ORDEN ADMINISTRATIVA 1 DE 2007 

(Abril 23)

“Que fija el procedimiento de Planeación de la DIAN”.

(Nota: Sustituida por la Orden Administrativa 7 de 2009 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

1. Objetivos.

a) Establecer los procedimientos, términos y responsables correspondientes a la formulación, ejecución, evaluación y mejoramiento del procedimiento de la planeación institucional, de acuerdo con la normatividad vigente, las políticas y directrices, tanto de la entidad como del Gobierno Nacional,

b) Evidenciar la responsabilidad y compromisos del nivel directivo en la formulación, ejecución y evaluación de la planeación, de conformidad con los requisitos establecidos en la norma técnica del sistema de gestión de calidad y control interno de la DIAN-SGCCI, adoptado mediante Resolución 1094 del 7 de febrero de 2006.

2. Dependencias involucradas.

a) El comité de dirección;

b) La dirección general;

c) La Dirección de Impuestos Nacionales, Dirección de Aduanas Nacionales, Secretaría de Desarrollo Institucional, Secretaría General, oficinas, subsecretarías y subdirecciones;

d) Las direcciones regionales, administraciones especiales, locales y delegadas de impuestos nacionales, de aduanas nacionales y de impuestos y aduanas nacionales;

e) Los empleados públicos de la entidad y personas vinculadas como supernumerarios, temporales, asesores internos o externos.

3. Etapas del procedimiento de planeación.

Las etapas del procedimiento de planeación de la DIAN responden a la necesidad de una planeación ágil, gerencial y flexible, así mismo articulan los requisitos sobre la planificación establecidos en la norma técnica del SGCCI. El procedimiento de planeación de la DIAN se describe mediante un ciclo compuesto por cuatro etapas interrelacionadas: planeación, ejecución, evaluación y mejoramiento, para las cuales se definen procedimientos, términos y responsables. Cada una de estas etapas dinamiza la relación entre los funcionarios y los procesos y entre los procesos y los resultados.

Dicho ciclo nos permite lograr el mejoramiento continuo del desempeño de la entidad, para lo cual es necesario primero planificar, actuar conforme a ello, verificar los resultados y tomar las acciones pertinentes; el desarrollo de este ciclo requiere tiempo, coordinación y participación de todos los involucrados, mente abierta, creatividad e información.

Las etapas mencionadas buscan que la planeación no se limite simplemente a la elaboración de un plan, sino a la implementación del mismo, realizando los seguimientos y las verificaciones necesarias que permitan tomar las acciones de ajuste y de mejoramiento continuo requeridas.

A continuación se describe detalladamente cada una de las cuatro etapas del procedimiento de planeación de la entidad:

3.1. Etapa de planeación.

3.1.1. Procedimiento y responsables.

Planeación estratégica:

1. Realización del diagnóstico en sus dos fases. (análisis interno y análisis externo), efectuado por la subsecretaría de planeación en coordinación con todas las dependencias de la entidad, las cuales prestarán el apoyo y colaboración, para cumplir con los requerimientos de información y análisis encaminados a la realización del diagnóstico estratégico. La subsecretaría de planeación consolidará y presentará ante el comité de dirección el diagnóstico como insumo para la definición del plan estratégico de la entidad.

2. Definición del plan estratégico de la entidad. El comité de dirección establecerá la misión, la visión, la política de gestión, los objetivos y las estrategias institucionales, para un periodo determinado.

3. Divulgación del plan estratégico a las partes interesadas; la secretaría de desarrollo institucional lo divulgará a través de los diferentes medios institucionales, a todos los funcionarios de la entidad y coordinará su publicación en medios electrónicos para el conocimiento de la ciudadanía.

Planeación del nivel directivo:

1. Definición de las metas anuales de recaudo, por parte de la oficina de estudios económicos, de acuerdo con los requerimientos del Gobierno Nacional.

2. Definición de lineamientos gerenciales anuales, por parte de los directores y secretarios, que orienten y prioricen las acciones de las dependencias a cargo, de acuerdo con el plan estratégico formulado y las metas de recaudo establecidas.

