Nuevo formulario único de autoliquidación y pago de aportes

Revista Nº 131 Sep.-Oct. 2005

Este nuevo sistema tiene por objeto permitir que los aportantes realicen el pago integrado de aportes a la seguridad social a través de transferencias electrónicas de fondos 

Unidad Laboral 

Legis S.A. 

El sistema integrado de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, es un nuevo procedimiento que se pondrá en servicio para todos los aportantes: empleadores o independientes, públicos o privados, el cual integra —en un solo trámite— los diferentes pagos a la seguridad social integral y demás parafiscales, mediante una planilla integrada electrónica de liquidación de aportes.

Este nuevo sistema tiene por objeto permitir que los aportantes, es decir, los empresarios realicen el pago integrado de los aportes a la seguridad social y demás parafiscales, a través de transferencias electrónicas de fondos, empleando, para ello, la planilla integrada de liquidación de aportes a la seguridad social, que viene en formato electrónico.

Según la normatividad expedida, las entidades que pueden prestar el servicio de operación del sistema de pago de aportes a la seguridad social y parafiscales, mediante la planilla integrada de liquidación de aportes por medio electrónico son: a) Las instituciones financieras, y b) Las entidades administradoras en forma conjunta.

Los aportantes deberán decidir a través de cuál de esas entidades harán sus pagos electrónicos, para después ponerse en contacto con ella y realizar el respectivo proceso de registro inicial. La información sobre las entidades que prestarán el servicio será publicada oportunamente en la página web del Ministerio de la Protección Social.

Esta primera etapa es un sistema voluntario para los aportantes y complementario a los existentes en la actualidad. Sin embargo, el aportante que quiera hacer los pagos por medio electrónico debe hacer uso de la planilla integrada de liquidación de aportes.

No se admiten pagos parciales, es decir, el pago debe cubrir la totalidad de los aportes a la seguridad social integral y parafiscales, a los que esté obligado cada aportante.

Los pasos que debe seguir el aportante para realizar el primer pago mensual, son los siguientes:

a) Registro inicial del aportante

Se requiere que el aportante se registre previamente ante la entidad que le prestará el servicio que, de acuerdo con la normatividad expedida para el efecto, podrá ser una entidad bancaria o una conformada por los administradores del sistema. Este procedimiento tiene por objetivo permitir el registro de la información básica del aportante, la asignación de las claves, niveles de acceso, autorizaciones y la habilitación para que le sean debitados los recursos de los aportes.

Este proceso podrá ser definido de acuerdo con los requerimientos de cada entidad que suministre el servicio, pero, en general, considera los siguientes pasos:

El aportante suministra por una sola vez, información básica. En caso de ser un cliente o usuario de la entidad, esta información podrá ser obtenida desde los sistemas actuales.

Como parte del registro inicial, el aportante tendrá una clave de acceso, así como los demás elementos de seguridad que las partes consideren conveniente utilizar con el fin de minimizar los riesgos de fraude o usos indebidos del sistema. Una vez se haya realizado el registro del empleador o aportante, el sistema le facilitará la opción de liquidación de aportes en la planilla integrada de liquidación de aportes por vía electrónica.

Luego del registro inicial, para realizar la captura, liquidación de la planilla y pago de los aportes, se seguirán los siguientes pasos:

• Identificación. En este primer paso, el aportante se identifica ante el sistema de información de acuerdo con las especificaciones dadas en el proceso de registro inicial. El aportante podrá actualizar cuando lo estime, la información básica suministrada en su registro inicial, para lo cual el sistema desarrollará las funciones de software necesarias.

• Entrada de datos de la planilla integrada al sistema de información. El aportante podrá registrar en el sistema la información detallada de los empleados, para lo cual podrá utilizar varias alternativas, entre las que se encuentran:

a) Captura directa de los datos en la web del banco o de la administradora.

b) Descarga de archivos planos.

c) Actualización de la planilla integrada del período anterior reportada al sistema, en caso de existir un pago anterior.

El sistema de información verificará las validaciones y comprobará que los archivos planos que van a ser cargados en el mismo sean los señalados. Como producto de la verificación, el sistema generará un reporte de las inconsistencias encontradas; en cuyo caso, el aportante tendrá la posibilidad de corregir los archivos planos y los podrá volver a cargar en el sistema. Una vez este no encuentre inconsistencias subirá los archivos y generará la planilla de autoliquidación con sus correspondientes totales.

El sistema dará el valor total a pagar, así como los intereses de mora si es el caso; puesto que hará el cálculo de los totales de acuerdo con las especificaciones de cada integrante de la seguridad social integral. En cuanto a los intereses de mora, el sistema de información los liquida de manera automática al momento de efectuar el pago, si hubiere lugar a ello. Es importante aclarar que la mora se calcula únicamente para el período a pagar.

Luego de calculado el valor total a pagar, este será mostrado al aportante quien debe confirmar si hará su respectivo pago. Una vez se confirme el mismo, el sistema de información, a través de los servicios electrónicos, interactuará con las instituciones financieras para acreditar los correspondientes pagos.

Esta opción es responsabilidad de la entidad prestadora del servicio, y el pago se hará siguiendo todas las reglas de seguridad del sistema financiero, tal como opera actualmente para el pago de otros servicios.

Una vez se efectúe el pago, los bancos deben enviar la confirmación de las transacciones financieras a la entidad que presta los servicios del sistema, quien, a su vez, deberá informar a los aportantes y a las administradoras de aportes sobre el detalle de la transacción.

Después de que se ha confirmado el pago, el sistema generará los archivos de salida y distribuirá la información en formato electrónico, a los diferentes actores, de la siguiente forma:

1. La planilla totalmente diligenciada, al aportante.

2. La información de los aportes para cada administradora, incluidas las AFP, EPS, ARP, CCF, SENA, ICBF, ESAP, y el Ministeriode Educación Nacional, según las especificaciones de los archivos de salida de este sistema.

3. La información con los pagos será enviada a cada una de las administradoras con el detalle de crédito respectivo proveniente de la institución financiera que presta el servicio.

4. La información de los datos básicos de los aportantes para cada administradora.

5. Las planillas pagadas serán reportadas periódicamente al Ministerio de la Protección Social.

Este sistema se pone en marcha con el objetivo de facilitar el trámite mensual de los aportantes, ya que evitará el diligenciamiento de un formulario para cada administradora y un proceso de pago individual, para reemplazarlos por el diligenciamiento de una planilla electrónica que permite el pago integrado.