Pago de aportes a seguridad social de trabajadores asalariados que reciben otros ingresos como independientes

Revista Nº 177 Mayo-Jun. 2013

Alexandra Gnneco 

Asesora Laboral 

De acuerdo con las normas que reglamentan la afiliación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social, las personas que además de tener un vínculo laboral del cual derivan su remuneración principal, perciben ingresos por la realización de actividades como trabajadores independientes, sea en forma temporal o indefinida, deben cotizar al sistema de seguridad social sobre dichos ingresos.

En efecto, aunque desde el punto de vista práctico resulte complejo y en algunos casos gravoso cotizar al sistema de seguridad social, sobre todo cuando se trata de ingresos por actividades que se ejercen de manera temporal y que no superen el salario mínimo (por ejemplo los docentes o conferencistas en universidades), lo cierto es que la normativa que determina la obligatoriedad para la realización de los aportes y la forma como estos deben ser efectuados a través de la PILA, se aplica de manera indistinta a los trabajadores independientes sin existir excepciones (salvo en el caso de riesgos laborales) en relación con el periodo de tiempo, monto de los ingresos y sin excluir a aquellos que adicionalmente tienen un vínculo laboral(1).

En el caso de las cotizaciones al sistema de riesgos laborales, cuya regulación fue recientemente expedida, estas deben efectuarse solo por la persona que esté vinculada a través de un contrato formal (escrito) de prestación de servicios, con una duración superior a un mes y con precisión de las situaciones de tiempo, modo y lugar en que se realiza dicha prestación(2).

Según lo anterior, para determinar la forma en que se deben realizar los aportes al Sistema de Seguridad Social, se deben considerar las disposiciones generales aplicables, que resumimos a continuación:

1. Se deberá diligenciar la planilla integrada de liquidación de aportes PILA

Para efectuar las cotizaciones como independiente, el trabajador deberá inscribirse ante uno de los operadores de información(3) autorizados para el efecto, reportando los datos generales señalados en la Resolución 1747 de 2008 expedida por el Ministerio de la Protección Social.

2. El trabajador deberá registrarse como aportante dentro de la clasificación “I -Independiente” de la PILA.

3. Para evitar la multiafiliación, los aportes deben ser efectuados a las mismas entidades a las que se encuentra afiliado el trabajador en calidad de dependiente, incluso tratándose de los aportes al Sistema de Riesgos Laborales, si a ello hay lugar(4).

4. El ingreso base de cotización (IBC) de los trabajadores por sus actividades como independientes será el equivalente al 40% del valor bruto mensualizado (D. 1703/2002, art. 23).

Como los trabajadores en estudio tienen dos tipo de relaciones, una laboral y otra como independientes, el ingreso base de cotización como independientes deberá calcularse en forma proporcional frente al salario que devenguen en virtud de la relación laboral. Las cotizaciones por las dos relaciones se acumularán sin exceder el tope legal de 25 salarios mínimos ($ 14.737.500 para el 2013) y sin que el total del ingreso sea inferior a un salario mínimo legal mensual vigente (L. 797/2003, art. 4º, par. 1º).

De acuerdo con lo anterior, el ingreso base de cotización sería equivalente al 40% del ingreso recibido por los trabajadores por concepto de las actividades desarrolladas como independientes, así dicho resultado sea inferior al mínimo, siempre que, en este último caso, sumado al salario recibido en el mes por parte del empleador en virtud de la relación laboral que tiene, supere el salario mínimo.

No obstante, en la práctica al trabajador independiente no le es posible reportar un IBC inferior al salario mínimo en la PILA y por un periodo inferior a un mes. Esto genera que cuando el ingreso sea inferior al mínimo el trabajador deba completar lo que falte para alcanzar dicha base mínima. Lo anterior, para los trabajadores del caso en estudio, en donde ya existe un ingreso base de cotización más alto que el mínimo en razón de la relación laboral, contraviene lo establecido en la Ley 797 del 2003, pues se incumple con la proporcionalidad pretendida.

Entendemos que en la actualidad el Ministerio de Trabajo está preparando la regulación sobre las cotizaciones con base en ingresos por días, lo cual debería solucionar ese inconveniente práctico que puede estar ocasionando la omisión de los aportes por aquellos que se encuentren en esta situación.

Ahora bien, en caso de que el ingreso base de cotización en razón al vínculo laboral de este tipo de trabajadores sea igual o superior a 25 salarios mínimos, el trabajador no deberá cotizar sobre los ingresos por su actividad como independiente, pues ya superaría el ingreso base de cotización máximo legal.

5. En el evento en que el trabajador no continúe recibiendo ingresos por concepto de independiente, deberá reportar la novedad de retiro en la planilla, pues de lo contrario se colocaría en mora frente a las entidades (D. 2400/2002, lit. c)).

Obligaciones del contratante

De acuerdo con el artículo 23 del Decreto 1703 del 2002, el artículo 50 de la Ley 789 del 2002 y el artículo 27 de la Ley 1393 del 2010, los contratantes de los servicios prestados por independientes deberán verificar la afiliación y pago de aportes al Sistema de Seguridad Social sobre los ingresos otorgados.

Esta obligación, inicialmente establecida para efectos de aportes a salud y para contratos de duración superior a tres meses, está hoy contemplada para todo tipo de contratos con independientes, sin importar la duración de los mismos, en especial por el artículo 27 de la Ley 1393 del 2010.

De manera que le corresponderá al contratante solicitar las planillas de pago como requisito para el pago de la factura respectiva.

Si no hay prueba del pago de los aportes por parte del trabajador independiente, el contratante deberá retener las sumas adeudadas al sistema en el momento de la liquidación y efectuará el giro directo de dichos recursos a los correspondientes sistemas con prioridad a los regímenes de salud y pensiones.

(1) El artículo 4º de la Ley 797 del 2003 y 1º del Decreto 510 del 2003 establecen la obligatoriedad de la afiliación al sistema de seguridad social a los trabajadores independientes, sin establecer excepciones frente a la duración del contrato. El Ministerio de la Protección Social se pronunció sobre el tema en Concepto 26164 del 27 de diciembre de 2004.

(2) Numeral 1º del literal a) del artículo 2º de la Ley 1562 del 2012.

(3) Los operadores de información, son las entidades encargadas de suministrar al aportante el acceso a la planilla integrada de liquidación de aportes, por vía electrónica y permitirle realizar las modificaciones a que hubiere lugar así como realizar el pago a través del débito en las cuentas bancarias, entre otras actividades indicadas en el punto 2.4 del artículo 2º del Decreto 1465 del 2005.

(4) Parágrafo del artículo 4º del Decreto 723 del 2013.