Reconocimiento y pago de incapacidades

Revista Nº 175 Ene.-Feb. 2013

Hermes García Dueñez 

Abogado sénior del área Human Capital de Ernst & Young 

A continuación haremos una breve referencia de algunas situaciones que en la práctica se presentan y el manejo que podría dársele a estas.

1. Trámite de incapacidades y responsabilidades

En caso de que el empleado se incapacite y no pueda enviar al empleador la incapacidad original desde el primer día de inicio de esta, ya sea debido a la incapacidad misma y/o porque se encuentra en una ciudad lejana a la del domicilio principal del empleador, lo que se deberá hacer es solicitarle que la envíe por fax y/o por correo electrónico, para que el empleador tenga un soporte, al menos inicial, de la inasistencia del empleado y, de una vez se genere en la nómina la cuenta por cobrar a la EPS y/o a la ARL, de conformidad con el soporte enviado por el empleado. Una vez que el empleado se reincorpore a laborar, deberá presentar entonces la incapacidad original al empleador, quien deberá iniciar directamente el trámite de reconocimiento de la incapacidad ante la EPS o la ARL.

Ahora bien, es necesario tener en cuenta que desde el 1º de agosto de 2012 y para el caso de las incapacidades expedidas por la EPS, los empleadores no pueden descontar directamente de los aportes a salud los valores correspondientes al pago de incapacidades, sino que deberán presentar una carta para el reconocimiento y pago de esta, informando además del número de la cuenta a la que desean que la EPS les haga el pago o si prefieren que el pago se les haga mediante cheque.

Por otra parte, si es que el empleado no presenta la incapacidad original ante el empleador, este último podrá citarlo a diligencia de descargos y posteriormente ejercer su potestad disciplinaria por incumplimiento de las obligaciones y prohibiciones legales, contractuales y reglamentarias del empleado. En efecto, al no presentar la incapacidad ante el empleador, su inasistencia estaría injustificada y por lo tanto no tendría derecho a ese día de salario e incluso, dependiendo de la gravedad del caso, podría haber lugar a la terminación del contrato de trabajo con justa causa imputable al empleado (analizando previamente las limitaciones del fuero de salud).

2. Incapacidades superiores a 90 días

Si el empleado está incapacitado por un periodo superior a 90 días, el empleador debe ir preparando la solicitud y/o derecho de petición a presentar a la EPS, para que emita el concepto favorable de rehabilitación del empleado incapacitado antes de cumplirse los 120 días de incapacidad. Posteriormente, dicho concepto deberá ser enviado por la EPS al Fondo de Pensiones al que se encuentre afiliado el empleado, antes del día 150 de incapacidad, so pena de asumir el pago de la incapacidad laboral, con cargo a los recursos de la EPS, los días de incapacidad que se generen posteriores al día 180.

3. Incapacidades dadas por empresas de medicina prepagada

Otro escenario que se está presentando es que algunas EPS no están reconociendo las incapacidades emitidas por un médico no adscrito a la EPS, por ejemplo por un médico de los servicios de medicina prepagada que tenga contratados la compañía y/o el empleado, a pesar de cumplir con la transcripción de la incapacidad ante la EPS, e incluso, adjuntar una copia de la historia clínica del empleado.

En este caso, la Compañía se vería en la necesidad de interponer un derecho de petición ante la EPS, con copia a la Superintendencia Nacional de Salud y al Ministerio de Salud y Protección Social, para que tomen las medidas pertinentes, ya que precisamente el sistema es seguridad social es solo uno y de este hacen parte las empresas que prestan servicios de medicina prepagada, por lo que las incapacidades expedidas por aquellos médicos deberían ser transcritas, reconocidas y pagadas por la EPS.

4. Valor de los tres primeros días de incapacidad ordinaria

También, otro aspecto que deben tener muy presente los empleadores es de cuánto es el monto con el que deben pagar los tres primeros días de incapacidades por enfermedad general, toda vez que ha existido una creencia por parte de algunos de que estos deben pagarse el 100%. Sin embargo, lo que se dispone expresamente en la ley (CST, art. 227) es que durante los primeros noventa días de incapacidad por enfermedad o accidente común, se debe pagar un auxilio monetario correspondiente a las dos terceras partes del salario del empleado, es decir, el 66,66% y no el 100% del salario. Claro, es diferente si el empleador decide pagar dichas incapacidades con el 100%, lo más recomendable es que esa diferencia se pacte expresamente y por escrito con los empleados como un beneficio extralegal no salarial, para evitar eventuales cuestionamientos por parte de las entidades de seguridad social sobre el IBC para el pago de aportes a estas.

5. Reporte de novedades a la ARL

En lo relacionado con el caso de accidentes y/o enfermedades laborales, es necesario resaltar que el empleador tiene únicamente los dos días hábiles siguientes a la ocurrencia del accidente y/o de diagnosticada la enfermedad para reportar cualquier novedad a la ARL. En efecto, el hecho de no hacer el reporte a tiempo, generará para el empleado sanciones económicas de hasta 200 salarios mínimos legales mensuales vigentes, además de la responsabilidad de asumir cualquier costo de los tratamientos médicos de atención y/o rehabilitación que debe recibir el empleado y que no sean asumidos por la ARL, por no habérsele reportado adecuadamente.

En lo relacionado con el pago de las incapacidades por parte de las ARL, el empleador deberá dirigir una carta al área de prestaciones económicas de la ARL solicitando que la incapacidad sea reconocida y que consecuentemente de expida la orden de descuento de incapacidad (ODI) o la orden de pago de incapacidad (OPI). Las solicitudes deben radicarse antes del 15 del mes calendario para que la autorización de descuento del valor de la incapacidad o el pago de esta lo pueda hacer la ARL dentro de ese mes calendario. En caso de radicarla luego del día 15 del mes, las solicitudes serán procesadas en el mes calendario siguiente.

Así las cosas, hemos realizado un breve análisis de los casos que con mayor frecuencia generan inquietudes y/o controversias en el tema de incapacidades, todo ello intentando que se pueda tener una orientación general al momento de que se presente alguno de estos.