3. Definición de las metas anuales de gestión, por parte de cada una de las oficinas, subdirecciones y subsecretarías, con apoyo de la subsecretaría de planeación; las metas de gestión se documentan en el formato de parámetros de evaluación establecido por la subsecretaría de planeación.

4. Elaboración del plan anual, por parte de las oficinas, subdirecciones y subsecretarías, en el formato establecido para tal fin por la subsecretaría de planeación; este plan anual recoge las actividades a realizar durante un año, necesarias para el logro de la misión, la visión, la política, los objetivos y las estrategias formuladas en el plan estratégico, en concordancia con los lineamientos gerenciales anuales definidos por los directores y secretarios.

El plan anual del nivel directivo está conformado por tres componentes: producción, desarrollo y, evaluación y mejora. Estos componentes que se describen a continuación, agrupan las diversas actividades planeadas, de acuerdo con la naturaleza de las mismas:

Componente de producción. Es el conjunto de actividades que permiten el desarrollo de la misión y del quehacer de cada dependencia, se materializan a través de las metas de gestión de cada una de las áreas, articulando la gestión administrativa con los objetivos institucionales.

Componente de desarrollo. Es el conjunto de actividades y/o proyectos que permiten cumplir con la visión, en algunos casos contribuyen al desarrollo óptimo de la misión y de los retos internos de cada una de las áreas de la entidad. Comprende la creación de nuevos procedimientos, estructuras internas, operaciones, o la optimización de las existentes.

Componente de evaluación y mejora. Comprende todas las actividades que las áreas debe ejecutar para revisar permanentemente y en forma específica sus procesos y compromisos, para el correcto cumplimiento de su gestión.

El plan estratégico, los lineamientos gerenciales anuales de los directores y secretarios, las acciones de mejoramiento y los informes trimestrales de autoevaluación deben ser insumos para la elaboración de los planes anuales del nivel directivo.

5. Divulgación de las metas de gestión y del plan anual al nivel ejecutor, por parte de cada área del nivel central y publicación en la carpeta pública de la subsecretaría de planeación.

Planeación del nivel ejecutor:

1. Elaboración del plan anual por parte de los despachos, divisiones y grupos de las direcciones regionales, administraciones especiales, locales y delegadas en el formato establecido para tal fin por la subsecretaría de planeación. Este plan contiene la descripción de las principales acciones que deberán ser realizadas durante un año para alcanzar los objetivos propuestos; materializa los compromisos establecidos por el nivel central a una administración.

El plan anual del nivel ejecutor está conformado por tres componentes: producción, desarrollo y, evaluación y mejora. Estos componentes que se describen a continuación, agrupan las diversas actividades planeadas, de acuerdo con la naturaleza de las mismas:

Componente de producción. Es el conjunto de actividades que permiten el logro de las metas establecidas por el nivel central.

Componente de desarrollo. Es el conjunto de actividades de soporte a los proyectos establecidos por el nivel central.

Componente de evaluación y mejora. Comprende todas las actividades que una administración debe ejecutar para revisar permanentemente y en forma específica sus compromisos, para el correcto cumplimiento de su gestión.

Los planes anuales del nivel directivo, las metas de gestión definidas en los parámetros de evaluación, las acciones de mejoramiento y los informes trimestrales de autoevaluación deben ser insumos para la formulación del plan anual del nivel ejecutor.

2. Divulgación del plan anual a todos los funcionarios por parte de los despachos, divisiones y grupos de las direcciones regionales, administraciones especiales, locales y delegadas.

Planeación del nivel individual:

Corresponde al establecimiento de los compromisos laborales que el empleado público debe alcanzar en un período determinado, en desarrollo de la misión, de los propósitos institucionales y de la planeación del nivel estratégico, directivo y ejecutor. Se llevará a cabo según los lineamientos definidos por la subsecretaría de desarrollo humano para el proceso de valoración individual del desempeño.

