Ministerio de Salud y de Protección Social

Dirección de Administración de Fondos de la Protección Social

NOTA EXTERNA 4024 DE 2012 

(Octubre 1º)

Asunto: Aplicación del artículo 2º de la Resolución 609 de 2012, para el procesamiento de información de conciliación de recursos cuentas maestras y del proceso de giro y compensación de que trata el Decreto 4023 de 2011, que modifica la Nota Externa 1316 del 26 de marzo de 2012.

En virtud de lo establecido en el artículo 21 del Decreto 4023 de 2011 y el artículo 2º de la Resolución 609 de 2012, a continuación se señalan las estructuras de datos para el envío de información de la conciliación de recursos y el proceso de giro y compensación.

Lo anterior deberá ser adoptado por las EPS-EOC y administrador fiduciario a partir del 1º de noviembre de 2012 bajo los siguientes parámetros:

La información en medio magnético debe cumplir con las siguientes especificaciones:

1. Características de los archivos.

• Archivos en formato ASCII delimitados por comas.

• Los campos de tipo fecha deben tener el formato (dd/mm/aaaa) por ejemplo, el 1º de mayo de 2012 quedará 01/05/2012. Para el caso de los nombres de los archivos que contienen fechas no debe contener slash (/).

• Los valores numéricos deben generarse sin ningún tipo de máscara (sin separación de miles y no deben contener decimales).

• Los datos alfabéticos deben ser enviados en mayúsculas.

• Cuando el dato no lleve valor (blanco), se debe incluir el campo separado por comas (,).

• Ningún dato en los campos debe venir encerrado entre comillas (“”), ni ningún otro carácter especial.

• Las longitudes contenidas en los cuadros de este anexo técnico, se deben entender como el tamaño máximo permitido para el campo.

• Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con cero ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.

2. Estructuras de datos.

2.1. Estructura de datos para habilitar o saldar cuentas maestras de recaudo y pagos de las cotizaciones al sistema general de seguridad social.

Nombre del archivo: CUENTASCODENTIDADDDMMAAA.TXT

Campo Nº Nombre Descripción Longitud Tipo de campo
1Código de la EPSCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC.6Carácter
2Tipo de movimiento1 = Habilitar
2 = Saldar
1Numérico
3Destinación de la cuenta1 = Cuenta maestra de recaudo de cotizaciones en salud
2 = Cuenta maestra de recaudo de cotizaciones en salud (SGP)
3 = Cuenta maestra de Pagos
1Numérico
4Tipo de cuenta1 = Corriente
2 = Ahorros
1Numérico
5Número de cuentaNúmero de cuenta asignado por el banco o entidad financiera a las cuentas destinadas para el recaudo de las cotizaciones del SGSSS.20Carácter
6Código entidad bancariaEs el código de la entidad bancaria, asignado por la Superintendencia Bancaria que incluye el código de la sucursal.10Carácter
7Código departamentoCódigo del departamento (según DANE) donde se encuentra registrada la cuenta.2Carácter
8Código municipioCódigo del municipio (según DANE) donde se encuentra registrada la cuenta.3Carácter
9Nombre denominaciónLa denominación de la cuenta a utilizar será: CMRC recaudo Fosyga - nombre de la EPS abreviado
CMRC recaudo SGP - nombre de la EPS abreviado
Cuenta maestra de pagos - nombre de la EPS-EOC
255Carácter

Nota:

1. Cierre de cuentas de recaudo Decreto 2280 de 2004.

a) Para el cierre de las cuentas de recaudo se deberá diligencia el formato F1 adoptado mediante Resolución 3364 de 2004;

b) Adicionalmente se debe anexar la certificación de la entidad financiera en que se señale que la cuenta tiene saldo cero;

c) Para el caso del cierre del punto de recaudo directo autorizado por el Ministerio de Salud y Protección Social y las cuentas de recaudo de cotizaciones en el marco del Decreto 2280 de 2004, se debe anexar certificación del representante legal y el revisor fiscal de la EPS-EOC, donde se relacione los puntos de recaudo directo cerrados y certifique el traslado de los recursos;

d) Las EPS-EOC deberán girar a cada una de las subcuentas del Fosyga los recursos de que trata el artículo 7º del Decreto 4023 de 2011 a más tardar el 10 de agosto de 2012.

2. Apertura y cierre de cuentas de recaudo Decreto 4023 de 2011.

a) Para los casos en que se habiliten las cuentas maestras de recaudo de cotizaciones se debe anexar certificación de la entidad financiera y copia del convenio suscrito con la entidad financiera;

b) Para los casos en que se saldan las cuentas de recaudo se debe anexar la certificación de la entidad financiera en que se señale que la cuenta tiene saldo cero;

c) Por cada cuenta la EPS-EOC debe registrar la información en la estructura de datos y reportarla al administrador fiduciario del Fosyga;

d) El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga entregará el resultado de cierre o apertura de las cuentas, en un término de dos (2) días a partir de la presentación de la solicitud por parte de la EPS;

e) Desde el momento de la apertura y entrada en operación de las cuentas maestras de recaudo, las novedades a las mismas deberán ser presentadas por la EPS-EOC ante el administrador de los recursos del Fosyga únicamente durante los primeros diez (10) días de cada mes.

