Ministerio de Salud y Protección Social

NOTA EXTERNA 5215 DE 2012 

(Diciembre 14)

Asunto: Aplicación del artículo 2º de la Resolución 609 de 2012, para el procesamiento de información de conciliación de recursos cuentas maestras y del proceso de giro y compensación de que trata el Decreto 4023 de 2011, que modifica la Nota Externa 4024 del 1º de octubre de 2012.

(Nota: Ajustada por la Nota Externa 201433210794341de 2014 del Ministerio de Salud y Protección Social)

En virtud de lo establecido en el artículo 21 del Decreto 4023 de 2011 y el artículo 2º de la Resolución 609 de 2012, a continuación se señalan las estructuras de datos para el envío de información de la conciliación de recursos y el proceso de giro y compensación.

Para la presentación de los procesos de giro y compensación en el marco del Decreto 2280 de 2004 según establece el artículo 28 del Decreto 4023 de 2011, las EPS-EOC deberán utilizar la estructura y formularios definidas en la Resolución 56 de 2006 y Circular 102 de 2004 o las normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan.

Las siguientes estructuras serán adoptadas por las EPS-EOC y el administrador fiduciario a partir del 1º de mayo de 2013 bajo los siguientes parámetros:

La información en medio magnético debe cumplir con las siguientes especificaciones:

1. Características de los archivos.

• Archivos en formato ASCII delimitados por comas.

• Los campos de tipo fecha deben tener el formato (dd/mm/aaaa) por ejemplo, el 1º de mayo de 2013 quedará 01/05/2013. Para el caso de los nombres de los archivos que contienen fechas no debe contener slash (/).

• Los valores numéricos deben generarse sin ningún tipo de máscara. (Sin separación de miles y no deben contener decimales).

• Los datos alfabéticos deben ser enviados en mayúsculas.

• Cuando el dato no lleve valor (blanco), se debe incluir el campo separado por comas (,,).

• Ningún dato en los campos debe venir encerrado entre comillas (“”), ni ningún otro carácter especial.

• Las longitudes contenidas en los cuadros de este anexo técnico, se deben entender como el tamaño máximo permitido para el campo.

• Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con cero ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.

2. Estructuras de datos.

2.1. Estructura de datos para habilitar o saldar cuentas maestras de recaudo y pagos de las cotizaciones al sistema general de seguridad social.

Nombre del archivo: CUENTASCODENTIDADDDMMAAAA.TXT

Campo Nº Nombre Descripción Longitud Tipo de campo
1Código de la EPSCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC.6Carácter
2Tipo de movimiento1 = Habilitar
2 = Saldar
1Numérico
3Destinación de la cuenta1 = Cuenta Maestra de recaudo de cotizaciones en salud
2 = Cuenta Maestra de recaudo de cotizaciones en salud (SGP)
3 = Cuenta Maestra de Pagos

1Numérico
4Tipo de cuenta1 = Corriente
2 = Ahorros
1Numérico
5Número de cuentaNúmero de cuenta asignado por el banco o entidad financiera a las cuentas destinadas para el recaudo de las cotizaciones del SGSSS.20Carácter
6Código entidad bancariaEs el código de la entidad bancaria, asignado por la Superintendencia Bancaria que incluye el código de la sucursal.10Carácter
7Código departamentoCódigo del departamento (según DANE) donde se encuentra registrada la cuenta.2Carácter
8Código municipioCódigo del municipio (según DANE) donde se encuentra registrada la cuenta.3Carácter
9Nombre denominaciónLa denominación de la cuenta a utilizar será:
CMRC Recaudo Fosyga – Nombre de la EPS abreviado
CMRC Recaudo SGP – Nombre de la EPS abreviado
Cuenta maestra de pagos – Nombre de la EPS-EOC
255Carácter

Nota:

a) Para los casos en que se habiliten las cuentas maestras de recaudo de cotizaciones se debe anexar certificación de la entidad financiera y copia del convenio suscrito con la entidad financiera.

b) Para los casos en que se saldan las cuentas de recaudo se debe anexar la certificación de la entidad financiera en que se señale que la cuenta tiene saldo cero.

c) Por cada cuenta la EPS-EOC debe registrar la información en la estructura de datos y reportarla al administrador fiduciario del Fosyga.

d) El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga entregará el resultado de cierre o apertura de las cuentas, en un término de dos (2) días a partir de la presentación de la solicitud por parte de la EPS.

e) Desde el momento de la apertura y entrada en operación de las cuentas maestras de recaudo, las novedades a las mismas deberán ser presentadas por la EPS-EOC ante el administrador de los recursos del Fosyga únicamente durante los primeros diez (10) días de cada mes. Estas novedades afectarán el recaudo de cotizaciones en salud a partir del primer día hábil del mes siguiente.

f) Una vez efectuado cualquier cambio en las cuentas maestras de recaudo de cotizaciones, la EPS-EOC deberá adelantar las gestiones correspondientes para que estas queden debidamente registradas en el anexo 6 del Banco de la República y en el botón de pagos seguros en línea, PSE. Cuando se trate de la cuenta maestra de recaudo de SGP, adicionalmente, deberá adelantar las gestiones necesarias ante la dirección de administración de fondos de la protección social del Ministerio de Salud y Protección Social para el respectivo registro en el sistema integrado de información financiera, SIIF.