3.1.2. Términos y fechas.

Plan estratégico. Su formulación debe cubrir por lo menos un periodo no menor a cuatro años, preferiblemente coincidente con los planes de orden nacional o planes de gobierno. Debe estar formulado en el mes de octubre del año inmediatamente anterior a la fecha de su vigencia.

Lineamientos gerenciales anuales. Deben estar formulados y divulgados en el mes de octubre del año inmediatamente anterior a la fecha de su vigencia.

Metas de gestión definidas en los parámetros de evaluación. Su formulación es anual, su seguimiento es mensual (matriz semáforo) y se evalúan a través del informe trimestral de autoevaluación. Deben estar formuladas y divulgadas en el mes de noviembre del año anterior a la fecha de su vigencia.

Plan anual (nivel directivo). Su formulación es anual. Debe estar formulado y divulgado en el mes de noviembre del año anterior a la fecha de su vigencia.

Plan anual (nivel ejecutor). Su formulación es anual. Debe estar formulado y divulgado en el mes de diciembre del año anterior a la fecha de su vigencia.

Planeación del nivel individual. Su formulación, seguimiento y evaluación se realizará según los términos y fechas establecidas por la subsecretaría de desarrollo humano.

3.2. Etapa de ejecución.

3.2.1. Procedimiento y responsables.

1. Conocimiento y comprensión del plan estratégico, del plan anual correspondiente y de los compromisos laborales por parte de cada funcionario de la DIAN.

2. Identificación de la contribución de las tareas, objetivos, metas o compromisos individuales al logro de la misión, visión, objetivos y estrategias institucionales por parte de cada funcionario de la DIAN, en el proceso de valoración individual del desempeño.

3. Provisión y gestión de recursos e insumos por parte de la entidad. Cada empleado público con personal a cargo debe garantizar:

• Una organización interna de trabajo razonable de acuerdo con las funciones, objetivos, servicios y procesos que desarrolla.

• Procesos internos adecuados que garanticen eficiencia en el cumplimiento de sus funciones y el logro de los resultados esperados. Así mismo alta calidad en el suministro de sus servicios y productos.

• Mecanismos de información rutinaria que apoyen el desarrollo del trabajo, el seguimiento a los procesos y a los resultados, el análisis de la gestión y la toma de decisiones.

• La asignación de responsabilidades a cada funcionario, de acuerdo con los procesos y procedimientos que se desarrollan, con las funciones y con los resultados esperados.

• Mecanismos para coordinar la aplicación y utilización de los recursos en los momentos necesarios, el uso de la información disponible y el desarrollo de las diferentes actividades.

4. Aplicación y desarrollo de las competencias definidas en cada uno de los niveles de la organización y en los perfiles del rol de los empleos respectivos de acuerdo con los lineamientos de la subsecretaría de desarrollo humano, por parte de cada funcionario de la DIAN.

5. Aseguramiento de la realización de las actividades planificadas en todos los niveles de la organización por parte de cada funcionario de la DIAN.

3.2.2. Términos y fechas.

Para el caso de la planeación estratégica, el período de ejecución es de cuatro años.

La ejecución de la planeación del nivel directivo y ejecutor comprende el periodo fiscal anual; es decir, del 1º de enero al 31 de diciembre de cada año. En consecuencia, en este periodo se deberán desarrollar las actividades planeadas.

Puede darse la existencia de periodos plurianuales para el desarrollo de proyectos especiales.

La ejecución de la planeación del nivel individual se realizará según los términos y fechas establecidas por la subsecretaría de desarrollo humano.

3.3. Etapa de evaluación.

3.3.1. Procedimiento y responsables.

1. Recopilación de las fuentes y los datos de gestión a reportar; por parte de los funcionarios responsables de la gestión en cada una de las divisiones y grupos de las direcciones regionales, administraciones especiales, locales y delegadas, oficinas, subdirecciones y subsecretarías.

2. Validación de la información a reportar; por parte de los jefes de división y grupos de las direcciones regionales, administraciones especiales, locales y delegadas, y oficinas, subdirecciones y subsecretarías.

