Procuraduría General de la Nación

CIRCULAR 23 DE 2013 

(Octubre 1º)

Asuntos:

I. Derecho de petición.
II. Implementación buzón de correo electrónico exclusivamente para recibir notificaciones judiciales.
III. Deber de allegar los antecedentes de la actuación objeto del proceso.
IV. Deber de los apoderados de las entidades públicas de asistir a las audiencias citadas por el operador judicial.

Este despacho, en desarrollo de las facultades constitucionales que le confiere a este despacho, el artículo 277 de la Carta Política, encaminadas a vigilar el cumplimiento de la Constitución, las leyes, las decisiones judiciales y los actos administrativos, y velar por la observancia de las funciones administrativas, y en armonía con lo establecido en el numeral 36 del artículo 7º del Decreto 262 de 2000 que atribuye la facultad de expedir las directivas y circulares que resulten conducentes para el cabal ejercicio de las funciones públicas y para prevenir faltas disciplinarias de los servidores públicos, considera importante tratar aspectos de suma trascendencia incorporados en el nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

Los aspectos a tratar son los siguientes:

I. Derecho de petición

La primera parte del nuevo código se ocupa de compilar y reformular las disposiciones que deben orientar el procedimiento administrativo, en aras de fortalecer la regulación de la actuación administrativa. En dicho articulado adquieren relevancia las disposiciones referidas al derecho de petición que desarrollan las reglas generales y especiales para su ejercicio.

En esta dirección vale la pena recordar que el artículo 23 de la Constitución contempla que toda persona cuenta con la facultad de elevar solicitudes respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y consagra expresamente que su respuesta debe hacerse en forma pronta; convirtiéndose este aspecto en un elemento esencial de dicho derecho.

En esta dirección, el artículo 13 del CPACA establece que toda actuación que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de petición consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política, sin que sea necesario invocarlo”.

Vale entonces la pena citar la jurisprudencia de la honorable Corte Constitucional en cuanto a las características que se le atribuyen al derecho de petición:

(…) Por su parte y en desarrollo de tal postulado constitucional, la jurisprudencia de esta corporación, reiterada en la Sentencia T-275 de 2005, ha determinado como características generales de este derecho las siguientes:

a) El derecho de petición es fundamental.

b) El núcleo esencial del derecho de petición reside en la resolución pronta y oportuna de la petición.

c) La respuesta debe cumplir con estos requisitos: 1. Oportunidad 2. Debe resolverse de fondo, clara, precisa y de manera congruente con lo solicitado 3. Ser puesta en conocimiento del peticionario.

d) Por lo anterior, la respuesta no implica aceptación de lo solicitado ni tampoco se concreta siempre en una respuesta escrita.

e) Este derecho, por regla general, se aplica a entidades estatales, esto es, a quienes ejercen autoridad. Pero, la Constitución lo extendió a las organizaciones privadas cuando la ley así lo determine.

f) En relación con la oportunidad de la respuesta, esto es, con el término que tiene la administración para resolver las peticiones formuladas, por regla general, se acude al artículo 6º del Código Contencioso Administrativo que señala 15 días para resolver. De no ser posible, antes de que se cumpla con el término allí dispuesto y ante la imposibilidad de dar una respuesta en dicho lapso, la autoridad o el particular deberá explicar los motivos y señalar el término en el cual se realizará la contestación.

g) La figura del silencio administrativo no libera a la administración de la obligación de resolver oportunamente la petición, pues su objeto es distinto. El silencio administrativo es la prueba incontrovertible de que se ha violado el derecho de petición.

h) El derecho de petición también es aplicable en la vía gubernativa, por ser ésta una expresión más del derecho consagrado en el artículo 23 de la Carta.

Las disposiciones sobre el derecho de petición contenidas en el CPACA se encuentran vigentes, en virtud de lo establecido en la Sentencia C-818 de 2011 y tienen una importancia cardinal para las entidades públicas dado que, toda solicitud o petición que se eleve ante ellas, tiene la categoría de derecho de petición con todos las obligaciones que ello conlleva y los efectos que contrae su incumplimiento.

Finalmente, en este aspecto debo resaltar que el nuevo código señala unos deberes especiales para los integrantes del Ministerio Público, en relación con la garantía del derecho constitucional de petición para los administrados y por ello debe observarse con la mayor diligencia por parte sus agentes. Tal disposición es la siguiente:

ART. 23.—Deberes especiales de los personeros distritales y municipales y de los servidores de la Procuraduría y la Defensoría del Pueblo. Los servidores de la Procuraduría General de la Nación, de la Defensoría del Pueblo, así como los personeros distritales y municipales, según la órbita de competencia, tienen el deber de prestar asistencia eficaz e inmediata a toda persona que la solicite, para garantizarle el ejercicio del derecho constitucional de petición. Si fuere necesario, deberán intervenir ante las autoridades competentes con el objeto de exigirles, en cada caso concreto, el cumplimiento de sus deberes legales. Así mismo recibirán, en sustitución de dichas autoridades, las peticiones, quejas, reclamos o recursos que aquellas se hubieren abstenido de recibir, y se cerciorarán de su debida tramitación.