2.2. Estructura de datos archivo de afiliados cotizantes (archivo ACX)

Nombre del archivo: ACX4023CODENTIDADDDMMAAAA.TXT

El Fosyga entregará los resultados de la compensación de acuerdo con la siguiente estructura de datos:

Campo Nº Nombre Descripción Longitud Tipo de campo
1Código de la EPSCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC.6Carácter
2Fecha del proceso de giro y compensaciónEspecifica la fecha en que el Fosyga efectúa el proceso de compensación. (dd/mm/aaaa)10Carácter
3Período compensadoCorresponde al mes del año compensado: (mm/aaaa)7Carácter
4Tipo de documento del cotizanteCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Carácter
5Número documento del cotizanteNúmero de documento16Carácter
6Tipo de cotizanteCorresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Numérico
7Tipo de documento del aportanteCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Carácter
8Número documento del aportanteNúmero de documento20Carácter
9Ingreso base de cotizaciónEs el dato reportado en la planilla de autoliquidación de aportes. Sin decimales y de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente.15Numérico
10Total días cotizadosIgual o menor a 30 y son los reportados por cada aportante y período.2Numérico
11Valor de la cotizaciónCorresponde al valor de la cotización del período.15Numérico
12Fecha de la consignación de los aportesDebe corresponder a la fecha de consignación de aportes. (dd/mm/aaaa).10Carácter
13Código del operador de informaciónIdentificación del operador de información2Numérico
14Número de planilla de liquidaciónNúmero de la planilla de liquidación de aportes15Numérico
15Registro compensadoCorresponde a la marcación de aprobación de compensación del registro. Para garantizar la trazabilidad se mantendrá la marcación (2=No) hasta la aprobación de la compensación del registro.
1 = Sí
2 = No
1Numérico
16Código de glosas para registros con inconsistenciaDe acuerdo con la codificación definida por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Corresponderá a 6 caracteres por glosa. En caso de existir más de una glosa en el mismo registro se separará con un delimitador punto y coma (;).
60Alfanumérico
17Total días compensadosCorresponden a los días reconocidos por el Fosyga, los cuales serán iguales o inferiores a los días cotizados. Estos no podrán superar 30 días de reconocimiento.2Numérico
18Grupo de EdadCorresponde al código de grupo de edad del afiliado compensado según el acto administrativo que defina esta estructura.2Numérico
19Zona geográficaCorresponde a la zona en que se ubica el afiliado compensado, según el acto administrativo que defina estructura.
1 = Zona normal
2 = Zona especial
3 = Zona grandes ciudades y municipios Conurbados
1Numérico
20UPC reconocidaValor de la UPC aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC7Numérico
21Provisión de incapacidadesValor de la provisión de incapacidades por enfermedad general aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC6Numérico
22Valor fondo promoción y prevenciónValor destinado para el fondo de promoción y prevención aprobado por el Fosyga para el registro compensado6Numérico
23Valor UPC promoción y prevenciónValor de la UPC por promoción y prevención aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC6Numérico
24Valor de cotización subcuenta de solidaridadValor que corresponde al porcentaje de la cotización que se destina a la Subcuenta de Solidaridad6Numérico
25Serial BDUASerial asignado en BDUA al cotizante16Numérico
26Serial HASerial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes16Alfanumérico

Nota: La siguiente instrucción aplica únicamente para las cotizaciones que se encuentren como saldos no compensados SNC en el Fosyga y cuyo complemento de la cotización (4% u 8.5%) es recaudado en la cuenta maestra de recaudo de SGP de la EPS-EOC.

EPS-EOC: El complemento de la cotización (4% u 8.5%) recaudado en la cuenta maestra de recaudo de SGP deberá trasladarse por la EPS-EOC al Fosyga como SNC. Ubicados ambos recursos como SNC en el Fosyga, la EPS-EOC procederá a la compensación de dichos recursos en el marco del Decreto 2280 de 2004.

Este procedimiento aplica como medida de transición para las cotizaciones mencionadas anteriormente hasta el 30 de abril de 2013. De igual forma los recursos del 8.5% que se reciban durante el mes de mayo de 2013 que correspondan a períodos anteriores, deberán trasladarse al Fosyga como SNC. La compensación de estos recursos se efectuará según el artículo 28 del Decreto 4023 de 2011.

La compensación de los recursos del SGP se efectuará según los aportes del 4 y 8.5% que se recauden en la cuenta maestra de recaudo de SGP, los valores de SGP (8.5%) se aplicarán para cada período por aportante hasta agotar los mismos y según el orden en que se relacionen los cotizantes en la planilla integrada de liquidación de aportes PILA.

