Obligaciones de los consorcios y uniones temporales

Revista Nº 109 Ene.-Feb. 2002

Ante la falta de claridad en el cumplimiento de obligaciones formales de los consorcios y U.T. se formulan recomendaciones contables y tributarias 

Lac & Asociados 

Auditores - Consultores 

Estas alianzas de dos o más personas naturales o jurídicas, son una alternativa de contratación hoy en día. Sus responsabilidades tributarias se resumen así:

Impuesto o responsabilidadResponsableNorma o Doctrina
SINO
Impuesto de renta y complementarios XE.T., Art 18
IVAX E.T., Art 437; L. 488/98, art. 66
Retención en la fuenteX E.T., Art 368; L. 488/98, art. 115
Impuesto timbre XDIAN, Conc. 3233, ago. 21/97
ICA XD.D.I., Conc. 794, ago./99
Emisión facturaX E.T., Art 615; D.R. 3050/97, art. 11

 

La problemática surge por el vacío legal en cuanto algunas de sus obligaciones formales. Así, no existe actualmente disposición que obligue a los consorcios y U. T. a llevar libros de contabilidad; sin embargo, de acuerdo con lo estipulado por la Ley 488 de 1998 en su artículo 66, los consorcios son responsables del impuesto sobre las ventas cuando en forma directa realicen actividades gravadas, en razón de lo anterior se presume que para efectos fiscales se deben llevar las cuentas respectivas en su contabilidad.

Lo anterior sugiere registrar adecuadamente cada una de las transacciones realizadas por los consorcios , obteniendo las siguientes ventajas:

a) En los procesos tributarios la prueba contable es el medio más idóneo y eficaz de comprobación.

b) Aporta la seguridad suficiente para cada uno de los consorciados en cuanto al conocimiento patrimonial y el control en la distribución de los ingresos, costos y gastos de las operaciones.

c) Permite contar con un antecedente para próximas licitaciones.

d) Permite obtener información oportuna y confiable para la toma de decisiones.

Al momento de constituir un consorcio se debe: analizar las cláusulas del contrato del consorcio e identificar las responsabilidades y obligaciones que adquiere en forma directa, así como las de cada uno de sus miembros; determinar si el consorcio es responsable del IVA; determinar el porcentaje de participación que tendrán los miembros en los ingresos, costos y deducciones; diligenciar el registro único tributario ante la DIAN y solicitar el NIT correspondiente, e inscribirse en el Registro Nacional de Vendedores si son responsables; registrar los libros, teniendo en consideración que la obligación de inscribir en el registro mercantil los libros de comercio, se predica respecto del comerciante (persona natural o jurídica) y no del consorcio como tal (C. Co., art. 19).

La obligación de llevar libros registrados en cámara de comercio es de los miembros del consorcio en la medida en que realicen actividades mercantiles.

En el proceso contable para consorcios responsables de IVA, se debe tener en cuenta:

1. Emitir factura de venta por todos los ingresos que perciba el consorcio o la U.T., señalando el porcentaje de ingresos que corresponde a cada miembro, nombre, razón social y NIT.

2. Teniendo en cuenta la responsabilidad del IVA, se recomienda que sea el consorcio el que realice las compras de bienes y servicios que den derecho a impuesto descontable (las facturas de venta y documentos equivalentes deben ser expedidos a nombre del consorcio).

3. La contabilidad debe reflejar los anticipos y/o giros efectuados a cada uno de los miembros.

4. Se deben constituir las provisiones que garanticen las obligaciones que puedan sobrevivir a la ejecución del contrato.

5. Mensualmente el “contador público” del Consorcio deberá expedir una certificación con destino a cada uno de los Consorciados en la cual consten los activos y pasivos y se indiquen los ingresos, costos y gastos totales, así como el valor en las retenciones de renta que le corresponden por su participación en el Consorcio.

6. Clasificar los costos y gastos del consorcio y los consorciados como deducibles y no deducibles al ser distribuidos y reportados a cada uno de los consorciados.

7. Para los consorciados, registrar por separado los ingresos, costos y gastos que le correspondan en las operación, es decir no es procedente reconocer únicamente el resultado neto obtenido.

En el evento en que se presente un desequilibrio económico en la participación de los costos y gastos de cada uno de los consorciados se debería proceder de acuerdo con el siguiente ejemplo:

El consorcio ABC se estableció de acuerdo con la siguiente participación:

Consorciado A 40%  

Consorciado B 35%  

Consorciado C 25%  

A dicho consorcio le ha sido adjudicado un contrato por valor de $1.500.000, en desarrollo del objeto del contrato se incurrió en costos y gastos que ascienden a $1.200.000 distribuidos así:

Consorciados
DetalleABCTotal
Costos directos del consorcio (según porcentaje de participación)180.000157.500112.500450.000
Costos propios realizados por los consorciados375.000200.000175.000750.000
 555.000357.500287.5001.200.000

 

Distribuyendo los ingresos costos y gastos se tendría:

Consorciados
DetalleABCTotal
Ingresos del consorcio600.000525.000375.0001.500.000
Costos del consorcio según porcentaje de participación180.000157.500112.500450.000
Costos propios de los consorciados375.000200.000175.000750.000
Total costos y gastos555.000357.500287.5001.200.000
UTILIDAD45.000167.5007.500300.00
Facturación entre consorciados(1)75.000(62.000)(13.000)0
TOTAL120.000105.50074.500300.000

 

(1) Se concluye que el consorciado A debería facturarle (con IVA) los servicios o el suministro de bienes que realizó por cuenta de los consorciados B y C por $ 62.000 y $ 13.000 respectivamente, con el objeto de obtener el equilibrio en la utilidad pactada según el contrato.

Una vez que el consorcio haya cumplido con su objeto se debe proceder a su liquidación para lo cual se debería tener en cuenta los siguientes pasos:

1. Se elabora un acta escrita de liquidación entre los consorciados.

2. Se cancela el NIT. Auditores – Consultores