2.2. Estructura de datos archivo de afiliados cotizantes (archivo ACX).

Nombre del archivo:

Proceso Nombre del archivo
Compensación 2280 - 2004 1ACXCODENTIDADDDMMAAA.TXT
Corrección 2280 - 2004 2ACXCODENTIDADDDMMAAA.TXT
Corrección 4023 - 2011 3ACXCODENTIDADDDMMAAA.TXT
Prestaciones económicas 4ACXCODENTIDADDDMMAAA.TXT
Campo Nº Nombre Descripción Longitud Tipo de campo
1Código de la EPSCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC.6Carácter
2Número consecutivo interno declaración EPS - EOCNúmero consecutivo interno de la EPS o EOC que le asigna a la declaración de giro y compensación a la que pertenece el anexo, para los procesos en el marco del Decreto 2280.
Para los procesos en el marco del Decreto 4023 el Fosyga asignará estos consecutivos para cada entidad.
10Numérico
3Fecha del proceso de giro y compensaciónEspecifica la fecha en que el Fosyga efectúa el proceso de compensación. (dd/mm/aaaa).10Carácter
4Periodo a compensarCorresponde al mes del año que se va a compensar: (mm/aaaa).7Carácter
5Tipo de documento del cotizanteCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Carácter
6Número documento del cotizanteNúmero de documento16Carácter
7Primer apellidoPrimer apellido del afiliado20Carácter
8Segundo apellidoSegundo apellido del afiliado30Carácter
9Primer nombrePrimer nombre del afiliado20Carácter
10Segundo nombreSegundo nombre del afiliado30Carácter
11Fecha de nacimientoEn formato (dd/mm/aaaa)10Carácter
12SexoM = masculino
F = femenino
1Carácter
13Departamento de residenciaSegún DANE2Carácter
14Municipio de residenciaSegún DANE3Carácter
15Fecha de afiliación a la EPS - EOCEn formato (dd/mm/aaaa)10Carácter
16Tipo de cotizanteCorresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Numérico
17Tipo de documento del aportanteCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Carácter
18Numero documento del aportanteNúmero de documento20Carácter
19Ingreso básico mensualIngreso que constituye de manera permanente el ingreso mensual conforme con el tipo de cotizante.15Numérico
20Ingreso base de cotizaciónEs el dato reportado en la planilla de autoliquidación de aportes. Sin decimales y de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente.15Numérico
21Total días cotizados 12.5%Igual o menor a 30 y son los reportados por cada aportante y periodo. Se reportan cotizaciones por el 12%, 12.5%, Ley 1429 de 2010 y Ley Empleo de Emergencia.2Numérico
22Total días cotizados 8.5%Igual o menor a 30 y son los reportados por cada aportante y periodo.
Se reportan cotizaciones madres comunitarias y cotizaciones durante el periodo de huelga o suspensión temporal del contrato de trabajo.
2Numérico
23Fecha de la consignación de los aportesDebe corresponder a la fecha de consigna­ción de aportes. (dd/mm/aaaa).10Carácter
24Total días compensadosCorresponden en proporción a los días cotizados sin que supere los 30 días de reconocimiento.2Numérico
25Valor de la cotizaciónCorresponde al valor de la cotización del periodo.15Numérico
26Código del operador de informaciónIdentificación del operador de información.2Numérico
27Número de planilla de liquidaciónNúmero de la planilla de liquidación de aportes.15Numérico
28Incapacidad deducida en autoliquidación1 = para el caso en el cual se reconozca la incapacidad por enfermedad general, a través de la autoliquidación
2 = para el caso que corresponda a un reajuste en el reconocimiento de la incapacidad por enfermedad general, deducida en autoliquidación.
Si este campo no es diligenciado, tampoco se deberá diligenciar el campo 29.
1Carácter
29Valor IEG deducida en autoliquidaciónValor de las incapacidades por enfermedad general deducidas en autoliquidación a la EPS o EOC, o el valor del ajuste por cambios en el ingreso base de cotización, sobre el cual se liquida la incapacidad.
Si el campo 28 no es diligenciado, tampoco se deberá diligenciar este campo.
15Numérico
30Incapacidad pagada por la EPS o EOC1 = para el caso en el cual se reconozca la incapacidad por enfermedad general, pagada por la EPS o EOC.
2 = para el caso que corresponda a un reajuste en el reconocimiento de la incapacidad por enfermedad general, pagada por la EPS o EOC.
Si este campo no es diligenciado, tampoco se deberá diligenciar el campo 31.
1Carácter
31Valor IEG pagada por la EPS o EOCValor de las incapacidades por enfermedad general pagadas por la EPS o EOC, o el valor del ajuste por cambios en el ingreso base de cotización, sobre el cual se liquida la incapacidad.
Si el campo 30 no es diligenciado, tampoco se deberá diligenciar este campo.
15Numérico
32Número autorización incapacidadNúmero interno de la EPS o EOC para autorizar la incapacidad reportada.
En el caso en que el registro no esté siendo usado para informar una incapacidad deducida (campo 28) o pagada (campo 30) este campo no se diligenciará.
15Carácter
33Fecha inicio incapacidadFecha de inicio (dd/mm/aaaa) de la incapacidad que se está reportando.
En el caso en que el campo 28 o el campo 30, no se hayan diligenciado, este campo no se deberá diligenciar.
10Carácter
34Fecha de terminación de la incapacidadFecha de terminación (dd/mm/aaaa) de la incapacidad que se está reportando. En el caso en que el campo 28 o el campo 30, no se hayan diligenciado, este campo no se deberá diligenciar.10Carácter
35Días pagados incapacidadDías pagados por la incapacidad al afiliado cotizante en el periodo de la declaración que se está presentando.
En el caso en que el campo 28 o el campo 30, no se hayan diligenciado, este campo no se deberá diligenciar.
2Numérico
36Licencia deducida en autoliquidación1 = para el caso en el cual se reconozca la licencia, a través de la autoliquidación.
2 = para el caso que corresponda a un reajuste en el reconocimiento de licencia, deducida en autoliquidación.
Si este campo no es diligenciado, tampoco se deberá diligenciar el campo 37.
1Carácter
37Valor licencia deducida en autoliquidaciónValor de las licencias deducidas en autoliquidación a la EPS o EOC, o el valor del ajuste por cambios en el ingreso base de cotización, sobre el cual se liquida la licencia. Si el campo 36 no es diligenciado, tampoco se deberá diligenciar este campo.15Numérico
38Licencia pagada por la EPS - EOC1 = para el caso en el cual se reconozca la licencia, pagada por la EPS o EOC.
2 = para el caso que corresponda a un reajuste en el reconocimiento de licencia, pagada por la EPS o EOC.
Si este campo no es diligenciado, tampoco se deberá diligenciar el campo 39.
1Carácter
39Valor licencia pagada por la EPS o EOCValor de las licencias cobradas a la EPS o EOC, o el valor del ajuste por cambios en el ingreso base de cotización, sobre el cual se liquida la licencia. Si el campo 38 no es diligenciado, tampoco se deberá diligenciar este campo.15Numérico
40Tipo de licencia1 = maternidad
2 = parto no viable
3 = paternidad
4 = parto prematuro
5 = nacimiento múltiple
6 = parto prematuro y nacimiento múltiple
7 = proporcional (Acu. 414/2009)
8 = proporcional (Acu. 414 de 2009) y parto prematuro
9 = proporcional (Acu. 414 de 2009), parto prematuro y nacimiento múltiple.
10=fallecimiento de madre (L. 1468/2011, art. 1º, num. 6º) 11 = proporcional (Acu. 414 de 2009) y nacimiento múltiple