2.3. Estructura de datos archivo de afiliados beneficiarios y beneficiarios adicionales (archivo ABX)

Nombre del archivo: ABX4023CODENTIDADDDMMAAAA.TXT

El Fosyga entregará los resultados de la compensación de acuerdo con la siguiente estructura de datos:

Campo NºNombre Descripción Longitud Tipo de campo
1Código de la EPSCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC.6Carácter
2Fecha del proceso de giro y compensaciónEspecifica la fecha en que el Fosyga efectúa el proceso de compensación. (dd/mm/aaaa)10Carácter
3Período compensadoCorresponde al mes del año compensado: (mm/aaaa)7Carácter
4Tipo de documento del cotizante principalCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Carácter
5Número documento del cotizante principalNúmero de documento16Carácter
6Tipo de documento del beneficiarioCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Carácter
7Número documento del beneficiarioNúmero de documento16Carácter
8Tipo de afiliadoCorresponden al tipo de afiliado establecido en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
B = Beneficiario
A = Adicional
1Carácter
9Parentesco con cotizante principalCorresponden a los tipos de parentesco establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.1Numérico
10Total días compensadosCorresponden en proporción a los días reconocidos por el Fosyga al cotizante principal asociado a este beneficiario. Estos no podrán superar 30 días de reconocimiento.2Numérico
11Valor del aporte por UPC adicionalCorresponde al valor (en pesos) de la UPC adicional pagada, para el caso en que el tipo de afiliado = A. En caso contrario será cero ($ 0)15Numérico
12Fecha de la consignación de la UPC adicionalDebe corresponder a la fecha de consignación de aportes por UPC adicional. En formato (dd/mm/aaaa).10Carácter
13Código del operador de informaciónIdentificación del operador de información
Aplica para el recaudo de UPC Adicionales
2Numérico
14Número de la planilla de liquidación de aportesAplica para el recaudo de UPC adicionales15Numérico
15Registro compensadoCorresponde a la marcación de aprobación de compensación del registro. Para garantizar la trazabilidad se mantendrá la marcación (2 = No) hasta la aprobación de la compensación del registro.
1 = Sí
2 = No
1Numérico
16Código de glosas para registros con inconsistenciaDe acuerdo con la codificación definida por el Ministerio de Salud y Protección Social
Corresponderá a 6 caracteres por glosa. En caso de existir más de una glosa en el mismo registro se separará con un delimitador punto y coma (;).
60Alfanumérico
17Grupo de edadCorresponde al código de grupo de edad del afiliado compensado según el acto administrativo que defina esta estructura.2Numérico
18Zona geográficaCorresponde a la zona en que se ubica el afiliado compensado, según el acto administrativo que defina esta estructura.
1 = Zona normal
2 = Zona especial
3 = Zona grandes ciudades y municipios Conurbados
2Numérico
19UPC reconocidaValor de la UPC aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC7Numérico
20Valor UPC promoción y prevenciónValor de la UPC por promoción y prevención aprobada por el Fosyga para el registro compensado y reconocida a la EPS-EOC7Numérico
21Valor UPC adicional a favor del Fosyga.Corresponde al valor que de acuerdo al marco legal se debe girar a la subcuenta de compensación.7Numérico
22Valor de solidaridad UPC adicional a favor del Fosyga.Corresponde al valor que de acuerdo al marco legal la EPS-EOC debe girar a la subcuenta de solidaridad del Fosyga.7Numérico
23Serial BDUASerial asignado en BDUA al afiliado beneficiario o beneficiario adicional.16Numérico
24Serial HASerial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes, será asignado para los beneficiarios adicionales.16Numérico

2.4. Estructura de datos conciliación de cuentas maestras de recaudo de cotizaciones.

Cuenta Nombre del archivo
Conciliación cuenta maestra de recaudo 1CONCILIACODENTIDADDDMMAAAA.TXT
Conciliación cuenta maestra de recaudo SGP 2CONCILIACODENTIDADDDMMAAAA.TXT

El Fosyga entregará los resultados de la conciliación de las cuentas maestras de recaudo de acuerdo con la siguiente estructura de datos:

Campo Nº Nombre Descripción Longitud Tipo de campo
1Código de la EPSCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC.6Carácter
2Número de la cuenta de recaudoCorresponde al número de cuenta maestra donde se recaudó la cotización15Numérico
3Fecha del Proceso de Giro y CompensaciónEspecifica la fecha en que el Fosyga efectúa el proceso de Compensación. (dd/mm/aaaa)10Carácter
4Período compensadoCorresponde al mes del año que se compensado: (mm/aaaa)7Carácter
5Tipo de afiliadoCorresponden al tipo de afiliado:
B = Beneficiario
A = Adicional
1Carácter
6Tipo de Documento del cotizanteCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Carácter
7Número documento del cotizanteNúmero de documento16Carácter
8Tipo de cotizanteCorresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Numérico
9Tipo de documento del aportanteCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Carácter
10Número documento del aportanteNúmero de documento20Carácter
11Fecha de la consignación de los aportesDebe corresponder a la fecha de consignación o de transferencia de aportes a la cuenta maestra de recaudo. (dd/mm/aaaa).10Carácter
12Valor de la cotizaciónCorresponde al valor de la cotización del período.15Numérico
13Número de planilla de liquidaciónNúmero de la planilla de liquidación de aportes15Numérico
14Código del operador de informaciónIdentificación del operador de información2Numérico
15Registro compensadoCorresponde a la marcación de aprobación de compensación del registro. Para garantizar la trazabilidad se mantendrá la marcación (2=No) hasta la aprobación de la compensación del registro.
1 = Sí
2 = No
1Numérico
16Devolución de aportes o transferencia entre cuentas maestras de recaudoMarcación del registro de la cotización del mes según los siguientes casos se efectúen dentro del mismo período al que corresponde la conciliación:
1 = Devolución de aportes
2 = Transferencia entre cuentas de recaudo
3 = Corrección de registro aprobado en la compensación
1Numérico
17Serial histórico de aportes - HASerial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes.16Numérico

Notas:

1. El administrador fiduciario de los recursos del Fosyga entregará esta estructura de datos a la EPS-EOC el primer (1) día hábil del mes siguiente a que corresponda la conciliación, y de forma separada para cada una de las dos (2) cuentas maestras que administra. El giro al Fosyga de las cotizaciones no compensadas de la cuenta maestra de recaudo, se efectuará el mismo día de entrega de la conciliación mensual por parte del administrador fiduciario a las EPS-EOC.

2. No existirá traslado de recursos al Fosyga de la cuenta maestra de recaudo del sistema general de participaciones, por concepto de cotizaciones no compensadas.

3. La información de las transferencias entre cuentas maestras señaladas en el campo 16 opción 2 de esta estructura, se reportará por parte del administrador fiduciario de los recursos del Fosyga en el campo 4.8 del “Formulario de conciliación mensual cuentas maestras de recaudo” de la Resolución 609 de 2012 o la norma que la modifique, derogue o sustituya.

4. Para la conciliación agregada de que trata el artículo 29 del Decreto 4023 de 2011 y la Resolución 609 de 2012, las EPS-EOC presentarán ante el Fosyga antes del último día hábil del mes en que inicie el nuevo proceso de compensación, el formulario definido para tal fin.

2.5. Estructura de datos para corrección de registros compensados.

Nombre del archivo: COR4023CODENTIDADDDMMAAAA.TXT

Aplica para cotizantes y beneficiarios.

La EPS-EOC entregará al Fosyga en la fecha definida en el artículo 19 del Decreto 4023 de 2011 diligenciado la totalidad de los campos de acuerdo con la siguiente estructura de datos, así mismo el administrador fiduciario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes entregará a la EPS-EOC los resultados de la validación de este proceso:

Campo Nº Nombre Descripción Longitud Tipo de campo
1Código de la EPSCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC.
Campo informativo no sujeto a corrección
6Carácter
2Período a compensarCorresponde al mes del año que se va a compensar: (mm/aaaa)
Campo informativo no sujeto a corrección
7Carácter
3Tipo de documento del afiliadoCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
Campo informativo no sujeto a corrección
2Carácter
4Número documento del afiliadoNúmero de documento
Campo informativo no sujeto a corrección
16Carácter
5Tipo de afiliadoCorresponden al tipo de afiliado:
C = Cotizante
B = Beneficiario
A = Adicional
Corresponden a los tipos de afiliado establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
2Numérico
6Tipo de documento del aportanteCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Carácter
7Número documento del aportanteNúmero de documento20Carácter
8Ingreso base de cotizaciónEs el dato reportado en la planilla de autoliquidación de aportes. Sin decimales y de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente.15Numérico
9Total días cotizadosIgual o menor a 30 y son los reportados por cada aportante y período.2Numérico
10Total días compensadosCorresponden en proporción a los días cotizados sin que supere los 30 días de reconocimiento.2Numérico
11Valor de la cotizaciónCorresponde al valor de la cotización del período.
En caso de corresponder a un afiliado adicional se registrará el valor recaudado.
15Numérico
12Serial BDUASerial asignado en BDUA al cotizante
Campo informativo no sujeto a corrección
16Numérico
13Serial HASerial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes
Campo informativo no sujeto a corrección
16Alfanumérico

Nota. En el resultado del proceso de corrección de registros aprobados, el administrador de los recursos del Fosyga deberá determinar si existen valores que las EPS-EOC deban girar al Fosyga y verificar que las consignaciones se efectúen, en los casos en que el registro corregido genere valores a favor de la EPS-EOC deberá girarse a la entidad como resultado de este proceso.

2.6. Estructura de datos para correcciones de registros con inconsistencias en.

El Fosyga con la entrega de los resultados del proceso de compensación en las estructuras definidas en la presente Nota Externa entregará a las EPS-EOC las inconsistencias de los registros que no pudieron ser compensados cuyo nombre del archivo es: CRCODENTIDADDDMMAAAA.TXT, información que deberá ser revisada y verificada por la EPS-EOC de acuerdo con sus archivos y bases de datos. La EPS-EOC entregará corregida y ajustada al Fosyga los campos respectivos en la siguiente estructura.

Esta información deberá ser entregada por la EPS-EOC en un único archivo al Fosyga el día hábil anterior al siguiente proceso de compensación antes de la 1:00 p.m., quien realizará la validación para la posterior actualización de los registros para incorporarlos al proceso de giro y compensación.

Nombre del archivo de datos entregado por la EPS-EOC:

CRCODENTIDADDDMMAAAA.TXT, donde CODENTIDAD corresponderá al código de EPS o EOC que genera y remite la estructura 2.6

La EPS –EOC deberá generar y remitir un registro por cada inconsistencia reportado en el campo 19 de esta estructura que se requiera ajustar.

