Obligaciones legales de los trabajadores independientes

Revista Nº 125 Sep.-Oct. 2004

La situación actual del mercado laboral ha hecho que personas que siempre se habían desempeñado como trabajadores dependientes, hayan decidido o se hayan visto en la necesidad de independizarse. 

Fabián I. Hernández Henríquez 

Asesor laboral 

Trabajadores independientes frente al sistema de pensiones: La Ley 797 no trae definición de quién es trabajador independiente para este sistema, pero dice que están obligados a cotizar al sistema quienes realicen una prestación directa mediante contratos de prestación de servicios o cualquier otra modalidad de servicios que adopten.

Frente al sistema de salud: El Decreto 1703 de 2002 exige que la persona natural que realice una contratación no laboral para la ejecución del servicio (obra, arrendamiento de servicios, prestación de servicios, consultoría, asesoría, etc.) cuya duración sea superior a 3 meses, es trabajador independiente para el sistema de salud y genera obligaciones especiales para su contratante.

Frente al sistema de riesgos profesionales: El Decreto 2800 de 2003 establece que dentro del grupo de trabajadores independientes, aquellos que sean personas naturales, presten servicios personales o actividades económicas por su cuenta y riesgo, mediante contrato civil, comercial o administrativo cuya duración sea superior a 3 meses, pueden vincularse de manera voluntaria al sistema.

Así, el trabajador independiente que no cumple los requisitos para afiliarse voluntariamente al sistema de riesgos profesionales, no deja de serlo, pero no podrá afiliarse, y el trabajador independiente cuyo contrato es inferior a los 3 meses exigidos por la norma, tampoco deja de serlo, pero eso no lo exime de afiliarse y pagar las cotizaciones, lo que sucede es que no genera, respecto de su contratante, obligaciones de revisión de estas conductas.

Obligaciones tributarias: El trabajador o contratista independiente debe registrarse en el Registro Único Tributario, RUT, que le otorga un Número de Identificación Tributaria, NIT, y le identifica con la actividad a la que se va a dedicar.

Nota: Véase Decreto 2788/2004.

Quienes tengan un patrimonio inferior a $ 80.000.000, y que durante el año 2003 hayan tenido ingresos inferiores a $ 60.000.000 o hayan hecho consignaciones bancarias inferiores a $ 80.000.000 y cuenten con una sola sede que no esté ubicada en un centro de negocios que supere 20 unidades, pertenecen al régimen simplificado del Impuesto al Valor Agregado, IVA, y no son responsables de su pago. Tendrán la obligación de expedir factura o documento equivalente (cuenta de cobro). Si deciden expedir factura, esta debe contar con todos los requisitos legales, pero no es necesario que la numeración sea autorizada por la DIAN.

Quienes superen los límites enunciados quedarán inscritos al régimen común. Igualmente, si se celebran contratos por valor superior a los $ 60.000.000, quien esté inscrito en el régimen simplificado deberá cambiarse al común.

Los responsables del IVA del régimen común solo pueden hacer cobros mediante factura con numeración previamente autorizada por la DIAN, discriminando el valor del IVA (16%), deben llevar contabilidad en la que registren una cuenta mayor o de balance llamada “IVA por pagar” donde anotan operaciones gravadas y los impuestos descontables a que tengan derecho; y, deben declarar y pagar el impuesto bimestralmente.

El impuesto de industria y comercio exige inscribirse en el registro de industria y comercio y llevar un sistema de contabilidad simplificada o libro fiscal de registro de operaciones diarias. En el régimen común existe la obligación de declarar el impuesto causado mensualmente; en el simplificado, cuyos requisitos son los mismos del IVA, la declaración es anual, pero si se obtienen ingresos netos inferiores a 80 smlm, no hay obligación de presentarla.

Obligaciones frente a la seguridad social en salud: El cotizante se afilia mediante el formulario para trabajadores independientes; afilia a sus beneficiarios presentando la documentación requerida por el Decreto 1703 de 2002. Puede afiliarse mediante un ente autorizado por la Superintendencia de Salud para actuar como entidad agrupadora que afilia grupos de trabajadores independientes de una misma rama o actividad económica por cada autorización, pero que no está facultado para recaudar las cotizaciones.

El período mínimo de afiliación y pago es de un mes y el primer pago es por los días faltantes del mes de la afiliación. Mediante Sentencia 3403-02/2004 del Consejo de Estado, se declaró la nulidad de la base de los 2 SMLMV para trabajadores independientes.

Además, la cotización debe efectuarse sobre el mayor valor resultante entre la presunción de ingresos y el ingreso real del trabajador. Ingreso real es el equivalente al 35% del promedio mensual de los ingresos totales recibidos durante el año anterior. Presunción de ingresos es el ingreso real menos el 50% deducido, que corresponde a costos de la actividad realizada, o el IBC de pensiones que debe ser, por lo menos, del 70% del ingreso real.

Frente al sistema pensional: La cotización debe guardar relación con el ingreso efectivamente recibido sin ser inferior al salario mínimo legal mensual. Es obligatoria durante la vigencia del contrato, por períodos anticipados y hay desafiliación automática por mora de 2 períodos.

Por una parte el Decreto 510 de 2003 entiende por ingresos percibidos, el neto después de deducir los costos generados en la ejecución de la actividad contratada según el artículo 107 del estatuto tributario, haciendo que las bases para el pago de cotizaciones en salud y pensiones sean diferentes, pero la Ley 797 de 2003 impone la obligación de aportar para pensiones sobre la misma base del aporte a salud.

Frente al sistema de riesgos profesionales: Si existe un contrato escrito especificando la labor que desarrollará, lugar, horario, plazo (mínimo 3 meses), y la manifestación positiva del trabajador de querer afiliarse al régimen, es su contratante quien deberá afiliarlo a su ARP.

Debe demostrarse la afiliación previa a salud y pensiones y la cotización está a cargo del independiente pero la deducción y pago del aporte corresponde al contratante, según su clase de riesgo. La base es el ingreso real sin los gastos de la actividad en proporcionalidad, causalidad y necesidad (base para pensiones), con una presunción del 40% de los ingresos en factor de costos (base para salud), y no puede ser inferior a 2 ni superior a 25 smlm.

Deberes del contratante: Entidades del sector público. A la celebración, renovación o liquidación de contratos con un particular se requerirá el pago de las cotizaciones; al liquidarlos se verificará y dejará constancia del cumplimiento de las obligaciones. Si no se han pagado los aportes, deben retenerse las sumas adeudadas y efectuar el giro directo.

Es causal de mala conducta del funcionario el no dejar la constancia, y la evasión en el pago, para el contratista, es causal de terminación unilateral del contrato (se puede enervar con el pago en los 5 días siguientes a la notificación).

Debe incorporarse en los contratos, como obligación contractual del contratista, el cumplimiento de sus obligaciones frente a la seguridad social; si se incumple el pago, se impondrán multas sucesivas hasta que se cumpla. Si hay incumplimiento por 4 meses, la entidad aplicará la cláusula de caducidad administrativa.