En el caso en que los campos 36 al 39, no se hayan diligenciado, este campo no se deberá diligenciar.
1Numérico
41Número autorización licenciaNúmero interno de la EPS o EOC para autorizar la licencia reportada.
En el caso de que el registro no esté siendo usado para informar una licencia deducida en autoliquidación (campo 36) o pagada (campo 38) este campo no se diligenciará.
15Carácter
42Fecha inicio licenciaFecha de iniciación licencia (dd/mm/aaaa)10Carácter
43Fecha terminación de la licenciaFecha de terminación (dd/mm/aaaa)10Carácter
44Días pagadosDías pagados por la licencia3Numérico
45Fecha de consignación saldos no compensadosCorresponde a la fecha en que se giraron los saldos no compensados por las EPS o EOC al Fosyga.10Carácter
46Consecutivo interno EPS para identificar la consignaciónSe refiere al consecutivo registrado en el anexo técnico para reportar el giro de los saldos no compensados al Fosyga.10Numérico
47Tipo de legalizaciónCorresponde al tipo de legalización: 1 = SNC1
2 = SNC2
3 = glosados
1Numérico
48Número de radicación asignado por el administrador fiduciario a la consignación en que se giró el dinero.Corresponde al número de radicación que el administrador fiduciario asignó a la declaración de giro y compensación que fue presentada por la EPS o EOC en el momento de girar los saldos no compensados del proceso al Fosyga.10Carácter
49Número de registroCorresponde al número de registro o línea en la cual fue enviado el cotizante previamente glosado en el archivo de cotizantes.
Este campo se debe diligenciar, únicamente cuando se está informando que el cotizante del registro, fue glosado previamente y que se está enviando de nuevo al proceso de compensación.
15Numérico
50Fecha de compensaciónPara el caso en que el proceso sea de corrección se debe diligenciar la fecha del proceso de giro y compensación en el cual se compensó el cotizante a corregir. (dd/mm/aaaa)10Carácter
51Número de radicación en que se realizó la compensación.Para el caso en que el proceso sea de corrección se debe diligenciar este campo.
Corresponde al número de radicación que se asigna a la declaración de giro y compensación en que fue compensado el cotizante a corregir.
10Carácter
52Días de gestaciónCampo obligatorio si el campo 40 se diligencia con tipo 7, 8, 9
En este campo y en aplicación del Acuerdo 414 de 2009 se deberá registrar el número de los días de gestación.
3Numérico
53Días para nacimientos de niños prematurosCampo obligatorio si el campo 40 se diligencia con tipo 4, 6, 8, 9
En este campo y en aplicación del numeral 5º del artículo 1º de la Ley 1468 de 2011 se deberá registrar la diferencia en días entre la fecha gestacional y el nacimiento a término.
3Numérico
54Fecha gestacionalCampo obligatorio si el campo 40 se diligencia con tipo 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 y 11.
Fecha de iniciación licencia (dd/mm/aaaa) Corresponde a la fecha del parto.
En el caso de un parto no viable, esta fecha se homologa a la fecha de este evento.
10Carácter
55Fecha de nacimiento a términoCampo obligatorio si el campo 40 se diligencia con tipo 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 y 11.
Fecha de iniciación licencia (dd/mm/aaaa) Corresponde a la fecha probable del parto según el dictamen médico.
10Carácter
56Tipo de documento de la madre cotizante fallecidaCorresponde al tipo de documento del cotizante principal establecido en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
Este campo es obligatorio si en el campo 40 se diligencia el tipo de licencia 10 fallecimiento de madre (L. 1468/2011, art. 1º, num. 6º). Deberá registrase el tipo de identificación de la madre cotizante fallecida.
2Carácter
57Número de documento de la madre cotizante fallecidaEste campo es obligatorio si en el campo 40 se diligencia el tipo de licencia 10 fallecimiento de madre (L. 1468/2011, art. 1º, num. 6º). Deberá registrase el número de identificación de la madre cotizante fallecida.16Carácter
58Número autorización licencia para el caso de la madre cotizante fallecidaNúmero interno de la EPS o EOC de autorización de la licencia. Deberá registrase el número de autorización de la licencia reconocida, asociada a la madre cotizante fallecida.
Este campo es obligatorio si en el campo 40 se diligencia el tipo de licencia fallecimiento de madre (L. 1468/2011, art. 1º, num. 6º).
15Carácter
59Días faltantes de licencia madre fallecidaTiempo que falta para expirar el periodo de la licencia posterior al parto concedida a la madre.
Este campo es obligatorio si en el campo 40 se diligencia el tipo de licencia 10 fallecimiento de madre (L. 1468/2011, art. 1º, num. 6º)
3Numérico
60Registro compensadoCorresponde a la marcación de aprobación de compensación del registro. Para garantizar la trazabilidad se mantendrá la marcación (2 = no) hasta la aprobación de la compensación del registro.
1 = sí
2 = no
3 = prestación económica aprobada
4 = prestación económica no aprobada.
1Numérico
61Tipo de inconsistenciaMarcación del registro no compensado por no coincidencia de información
1 = inconsistencia información PILA
2 = inconsistencia información BDUA
3 = inconsistencia prestación económica.
2Numérico
62Código de glosas para registros con inconsistenciaDe acuerdo con la codificación definida por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Corresponderá a 6 caracteres por glosa. En caso de existir más de una glosa en el mismo registro se separará con un delimitador diferente a los de los campos establecidos para la estructura del archivo ACX.
60Alfanumérico
63Grupo de edadCorresponde al código de grupo de edad del afiliado compensado según el acto administrativo que defina esta estructura.2Numérico
64Zona geográficaCorresponde a la zona en que se ubica el afiliado compensado, según el acto administrativo que defina estructura.
1 = zona normal
2 = zona especial
3 = zona grandes ciudades y municipios conurbados.
2Numérico
65UPC reconocidaValor de la UPC aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC7Numérico
66Provisión de IncapacidadesValor de la provisión de incapacidades por enfermedad general aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC.6Numérico
67Valor fondo promoción y prevenciónValor destinado para el fondo de promoción y prevención aprobado por el Fosyga para el registro compensado.6Numérico
68Valor UPC promoción y prevenciónValor de la UPC por promoción y prevención aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC.6Numérico
69Valor de cotización subcuenta de solidaridadValor que corresponde al porcentaje de la cotización que se destina a la Subcuenta de Solidaridad.6Numérico
70Serial de CompensaciónCorresponde al número asignado por el Fosyga al registro compensado y no compensado15Numérico
71Salario variableCampo obligatorio
1 = fijo
2 = variable
1Numérico
72Consecutivo malla validadoraCorresponde al número que la malla validadora asigna automáticamente a los archivos presentados en el marco del Decreto 2280 de 2011.15Numérico
73Serial BDUASerial asignado en BDUA al cotizante.16Numérico
74Serial HASerial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes.16Alfanumérico