Campo Nº Nombre Descripción Longitud Tipo de campo
1Código de la EPSCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC que recibe el aporte. No podrá ser modificado por la EPS-EOC en este proceso de corrección6Alfanumérico
2Código del operador.Identificación del operador de Información, no es modificable.2Numérico
3Número de la planilla integrada de liquidación de aportes.Número de la planilla de liquidación de aportes, no es modificable.15Numérico
4Serial BDUASerial asignado en BDUA al cotizante o beneficiario adicional, no es modificable.16Numérico
5Serial histórico de aportes - HASerial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes, no es modificable.16Numérico
6Tipo documento del cotizante o beneficiario adicionalCorresponden a los tipos de documento establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya. Puede ser modificado por la EPS si es un error del aportante.2Alfanumérico
7Número documento del cotizante o beneficiario adicionalNúmero de documento. Puede ser modificado por la EPS si es un error del aportante.16Alfanumérico
8Primer apellidoNo puede ser modificado por la EPS-EOC20Alfanumérico
9Segundo apellidoNo Puede ser modificado por la EPS-EOC30Alfanumérico
10Primer nombreNo puede ser modificado por la EPS-EOC30Alfanumérico
11Segundo nombreNo puede ser modificado por la EPS-EOC20Alfanumérico
12Tipo de afiliadoCorresponden al tipo de afiliado:
C = Cotizante
A = Adicional
No es modificable
1Carácter
13Tipo de cotizanteCorresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya corregido por la EPS-EOC.2Numérico
14Período a compensarCorresponde al mes y año que se va a compensar corregido por la EPS-EOC (mm/aaaa)7Alfanumérico
15Ingreso base de cotizaciónEs el dato reportado en la planilla de autoliquidación de aportes. Sin decimales y de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente.15Numérico
16Días cotizadosCorresponden en proporción a los días cotizados sin que supere los 30 días de reconocimiento.2Numérico
17Tipo de documento del aportanteCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya, corregido por la EPS-EOC.2Alfanumérico
18Número documento del aportanteNúmero de documento corregido por la EPS-EOC.20Alfanumérico
19Tipo de inconsistenciaEn el archivo de salida entregado por el administrador fiduciario, se reportará los códigos de glosas asociados a la inconsistencia.
En el archivo que devuelve la EPS debe indicar en el registro no conciliado el tipo de inconsistencia a subsanar, así:
1 = Tipo documento de cotizante
2 = Número documento cotizante
3 = Tipo de cotizante
4 = Tipo documento de aportante
5 = Número documento aportante
6 = Período de cotización
7 = Error en los días de cotización
8 = Error en EPS-EOC entre el registro del aporte y la BDUA
2Numérico
20Código de la EPS a la que se debe trasladar los aportesCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC.6Alfanumérico
21Número de transacción trasladoEste campo será diligenciado por el administrador de los recursos del Fosyga, una vez efectuado el traslado de los recursos.
Este campo es de uso exclusivo del Fosyga. Cuando no aplique deberá diligenciarse como vacío.
20Alfanumérico
22Valor de la cotizaciónCorresponde al valor de la cotización del período. No es modificable.15Numérico
23Fecha de la consignación de los aportesDebe corresponder a la fecha de consignación de aportes. (dd/mm/aaaa). No es modificable.10Carácter

Nota:

1. En ningún caso se podrá realizar modificación al código de la EPS-EOC, del campo 1.

2. Si la EPS-EOC reportada en la planilla de aportes PILA es diferente a la registrada en la BDUA, la EPS-EOC deberá verificar si corresponde a:

2.1. Inconsistencia en la afiliación:

La EPS-EOC deberá realizar las gestiones para la actualización de la BDUA y no deberá remitir ninguna información en esta estructura.

2.2. Pago errado por inconsistencia en el tipo de cotizante.

a) Si la cotización es menor a lo obligado a pagar por el tipo de cotizante correcto, el aportante debe corregir la cotización a través de una planilla “N” en PILA.

b) Si la cotización es mayor a lo obligado a pagar por el tipo de cotizante correcto, la EPS-EOC podrá corregir el tipo de cotizante en la presente estructura y tramitar la devolución de aportes por el mayor valor pagado si hay a lugar, en las estructuras definidas para tal fin.

3. El campo 20 se deberá diligenciar en los casos en que la EPS-EOC reportada en el campo 1, reciba una cotización por un afiliado que no le corresponde. En tal caso, el Fosyga informará a la EPS-EOC que recibió las cotizaciones como a la EPS-EOC que registra la afiliación del cotizante, con el fin que las entidades determinen a cuál de ellas corresponde el aporte.

Una vez establecido lo anterior, la EPS-EOC que recibió la cotización, es decir la EPS registrada en el campo 1, registrará en el campo 20 el código de la EPS-EOC a la que corresponde el recaudo y diligenciará el tipo de inconsistencia 8 en el campo 19. Esta información deberá ser remitida al Fosyga, con el fin de dar inicio al trámite de transferencia de recursos de cotización erradamente consignadas en cuenta de la EPS.