I. Implementación buzón de correo electrónico exclusivamente para recibir notificaciones judiciales

Uno de los propósitos que buscó el Legislador con la expedición del CPACA, fue el estimular el uso de los avances tecnológicos y de los recursos que ofrecen las llamadas tecnologías de la información y de las comunicaciones, TICs.

Dicho propósito se enmarca en la necesidad de modernizar y racionalizar el funcionamiento de la administración pública en todos sus niveles, así como hacer más eficiente y ágil el procedimiento judicial en asuntos de lo contencioso administrativo, con la pretensión de contribuir a la descongestión de los despachos judiciales, la obtención de una pronta y cumplida justicia y facilitar a los usuarios el acceso a las autoridades y a la administración de justicia.

Es así como el artículo 197 del CPACA ordena que las entidades públicas de todos los niveles, las privadas que cumplen funciones públicas (administrativas) y los agentes del Ministerio Público que actúan ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo, deben tener un buzón de correo electrónico para notificaciones judiciales, para efectos de que se surtan las notificaciones de las demandas y de las distintas providencias judiciales, las cuales se entenderán que se realizan en forma personal.

El artículo textualmente dice:

ART. 197.—Dirección electrónica para efectos de notificaciones. Las entidades públicas de todos los niveles, las privadas que cumplan funciones públicas y el Ministerio Público que actúe ante esta jurisdicción,deben tener un buzón de correo electrónico exclusivamente para recibir notificaciones judiciales. (negrillas fuera de texto).

“Para los efectos de este Código se entenderán como personales las notificaciones surtidas a través del buzón de correo electrónico”.

Por su parte, el artículo 199 del mismo código, modificado por el artículo 612 de la Ley 1564 de 2012 (Código General del Proceso), en lo que concierne a la notificación personal dispone:

ART. 199.—Notificación personal del auto admisorio y del mandamiento de pago a entidades públicas, al Ministerio Público, a personas privadas que ejerzan funciones públicas y a particulares que deban estar inscritos en el registro mercantil. El auto admisorio de la demanda y el mandamiento de pago contra las entidades públicas y las personas privadas que ejerzan funciones propias del Estado se deben notificar personalmente a sus representantes legales o a quienes estos hayan delegado la facultad de recibir notificaciones, o directamente a las personas naturales, según el caso, y al Ministerio Público, mediante mensaje dirigido al buzón electrónico para notificaciones judiciales a que se refiere el artículo 197 de este código. (negrillas fuera de texto)

De esta misma forma se deberá notificar el auto admisorio de la demanda a los particulares inscritos en el registro mercantil en la dirección electrónica por ellos dispuesta para recibir notificaciones judiciales. (negrillas fuera de texto).

El mensaje deberá identificar la notificación que se realiza y contener copia de la providencia a notificar y de la demanda.

Se presumirá que el destinatario ha recibido la notificación cuando el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje. El secretario hará constar este hecho en el expediente.

(…).

Así mismo, el artículo 203 del CPACA prevé que las sentencias se notificarán mediante envío de su texto al buzón electrónico para notificaciones judiciales. Dicho texto señala al respecto:

ART. 203.—Notificación de las sentencias. Las sentencias se notificarán, dentro de los tres (3) días siguientes a su fecha, mediante envío de su texto a través de mensaje al buzón electrónico para notificaciones judiciales. En este caso, al expediente se anexará la constancia de recibo generada por el sistema de información, y se entenderá surtida la notificación en tal fecha. (negrillas fuera de texto).

A quienes no se les deba o pueda notificar por vía electrónica, se les notificará por medio de edicto en la forma prevista en el artículo 323 del Código de Procedimiento Civil.

Una vez en firme la sentencia, se comunicará al obligado, haciéndole entrega de copia íntegra de la misma, para su ejecución y cumplimiento.

Es importante anotar que al examinar de las disposiciones del CPACA que hacen referencia a la notificación de providencias judiciales, se encuentra que una de las formas más idóneas para realizarse, es a través del mensaje enviado al buzón de correo electrónico destinado a las notificaciones judiciales de las entidades públicas demandadas o del particular con funciones administrativas demandado o del agente del Ministerio Público que le corresponda intervenir en los respectivos procesos.

De esta forma resulta imprescindible para el adecuado ejercicio de la defensa técnica judicial, que todas las entidades del orden nacional, departamental y municipal cuenten con el buzón de correo electrónico para notificaciones judiciales, y que este sea reportado a los despachos judiciales de la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, con el fin de que se pueda adelantar el trámite de las notificaciones judiciales conforme lo ordenan las disposiciones citadas.

II. Deber de allegar los antecedentes de la actuación objeto del proceso

Otro aspecto que quiero destacar se refiere al deber de cumplir con lo establecido en el parágrafo 1º del artículo 175 del CPACA, en cuanto al deber de las entidades públicas demandadas o del particular con funciones administrativas demandando, de allegar al proceso judicial el expediente administrativo contentivo de los antecedentes administrativos que tengan relación con el objeto del litigio y que se encuentren en su poder y cuya inobservancia, por mandato legal, constituye falta disciplinaria gravísima del funcionario encargado del asunto.