Nota:

a) Compensación Decreto 2280 de 2004

EPS-EOC: la compensación en el marco del Decreto 2280 de 2004, la EPS-EOC deberá enviar la información de acuerdo con la estructura de datos anterior a excepción de los campos 28 al 44, y 52 al 71, 73 y 74, los cuales deben generarse como campo vacío.

Fosyga: el Fosyga entregará los resultados de la compensación de acuerdo con la es­tructura de datos anterior a excepción de los campos 28 al 44, 52 al 71, 73 y 74, los cuales deben generarse como campo vacío.

b) Prestaciones económicas

EPS-EOC: para la presentación de las prestaciones económicas en la compensación, la EPS-EOC enviará la información de acuerdo con la estructura de datos anterior a excepción de los campos 21 al 27, 45 al 48, 50, 60 al 70, 73 al 74, los cuales deben generarse como campo vacío.

Para los casos en que la EPS-EOC deba presentar una corrección de licencia de maternidad o paternidad, deberá diligenciar el campo 51.

Fosyga: el Fosyga entregará los resultados de la compensación de acuerdo con la estructura de datos anterior a excepción de los campos 21 al 27, 45 al 51, 63 al 70, 72 al 74, los cuales deben generarse como campo vacío.

c) Compensación Decreto 4023 de 2011

Fosyga: el Fosyga entregará los resultados de la compensación de acuerdo con la estructura de datos anterior a excepción de los campos 28 al 44 y 52 al 59 y 71, los cuales deben generarse como campo vacío.

d) Compensación Recursos SGP

La siguiente instrucción aplica únicamente para las cotizaciones que fueron recaudadas antes de la cuenta maestra de recaudo de SGP, que actualmente se encuentran como saldos no compensados SNC en el Fosyga y cuyo complemento de la cotización (4% u 8.5%) es recaudado en la cuenta maestra de recaudo de SGP de la EPS-EOC.

EPS-EOC: el complemento de la cotización (4% u 8.5%) recaudado en la cuenta maestra de recaudo de SGP deberá trasladarse por la EPS-EOC al Fosyga como SNC. Ubicados ambos recursos como SNC en el Fosyga, la EPS-EOC procederá a la compensación de dichos recursos en el marco del Decreto 2280 de 2004.

Este procedimiento aplica como medida de transición para las cotizaciones mencionadas anteriormente hasta el 31 de octubre de 2012.

e) Cotizaciones no compensadas

A las cotizaciones que por saldos no compensados y registros registrados en el Fosyga, se les aplicará los siguientes criterios:

• De acuerdo con el parágrafo 2º del artículo 111 del Decreto-Ley 019 de 2012 las cotizaciones que se encuentran en el Fosyga sin compensar al corte del 10 de enero de 2012, solo podrán ser compensadas por las EPS-EOC ante el Fosyga hasta el 10 de enero de 2013. Una vez cumplido este término, las cotizaciones no compensadas se constituirán como ingresos del Fosyga.

• De acuerdo con el inciso quinto del artículo 10 y el artículo 28 del Decreto 4023 de 2011, las cotizaciones que se encuentran sin compensar con posterioridad al Decreto-Ley 019 de 2012, podrán ser compensadas por las EPS-EOC o tramitar la devolución del aporte dentro de los doce (12) meses siguientes al recaudo de estas cotizaciones. Esto es si el recaudo de cotizaciones se realizó en febrero de 2012 el término de prescripción será febrero de 2013 y así sucesivamente. Una vez cumplido este término, las cotizaciones no compensadas se constituirán como ingresos del Fosyga.

2.3. Estructura de datos archivo de afiliados beneficiarios y beneficiarios adicionales (archivo ABX)

Proceso Nombre del archivo
Compensación 2280-2004 1ABXCODENTIDADDDMMAAA.TXT
Corrección 2280-2004 2ABXCODENTIDADDDMMAAA.TXT
Corrección 4023-2011 3ABXCODENTIDADDDMMAAA.TXT

Campo Nº Nombre Descripción Longitud Tipo de campo
1Código de la EPSCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC.6Carácter
2Número de declaraciónNúmero de la declaración de giro y compensación a la que pertenece el anexo. Debe coincidir con el número de la declaración del anexo de cotizantes en el proceso de compensación.10Numérico
3Periodo a compensarCorresponde al mes del año que se va a compensar: (mm/aaaa).7Carácter
4Tipo de documento del cotizante principalCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Carácter
5Número documento del cotizante principalNúmero de documento16Carácter
6Tipo de documento del beneficiarioCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Carácter
7Número documento del beneficiarioNúmero de documento16Carácter
8Primer apellido 20Carácter
9Segundo apellido 30Carácter
10Primer nombre 20Carácter
11Segundo nombre 30Carácter
12Tipo de afiliadoCorresponden al tipo de afiliado establecido en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
B = beneficiario
a = adicional
1Carácter
13Parentesco con cotizante principalCorresponden a los tipos de parentesco establecidos en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.1Numérico
14Departamento de residenciaSegún DANE2Carácter
15Municipio de residenciaSegún DANE3Carácter
16Fecha de nacimientoEn formato (dd/mm/aaaa)10Carácter
17SexoM = masculino
f = femenino
1Carácter
18Fecha de afiliación a la EPS - EOCEn formato (dd/mm/aaaa)10Carácter
19Total días compensadosCorresponden en proporción a los días cotizados sin que supere los 30 días de reconocimiento.2Numérico
20Valor del aporte por UPC adicionalCorresponde al valor (en pesos) de la UPC adicional del periodo, para el caso de que el tipo de afiliado = A.15Numérico
21Fecha de la consignación de la UPC adicionalDebe corresponder a la fecha de consignación de aportes por UPC adicional. En formato (dd/mm/aaaa).10Carácter
22Fecha de consignación saldos no compensadosCorresponde a la fecha en que se giraron los saldos. En formato (dd/mm/aaaa).10Carácter
23Consecutivo interno EPS para identificar la consignaciónSe refiere al consecutivo registrado en el anexo técnico para reportar el giro de los saldos no compensados al Fosyga.10Numérico
24Tipo de legalizaciónCorresponde al tipo de legalización:
1 = SNC1
2 = SNC2
3 = glosados
1Numérico
25Número de radicación (administrador fiduciario) en que se giró el dinero.Corresponde al número de radicación que el administrador fiduciario asignó a la declaración de giro y compensación que fue presentada por la EPS o EOC.10Carácter
26Número de registroCorresponde al número de registro o línea en la cual fue enviado el beneficiario adicional previamente glosado en el archivo de beneficiarios.
Este campo se debe diligenciar, únicamente cuando se está informando que el beneficiario adicional del registro, fue glosado previamente y que se está enviando de nuevo al proceso de compensación.
15Numérico
27Fecha de compensaciónPara el caso en que el campo proceso sea 3 aplica este campo; de lo contrario no se debe diligenciar este campo.
Fecha del proceso de giro y compensación en el cual se compensó el cotizante a corregir (dd/mm/aaaa).
10Carácter
28Número de radicación (administrador fiduciario) en que se realizó la compensaciónPara el caso en que el campo proceso sea “3” aplica este campo; de lo contrario no se debe diligenciar.
Corresponde al número de radicación que el administrador fiduciario asignó a la declaración de giro y compensación en que fue compensado el beneficiario a corregir.
10Carácter
29Código del operador de informaciónIdentificación del operador de información.
Aplica para el recaudo de UPC adicionales.
2Numérico
30Número de planilla de liquidaciónNúmero de la planilla de liquidación de aportes. Aplica para el recaudo de UPC adicionales15Numérico
31Registro compensadoCorresponde a la marcación de aprobación de compensación del registro. Para garantizar la trazabilidad se mantendrá la marcación (2 = no) hasta la aprobación de la compensación del registro.
1 = sí
2 = no
1Numérico
32Tipo de inconsistenciaMarcación del registro no compensado por no coincidencia de información
1 = inconsistencia información PILA
2 = inconsistencia información BDUA.
2Numérico
33Código de glosas para registros con inconsistenciaDe acuerdo con la codificación definida por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Corresponderá a 6 caracteres por glosa. En caso de existir más de una glosa en el mismo registro se separará con un delimitador diferente a los de los campos establecidos para la estructura del archivo ABX.
60Alfanumérico
34Grupo de edadCorresponde al código de grupo de edad del afiliado compensado según el acto administrativo que defina esta estructura.2Numérico
35Zona geográficaCorresponde a la zona en que se ubica el afiliado compensado, según el acto administrativo que defina esta estructura.
1 = zona normal
2 = zona especial
3 = zonas grandes ciudades y municipios conurbados.
2Numérico
36UPC reconocidaValor de la UPC aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC.7Numérico
37Valor UPC promoción y prevenciónValor de la UPC por promoción y prevención aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC7Numérico
38Valor UPC adicional a favor del FosygaCorresponde al valor que de acuerdo al marco legal se debe girar a la subcuenta de compensación.7Numérico
39Valor de Solidaridad UPC AdicionalCorresponde al valor que de acuerdo al marco legal la EPS-EOC debe girar a la subcuenta de solidaridad del Fosyga.7Numérico
40Serial de compensaciónCorresponde al número asignado por el Fosyga al registro compensado y no compensado.15Numérico
41Consecutivo malla validadoraCorresponde al número que la malla validadora asigna automáticamente a los archivos presentados en el marco del Decreto 2280 de 2004.15Numérico
42Serial BDUASerial asignado en BDUA al afiliado beneficiario o beneficiario adicional.16Numérico
43Serial HASerial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes.16Numérico