2.7. Estructura de datos para presentación de prestaciones económicas al Fosyga.

(Nota: Modificada en lo pertinente la presente estructura 2.7 por la Nota Externa 201433210469851 de 2014 del Ministerio de Salud y Protección Social)

Nombre del archivo: PRE4023CODENTIDADDDMMAAAA.TXT

La EPS-EOC entregará al Fosyga en la fecha definida en el artículo 20 del Decreto 4023 de 2011 diligenciado la totalidad de los campos de acuerdo con la siguiente estructura de datos, así mismo el administrador fiduciario entregará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la EPS-EOC los resultados de la validación de este proceso:

Campo Nº Nombre Descripción Longitud Tipo de campo
1Código de la EPSCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC.6Carácter
2Fecha del procesoEspecifica la fecha en que la EPS-EOC presenta el archivo y en que el Fosyga entrega el resultado, según sea el caso. (dd/mm/aaaa)10Carácter
3Tipo de prestación económica1 = Licencia de maternidad o paternidad.
2 = Incapacidad por Enfermedad General.
3 = Corrección de Prestación económica glosada.
4 = Corrección de Prestación económica aprobada.
La opción 4 solamente se registra cuando la EPS-EOC requiera corregir una licencia de maternidad o paternidad aprobada por el Fosyga.
1Numérico
4Tipo de documento del cotizanteCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Carácter
5Número documento del cotizanteNúmero de documento16Carácter
6Serial BDUASerial asignado en BDUA al cotizante16Numérico
7Tipo de cotizanteCorresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Numérico
8Tipo de documento del aportanteCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Carácter
9Número documento del aportanteNúmero de documento20Carácter
10Ingreso base de cotizaciónEs el dato sobre el cual la EPS-EOC liquidó la prestación económica de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente.
En el archivo de entrega de resultados por parte del Fosyga se reportará el IBC utilizado para liquidar dicha prestación.
15Numérico
11Tipo de salarioCampo obligatorio
1 = Fijo
2 = Variable
1Numérico
12Fecha Inicio licencia o incapacidadFecha de iniciación (dd/mm/aaaa)10Carácter
13Fecha terminación de la licencia o incapacidadFecha de terminación (dd/mm/aaaa)10Carácter
14Días pagados de licencia o incapacidadDías pagados por la licencia.3Numérico
15Fecha de pago de licencia o incapacidad al aportanteFecha de pago de la licencia o incapacidad (dd/mm/aaaa)10Carácter
16Licencia o incapacidad deducida o pagada1 = Si el aportante se dedujo de la autoliquidación el valor de la licencia o incapacidad.
2 = Si la licencia o incapacidad, fue pagada directamente al aportante por parte de la EPS.
1Carácter
17Valor de licencia o incapacidad deducida o pagadaValor deducido o pagado.15Numérico
18Número autorización de licencia o incapacidadNúmero interno de la EPS o EOC con que autorizó la licencia o incapacidad.15Carácter
19Tipo de Incapacidad1 = Inicial (Hasta 90 días)
2 = Prórroga (De 91 hasta 180 días)
3 = Mayor a 180 días
1Numérico
20Tipo de licencia1 = Maternidad
2 = Parto no Viable
3 = Paternidad
4 = Parto Prematuro
5 = Nacimiento Múltiple
6 = Parto Prematuro y nacimiento múltiple
7 = Proporcional (Ac. 414/2009)
8 = Proporcional (Ac. 414/2009) y parto prematuro
9 = Proporcional (Ac. 414/2009), parto prematuro y nacimiento múltiple.
10 = Fallecimiento de madre (L. 1468/2011, art. 1º, num. 6º)
11 = Proporcional (Ac. 414/2009) y nacimiento múltiple.
2Numérico
21Días de gestaciónCampo obligatorio si el campo 20 se diligencia con tipo 3, 7, 8, 9 y 11
En este campo y en aplicación del Acuerdo 414 de 2009 se deberá registrar el número de los días de gestación.
Cuando en el campo 20 se diligencia el tipo de licencia 3, se deberá registrar los días gestación correspondiente a la madre del menor.
3Numérico
22Días para nacimientos de niños prematurosCampo obligatorio si el campo 20 se diligencia con tipo 4, 6, 8, 9
En este campo y en aplicación del numeral 5 del artículo 1º de la Ley 1468 de 2011 se deberá registrar la diferencia en días entre la fecha gestacional y el nacimiento a término.
3Numérico
23Fecha gestacionalCampo obligatorio si el campo 20 se diligencia con tipo 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 y 11.
Fecha de iniciación licencia (dd/mm/aaaa) Corresponde a la fecha del parto. En el caso de un parto no viable, esta fecha se homologa a la fecha de este evento.
10Carácter
24Fecha de nacimiento a términoCampo obligatorio si el campo 20 se diligencia con tipo 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 y 11.
Fecha de iniciación licencia (dd/mm/aaaa) Corresponde a la fecha probable del parto según el dictamen médico.
10Carácter
25Tipo de documento de la madre cotizante fallecidaCorresponden al tipo de documento del cotizante principal establecido en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.
Este campo es obligatorio si en el campo 20 se diligencia el tipo de licencia 10 Fallecimiento de madre (L. 1468/2011, art. 1º, num. 6º). Deberá registrase el tipo de identificación de la madre cotizante fallecida.
2Carácter
26Número de documento de la madre cotizante fallecidaEste campo es obligatorio si en el campo 20 se diligencia el tipo de licencia 10 Fallecimiento de madre (L. 1468/2011, art. 1º, num. 6º). Deberá registrarse el número de identificación de la madre cotizante fallecida.16Carácter
27Número autorización licencia para el caso de la madre cotizante fallecidaNúmero interno de la EPS o EOC de autorización de la licencia. Deberá registrarse el número de autorización de la licencia reconocida, asociada a la madre cotizante fallecida.
Este campo es obligatorio si en el campo 20 se diligencia el tipo de licencia 10 Fallecimiento de madre (L. 1468/2011, art. 1º, num. 6º).
15Carácter
28Días faltantes de licencia madre fallecidaTiempo que falta para expirar el período de la licencia posterior al parto concedida a la madre.
Este campo es obligatorio si en el campo 20 se diligencia el tipo de licencia 10 Fallecimiento de madre (L. 1468/2011, art. 1º, num. 6º)
3Numérico
29Aprobación de la licencia.1 = Sí
2 = No
Esta información deberá ser diligenciada por el administrador de los recursos del Fosyga.
1Numérico
30Código de glosas para registros con inconsistenciaDe acuerdo con la codificación definida por el Ministerio de Salud y Protección Social.
Corresponderá a 6 caracteres por glosa. En caso de existir más de una glosa en el mismo registro se separará con un delimitador punto y coma (;).
60Alfanumérico

