidades del Estado, como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), hasta bancos. Entonces, es una mezcla de cómo operan las entidades financieras que requieren de sistemas de apoyo muy fuertes, lo que llaman tradicionalmente el back office, de frentes de atención al ciudadano y de una parte que esté verificando que todo funciona correctamente. El modelo institucional es como una amalgama de las experiencias vividas en distintos tipos de organizaciones.

A. L.: ¿Qué puede destacar del talento humano de la entidad?

P. N. O.: Se hizo un gran esfuerzo en ese frente, donde se entró a hacer un proceso de enganche de personas a través de una firma cazatalentos con la aplicación de pruebas. La primera parte era un estudio de las hojas de vida para verificar que efectivamente los aspirantes cumplieran con los requisitos de experiencia y estudios que se estaban pidiendo. La segunda era una prueba de conocimientos, muy amplia, para cada uno de los tipos de trabajo que se iban a desarrollar. Después, los candidatos que iban superando las pruebas, seguían a un próximo filtro de entrevistas con sicólogos. También se hizo una revisión de seguridad; se requiere, porque estamos manejando información privada y de recursos de las personas. Y, finalmente, se realizó una entrevista general. Este fue un proceso por el que pasaron alrededor de 56.000 personas, de las cuales se escogieron las 1.200 que laboran hoy en Colpensiones.

A. L.: ¿Hoy se puede hablar de un proceso de transición pensional exitoso?

P. N. O.: Todavía estamos en la mitad de este. Una parte importante corresponde a todas las decisiones pendientes del ISS al terminar su operación, situación que nos ha dado algunas sorpresas. Teníamos unos números iniciales que han sido sobrepasados una vez que esa entidad ha depurado sus datos. Nos están trasladando 216.000 procesos en trámite. De estos, ya han llegado 130.000, de los cuales hemos resuelto 31.000. Lo importante es que cada uno de aquellos constituye un grupo familiar que está muy afectado. Esa circunstancia viene acompañada también con una historia compleja, y buena parte de los procesos ya había cumplido los términos legales de decisión en el ISS. Tal hecho ha implicado un volumen importantísimo de tutelas que hacen de la gestión del día a día un trabajo bastante apremiante.

A. L.: ¿Colpensiones heredó una situación jurídica atípica en materia de pensiones?

P. N. O.: Se conocía desde el inicio, tanto que en noviembre del año pasado tuvimos la oportunidad de presentarle a la Corte Constitucional la propuesta de dejar sin efecto las sanciones de las tutelas. Es decir, que sin incurrir en desacatos, pudiéramos entrar a evacuar todo de una manera coordinada y con un plan de trabajo presentado a la Corte para generar las respuestas. Cuando hablamos de 216.000 casos, eso corresponde a más de un año de procesamiento completo del ISS. Nosotros tenemos que resolver este año toda la represa del ISS y no dejar que el día a día de Colpensiones reciba ese impacto; se trata de mantener al día los casos nuevos y de resolver el rezago.

A. L.: ¿A qué clase de asuntos corresponde ese cúmulo proveniente del ISS?

P. N. O.: Los 210.000 casos son el rezago en materia de decisión de pensión. Hay otros temas, por ejemplo, las personas que están reclamando jurídicamente la corrección de la historia laboral o acerca de cómo se les está cancelando la nómina. Existen diversas causas que dan lugar a discusiones jurídicas y la gente entra a utilizar el mecanismo de tutela como un instrumento para que la administración (del sistema pensional) cumpla efectivamente con los tiempos.

A. L.: ¿Cómo se organizó el grupo de profesionales que está frente a las tutelas?

P. N. O.: En el proceso de transición teníamos previsto un manejo consistente en que el ISS, durante los seis meses siguientes a que entrara en operaciones Colpensiones, o sea hasta marzo del 2013, nos ayudaba estructurando las respuestas de las tutelas y nosotros las cumplíamos. Así estaba planeado. Pero, finalmente, los jueces, los juzgados y los abogados han hecho directamente parte a Colpensiones en los procesos legales. Por eso, incrementamos el número de personas que tenemos en el área jurídica.

A. L.: ¿Cuántos abogados están atentos a la situación?

P. N. O.: Ya tenemos casi 80 personas vinculadas de manera directa y también abogados externos que nos ayudan a resolver las tutelas.

A. L.: ¿Cuál es la meta de solución de casos?

P. N. O.: La idea es evacuar toda lo represado este año. La presión que tenemos en este momento se asemejaría a si todo el mundo quisiera salir por la misma puerta al tiempo. Ese es el problema que nos generan las tutelas: todos quieren que la solución sea inmediata y, obviamente, la capacidad de producción de la organización no nos permite afrontar un pico tan alto y después ajustarse. No hay recursos para tanto trabajo. Lo que estamos planeando es salir adelante con los casos de todas estas personas.