Nota:

a) Compensación Decreto 2280 de 2004

EPS-EOC: la compensación en el marco del Decreto 2280 de 2004, la EPS-EOC deberá enviar la información de acuerdo con la estructura de datos anterior a excepción de los campos 29 al 40, 42 y 43, los cuales deben generarse como campo vacío.

Fosyga: el Fosyga entregará los resultados de la compensación de acuerdo con la estructura de datos anterior a excepción de los campos 29 al 40, 42 y 43, los cuales deben generarse como campo vacío.

b) Compensación Decreto 4023 de 2011

Fosyga: el Fosyga entregará los resultados de la compensación de acuerdo con la estructura de datos anterior.

Nombre del archivo:

2.4. Estructura de datos conciliación de cuentas maestras de recaudo de cotizaciones.

Cuenta Nombre del archivo
Conciliación cuenta maestra de recaudo 1CONCILIACODENTIDADDDMMAAA. TXT
Conciliación cuenta maestra de recaudo SGP 2CONCILIACODENTIDADDDMMAAA. TXT

Campo Nº Nombre Descripción Longitud Tipo de campo
1Código de la EPSCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC.6Carácter
2Número de la cuenta de recaudoCorresponde al número de cuenta maestra donde se recaudó la cotización.15Numérico
3Fecha del proceso de giro y compensaciónEspecifica la fecha en que el Fosyga efectúa el proceso de compensación. (dd/mm/ aaaa).10Carácter
4Periodo a compensarCorresponde al mes del año que se va a compensar (mm/aaaa)7Carácter
5Tipo de afiliadoCorresponden al tipo de afiliado:
1 = adicional
2 = cotizante
1Carácter
6Tipo de documento del cotizanteCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Carácter
7Número documento del cotizanteNúmero de documento16Carácter
8Tipo de cotizanteCorresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Numérico
9Tipo de documento del aportanteCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Carácter
10Numero documento del aportanteNúmero de documento20Carácter
11Fecha de la consignación de los aportesDebe corresponder a la fecha de consignación de aportes (dd/mm/aaaa)10Carácter
12Valor de la cotizaciónCorresponde al valor de la cotización del periodo.15Numérico
13Número de planilla de liquidaciónNúmero de la planilla de liquidación de aportes.15Numérico
14Código del operador de informaciónIdentificación del operador de información.2Numérico
15Registro compensadoCorresponde a la marcación de aprobación de compensación del registro. Para garantizar la trazabilidad se mantendrá la marcación (2= no) hasta la aprobación de la compensación del registro.
1 = sí
2 = no
1Numérico
16Devolución de aportes o transferencia entre cuentas maestras de recaudoMarcación del registro de la cotización del mes en que se realiza la conciliación devuelta a la EPS
1 = devolución de aportes
2 = transferencia entre cuentas de recaudo.
1Numérico
17Serial histórico de aportes - HASerial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes.16Numérico

Nota:

1. El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga entregará esta estructura de datos a la EPS-EOC de forma separada para cada una de las dos (2) cuentas maestras que administra. El giro al Fosyga de las cotizaciones no compensadas de la cuenta maestra de recaudo, se efectuará el mismo día de entrega de la conciliación mensual por parte del administrador fiduciario a las EPS-EOC.

2. No existirá traslado de recursos al Fosyga de la cuenta maestra de recaudo del sistema general de participaciones, por concepto de cotizaciones no compensadas.

3. La información de las transferencias entre cuentas maestras señaladas en el campo 16 opción 2 de esta estructura, se reportará por parte del administrador fiduciario de los recursos del Fosyga en el campo 4.8 del “Formulario de conciliación mensual cuentas maestras de recaudo” de la Resolución 609 de 2012 o la norma que la modifique, derogue o sustituya.

2.5. Estructura de datos solicitud de devolución de aportes.

Nombre del archivo: DEVOLCODENTIDADDDMMAAA.TXT

Campo Nº Nombre Descripción Longitud Tipo de campo
1Código de la EPSCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC.6Carácter
2Tipo de documento del cotizanteCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Carácter
3Número documento del cotizanteNúmero de documento16Carácter
4Primer apellidoPrimer apellido del afiliado20Carácter
5Segundo apellidoSegundo apellido del afiliado30Carácter
6Primer nombrePrimer nombre del afiliado30Carácter
7Segundo nombreSegundo nombre del afiliado20Carácter
8Tipo de cotizanteCorresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Numérico
9Tipo de documento del aportanteCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Carácter
10Numero documento del aportanteNúmero de documento20Carácter
11Nombre del aportanteNombre de la empresa o persona natural aportante.40Carácter
12Fecha de la radicación de la solicitud de devolución ante la EPS-EOCCorresponde a la fecha en que el aportante radicó la solicitud de aportes ante la EPS-EOC en formato (dd/mm/aaaa).10Carácter
13Número de radicado asignado a la solicitud de devolución por la EPS-EOCCorresponde al número interno de radicado asignado por la EPS-EOC a la solicitud de devolución.15Carácter
14Causal de devolución de aportes.Corresponde a los siguientes campos:
1 = pago errado por el aportante (traslados negados, selección errada de la EPS-EOC)
2 = mayor valor pagado.
3 = aporte sin estar obligado.
4 = cotizaciones correspondientes a personas fallecidas
5 = cotizaciones correspondientes a excedentes del sistema general de participaciones SGP.
6 = intereses de mora de cotizaciones
7 = UPC adicional
1Numérico
15Periodo de cotizaciónCorresponde al mes y año de la cotización en formato (mm/aaaa)7Carácter
16Marco normativo del recaudoCorresponde al tipo de norma vigente en el momento del recaudo
1 = recaudos cotizaciones Decreto 2280- 04
2 = recaudos cotizaciones Decreto 4023- 11.
1Numérico
17Código del operador de informaciónIdentificación del operador de información.
Aplicable si en el campo 16 selecciona el tipo 2
2Numérico
18Número de planilla de liquidaciónNúmero de la planilla de liquidación de aportes
Aplicable si en el campo 16 selecciona el tipo 2.
15Numérico
19Tipo de consignaciónCorresponde al tipo de consignación en que la EPS-EOC realizo el giro al Fosyga.
1 = registros glosados
2 = saldos no compensados
3 = recaudo en cuentas maestras
4 = cotización no compensada en cuentas del Fosyga.
Los tipos 1 y 2 son válidos si se marca en el campo 16 el tipo 1.
Los tipos 3 y 4 son válidos si se marca en el campo 16 el tipo 2.
2Numérico
20Fecha de consignación de aportes al FosygaCorresponde a la fecha en que la EPS-EOC giró los recursos de cotizaciones en el marco del Decreto 2280 de 2004 al Fosyga. En formato (dd/mm/aaaa).10Carácter
21Número de radicación asignado por el administrador fiduciario a la consignación subcuenta de compensación.Corresponde al número de radicación que el administrador fiduciario asignó a la consignación.10Carácter
22Número de radicación asignado por el administrador fiduciario a la consignación subcuenta de solidaridadCorresponde al número de radicación que el administrador fiduciario asignó a la consignación.10Carácter
23Número de radicación asignado por el administrador fiduciario a la consignación subcuenta de promociónCorresponde al número de radicación que el administrador fiduciario asignó a la consignación.10Carácter
24Valor solicitado por la EPS-EOC subcuenta de compensaciónExpresado sin decimales10Numérico
25Valor solicitado por la EPS-EOC subcuenta de solidaridad.Expresado sin decimales10Numérico
26Valor solicitado por la EPS-EOC subcuenta de promociónExpresado sin decimales10Numérico
27Aprobación de solicitud de devolución1 = sí
2 = no
1Numérico
28Valor aprobado subcuenta de compensaciónExpresado sin decimales10Numérico
29Valor aprobado Subcuenta de solidaridadExpresado sin decimales10Numérico
30Valor aprobado subcuenta de promociónExpresado sin decimales10Numérico
31Código de glosas para solicitud no aprobadaDe acuerdo con la codificación definida por el Ministerio de Salud y Protección Social
Corresponderá a 6 caracteres por glosa. En caso de existir más de una glosa en el mismo registro se separará con un delimitador diferente a los de los campos de esta estructura.
60Alfanumérico
32Rendimientos financieros excedentes SGPEste valor será calculado por el Fosyga conforme a lo establecido en el Decreto 1636 de 2006 o a los rendimientos de la cuenta maestra de recaudos de SGP.10Numérico
33Serial histórico de aportes - HASerial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes.16Numérico

 

Nota:

Devoluciones de excedentes de SGP. Cuando la EPS-EOC diligencie en el campo 14 la opción 5 (cotizaciones correspondientes a excedentes del sistema general de participaciones SGP) solamente deberá diligenciar los campos 9 a13, 16, 17 y del 19 al 26.

Devoluciones de aportes Decreto 2280 de 2004. Para las cotizaciones anteriores a la entrada en operación de las cuentas maestras, los aportantes solo podrán solicitar ante la EPS o la EOC la devolución de cotizaciones, hasta el 28 de octubre de 2012, según el artículo 12 del Decreto 4023 de 2011.

Devoluciones de intereses de mora. Cuando se trate de devolución de intereses de mora, el aportante deberá entregar el detalle por cotizante de la liquidación de dichos intereses a las EPS-EOC. Las devoluciones de aportes por concepto de intereses de mora, no se deberán diligenciar los campos 22, 23, 25, 26, 29 y 30.

Causal de devolución de aportes. En el caso de tramitar devolución de aportes por más de una causal para el mismo cotizante, se deberá presentar la información completa en un registro para cada causal.

2.6. Estructura de datos para correcciones de registros con inconsistencias en la información de recaudo.

El Fosyga con la entrega de los resultados del proceso de compensación en las estructuras definidas en la presente nota externa entregará a las EPS-EOC las inconsistencias de los registros que no pudieron ser compensados cuyo nombre del archivo es: CRCODENTIDADDDMMAAA.TXT, información que deberá ser revisada y verificada por la EPS-EOC de acuerdo con sus archivos y bases de datos. Cuando se trate de inconsistencias relacionadas con información de la planilla integrada de aportes “PILA” la EPS-EOC entregará corregida y ajustada al Fosyga los campos respectivos en la siguiente estructura.