Nota: Cuando la EPS-EOC diligencie en el campo 3 las opciones 3 y 4 (Corrección de prestación económica), deberá diligenciar la totalidad de los campos según la estructura de datos.

Para la corrección de prestaciones económicas aprobadas por el Fosyga, la EPS-EOC solamente podrá modificar la información de los campos 10, 11, 13, 14, 17, 20, 21, 22 y 28.

(Nota: Modificada en lo pertinente la presente estructura 2.7 por la Nota Externa 201433210469851 de 2014 del Ministerio de Salud y Protección Social)

2.8. Estructura de datos solicitud de devolución de aportes.

Nombre del archivo: DEVOLCODENTIDADDDMMAAAA.TXT

La EPS-EOC entregará al Fosyga en la fecha definida en el artículo 12 del Decreto 4023 de 2011 diligenciando la siguiente estructura de datos, así mismo el administrador fiduciario dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes entregará a la EPS-EOC los resultados de la validación de este proceso:

Campo Nº Nombre Descripción Longitud Tipo de campo
1Código de la EPSCorresponde al código asignado por la Superintendencia Nacional de Salud a la EPS o EOC.6Carácter
2Tipo de documento del cotizanteCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Carácter
3Número documento del cotizanteNúmero de documento.16Carácter
4Primer apellidoPrimer apellido del afiliado.20Carácter
5Segundo apellidoSegundo apellido del afiliado.30Carácter
6Primer nombrePrimer nombre del afiliado.30Carácter
7Segundo nombreSegundo nombre del afiliado.20Carácter
8Tipo de cotizanteCorresponden a los tipos de cotizante establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Numérico
9Tipo de documento del aportanteCorresponden a los tipos de documentos establecidos en la Resolución 1344 de 2012 o la norma que la modifique, adicione o sustituya.2Carácter
10Numero documento del aportanteNúmero de documento.20Carácter
11Nombre del aportanteNombre de la empresa o persona natural aportante.40Carácter
12Fecha de la radicación de la solicitud de devolución ante la EPS-EOCCorresponde a la fecha en que el aportante radicó la solicitud de aportes ante la EPS-EOC en formato (dd/mm/aaaa).10Carácter
13Número de radicado asignado a la solicitud de devolución por la EPS-EOCCorresponde al número interno de radicado asignado por la EPS-EOC a la solicitud de devolución.15Carácter
14Causal de devolución de aportes.Corresponde a los siguientes campos:
1 = Pago errado por el aportante.
2 = Mayor valor pagado.
3 = Aporte sin estar obligado.
4 = Cotizaciones correspondientes a personas fallecidas.
5 = Cotizaciones correspondientes a excedentes del sistema general de participaciones SGP.
6 = Intereses de mora de cotizaciones
7 = UPC adicional.
8 = Recursos diferentes a cotizaciones.
1Numérico
15Período de cotizaciónCorresponde al mes y año de la cotización en formato (mm/aaaa).
Cuando se marque la opción 6 del campo 14 la EPS-EOC puede registrar el período en el que recibió la consignación de intereses de mora.
7Carácter
16Marco normativo del recaudoCorresponde al tipo de norma vigente en el momento del recaudo.
1 = Recaudos cotizaciones Decreto 2280-04
2 = Recaudos cotizaciones Decreto 4023-11.
1Numérico
17Código del operador de informaciónIdentificación del operador de información. En caso que la EPS-EOC haya recibido la cotización en un punto de recaudo directo, este campo debe ser vacío.2Numérico
18Número de planilla de liquidaciónNúmero de la planilla de liquidación de aportes.15Numérico
19Fecha de pago planilla de liquidaciónCorresponde a la fecha en que el aportante realizó el pago de la cotización a la EPS-EOC. En formato (dd/mm/aaaa).10Carácter
20Tipo de consignaciónCorresponde al tipo de consignación:
1 = SNC1
2 = SNC2
3 = Registros glosados
4 = Recaudo en cuentas maestras
5 = Cotización no compensada en cuentas del Fosyga.
6 = Intereses de mora
Los tipos 1, 2 y 3 son válidos si se marca en el campo 16 el tipo 1.
Los tipos 3 y 4 son válidos si se marca en el campo 16 el tipo 2.
2Numérico
21Fecha de consignación de aportes al FosygaCorresponde a la fecha en que la EPS-EOC giró los recursos de cotizaciones al Fosyga. En formato (dd/mm/aaaa).
Cuando marque en el campo 14 la opción 6, en este campo se debe diligenciar la fecha en la que se efectúo la consignación al Fosyga por intereses de mora.
10Carácter
22Número de radicación asignado por el administrador fiduciario a la consignación.Corresponde al número de radicación que el administrador fiduciario asignó a la consignación.
