Prohibición de exigencia del certificado de supervivencia: un reto para las autoridades públicas

Revista Nº 170 Mar.-Abr. 2012

Diana Giovanna Garzón Cadena 

Especialista en Derecho Laboral y en Gestión para el Desarrollo Humano en la Organización 

El Decreto 19 fue publicado en el Diario Oficial 48308 del 10 de enero del 2012, fruto de las facultades extraordinarias de las cuales fue revestido el Presidente de la República, Juan Manuel Santos, por el Congreso de la República, mediante el parágrafo 1º del artículo 75 de la Ley 1474 del 2011, para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública.

Es de resaltar el voto de confianza del Gobierno Nacional en la Registraduría Nacional del Estado Civil, pues según el artículo 21 del Decreto 19, a partir del 1º de julio del 2012 la verificación de la supervivencia de una persona se hará consultando únicamente las bases de datos del registro civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

El mismo artículo también dispone que la Registraduría Nacional del Estado Civil interoperará la base de datos del registro civil de defunción con el sistema de información del Ministerio de Salud y Protección Social y con los que defina el Gobierno Nacional, para que a través del Ministerio sea consultada en línea por las entidades de seguridad social que deban verificar la fe de vida (supervivencia) de una persona, constituyéndose este reporte en plena prueba de su existencia.

En entrevista concedida para Legis, el 20 de febrero del 2012, por el doctor Martín Fernando Salcedo Vargas, registrador delegado para la Identificación y el Registro Civil, expresó que para dar cumplimiento con lo dispuesto en el Decreto 19 “la Registraduría pondrá a disposición del Ministerio de Salud y Protección Social, la información de las personas fallecidas, la cual debe incorporar en línea y en tiempo real. Ya se envió una solicitud (a la fecha de la entrevista) de la Registraduría a la Ministra de Salud y Protección Social para establecer unas mesas técnicas con el fin de definir la metodología que permita a ambas entidades atender los retos y el alcance de dicha interoperabilidad. La Registraduría Nacional del Estado Civil lanzó una solución para el público, para que a través de su página web verifique el estado de la cédula con la información no sujeta a reserva legal según lo establecido en el artículo 213 del Decreto 2241 de 1986 Código Electoral”.

El estado de vigencia de la cédula cobra especial importancia pues según Salcedo “esta muestra el estado de vida o muerte o la suspensión de derechos políticos del ciudadano. Frente a una persona fallecida, identifica que la cédula está cancelada por muerte y se genera un certificado que indica qué oficina de Registro Civil (Notaría, Registraduría o consulado) reportó el fallecimiento y con qué serial, con el cual se da de baja la cédula por parte de la Registraduría. La Registraduría pone a disposición la base de datos para que cualquier persona, pueda verificar el estado de la cédula de ciudadanía atendiendo la necesidad de las entidades de verificar el estado de supervivencia”.

Del mismo modo, el artículo 143 del Decreto 19 permite que el peticionario de trámites de pensión ante las entidades de seguridad social, pueda autorizar expresamente a la administradora para que consulte las bases de datos disponibles en la Registraduría Nacional del Estado Civil sobre aquellos aspectos que pudieran influir en el reconocimiento y cuantificación de las prestaciones y servicios.

Al respecto, Salcedo señaló “El decreto levantó la reserva legal para trámites de pensión, pero va más allá porque requiere que el peticionario haya autorizado expresamente a la entidad de seguridad social para la consulta de la base de datos disponible de la Registraduría. En estos casos se requerirá un documento que defina responsabilidades, y la confidencialidad y protección de la información que garantice que la misma se utilizará específicamente para el trámite de la pensión estipulado en el Decreto Antitrámites. Y bajo la gravedad de juramento, el representante legal de cada entidad de seguridad social manifestará que ha obtenido el consentimiento expreso del peticionario para consultar la base de la Registraduría. Todas estas normas lo que hacen es poner como ente rector de la información a la Registraduría como única base y como tal, en cumplimiento del artículo 266 de la Constitución Política, es la que administra la información y debe proveerla a las demás entidades públicas y par­ticulares interesados en ella”.

Pero ¿qué garantía de veracidad de la información sobre la supervivencia de una persona ofrece la Registraduría Nacional del Estado Civil a quienes consulten las bases de datos? Al respecto, Salcedo aclaró “El sistema de reporte del fallecimiento de una persona se genera a partir de las oficinas que cumplen la función de registro civil, como registradurías, notarías, consulados y algunas inspecciones de policía a nivel nacional. Ellos reciben la información primaria y se rigen por el Decreto 1260 de 1970, por lo cual deben cumplir con los requisitos establecidos para asentar los registros civiles de defunción, los cuales tienen un documento antecedente que en la mayoría de los casos corresponde a un certificado médico de defunción. De la calidad de esa información depende la veracidad de la base de datos”. De igual manera, en el artículo 23 del Decreto 19 se asigna a la Registraduría Nacional del Estado Civil la administración de la base de datos del registro civil de defunción, la cual se alimentará con la información que remitan notarías, consulados, registradores del estado civil y demás autoridades encargadas de llevar el registro civil.

Sin embargo, el decreto introdujo un cambio muy importante, pues otorgó facultades a la Registraduría de verificar, cruzar, corregir, cancelar, anular e inscribir de oficio los datos de los registros civiles de defunción. Al respecto, Salcedo indicó: “la gran oportunidad que da el Decreto Antitrámites es que otorga facultades a la Registraduría de las cuales carecía, para hacer las verificaciones y cruces de la información, y hoy en día de oficio la Registraduría podrá corregir cancelar y anular los registros civiles de defunción que puedan tener inconsistencias. Resalto que se cierra el círculo de información del reporte de las defunciones, no solo del registro sino del hecho vital de la muerte, que jurídicamente son diferentes; este último lo reporta el hospital, las funerarias o los parques cementerios, y es diferente el estado civil del fallecido que reporta la inscripción del registro civil de defunción. Esta diferencia es muy importante porque el artículo 73 del Decreto 1260 indica el término de reporte y quiénes están obligados, y hoy la Registraduría tiene esta facultad de asentar oficiosamente el registro civil y afectar el estado civil de la persona”.

En el Decreto Antitrámites se resalta el principio de la buena fe en todas las actuaciones de los particulares y de las autoridades públicas, y propende por el fortalecimiento, entre otros, de los principios de confianza legítima, transparencia y moralidad, imponiendo a los actores, para su implementación, nuevos retos que permitan atender las necesidades del ciudadano con el fin de garantizar la efectividad de sus derechos.