Esta información deberá ser entregada por la EPS-EOC en un único archivo al Fosyga el día hábil anterior al siguiente proceso de compensación antes de la 1:00 p.m., quien realizará la validación para la posterior actualización de los registros para incorporarlos al proceso de giro y compensación.

Nombre del archivo de datos entregado por la EPS-EOC: CRCODENTIDADDDMMAAA.TXT, donde CODENTIDAD corresponderá al código de EPS o EOC que genera y remite la estructura 2.6.

La EPS -EOC deberá generar y remitir un registro por cada inconsistencia reportado en el campo 19 de esta estructura que se requiera ajustar.

Campo Nº Nombre Descripción Longitud Tipo de campo
1Código de la EPSCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC que recibe el aporte. No podrá ser modificado por la EPS-EOC en este proceso de corrección.6Alfanumérico
2Código del operadorIdentificación del operador de información, no es modificable.2Numérico
3Número de la planilla integrada de liquidación de aportes.Número de la planilla de liquidación de aportes, no es modificable.15Numérico
4Serial BDUASerial asignado en BDUA al cotizante o beneficiario adicional, no es modificable.16Numérico
5Serial histórico de aportes - HASerial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes, no es modificable.16Numérico
6Tipo documento del cotizante o beneficiario adicionalCorresponden a los tipos de documento establecidos en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. Puede ser modificado por la EPS si es un error del aportante.2Alfanumérico
7Número documento del cotizante o beneficiario adicionalNúmero de documento. Puede ser modificado por la EPS si es un error del aportante.16Alfanumérico
8Primer apellidoNo puede ser modificado por la EPS-EOC20Alfanumérico
9Segundo apellidoNo Puede ser modificado por la EPS-EOC30Alfanumérico
10Primer nombreNo puede ser modificado por la EPS-EOC30Alfanumérico
11Segundo nombreNo puede ser modificado por la EPS-EOC20Alfanumérico
12Tipo de afiliadoCorresponden al tipo de afiliado:
1 = adicional
2 = cotizante
No es modificable
1Numérico
13Tipo de cotizanteCorresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya corregido por la EPS-EOC.2Numérico
14Periodo a compensarCorresponde al mes y año que se va a compensar corregido por la EPS-EOC (mm/aaaa)7Alfanumérico
15Ingreso base de cotizaciónEs el dato reportado en la planilla de autoliquidación de aportes. Sin decimales y de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente.15Numérico
16Días cotizadosCorresponden en proporción a los días cotizados sin que supere los 30 días de reconocimiento.2Numérico
17Tipo de documento del aportanteCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 2321 de 2011 o la norma que la modifique, adicione o sustituya, corregido por la EPS-EOC.2Alfanumérico
18Numero documento del aportanteNúmero de documento corregido por la EPS-EOC.20Alfanumérico
19Tipo de inconsistenciaEn el archivo de salida entregado por el administrador fiduciario, se reportarán los códigos de glosas asociados a la inconsistencia.
En el archivo que devuelve la EPS debe indicar en el registro no conciliado el tipo de inconsistencia a subsanar, así:
1 = tipo documento de cotizante
2 = número documento cotizante
3 = tipo de cotizante
4 = tipo documento de aportante
5 = número documento aportante
6 = periodo de cotización
7 = error en los días de cotización
8 = error en EPS-EOC entre el registro del aporte y la BDUA.
2Numérico
20Código de la EPS a la que se deben trasladar los aportesCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC.6Alfanumérico

 

Nota:

1. En ningún caso se podrá realizar modificación al código de la EPS-EOC, del campo 1.

2. Si la EPS-EOC reportada en la planilla de aportes PILA es diferente a la registrada en la BDUA, la EPS-EOC deberá verificar si corresponde a:

2.1. Inconsistencia en la afiliación:

La EPS-EOC deberá realizar las gestiones para la actualización de la BDUA y no deberá remitir ninguna información en esta estructura.

2.2. Pago errado por inconsistencia en el tipo de cotizante.

a) Si la cotización es menor a lo obligado a pagar por el tipo de cotizante correcto, el aportante debe corregir la cotización a través de una planilla “N” en PILA.

b) Si la cotización es mayor a lo obligado a pagar por el tipo de cotizante correcto, la EPS-EOC podrá corregir el tipo de cotizante en la presente estructura y tramitar la devolución de aportes por el mayor valor pagado si hay a lugar.

3. El campo 20 se deberá diligenciar en los casos en que la EPS-EOC reportada en el campo 1, reciba una cotización por un afiliado que no le corresponde. En tal caso, el Fosyga informará a la EPS-EOC que recibió las cotizaciones como a la EPS-EOC que registra la afiliación del cotizante, con el fin de que las entidades determinen a cuál de ellas corresponde el aporte.

Una vez establecido lo anterior, la EPS-EOC que recibió la cotización, es decir la EPS registrada en el campo 01, registrará en el campo 20 el código de la EPS-EOC a la que corresponde el recaudo y diligenciará el tipo de inconsistencia 8 en el campo 19. Esta información deberá ser remitida al Fosyga, con el fin de dar inicio al trámite de transferencia de recursos de cotización erradamente consignadas en cuenta de la EPS.

N. del D.: La presente nota externa va dirigida a entidades promotoras de salud y demás entidades obligadas a compensar y administrador fiduciario del Fosyga.