Cuando marque en el campo 14 la opción 6, en este campo se debe diligenciar el número de radicado asignado a la consignación por intereses de mora.
10Carácter
23Número de consignación subcuenta de compensación.Corresponde al número de consignación asignado.12Carácter
24Número de consignación subcuenta de solidaridad.Corresponde al número de consignación asignado. Cuando marque en el campo 14 la opción 6, este campo debe venir vacío.12Carácter
25Número de consignación subcuenta de promoción.Corresponde al número de consignación asignado.
Cuando marque en el campo 14 la opción 6, este campo debe venir vacío.
12Carácter
26Valor solicitado por la EPS-EOC subcuenta de compensación.Expresado sin decimales10Numérico
27Valor solicitado por la EPS-EOC subcuenta de solidaridad.Expresado sin decimales
Cuando marque en el campo 14 la opción 6, este campo debe venir vacío.
10Numérico
28Valor solicitado por la EPS-EOC subcuenta de promociónExpresado sin decimales
Cuando marque en el campo 14 la opción 6, este campo debe venir vacío.
10Numérico
29Aprobación de solicitud de devolución.1 = Sí
2 = No
Esta información deberá ser diligenciada por el administrador de los recursos del Fosyga.
1Numérico
30Recursos de SGPCuando marque en el campo 14 la opción 5, deberá especificarse a qué recursos corresponde la devolución de aportes, según los siguientes conceptos:
1 = Decreto 4047 de 2006 y 3260 de 2007.
2 = Decreto 2729 de 2010.
3 = Vigencia 2010 en adelante.
1Numérico
31Rendimientos financieros excedentes SGPEste valor será calculado por la EPS-EOC según Decreto 1636 de 2006 e instrucción del administrador de los recursos del Fosyga.10Numérico
32ID sobre el cual la EPS-EOC está solicitando la devoluciónEste número lo registra la EPS-EOC de acuerdo a la línea del SNC y RG sobre el cual está solicitando la devolución y que se encuentra registrado en la base de datos del Fosyga.
Este campo se diligencia cuando corresponda en el campo 20 diligencie las opciones 1, 2 y 3.
 Numérico
33Código glosas para solicitud no aprobadaCuando en el campo 29 se registre la opción 2, el administrador de los recursos del Fosyga asignará el código de la glosa respectivo.60Alfanumérico
34Serial HASerial asignado en el proceso de registro en el histórico de aportes.16Alfanumérico
35Concepto devolución recursos diferentes a cotizacionesCuando en el campo 14 diligencie el concepto 8, la EPS-EOC deberá registrar la causal de la solicitud.30Carácter

Notas:

Devoluciones de excedentes de SGP. Cuando la EPS-EOC diligencie en el campo 14 la opción 5 (Cotizaciones correspondientes a excedentes del sistema general de participaciones, SGP) solamente deberá diligenciar los campos 9 a 13, del 20 al 28 y 30, y si es del caso el campo 31. Los demás deberán generarse como campo vacío.

Devoluciones de aportes Decreto 2280 de 2004. Para las cotizaciones anteriores a la entrada en operación de las cuentas maestras, los aportantes solo podrán solicitar ante la EPS o la EOC la devolución de cotizaciones, hasta el 28 de octubre de 2012, según el artículo 12 del Decreto 4023 de 2011.

Para las cotizaciones posteriores a agosto de 2012, los aportantes solamente tendrán doce meses a partir de la fecha de pago para solicitar ante la EPS-EOC la devolución de cotizaciones.

Devoluciones de intereses de mora. Cuando se trate de devolución de intereses de mora, el aportante deberá entregar el detalle por cotizante de la liquidación de dichos intereses a las EPS-EOC. Para las devoluciones de aportes por concepto de intereses de mora no deberán diligenciarse los campos 24, 25, 27, 28, 30, 31 y 32, los cuales deben generarse como campo vacío.

Recursos diferentes a cotizaciones: Cuando se trate de devolución por este concepto la EPS-EOC deberá diligenciar los campos 1, 9, 10 a 14, 16, y 20 a 28, los demás deberán registrarse como campo vacío.

Causal de devolución de aportes. En el caso de tramitar devolución de aportes por más de una causal para el mismo cotizante, se deberá presentar la información completa en un registro para cada causal.

N. del D.: Esta nota externa va dirigida a entidades promotoras de salud y demás entidades obligadas a compensar y administrador fiduciario del Fosyga.

(Nota: Ajustada por la Nota Externa 201433210794341de 2014 del Ministerio de Salud y Protección Social)