3. Reporte de la información de gestión en los sistemas de información oficiales disponibles para tal efecto, por parte de los funcionarios responsables de la gestión en cada una de las divisiones y grupos de las direcciones regionales, administraciones especiales, locales y delegadas, y oficinas, subdirecciones y subsecretarías.

4. Realización del seguimiento a las metas de gestión formuladas en los parámetros de evaluación con la información reportada por el nivel ejecutor, por parte de las oficinas, subdirecciones y subsecretarías, en el formato establecido (matriz semáforo) por la subsecretaría de planeación consolidado por área y discriminado por administración.

5. Publicación del seguimiento a las metas de gestión (matrices semáforo) en la carpeta pública del área, por parte de las oficinas, subdirecciones y subsecretarías.

6. Elaboración y publicación del seguimiento a las metas de gestión institucionales por parte de la subsecretaría de planeación, de acuerdo con los seguimientos a las metas de gestión publicados por las áreas de nivel central.

7. Elaboración del informe trimestral de autoevaluación por parte de los despachos de las oficinas, subdirecciones, subsecretarías, direcciones regionales, administraciones especiales, locales y delegadas con el apoyo de las divisiones y grupos respectivos, en los formatos establecidos para tal fin por la subsecretaría de planeación. En este informe se evalúa el plan anual, las metas de gestión y se plasman las acciones de mejoramiento requeridas.

8. Envío del informe trimestral de autoevaluación en medio electrónico (correo) por parte de las administraciones locales y delegadas a la respectiva dirección regional para su consolidación y posterior publicación.

9. Publicación del informe trimestral de autoevaluación por parte de los despachos de las oficinas, subdirecciones y subsecretarías en sus respectivas carpetas públicas.

10. Publicación del informe trimestral de autoevaluación por parte de las direcciones regionales y administraciones especiales en la carpeta pública de la subsecretaría de planeación.

11. Consolidación y publicación del informe trimestral de autoevaluación por parte de la subsecretaría de planeación en su carpeta pública.

12. Evaluación de los compromisos laborales individuales por parte de los empleados públicos con personal a cargo, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la subsecretaría de desarrollo humano.

13. Evaluación anual del plan estratégico por parte de la subsecretaría de planeación.

14. Publicación del informe de evaluación anual del plan estratégico por parte de la subsecretaría de planeación en su carpeta pública.

3.3.2. Términos y fechas.

La información de gestión deberá ser reportada por parte del nivel ejecutor dentro de los cinco (5) primeros días hábiles de cada mes en los sistemas de información oficiales dispuestos para tal fin.

La publicación del seguimiento (matriz semáforo) a las metas de gestión de cada área formuladas en los parámetros de evaluación, deberá hacerse el décimo (10) día hábil de cada mes, por parte de las oficinas, subdirecciones y subsecretarias.

El seguimiento a las metas de gestión institucional deberá publicarse el día doce (12) de cada mes, por parte de la subsecretaría de planeación.

La publicación del informe trimestral de autoevaluación por parte de los despachos de las oficinas, subdirecciones y subsecretarías, deberá hacerse a más tardar el día quince (15) hábil después del trimestre respectivo.

La presentación o envío del informe trimestral de autoevaluación por parte de las administraciones locales y delegadas a las direcciones regionales, deberá hacerse a más tardar el día quince (15) hábil después del trimestre respectivo.

La publicación del informe trimestral de autoevaluación por parte de las direcciones regionales y administraciones especiales, deberá hacerse a más tardar el día diecisiete (17) hábil después del trimestre respectivo. Las direcciones regionales deberán publicar el informe consolidado regional y el informe de cada una de las administraciones respectivas.

La publicación de la evaluación anual del plan estratégico deberá hacerse dentro del trimestre siguiente a la finalización del año de ejecución, por parte de la subsecretaría de planeación en su carpeta pública.

La evaluación de la planeación del nivel individual se realizará de acuerdo con los lineamientos, términos y fechas establecidos por la subsecretaría de desarrollo humano.