Vale entonces la pena citar el parágrafo mencionado:

ART. 175.—Contestación de la demanda. Durante el término de traslado, el demandado tendrá la facultad de contestar la demanda mediante escrito, que contendrá:

(…).

PAR. 1º—Durante el término para dar respuesta a la demanda, la entidad pública demandada o el particular que ejerza funcilones administrativas demandado deberá allegar el expediente administrativo que contenga los antecedentes de la actuación objeto del proceso y que se encuentren en su poder.

Cuando se trate de demandas por responsabilidad médica, con la contestación de la demanda se deberá adjuntar copia íntegra y auténtica de la historia clínica pertinente, a la cual se agregará la transcripción completa y clara de la misma, debidamente certificada y firmada por el médico que haga la transcripción.

La inobservancia de estos deberes constituye falta disciplinaria gravísima del funcionario encargado del asunto. (negrilla fuera de texto).

Deben ustedes conocer que en lo que va corrido del año 2013, se han presentado ante la Procuraduría General de la Nación dieciocho (18) quejas por incumplimiento del deber de remitir los antecedentes administrativos a las autoridades judiciales durante la etapa procesal señalada. la observación de este deber en cabeza de la parte demandada es importante, con miras a garantizar que el operador judicial cuente con los elementos fácticos y jurídicos suficientes en cada uno de los casos que están bajo su conocimiento, de manera que pueda emitir fallos en derecho y viabilizar la impartición de una pronta, justa y cumplida justicia.

De otra parte, es importante enfatizarle a los servidores públicos que tienen a su cargo el deber de remitir los antecedentes administrativos al proceso judicial, que tengan en cuenta las consecuencias que tal omisión conlleva, dado que pueden ser destinatarios de una compulsa de copias ordenada por el operador judicial y su conducta ser calificada como gravísima a instancias de un proceso disciplinario.

Por lo anterior, se exhorta a las entidades públicas a cumplir con este deber y no entorpecer el ejercicio de la administración de justicia que tienen a su cargo los operadores judiciales.

III. Deber de los apoderados de las entidades públicas de asistir a las audiencias citadas por el operador judicial

El nuevo estatuto también resalta, a lo largo de su articulado los poderes que tiene el juez, de acuerdo a las disposiciones constitucionales y las transformaciones que se han venido desarrollando en el ordenamiento jurídico colombiano, de manera que se pueda controlar eficazmente la legalidad de las actuaciones de la administración, al tiempo que se garanticen los derechos de los administrados, en el marco de una tutela judicial efectiva.

En tal sentido, con la adopción del sistema de oralidad en el proceso contencioso administrativo, el nuevo Código señala la importancia de la presencia de los apoderados de las entidades públicas en las audiencias que cite el operador judicial y cuya inobservancia puede conllevar a la aplicación de sanciones de tipo pecuniario.

Al respecto, el CPACA establece lo siguiente en el artículo 180:

ART. 180.—Audiencia inicial. Vencido el término de traslado de la demanda o de la de reconvención según el caso, el Juez o Magistrado Ponente, convocará a una audiencia que se sujetará a las siguientes reglas:

(…).

4. Consecuencias de la inasistencia. Al apoderado que no concurra a la audiencia sin justa causa se le impondrá multa de dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes. (negrillas fuera de texto)

con fundamento en la disposición legal, se exhorta a los apoderados de las entidades públicas que tienen a su cargo la realización de una “defensa técnica armónica que responda a los intereses jurídicos públicos”, que asuman el deber de asistir a las audiencias en sede judicial a las que hayan sido citados, con la responsabilidad que el mandato que les ha sido conferido lo amerita, y so pena que su inasistencia obligue al operador judicial a imponerles sanciones de carácter pecuniario.

Conclusiones

Por lo anterior, el Procurador General de la Nación, insta a todas las entidades públicas del orden nacional, departamental, municipal y distrital, a los particulares que desempeñan funciones administrativas y a los agentes del Ministerio Público asignados ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo, para que:

(i) cumplan con las disposiciones del CPACA - Ley 1437 de 2011, en lo que respecta a la atención en debida forma de los derechos de petición que eleven los ciudadanos;

(ii) habiliten el buzón electrónico para efecto de agilizar las notificaciones judiciales y reportar la creación del mismo a las autoridades judiciales respectivas;

(iii) observen el deber de allegar el expediente administrativo contentivo de los antecedentes de la actuación objeto del litigio y que se encuentren en su poder; y, finalmente,

(iv) exijan los apoderados de las entidades públicas que acaten la obligación de asistir a las audiencias a las que sean citados por parte de la autoridad judicial, so pena de que les sean aplicadas sanciones de tipo pecuniario.

N. del D.: La presente circular va dirigida a entidades públicas de todos los niveles, entidades privadas que cumplen funciones administrativas, agencia nacional de defensa jurídica del estado y agentes del ministerio público que actúan ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo.