RESOLUCIÓN 100-000045 DE 2005 

(Enero 7)

“La cual reglamenta el trámite de visitas e investigaciones administrativas”.

El Superintendente de Sociedades,

en uso de las facultades conferidas por los artículos 83, 84 numeral 1º, 85 numeral 6º y 87 numeral 5º de la Ley 222 de 1995, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 29 de la Constitución Política consagra que el debido proceso deberá aplicarse a toda clase de actuaciones judiciales y administrativas;

Que de acuerdo con el artículo 3º del Código Contencioso Administrativo, las actuaciones administrativas deben desarrollarse con arreglo a los principios de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad y contradicción;

Que las estadísticas históricas de los resultados de las investigaciones administrativas adelantadas por la entidad, permiten establecer que los administradores de sociedades comerciales incurren frecuentemente en irregularidades que pueden subsanarse inmediatamente después del cierre de la diligencia de toma de información o visita;

Que el procedimiento de las investigaciones administrativas debe ser claramente definido, a fin de garantizar a los administrados el debido proceso y, en especial, el derecho de defensa y contradicción;

En mérito de lo expuesto, este despacho,

RESUELVE:

ART. 1º—Procedencia. La Superintendencia de Sociedades, organismo técnico adscrito al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio, como ente que ejerce la inspección, vigilancia y control de las sociedades mercantiles, actuará respecto a las visitas e investigaciones administrativas, así:

Sociedades inspeccionadas. Podrá de oficio practicar investigaciones administrativas en cualquier sociedad comercial no vigilada por la Superintendencia Bancaria, para solicitar, confirmar y analizar de manera ocasional, y en la forma, detalle y términos que ella determine, la información que requiera sobre la situación jurídica, contable, económica y administrativa.

Sociedades vigiladas. Además de las facultades para las sociedades inspeccionadas, tiene entre otras, la de practicar visitas generales, de oficio o a petición de parte, y adoptar las medidas a que haya lugar para subsanar las irregularidades observadas durante la práctica de estas e investigar, si es necesario, las operaciones finales o intermedias realizadas por la sociedad visitada con cualquier persona o entidad no sometida a su vigilancia.

Sociedades controladas. Además de las facultades para las sociedades inspeccionadas y vigiladas, tendrá entre otras, la de efectuar visitas especiales e impartir las instrucciones que resulten necesarias de acuerdo con los hechos observados en ellas.

Medidas administrativas. En todo caso, podrá adoptar entre otras medidas, la práctica de investigaciones administrativas en cualquier sociedad no sometida a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria o de Valores, en el evento de presentarse irregularidades o violaciones legales o estatutarias.

ART. 2º—Requisitos de la solicitud. La solicitud de investigación, deberá radicarse en la Superintendencia de Sociedades en la ciudad de Bogotá o ante las intendencias regionales, ubicadas en Cali, Medellín, Barranquilla, Cartagena, Bucaramanga, Manizales y Cúcuta, personalmente, por correo, e-mail o fax, junto con los documentos relacionados a continuación:

1. Petición suscrita por el interesado señalando su número de identificación, dirección de notificación, correo electrónico y/o número de teléfono.

2. Relación de los hechos lesivos de la ley o de los estatutos, acompañada de las pruebas que tiendan a comprobarlos.

3. Copia del documento mediante el cual acredite que es accionista o socio con no menos del diez por ciento (10%) del capital social de la compañía, o la calidad de administrador de la misma.

4. Certificado de existencia y representación legal actualizado, expedido por la cámara de comercio del domicilio social.

PAR.—Cuando la petición no cumpla con alguno de los requisitos anteriores, esta superintendencia la rechazará o podrá de oficio adelantar la investigación en cualquier sociedad comercial no vigilada por la Superintendencia Bancaria.

ART. 3º—Peticiones incompletas. La Superintendencia de Sociedades podrá solicitarle al peticionario, aclaraciones o documentos adicionales cuando lo considere necesario. Si el peticionario no da respuesta dentro de los dos meses siguientes a la fecha de la solicitud de aclaración o aporte de documentos adicionales, la entidad entenderá que ha desistido de la solicitud en los términos del artículo 13 del Código Contencioso Administrativo, evento en el cual procederá a archivar la solicitud, salvo que considere necesario adelantar la investigación para el interés público, en cuyo caso será expedida una resolución motivada.

ART. 4º—Evaluación de la solicitud y respuesta al peticionario. Cuando los hechos denunciados sean competencia de esta entidad, previamente al decreto de una investigación administrativa y sin perjuicio del trámite de la misma, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recibo de la solicitud, será evaluada la procedencia de una conciliación, evento en el cual deberá darse traslado a la oficina de conciliación y arbitramento de esta entidad, para lo de su competencia.

La decisión de decretar la investigación deberá adoptarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que fue radicada la respectiva solicitud, lo cual será comunicado al peticionario mediante oficio dirigido a la dirección de notificación reportada por él.

ART. 5º—Apertura. Las investigaciones administrativas serán iniciadas a través de:

1. Requerimiento escrito. Oficio dirigido al representante legal, administradores y/o revisor fiscal de una sociedad inspeccionada, vigilada o controlada, para que rindan explicaciones sobre aspectos puntuales del funcionamiento de la sociedad y/o alleguen documentos y/o certificaciones dentro del término señalado para el efecto. Tal acto administrativo deberá expedirse en un término que no supere los tres (3) días hábiles, contados a partir de radicada la solicitud.

2. Toma de información. Examen de los libros y documentos sobre aspectos puntuales de una sociedad inspeccionada, vigilada o controlada, efectuada por los funcionarios delegados para el efecto, con el fin de comprobar la existencia de las irregularidades. Esta diligencia deberá ser practicada en un término no superior a diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de radicación de la respectiva solicitud.

3. Visita. Desplazamiento de uno o más funcionarios a la sociedad investigada, diligencia decretada mediante resolución que relaciona los aspectos a verificar, con el fin de comprobar el cumplimiento de las disposiciones legales y estatutarias y la existencia de irregularidades denunciadas por cualquiera de las personas señaladas en el artículo 2º de la presente providencia, o detectadas de oficio. Esta diligencia deberá practicarse en un término no superior a diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha del acto administrativo que la decretó.

ART. 6º—Acta de cierre de la diligencia. Al concluir la diligencia de toma de información o visita, el funcionario delegado suscribirá el acta, que igualmente deberá ser firmada por el representante legal de la sociedad o la persona a quien este haya designado por escrito para atenderla.

Cuando el representante legal o su delegado rehúsen firmar el acta, el funcionario dejará constancia de tal hecho.

El acta será radicada en el grupo de correspondencia de esta entidad, por el funcionario que efectuó la diligencia, el día hábil siguiente al cierre de la misma, para que forme parte de los papeles de trabajo de la sociedad investigada y sirva de fundamento a las medidas administrativas y/o sancionatorias a que haya lugar.

En el evento que el representante legal, los demás administradores y/o el revisor fiscal de la sociedad investigada no suministren los documentos o la información solicitados por el funcionario delegado para efectuar la diligencia, este dejará constancia de tal circunstancia en el acta correspondiente.

ART. 7º—Papeles de trabajo. Corresponden a la evidencia documental que resume la labor desarrollada por el funcionario en relación con los puntos objeto de la actuación. Están conformados por las planillas de análisis elaboradas por el funcionario y todos los documentos necesarios para soportar, aclarar o demostrar una situación encontrada.

ART. 8º—Contenido del acta.

• Lugar, fecha y hora de inicio y terminación de la diligencia.

• Número y fecha de la credencial contentiva de la designación del funcionario o funcionarios comisionados, así como de la providencia que ordenó la práctica de investigación o visita, cuando sea del caso.

• Relación de los libros puestos a disposición, con indicación del último folio utilizado.

• Fecha de la última convocatoria a reunión ordinaria del máximo órgano social y del acta correspondiente, con la observación de si está firmada o no y asentada en el libro respectivo.

• Correspondencia relacionada con el ejercicio del derecho de inspección, si la hubiere.

• Relación de hechos que el funcionario delegado considere relevantes para los fines de la investigación.

• La constancia de que los documentos suministrados a los funcionarios que adelantaron la diligencia fueron devueltos en su integridad a la compañía.

• Nombre y firma del representante legal o de quien haya atendido la diligencia, así como del funcionario o funcionarios comisionados para el efecto.

ART. 9º—Informe final de la diligencia. Al finalizar la diligencia, el funcionario delegado elaborará un informe que deberá radicar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la terminación de la misma y el cual deberá contener:

• La descripción completa de los datos básicos de la sociedad (nombre, NIT, matrícula mercantil, domicilio, dirección comercial, dirección para notificación judicial, vigencia, capital, número de empleados, etc.).

• Generalidades de la actuación administrativa (acto administrativo que la ordenó, fecha y lugar de la diligencia, razones que la motivaron).

• Documentos consultados.

• Circunstancias y hechos observados.

• Firma.

ART. 10.—Órdenes inmediatas para subsanar irregularidades. Dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la radicación del informe, el coordinador del grupo suscribirá los actos administrativos mediante los cuales imparta las instrucciones necesarias para subsanar aquellas irregularidades encontradas en la diligencia y que puedan subsanarse de inmediato.

Tales actos administrativos serán proferidos, sin perjuicio de la resolución de cargos, así como de los demás actos administrativos que impartan nuevas órdenes para garantizar o normalizar el funcionamiento de la compañía.