3.4. Etapa de mejoramiento.

3.4.1. Procedimiento y responsables.

1. Identificación y revisión de situaciones actuales o potenciales que afectan el desempeño y el logro de los resultados observados o esperados en cada uno de los niveles de la organización: individual, ejecutor y directivo, por parte de cada funcionario de la DIAN. Los análisis realizados en el informe trimestral de autoevaluación permiten la identificación de estas situaciones, así como la supervisión, el control, el monitoreo y el autocontrol que se realizan en el desempeño de las tareas.

2. Determinación de las causas de las situaciones actuales o potenciales que afectan el desempeño y el logro de los resultados observados o esperados en cada uno de los niveles de la organización: individual, ejecutor y directivo por parte de cada funcionario de la DIAN.

3. Evaluación de la necesidad de adoptar acciones para prevenir la ocurrencia de situaciones que afectan el desempeño y el logro de los resultados o para asegurarse de que las mismas no vuelvan a ocurrir en cada uno de los niveles de la organización: individual, ejecutor y directivo por parte de cada funcionario de la DIAN.

4. Determinación e implementación de las acciones necesarias en cada uno de los niveles de la organización: individual, ejecutor y directivo, por parte de cada funcionario de la DIAN. Estas acciones de mejoramiento implican la realización de ajustes a la planeación en el nivel respectivo, específicamente en los planes anuales y/o compromisos laborales individuales.

5. Documentación de las acciones tomadas y sus resultados por parte de los despachos de las oficinas, subdirecciones, subsecretarías, regionales, administraciones especiales, locales y delegadas con el apoyo de las divisiones y grupos respectivos en el informe trimestral de autoevaluación.

6. Revisión de las acciones tomadas en cada uno de los niveles de la organización: individual, ejecutor y directivo, por parte de cada funcionario de la DIAN.

Lo anterior, sin perjuicio de lo establecido en los procedimientos de acción correctiva y acción preventiva definidos en el sistema de gestión de calidad y control interno de la DIAN.

3.4.2. Términos y fechas.

Las acciones de mejoramiento tomadas, correctivas o preventivas, deben ser documentadas en el informe trimestral de autoevaluación y deben realizarse los ajustes necesarios en los planes del nivel respectivo, sin perjuicio de lo definido en los procedimientos de acción correctiva y acción preventiva, establecidos en el sistema de gestión de calidad y control interno de la entidad; las fechas de presentación y publicación de los informes se encuentran en el numeral 3.3.2. de la presente orden administrativa.

4. Responsabilidad por la conformidad de la información.

La responsabilidad por la conformidad de la información en cada una de las etapas (planeación, ejecución, evaluación y mejoramiento) y en cada uno de los niveles (directivo, ejecutor e individual) definidos en la presente orden administrativa, recae en cada funcionario de la DIAN. La información debe ser confiable, oportuna, de calidad, debe ser registrada de acuerdo con la metodología y los formatos prescritos y debe ser susceptible de comprobaciones y verificaciones exhaustivas o aleatorias, internas o externas, que acrediten y confirmen su procedencia y magnitud.

En consecuencia, cada funcionario debe realizar los controles y verificaciones pertinentes, así como garantizar la existencia de los soportes de la información que proporciona.

5. Formatos a utilizar.

La subsecretaría de planeación, por medio de memorando, deberá prescribir los formatos que deben ser utilizados para la formulación de la planeación y su evaluación; tales formatos se establecerán junto con sus respectivas instrucciones de diligenciamiento.

6. Diagrama de flujo.

Se anexa el diagrama de flujo del procedimiento de planeación de la entidad establecido mediante la presente orden administrativa.

7. Marco normativo.

Constitución Política de Colombia.

Artículo 2º, plantea la misión del Estado Colombiano, y le señala los fines que debe cumplir. Identifica la estructura básica del Estado y da las pautas sobre la forma como se debe desarrollar dicha estructura, determinándole las competencias generales a los organismos contemplados en ella. Todo el funcionamiento de la gestión pública está guiado en primera instancia por la Constitución Política vigente.

Artículo 208, determina la responsabilidad de los ministros y directores de formular las políticas atinentes a su despacho, dirigir la actividad administrativa y ejecutar la ley.

