Ministerio de Salud y Protección Social

NOTA EXTERNA 201333210254873 DE 2013

(Septiembre 27)

Asunto: Precisiones Nota Externa 5215 del 14 de diciembre de 2012.

En virtud de lo establecido en el artículo 21 del Decreto 4023 de 2011 y el artículo 2º de la Resolución 609 de 2012 y con el propósito de precisar aspectos relacionados con el proceso de giro y compensación y de conciliación de las cuentas maestras de recaudo, a continuación se señalan las siguientes consideraciones a las estructuras de datos del proceso integral de giro y compensación:

Estructura 2.2. - Datos archivo de afiliados cotizantes (archivo ACX) y estructura de datos 2.3 archivo de afiliados beneficiarios y beneficiarios adicionales (archivo ABX)

El formulario de aceptación establecido en la Resolución 609 de 2012 se entregará en las fechas establecidas por parte del Fosyga a las EPS-EOC por cada cuenta maestra de recaudo de cotizaciones en salud, la aceptación del proceso de compensación por parte de la EPS-EOC se realizará en ambos formularios según sea el caso.

Compensación de afiliados con cargo a recursos del SGP

Para las cotizaciones que se encuentren como saldos no compensados SNC en el Fosyga y cuyo complemento de la cotización (4% u 8.5%), es recaudado en la cuenta maestra de recaudo de SGP de la EPS-EOC a partir del mes de octubre de 2013, la EPS-EOC deberá trasladar al Fosyga estas cotizaciones como SNC. Ubicados ambos recursos como SNC en el Fosyga, la EPS-EOC procederá a la compensación de dichos recursos en el marco del Decreto número 2280 de 2004.

Este procedimiento aplica como medida de transición hasta tanto la cotización del 4% y 8.5% para el mismo periodo, se haya recaudado en la cuenta maestra de recaudo de SGP de la EPS-EOC.

Estructura de datos 2.4. - Conciliación de cuentas maestras de recaudo de cotizaciones

Los siguientes campos de la estructura quedarán así:

Campo N°NombreDescripciónLongitudTipo de Campo
5Tipo de afiliadoCorresponden al tipo de afiliado:
C=Cotizante
A=Adicional
1Carácter
15Registro CompensadoCorresponde a la marcación de aprobación de compensación del registro. Para garantizar la trazabilidad se mantendrá la marcación (2=No) hasta la aprobación de la compensación del registro.
1 = Sí
2 = No
3 = Periodo de cotización futuro
4 =Registro no conciliado PILA-Financiero
5= Recaudo no incluido en procesos de compensación
Cuando se registre la opción 4, los campos 5 al 9 y 17 de esta estructura serán reportados por el Fosyga como vacío.
1Numérico
16Devolución de Aportes o Transferencia entre cuentas maestras de recaudoMarcación del registro de la cotización del mes según los siguientes casos se efectúen dentro del mismo periodo al que corresponde la conciliación:
1=Devolución de aportes
2=Transferencia entre cuentas de recaudo
1Numérico

Adicionalmente se hace las siguientes precisiones:

La EPS-EOC deberá efectuar al Fosyga el giro de los recursos no compensados con corte al último día hábil del mes anterior al inicio del proceso de compensación Decreto 4023-2011, a más tardar el 5º día hábil del mes de inicio de la compensación Decreto 4023-2011. El giro de los recursos de saldos no compensados - SNC se realizará con los soportes y estructuras definidas en la Resolución 3221 de 2007 y en la Circular 96 de 2007, estos recursos serán compensados en el marco del Decreto 2280 de 2004 según establece el artículo 28 del Decreto 4023 de 2011, las EPS-EOC deberán utilizar la estructura y formularios definidas en la Resolución 56 de 2006 y Circular 102 de 2004 o las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

El giro al Fosyga de las cotizaciones no compensadas correspondientes al campo 4.9 del formulario de conciliación mensual de la cuenta maestra de recaudo se efectuará únicamente a la Subcuenta de Compensación del Fosyga. Una vez efectuado el proceso de compensación de estos recursos se distribuirán en las demás Subcuentas.

La apropiación de rendimientos financieros será autorizada por el Fosyga una vez el formulario de conciliación mensual de cuentas de recaudo haya sido aceptado por parte de la EPS-EOC, esta apropiación se efectuará sobre la totalidad de los rendimientos financieros generados por las dos (2) cuentas maestra de recaudo que administra la EPS-EOC.

El giro de las cotizaciones sin compensar de la cuenta maestra de recaudo se girará al Fosyga con la entrega de la conciliación mensual, el primer día hábil del mes siguiente.

Estructura de datos 2.6 - Para correcciones de registros con inconsistencias

El Fosyga entregará en el campo 20 de la estructura 2.6 a título informativo, la información de la EPS-EOC que se registra en la BDUA para el cotizante por el cual se efectúo el pago errado por parte del aportante. Será responsabilidad de la EPS-EOC que recibió los recursos, informar al Fosyga la EPS-EOC a la cual se trasladarán dichas cotizaciones según la afiliación del cotizante.

Estructura de datos 2.8 – Solicitud de devoluciones de aportes

Para los registros que en el campo 16 (marco normativo del recaudo) se marque con la opción 2, es decir 4023; los valores del campo 27 (Valor solicitado por la EPS-EOC por la subcuenta de Solidaridad) y campo 28 (Valor solicitado por la EPS-EOC por la subcuenta de Promoción) deben ser 0 (cero). Para este caso, el valor total solicitado se registrará en el campo 26 (Valor solicitado por la EPS-EOC por la subcuenta de Compensación), por tanto los campos 24 (Número de consignación subcuenta de Solidaridad) y campo 25 (Número de consignación subcuenta de Promoción) deben venir vacíos.

Para los registros que en el campo 20 (Tipo de consignación) se marque con la opción 4 (recaudo cuentas maestra), los campos 21, 22, 23, 24 y 25 deben venir vacíos. Los campos 27 y 28 deben venir en cero.

Para los registros que en el campo 16 (marco normativo del recaudo) se marque 1 y en el campo 14 (Causal de Devolución de aportes) se marque 5, el campo 15 (Período de cotización) debe contener el período correspondiente.

La longitud del campo 32 (ID sobre el cual la EPS-EOC está solicitando la devolución), es de longitud: 15.

Para todas las causales de devolución, campo 14, debe ir el código de la EPS o EOC en el campo 1.

Para todas las causales de devolución, campo 14, debe ir el marco normativo en el campo16.

Para la causal 7 (UPC adicional), en el campo 14 (Causal de devolución), los datos que se deben diligenciar en los campos 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11 deben ser los del cotizante principal.

Los demás campos corresponden a la información del pago de UPC adicional.

N. del D.: La presente nota externa va dirigida a entidades promotoras de salud y demás entidades obligadas a compensar y administrador fiduciario del Fosyga