ART. 11.—Resolución de cargos. Es la providencia mediante la cual la entidad da a conocer la presunta responsabilidad de los administradores, ex administradores, revisor fiscal, ex revisor fiscal, y demás personas implicadas, sobre las irregularidades halladas en la sociedad, para que en ejercicio del derecho de defensa y dentro del término de traslado, el cual no podrá superar quince (15) días hábiles, presenten las explicaciones que consideren oportunas, acompañadas de los documentos que acrediten sus aseveraciones frente a cada uno de los cargos formulados.

Contra la resolución de cargos, por ser, un acto de trámite, no procede recurso alguno, y deberá proferirse en un término no superior a diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha del informe final de la diligencia.

ART. 12.—Práctica de pruebas. Durante la actuación administrativa, la entidad decretará de oficio las pruebas que considere pertinentes. Así mismo, quien solicitó la investigación, los administradores, ex administradores, revisor fiscal, ex revisor fiscal de la compañía y demás personas implicadas, pueden pedir la práctica de pruebas y allegar informaciones, sin requisitos ni términos especiales.

Serán admisibles todos los medios de prueba señalados en el Código de Procedimiento Civil.

Los gastos que ocasione la práctica de una prueba decretada o solicitada con motivo del recurso de reposición serán de cargo del peticionario, y si son varios o fueren decretadas de oficio, los gastos serán distribuidos en cuotas iguales entre todos los interesados.

ART. 13.—Reserva de expedientes. Los expedientes de la investigación y los papeles de trabajo del funcionario delegado para adelantarla, conservarán la reserva legal, y podrán ser consultados desde la notificación del pliego de cargos, por las personas a quienes les fueren formulados, para que ejerzan el derecho de defensa.

ART. 14.—Adopción de decisiones. Una vez evaluados los descargos y valoradas las pruebas, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de radicado el escrito de descargos, o de vencido el término otorgado para el efecto, o de practicada la última prueba, la Superintendencia de Sociedades, mediante providencia motivada, podrá adoptar entre otras, una o varias de las medidas correctivas y/o sancionatorias relacionadas a continuación:

1. Ordenar a los órganos sociales y demás personas responsables, que dentro del plazo establecido para el efecto, corrijan las irregularidades encontradas en la investigación y que no fueron subsanadas satisfactoriamente.

2. Someter a la sociedad investigada a la vigilancia o control de la Superintendencia de Sociedades.

3. Decretar la apertura del trámite de liquidación obligatoria de la sociedad.

4. Decretar la disolución y ordenar la liquidación voluntaria de la sociedad.

5. Ordenar la remoción del administrador y/o revisor fiscal responsables de contravenir lo dispuesto en el artículo 48 de la Ley 222 de 1995, y en los demás casos expresamente consagrados en la ley.

6. Ordenar la remoción de administradores, revisor fiscal y empleados, cuando incurran en irregularidades que así lo ameriten, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral cuarto del artículo 85 de la Ley 222 de 1995.

7. Imponer multas, sucesivas o no, hasta de doscientos salarios mínimos legales mensuales vigentes, cualquiera sea el caso, a quienes hayan incumplido sus órdenes, la ley o los estatutos.

ART. 15.—Recursos. Contra los actos administrativos que contengan una decisión, únicamente procederá el recurso de reposición en los términos fijados en el artículo 50 del Código Contencioso Administrativo.

ART. 16.—Notificaciones. La notificación de las decisiones adoptadas en el trámite de la visita o investigación administrativa, será efectuada de acuerdo con lo previsto para el efecto en el Código Contencioso Administrativo.

ART. 17.—Desistimiento. El peticionario podrá desistir en cualquier tiempo de la solicitud; no obstante la superintendencia, mediante resolución motivada, podrá de manera oficiosa continuar con el trámite respectivo, si lo considera necesario para el interés público.

ART. 18.—Archivo de la investigación. La investigación terminará por desistimiento, conciliación o cumplimiento total de las órdenes impartidas.

ART. 19.—Aplicación. En el trámite de las visitas generales, de oficio o a petición de parte, y de las visitas especiales de que tratan los artículos 84 y 85 de la Ley 222 de 1995, en lo pertinente, será aplicado el procedimiento descrito en esta resolución para las investigaciones administrativas.

ART. 20.—Aspectos no regulados. En lo no previsto en esta resolución será aplicado lo dispuesto en el Código Contencioso Administrativo y en las normas que lo adicionen, modifiquen, aclaren o reformen.

ART. 21.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y mantendrá su vigencia aunque sean sustituidas las disposiciones en que está soportada, cuando quiera que dichas sustituciones no impliquen modificaciones o derogatorias a las previsiones aquí contenidas.

Comuníquese, publíquese en el Diario Oficial y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 7 de enero de 2005.

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