Artículo 209, establece entre otros, los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, los cuales constituyen los parámetros básicos para medir el desempeño administrativo de las entidades y organismos, de los directivos y de cada uno de los servidores públicos que las integran.

Artículo 269, obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.

Artículo 339, ordena que toda la gestión del Estado debe estar sujeta a una planeación y establece los lineamientos sobre el contenido de un Plan Nacional de Desarrollo.

Artículo 342, precisa que por medio de una ley orgánica se reglamentará lo pertinente a la elaboración, aprobación y ejecución de los planes de desarrollo.

Artículo 343, expresa que existirá una entidad nacional de planeación, señalada por la ley, encargada del diseño y la organización de los sistemas de evaluación de gestión y resultados de la administración pública, tanto en lo relacionado con políticas como con proyectos de inversión, en las condiciones que ella determine.

• Ley 152 de 1994 o Ley Orgánica del Plan de Desarrollo, establece los procedimientos y mecanismos para la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control de los planes de desarrollo.

• Ley 190 de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa, artículos 48, 53, 85 y 121.

• Ley 872 de 2003, por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios.

• Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, capítulo IV.

• Decreto 1071 de 1999, por el cual se organiza la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales como una entidad con personería jurídica, autonomía administrativa y presupuestal y se dictan otras disposiciones.

• Decreto 1265 de 1999, por el cual se organiza internamente y se distribuyen las funciones de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

• Decreto 3625 de 2005, a través del cual se adopta la política de desarrollo administrativo.

• Decreto 4110 de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma técnica de calidad en la gestión pública-NTCGP 1000:2004.

• Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el Estado colombiano-MECI 1000:2005.

• Resolución 1094 del 7 de febrero de 2006, por la cual se adopta y define el sistema de gestión de calidad y control interno en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.

8. Vigencia y derogatorias.

La presente orden administrativa rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la orden administrativa 9 de 1996.

9. Glosario de términos y conceptos.

Planear. Es pensar, diseñar y disponer colectiva y participativamente hoy lo que se pretende alcanzar mañana. Es trazar las líneas generales de lo que debe hacerse y los métodos y medios para hacerlo, con el fin de alcanzar los objetivos pretendidos.

Diagnóstico. Es el examen detallado de las condiciones en las cuales se encuentra la entidad en un momento y en un contexto dados.

Misión. Es la razón de ser, básica y permanente, del porqué existimos; es una declaración de principios y logros esperados, delimitando el campo de actividades posibles a desarrollar. Mantiene la integridad y unidad de la entidad.

Visión. Es la proyección del estado futuro de la entidad o aquel sueño que orientaría nuestras acciones.

Política de gestión. Intenciones globales y orientaciones relativas a la calidad, a la administración de riesgos y del talento humano, a la operación y funcionamiento de la entidad y a la comunicación, tal como se expresan formalmente por la alta dirección de la DIAN.

Valores. Son las pautas de conducta que permiten guiar la organización a través de los más altos intereses y aspiraciones, articulando el comportamiento organizacional a la vida individual.

Objetivos. Son los enunciados que expresan la definición precisa de los resultados generales a obtener en un periodo de tiempo. Son guía y orientación en la toma de decisiones.

Estrategias institucionales. Son los medios o cursos de acción que permiten alcanzar los objetivos, implicando necesariamente la adopción de planes, al igual que la consecución, combinación y asignación de recursos.

Plan anual. Es una herramienta gerencial, que permite administrar una dependencia de forma integral. Contiene la descripción de las principales actividades o acciones que deberán ser realizadas para alcanzar los objetivos propuestos.

Competencia. Son comportamientos que se requieren para crear una cultura de excelencia en el desempeño.

Verificar. Es realizar el seguimiento y la medición de los procesos, actividades, compromisos, productos y/o servicios realizados en todos los niveles de la organización respecto a lo planeado, e informar sobre los resultados.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 23 de abril de 2007.

ANEXO I

Diagrama de flujo del procedimiento de planeación

Secretaría de Desarrollo Institucional

 

 

 

 

 

(Nota: Sustituida por la Orden Administrativa 7 de 2009 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

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