A. L.: ¿De qué manera se ha adecuado la entidad a la contingencia?

P. N. O.: Hemos tenido que mejorar los sistemas informáticos y consolidar lo que llamo la “fábrica de decisiones”. Lo que hacemos es recabar información y tomar decisiones, y la “fábrica” tiene que estar operando de una manera fluida. Pero sincronizarla nos tomó unos meses y hemos presentado un plan de trabajo a los distintos organismos de control y a la Corte Constitucional.

A. L.: ¿Teme que un juez decrete algún incidente de desacato que lo lleve al arresto?

P. N. O.: Ese es un riesgo y, precisamente, uno dice: se supone que la acción de tutela y el desacato son por negligencia. Pero aquí lo que tenemos es un exceso de trabajo muy grande. Uno entiende el derecho de las personas, pero lo que hace muy difícil la situación es cuando son tan voluminosas las tutelas; se convierten en un problema para la organización y para todo el mundo. Aquel que no interpone la tutela también sale afectado por los que la pusieron.

A. L.: ¿Ha trabajado en alianza con la Agencia Nacional para la Defensa Jurídica del Estado?

P. N. O.: Ellos están mirando la parte de cumplimiento de sentencias. También estuvimos discutiendo mucho el plan de defensa judicial de Colpensiones. La parte importante de ese plan es un documento público que le sirve a la gente y a los abogados para que se enteren de cuál es la posición de Colpensiones en los distintos asuntos que han sido los más apremiantes, en términos de discusiones jurídicas, a fin de que todo el mundo sepa dónde estamos parados, para que no haya sorpresas.

A. L.: ¿Cuáles son las ventajas de Colpensiones frente al ISS en liquidación?

P. N. O.: Una de las fortalezas es la manera en que estamos organizados por procesos. La segunda es como fluye la información y el control que se tiene sobre esta. Constituye una organización volcada a que el proceso de decisión se haga con base en datos, no en papeles; que nos permita sumar, saber dónde están las cosas y poder identificar un caso particular o mirar cómo se está desempeñando una oficina. Tiene mucho más de gestión y de control. Igualmente, eso nos permite establecer qué grado de dificultades se están presentando para que se pueda reaccionar a tiempo. Esto es muy distinto a una organización en la que simplemente se radican documentos.

A. L.: ¿Cuántas pensiones prevé otorgar Colpensiones, en promedio, al año?

P. N. O.: Hemos visto que el crecimiento de la población pensional es del orden de 4% o 5%; eso son 50.000 o 60.000 personas al año que están entrando al sistema. Eso depende de la historia acumulada. Nosotros no generamos más pensionados. La idea, simplemente, es hacer los procesos pensionales oportunos, pero la población entrante al sistema corresponde a ese rango.

A. L.: ¿Cuáles son los indicadores que le permiten vigilar la eficiencia de Colpensiones?

P. N. O.: Uno es, obviamente, cómo está entrando la nómina y que, efectivamente, no tengamos problemas en la distribución de recursos. El otro importante es cómo ingresan los recursos y garantizar que el flujo esté lo más estructurado posible. Y, finalmente, tenemos otros dos: cómo estamos llevando la historia laboral de las personas y cómo estamos decidiendo las pensiones. En estos días, el que más pesa es el indicador de cómo resolvemos los casos legales. Afortunadamente, ya hemos logrado romper la barrera de estabilización del sistema y estamos entrando a cifras muy importantes. El mes de febrero se resolvieron 15.000 casos y en los primeros días de marzo otros 12.000. Vamos a llegar a los volúmenes que necesitamos generar para dar una respuesta efectiva. Esos son los números que estamos revisando todos los días.

A. L.: ¿Cómo se va a mantener un programa de mejora continua?

P. N. O.: Hemos ido implantando procesos profundos de ajuste en relación a cómo se hacían los procedimientos. Por ejemplo, en su momento se requería que las personas que ya estaban afiliadas al régimen de prima media, pero se pasaban a trabajar a otra empresa, presentaran un formato de vinculación laboral a la nueva compañía; eso lo abolimos y nos redujo trámites del orden, por ejemplo, de 50.000 trámites solamente en febrero del 2013. Es decir, al año estamos hablando de casi 600.000 trámites que le quitamos de carga a la institución y que evitan la molestia a las personas. Estamos sacando aquella información de otras fuentes.